Réalisation pratique de l’audit à Sysnav

²L’analyse des caractéristiques de Sysnav repose sur la liste de caractéristiques issues de l’état de l’art. L’analyse a été réalisée séparément par un chef de projet et un ingénieur de recherche. Cela a permis de réaliser cette analyse en prenant différents points de vue dans l’entreprise.

L’analyse a été réalisée en prenant directement la liste de caractéristiques et en caractérisant l’entreprise par rapport à

chaque élément. Les participants ont ainsi pu décrire l’entreprise. Au terme de cette analyse, il est apparu que certaines questions étaient ambiguës pour des non-experts en KM. À la suite de la levée de ces ambiguïtés, les résultats des deux analyses étaient semblables.

Cette analyse a été validée à postériori de manière à s’assurer qu’elle était bien représentative de l’entreprise. Pour cela, elle a été présentée à un chef de projet du top management, qui a validé les différentes réponses données aux caractéristiques. Nous avons ainsi pu en conclure que les caractéristiques sélectionnées lors de l’état de l’art permettent d’obtenir une description représentative de l’entreprise tout en apportant des éléments de caractérisation vis-à-vis du KM. À la suite de ces analyses, nous disposions des caractéristiques de Sysnav importantes pour la mise en place et la réalisation du KM.

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3.1.1.2 Analyse du besoin de l’entreprise

Le besoin de l’entreprise a été audité au travers de plusieurs interviews.

La première a permis de déterminer les attentes du top management de l’entreprise au travers d’une discussion avec le directeur. Les suivantes se sont déroulées avec des employés. Le questionnaire qui leur a été présenté est composé de 15 questions ouvertes portant sur la manière dont est réalisé le travail à Sysnav,

les problèmes rencontrés et les manques d'outils et de méthodes. Au total 5 personnes ont été interviewées (2 ingénieurs de recherche, le directeur administratif et financier, un chef de projet et un expert en charge du pôle électronique). Durant l'interview, lorsque les employés quittaient le cadre initial des questions posées, nous les laissions parler et exposer les éléments problématiques.

Une liste d'éléments problématiques et de besoins sur le fonctionnement de Sysnav a ainsi pu être dressée. Au total, 38 problèmes et besoins ont été identifiés puis validés à postériori par les participants. Parmi ceux-ci, on en dénombre 19 différents qui pourraient être réglés par la réalisation du management des connaissances. Ces problèmes nous permettent de dresser une liste des besoins relatifs au management de la connaissance de l'entreprise.

Les problèmes et les besoins relatifs au KM identifiés à la suite de ces interviews sont résumés dans les points suivants :

Création de connaissances : les employés manquent de supports pour formaliser leurs

connaissances et proposer des meilleures pratiques (9 problèmes)

Stockage de connaissances : il n'y a pas de capitalisation des savoirs systématique ni de moyen

de stocker et rassembler les connaissances générées dans le cadre des activités de l’entreprise (3 problèmes)

Transfert de connaissances : il manque des modes de communication et de partage des savoirs

(3 problèmes)

Utilisation des connaissances : la réutilisation de travaux déjà réalisés n'est pas toujours faite

et les retours d’expérience ne sont pas systématiquement faits (2 problèmes) et il manque un système de suivi des points d'amélioration et des actions de correction (2 problèmes)

La création de connaissances techniques et technologiques est réalisée dans le cadre des activités d'ingénierie et de R&D et ne pose pas de problème. Elles sont toutefois difficiles à identifier. De plus, la création de connaissances organisationnelles n'est pas bien réalisée faute de temps, de savoir-faire et de moyen de mise en commun.

L'utilisation des connaissances pose problème dans le sens où les informations existent mais ne sont pas accessibles ni communiquées, ne sont pas dans un format adapté, ou manquent de supports pour être utilisées.

111 Il apparait ainsi que Sysnav a besoin d'éléments de management des connaissances pour Créer, Stocker, Transférer et Réutiliser ses connaissances. Ces interviews nous ont permis de déterminer le besoin de Sysnav en management des connaissances.

3.1.1.3 Mesure du niveau de préparation de l’entreprise à la réalisation du KM

Cette analyse du niveau de préparation a été réalisée à la suite de l’audit des caractéristiques et des besoins. Elle a été basée sur les facteurs critiques, les caractéristiques pertinentes et la motivation et l’implication des employés ayant participé aux deux analyses précédentes.

a) Mesure avec les CSF

L’analyse des CSF lors de l’audit des caractéristiques de l’entreprise a permis de déterminer quels CSF étaient acceptables ou pas à Sysnav et d’estimer le niveau de préparation et le travail nécessaire pour garantir la pérennité du KMS. L’analyse nous a permis de voir que :

• 3 facteurs mineurs sur 6 sont respectés initialement. Les 3 autres facteurs ne seront pas validés car cela nécessiterait des ressources non négligeables.

• 3 facteurs majeurs sur 4 sont respectés initialement. La validation du dernier facteur majeur, « Familiarité des employés avec le langage KM », est prévue lors de la formation au management des connaissances des employés.

