Adaptation de l’entreprise

L’adaptation de l’entreprise a consisté en la mise en place de plusieurs exigences, qui seront par la suite ajoutées au cahier des charges du KMS. Du fait du bon niveau de préparation de l’entreprise et de ses caractéristiques, peu de travail de préparation a été nécessaire à Sysnav.

Comme décrit dans la seconde partie, plusieurs niveaux d’exigences peuvent être mis en place. Les exigences peuvent être cruciales, importantes (majeures), ou souhaitables (mineures).

3.2.1.1 Les CSF

Comme présenté dans la seconde partie, le respect des CSF cruciaux est nécessaire, le respect des CSF majeurs est important et le respect des CSF mineurs est facultatif. Ici, l'objectif est de respecter le plus de CSF possibles. Les CSF cruciaux ne peuvent pas être ignorés, mais dans le cas où un CSF majeur ou mineur est trop coûteux, il pourra être abandonné.

117 L’Annexe C présente les différents CSF dans l’entreprise selon les 3 catégories d’importance (cruciaux, majeurs, mineurs) et les 3 sous catégories (relatifs à l’évaluation et à la préparation de l’entreprise, relatifs à la construction du KMS, relatifs à l’utilisation et la pérennisation du KMS). Les facteurs qu’il est nécessaire de valider lors de cette étape sont ceux de la sous- catégorie « CSF d'évaluation et de préparation de l'entreprise ».

Pour chacun de ces facteurs, l’état a été évalué initialement lors de l’audit des caractéristiques. Cette étape a permis de déterminer quels facteurs seront à mettre en place à Sysnav. Les CSF étaient dans l’un des 3 états suivants : valide initialement, si le CSF était déjà validé lors de l’audit des caractéristiques ; à mettre en place, si le CSF doit faire l’objet d’une exigence pour qu’il soit réalisé ; ou abandonné, si le CSF est trop complexe ou coûteux à mettre en place. Une fois que les CSF à mettre en place sont déterminés, ils sont traduits en exigences qui ont été ajoutées au cahier des charges du KMS et sont explicités dans la matrice de conformité en Annexe E.

3.2.1.2 Les recommandations et conseils de la littérature pour le KM

Des exigences ont été mises en place pour s’assurer que la culture de l’entreprise serait en phase avec ce qui était présenté comme nécessaire par la littérature. La plupart de ces exigences sont directement issues des caractéristiques facilitant la mise en place du KM et permettent de s’assurer que l’entreprise sera bien prête à la réalisation du KM

Du fait de sa culture, des facilités de communication et de la confiance entre les employés, l’entreprise se prêtait initialement bien à la mise en place du KM. En effet, plusieurs CSF et caractéristiques de l’entreprise facilitant la mise en place du KM sont dans des états en faveur de l’implémentation. Il n’a ainsi pas été nécessaire de mettre en place des exigences impliquant un changement au niveau de la culture d’entreprise. Toutefois, des exigences portant sur le maintien de la culture d’entreprise ont été ajoutées au cahier des charges du KMS.

En revanche, au niveau de l’implication de la direction et du top management, des exigences ont été nécessaires pour valider les CSF relatifs à l’ouverture au KM et l’expression de la volonté de mise en place du KM dans l’entreprise, ainsi qu’au fait de prendre part aux activités relatives au KM, pour montrer l’exemple.

Autre exemple, peu d’employés étaient familiers avec les principes et les termes du management des connaissances. Cela étant une recommandation de la littérature ainsi qu’un CSF, il a été nécessaire de prévoir une formation sur les principes du KM. Cette formation a été faite sous forme d’une introduction au KM au travers d’une présentation de la thèse lors d’une réunion à laquelle a participé toute l’entreprise. La formation sur le KM et le KMS a ensuite été poursuivie aux différents moments de l’implication des utilisateurs finaux dans la méthode et lors de l’utilisation du KMS pour la première fois.

