L’évaluation du niveau de préparation d’une PME à l’utilisation du KM

La mesure du niveau de préparation de l’entreprise au passage au KM permet de déterminer si l’entreprise peut envisager la mise en place du KM car elle a de fortes chances de réussites, ou si elle n’est pas prête et ne présente pas des conditions qui sont favorables au succès du KM. En effet, réaliser l’investissement nécessaire pour le KM ne doit pas être fait si la mise en place a de fortes chances d’échouer, du fait du coût en ressources non négligeables au niveau d’une PME. Le niveau de préparation atteste de la capacité de l’entreprise à accepter ce nouveau changement.

Synthèse sur les caractéristiques des PMEs vis-à-vis du KM

L’approche du KM varie beaucoup entre les PMEs, même parmi celles qui sont à première

vue semblables. Cela est expliqué par un ensemble de caractéristiques impactant directement le KM. Quatre catégories ont été identifiées, les caractéristiques de nature, les

facteurs critiques de succès, les éléments préexistants de KM dans l’entreprise, et les caractéristiques facilitant la mise en place du KMS. Ces caractéristiques peuvent être

évaluées lorsqu’on souhaite mettre en place un KMS afin de donner des directives de

51 Pour cela, la littérature propose de nombreux facteurs à prendre en compte, qui reposent en partie sur les CSF (Mahmod 2013 ; Chong & Choi 2005 ; Tsai & Chen 2007 ; Choy, Lee & Cheung 2004 ; Rakhman et al. 2016 ; Pradana et al. 2015 ; Aydin et Tasci 2005, Razi et al. 2010), et des caractéristiques des entreprises. Toutefois, les moyens de mesure et de calcul de la préparation sont peu détaillés. Il est donc difficile de conclure avec certitude de la préparation ou non d’une entreprise.

1.3.6.1 Facteurs affectant le niveau de préparation

Les principaux facteurs affectant la préparation sont les caractéristiques supportant le KM et certains facteurs critiques de succès. La préparation à la réalisation du KM repose à la fois sur les processus de l’entreprise, plus particulièrement sur la culture et la structure organisationnelle, les technologies de l’information en place, et sur l’esprit des employés au travers de leur ouverture au changement et de leur volonté de participation à l’initiative de KM. La plupart peut être évalué au travers d’interviews avec les employés. Les facteurs sont divisés en 5 catégories :

La culture de l’entreprise affecte le niveau de préparation au KM au travers plusieurs facteurs : la collaboration, qui représente le niveau de collaboration et d’aide entre les collègues d’une organisation et les éventuels différents services ou domaines de l’organisation ; la confiance, qui représente le degré de confiance entre les employés, tant au niveau du comportement que des intentions ; l’apprentissage et la formation, qui sont impactés par le niveau d’encouragement à la réalisation de formations et la satisfaction des employés des possibilités d’apprentissage au sein de l’entreprise ; le lien, existant ou non, entre la stratégie de l’entreprise et la stratégie KM ; l’implication et le support de l’initiative de KM par le top management au travers de la mise à disposition d’éléments de formation et des ressources nécessaires au KM ; et la prise en compte de la participation au KM dans la gratification des employés.

La structure de l’entreprise affecte le niveau de préparation au KM au travers de plusieurs facteurs : la décentralisation, qui représente la distribution de l’autorité et du contrôle des employés sur les décisions prises au sein de l’entreprise. Autrement dit, la liberté laissée aux employés ; et la flexibilité de l’entreprise vis-à-vis des processus, des règles, etc.

Les moyens informatiques en place affectent le niveau de préparation au KM au travers : des supports informatiques disponibles dans l’entreprise pouvant permettre la réalisation du KM ; et de l’importance des moyens informatiques dans la réalisation des tâches de KM dans l’entreprise.

La facilité d’acceptation du changement par les employés affecte le niveau de préparation au KM via : le lien perçu par les employés entre la réalisation du KM et le fait d’être plus performants dans leur travail, ainsi que les attentes de l’entreprise perçues par les employés ; et l’importance de l’effort nécessaire de la part des employés pour réaliser le KM dans l’entreprise.