• 8 facteurs cruciaux sur 13 sont respectés initialement. La validation des 5 autres facteurs est donc à prévoir, mais semble réalisable sans nécessiter d’investissements importants.

Les détails sont donnés en Annexe C.

De manière générale, l’entreprise se prête bien à la réalisation du KM. Elle dispose d’une culture d’entreprise très axée sur la confiance et il est très facile de communiquer avec l’ensemble des employés. Il apparait que plusieurs facteurs critiques requièrent de l’attention. Toutefois, ils sont assez simples à mettre en place dans l’entreprise, et reposent majoritairement sur le chef d’entreprise et l’introduction du KM dans l’entreprise.

b) Mesure avec les caractéristiques supportant le KM

Afin de vérifier si l’entreprise semblait prête au passage au KM, nous avons réalisé une revue des caractéristiques proposées par la littérature. Cela nous a permis d’avoir les données nécessaires à un test par la méthode de Rakhman et al. (2016). Les résultats sont présentés ci- dessous (Figure 30).

Le score de 3.44 place l’entreprise au-delà de la limite de 3.41 à partir de laquelle l’entreprise peut être considérée comme prête à condition de réaliser quelques améliorations. Nous avons donc conclu que le critère basé sur les caractéristiques supportant le KM était validé. Le fait que de nombreuses caractéristiques soient en faveur du KM dans l’entreprise corrobore le résultat obtenu par la méthode ci-dessus.

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Figure 30: Résultats du test de Rakhman et al. pour Sysnav

c) Mesure avec la motivation et la volonté d’implication des employés

Au travers du travail de thèse dans l’entreprise, et des différentes interviews réalisées, il est apparu que plusieurs employés s’impliquaient fortement dans la conception du KMS et la mise en place du KM à Sysnav. Cette volonté de réaliser un management des connaissances dans l’entreprise et l’implication des différents employés n’est pas directement quantifiable, mais relate d’analyses au quotidien dans l’entreprise, ainsi que des retours et de la participation des employés lors de leur inclusion dans les réflexions sur la conception du KMS pour l’entreprise. Cette implication a été jugée comme étant un indicateur du bon niveau de préparation de l’entreprise à l’utilisation du KM.

d) Conclusion sur le niveau de préparation de l’entreprise

En se basant sur les 3 critères ci-dessus, et à condition de réaliser quelques améliorations au niveau des CSF, l’entreprise a donc été jugée comme prête à la mise en place du KM. L’ensemble des CSF cruciaux et majeurs sera respecté à terme, l’entreprise dispose de caractéristiques en faveur du KM, et ses employés sont disposés à sa mise en place. Il serait donc réaliste de commencer la conception et la mise en place d’un KMS dans l’entreprise.

3.1.1.4 Prise de décision sur la poursuite des activités de conception du KMS

Les résultats des audits indiquent que :

• L’entreprise présente des caractéristiques en faveur de la réalisation du management des connaissances d’après la littérature. Y concevoir et mettre en place un KMS pérenne est donc réaliste.

• Plus de la moitié des problèmes de l’entreprises sont solubles par la mise en place d’un KMS. L’entreprise a donc beaucoup à gagner avec une telle initiative.

• Les 3 critères de mesure du niveau de préparations sont convenablement respectés. L’entreprise est prête à démarrer la conception et la mise en place d’une stratégie de KM et d’un KMS.

Critères Poids Score Score pondéré

Leadership et soutien de la direction 0,2793 4 1,1172

Stratégie et objectifs 0,0672 4 0,2688 Mesure de performance 0,0796 1 0,0796 Structure organisationnelle 0,0077 3 0,0231 Processus et activités 0,0273 2 0,0546 Formation 0,0323 2 0,0646 Culture organisationnelle 0,1786 4 0,7144

Encouragement des employés 0,0428 2 0,0856

Communication et travail en équipe 0,151 4 0,604

Technologies de l'information 0,025 4 0,1

Support informatique des activités 0,0879 3 0,2637

Sécurité 0,0212 3 0,0636

113 La mise en place du KM à Sysnav présente donc de nombreux avantages et bénéfices, en particulier en permettant de répondre à un grand nombre de besoins des employés et de l’entreprise, tels que la sécurisation des connaissances. Les coûts et les inconvénients liés aux adaptations dans l’entreprise semblent raisonnables par rapport au temps budgété initialement, du fait de la flexibilité de l’organisation et de la culture d’entreprise, de l’ouverture au KM des employés ainsi que du domaine d’activité de l’entreprise qui se prête à la réalisation du KM.

Ces éléments ont été présentés à un chef de projet faisant partie du top management de l’entreprise au travers d’une réunion. La poursuite des travaux a alors été décidée. S’en est suivi une discussion sur les besoins et problèmes qu’il fallait traiter prioritairement et les principaux objectifs du KMS. Cela a permis d’obtenir des éléments de constitution du cahier des charges du KM et de la stratégie de KM.