De plus, comme présenté dans la seconde partie, certaines recommandations de la littérature sont prises en compte au travers de la construction de la méthode, et d’autres doivent faire l’objet d’exigences spécifiques. Afin de prendre en compte les hypothèses relatives à

118 l’exhaustivité du KMS et à l’accompagnement des concepteurs, des exigences ont été ajoutées. En effet, elles ne sont pas possibles à mettre en place au travers de la méthode seule, comme c’est le cas pour la prise en compte des caractéristiques ou la nécessité de proposer une méthode conception de KMS facile à utiliser.

3.2.1.3 Les éléments identifiés lors de l’audit

L’audit des besoins et problèmes de l’entreprise a soulevé 19 problèmes n’étant pas directement relatifs au KM. Certains pourraient toutefois être traités en parallèle de la mise en place du KMS. Douze exigences ont ainsi été mises en place, et portent plus particulièrement sur certains contenus pour lesquels le KMS doit servir de support, comme par exemple la réalisation de guides sur la réalisation d’une analyse de risque, ou sur les réalisations de plans d’actions pour correction. Les exigences relatives à ces problèmes sont classées comme souhaitables et sont regroupées dans la partie « exigences supplémentaires » de la matrice de conformité, donnée en Annexe E.

Lors de l’audit, il est aussi apparu que l’entreprise n’avait pas d’expérience préalable avec le management des connaissances. Toutefois, plusieurs managers avaient déjà mis en place et modéré un wiki lors de leur formation initiale. Ce point a été noté pour être éventuellement utilisé lors de la sélection des outils et des pratiques.

3.2.1.4 Les éléments impactant la stratégie KM

La stratégie de KM de Sysnav n’a pas nécessité d’exigences particulières sur la préparation de l’entreprise, outre la formation des employés aux concepts clés du KM, et, à terme, à l’utilisation du KMS. Ces points ayant déjà été traités dans les recommandations et les conseils de la littérature pour le KM, cette partie n’a ainsi pas donné lieu à des exigences supplémentaires.

3.2.1.5 Les éléments dont le coût d’implémentation est négligeable

Certains éléments dont le coût a été jugé acceptable par l’entreprise ont pu être mis en place.

Certains CSF mineurs ont ainsi été traités lors de cette étape. Une charge de responsable du KM a été mise en place pour les employés en charge de l’initiative de KM et du bon fonctionnement du KMS final. Cela a été ajouté à leur fiche de poste.

Il est apparu que la mise en place d’indicateur était une volonté de l’entreprise relative au management de la qualité. Bien qu’extérieure à la mise en place du KM, cette initiative y profitait quand même en tant que CSF mineur. Des indicateurs ont ainsi été mis en place dans le cadre de l’initiative de mise en place du KM, sans impacter les ressources, puisqu’elles étaient prévues d’autre part.

3.2.1.6 Mise en place de l’expérience 2

Cette partie nous a permis de déterminer les adaptations qu’il était nécessaire de réaliser dans l’entreprise, tout en surveillant les coûts en ressource liés à celles-ci. Cela est rendu possible par le classement des facteurs critiques de succès et des exigences selon 3 niveaux : crucial, important (majeurs) et souhaitable (mineur). Les coûts liés à la conception du KMS ont ainsi

119 eu moins d’impact sur l’entreprise qu’en appliquant le même niveau de maitrise à tous les facteurs critiques et les exigences.

Plusieurs éléments soulevés par les utilisateurs finaux lors de l’audit des besoins et des problèmes ont aussi pu être inclus dans le cahier des charges du KMS. En effet, celui-ci permet de répondre à certains problèmes qui ne sont pas directement liés au KM en proposant des supports pour mettre en place et partager certains documents.

Ces éléments font partie de la préparation de l’expérience 2. Ils permettent de préparer la conception du KMS en prenant en compte les éléments relatifs à la prise en compte des utilisateurs finaux de l’hypothèse 2 : la prise en compte des ressources et l’implication de ces utilisateurs dans les phases de conception.