L’intention des employés à participer au travers des processus de socialisation, d’externalisation, de combinaison et d’internalisation (modèle SECI) affecte aussi le niveau de préparation de l’entreprise.

52 Il est donc intéressant de prendre en compte ces différents facteurs pour évaluer le niveau de préparation d’une entreprise et de réaliser les modifications éventuellement nécessaires pour la préparer à la réalisation du KM.

1.3.6.2 Moyens de mesure et valeurs attendues

La littérature propose quelques méthodes prenant en compte les facteurs précédents et permettant d’évaluer le niveau de préparation des entreprises. Ces moyens de calcul reposent sur des pondérations dont les poids ont été déterminés par l’utilisation de processus d’analyse hiérarchique (AHP), dont le principe est présenté plus haut (§1.3.3.4).

a) Méthode de R.D. Rakhman

Rakhman et al. (2016) proposent une méthode basée sur une table de scores d’importance de différents facteurs déterminée par la réalisation d’AHP avec des experts, suivie d’une notation sur une échelle de 1 à 5 de l’entreprise sur chaque critère. On multiplie alors la note par le poids pour chaque critère, et on obtient un indice de préparation variant de 1 à 5.

Les critères utilisés sont : Leadership et soutien de la direction, Stratégie et objectifs, Mesure de performance, Structure organisationnelle, Processus et activités, Formation, Culture organisationnelle, Encouragement des employés, Communication et travail en équipe, Technologies de l'information, Support informatique des activités et Sécurité.

Les notations vont de 1 à 5, ce qui permet d’obtenir le tableau suivant (cf. Figure 17) :

• 1 : Absence totale du critère

• 2 : Connaissance du critère mais sans application

• 3 : Support/encouragement du critère mais sans application prévue • 4 : Support/encouragement du critère avec préparation de la mise en place • 5 : Application du critère dans l’entreprise déjà réalisée.

Figure 17: Exemple de mesure via la méthode de Rakhman

Aydin et Tasci (2005) décrivent le score moyen à attendre comme étant à 3.41 en moyenne. Dans l’exemple ci-dessus, il reste donc des points à corriger dans l’entreprise afin de s’assurer que l’implémentation du KM sera un succès, en particulier sur les critères possédant des poids importants, tel que le leadership et le soutien de la direction.

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b) Méthode de Pradana et al.

Cette méthode propose d’étudier l’entreprise sur 10 dimensions et de noter l’entreprise via un questionnaire non fourni par les auteurs sur chacune d’entre elles.

Les dimensions relatives aux employés (84.6% du poids), sont notées sur les critères : Transversalité des compétences, niveau d’exigences des tâches, effort attendu, performance attendue, ambiance de travail, motivation et leadership. Les dimensions relatives à la structure organisationnelle (15,4% du poids), sont notées sur les aspects informels de l’organisation et la décentralisation. (Pradana et al., 2015)

Une fois le calcul réalisé, on obtient une note pour l’entreprise, que l’on place sur l’échelle Aydin et Tasci (2005). Cela permet de savoir si l’entreprise est prête ou non.

1.3.6.3 Conclusion sur l’évaluation du niveau de préparation au KM

Le niveau de préparation à la mise en place du KM dans une entreprise permet d’éviter l’investissement de ressources si l’initiative de KM a trop peu de chances de fonctionner. Ces facteurs sont aussi utilisables pour faire évoluer l’entreprise, et mieux la préparer à l’implémentation et la réalisation du KM.

Les facteurs représentatifs de ce niveau de préparation sont relatifs à la culture d’entreprise, son organisation, aux infrastructures informatiques en place, à la résistance au changement des employés et à leur volonté d’implication dans le KM.

Afin de le mesurer, plusieurs outils existent, et sont facilement utilisables. Toutefois, certains éléments ne sont pas toujours fournis, mais elles restent tout de même applicables. Avec un travail préliminaire, elles pourront être réutilisées telles-quelles.