Décomposition, processus d’utilisation et recombinaison des fonctions

Suite à cet état de l’art poussé, il est apparu qu’il pouvait être intéressant de réaliser une décomposition des fonctionnalités des outils et des pratiques sélectionnés. En effet, seules certaines activités nous intéressent.

Le wiki est conservé tel quel. En effet, il couvre l’ensemble des besoins de stockage, transfert et réutilisation, et il permet de supporter la plupart des besoins supplémentaires exprimés par l’entreprise. Il n’a donc pas été nécessaire de les décomposer.

La cartographie de connaissances est aussi conservable telle quelle. L’ensemble des fonctionnalités qu’elle propose permettent de répondre aux besoins d’analyse et d’identification des connaissances et de leurs liens avec les acteurs et les produits de l’entreprise. Cette pratique n’a donc pas été décomposée.

La modélisation de connaissances présente des étapes qui ont semblé peu utiles pour répondre aux besoins de l’entreprise. Nous avons donc procédé à une décomposition de cette pratique selon ses 7 étapes d’utilisation. Il est apparu que les étapes 4, 5 et 6 n’apportaient pas d’éléments utiles dans le cadre du KMS. En effet, l’objectif de la modélisation dans son utilisation avec le wiki et la cartographie est de fournir des moyens d’analyser les connaissances présentes dans l’entreprise et d’apporter des éléments de décision sur quelles connaissances il est nécessaire de capitaliser.

Une fois cette décomposition de la modélisation des connaissances, nous avons pu commencer la conception du processus d’utilisation de ces 3 outils.

140

3.2.4.2 Processus d’utilisation des 3 outils

Une fois la décomposition réalisée, nous avons travaillé sur l’utilisation des outils et de leurs fonctionnalités pour répondre aux besoins de l’entreprise. Ici, il s’agissait de permettre l’identification des connaissances utiles et importantes pour l’entreprise et les activités des employés, mais aussi d’offrir des supports pour différents éléments que l’entreprise souhaite mettre en place et communiquer dans l’entreprise, telles que des meilleures pratiques ou des guides.

Pour procéder à la réalisation de ce processus d’utilisation, nous nous sommes appuyés sur les idées d’utilisation générées lors de la sélection des outils et des pratiques. Le wiki, la modélisation et la cartographie des connaissances ont été positionnés sur les 4 activités principales du KM (création, stockage, transfert et réutilisation), comme présenté dans le schéma ci-dessous (Figure 36).

Figure 36 : Processus d'utilisation conçu pour les outils et pratiques sélectionnés

La création des connaissances est assurée par l’identification des connaissances et la classification de leur importance via la réalisation de cartographies et de modélisations des connaissances. La modélisation est utilisée sur les processus et les procédures de l’entreprise, et la cartographie sur les produits et les projets. On détermine ainsi quelles connaissances son cruciales, utiles ou peu utiles pour l’entreprise.

Il faut alors transférer ces connaissances vers l’activité de stockage. Pour ce faire, il est nécessaire de déterminer quelles connaissances on souhaite formaliser et le niveau de détail qu’il faut leur donner. Afin de limiter les ressources nécessaires à la capitalisation, il est nécessaire de mettre en place une procédure de détermination des connaissances à capitaliser et

141 de leur niveau de détail. Une fois cela fait, ces connaissances pourront être formalisées et stockées.

Le stockage des connaissances pouvait être réalisé au travers des modèles générés par la modélisation des connaissances, des cartes réalisées via la cartographie des connaissances, ou via les différents articles du wiki. Le stockage du wiki a été retenu, car il est plus flexible, polyvalent et utilisable que les moyens de stockage proposés par la modélisation et la cartographie des connaissances. Ainsi, les connaissances sélectionnées à l’étape précédente pourront être stockées dans le wiki avec le bon niveau de détail. Il est toutefois nécessaire de déterminer où stocker ces connaissances sur le wiki et ses sections, de manière à garantir qu’il sera bien ordonné et que les connaissances seront faciles à retrouver. Il faut donc mettre en place une architecture décrivant l’organisation des connaissances dans le wiki et mettre en place une procédure de sélection de l’emplacement des connaissances.

Le wiki permet de transférer directement les connaissances en les rendant accessibles par le système informatique de l’entreprise. Les employés peuvent chercher les connaissances au travers du moteur de recherche inclus dans le wiki, et partager les pages facilement directement au travers de lien internet, mais aussi en permettant de déterminer facilement les porteurs de connaissances ayant écrit les articles, de manière à pouvoir aller les consulter directement si nécessaire. C’est en ayant accès aux connaissances que les utilisateurs finaux pourront les réutiliser. Le wiki a donc été conservé tel quel (ce qui était attendu, vu qu’il était le seul outil sélectionné à permettre le transfert et la réutilisation des connaissances).

3.2.4.3 Recomposition des outils et des pratiques et validation

Les fonctionnalités retirées de la modélisation des connaissances constituent une partie du processus d’utilisation, mais ne sont pas nécessaires au fonctionnement de cette pratique dans notre cas d’application. La recomposition des fonctions n’a donc pas nécessité de réorganiser les fonctionnalités des outils, nous pourrons donc les utiliser tels quels.

Nous avons toutefois réalisé des vérifications pour s’assurer que

la modélisation des connaissances restait bien utilisable, et que le processus d’utilisation décrit dans le point précédent était bien réaliste vis-à-vis du cahier des charges du KM :

• Réponse aux exigences : les 3 éléments sélectionnés permettent toujours de répondre à l’ensemble des besoins de l’entreprise mis en avant dans le cahier des charges du KM et dans la validation préalable des outils et des pratiques (cf. §2.3.2.3 et §2.3.3.2).

• KMS complet : le KMS reste complet et couvre les 4 activités du KMS, comme présenté dans le schéma du point précédent.

• Criticité des fonctions retirées : après un test d’utilisation de l’outil, il est rapidement apparu qu’il permettait d’identifier des connaissances sans nécessiter les étapes retirées.

• Gain de ressources et simplicité d’utilisation : l’outil obtenu est plus simple à utiliser, car il comporte moins d’étapes. De plus, le stockage était une fonction redondante, étant présente sur les 3 outils et pratiques sélectionnés. Suite à la mise en place du processus d’utilisation, cartographie et la modalisation ne sont pas utilisées pour stocker les connaissances sous forme d’objets de connaissance ou de documents, mais à déterminer lesquelles stocker sur le wiki.

142 La décomposition des fonctionnalités des outils et des pratiques sélectionnés a ainsi permis d’obtenir un KMS complet. Le mapping et le modelling des connaissances permettent de sélectionner les connaissances utiles, et le wiki permet de les mettre en avant et de les partager, comme l’illustre la Figure 37.

Figure 37 : Mode d'utilisation des outils après recomposition

Il a alors été nécessaire de développer plus précisément les différentes étapes d’utilisation du KMS ainsi obtenu, de manière à proposer des procédures d’utilisation adaptées à l’entreprise.