Après avoir collecté des informations sur les dossiers individuels de salariés auprès de plusieurs sources, nous avons confronté l’ensemble de ces informations pour tirer un profil du dossier individuel du salarié. Nous avons ensuite cherché à décrire les processus documentaires liés au dossier individuel de salarié et leur possible dématérialisation. Pour réaliser cette étude nous nous sommes appuyés sur les méthodes décrites dans le chapitre
« Cas pratiques » de l’ouvrage « Mise en œuvre de la dématérialisation » (15).
1. Existant : Connaissances et hypothèses
Pour mener à bien ce travail, nous avons pris les hypothèses de travail suivantes.
Le service de gestion du personnel utilise un SIRH, le SIRH est accessible uniquement au service de gestion du personnel. Il génère les documents à partir d'applications bureautiques et à partir d'applications métier. Il stocke les documents natifs électroniques (type texte de contrat non signé) et les documents transmis au format électronique sur un serveur ou dans une GED sans liaison avec le SIRH. Les dossiers individuels de salariés dans le serveur ou dans la GED sont accessibles uniquement au service de gestion du personnel : seuls les documents-type non remplis (formulaires) sont partagés avec les managers / les salariés.
Le service de gestion du personnel fait signer aux salariés des documents papier, il n’y a pas de dématérialisation du processus de signature. Il envoie les documents aux salariés par voie postale (recommandé) ou remet en main propre les documents papier, il n’y a pas de dématérialisation du processus des envois recommandés.
Les formulaires sont remplis au format papier (matrice disponible en format électronique) ou au format électronique à partir de la matrice. Si le formulaire doit être signé, il est imprimé pour signature.
Le salarié remet les documents demandés par le service de gestion du personnel en format papier, ou par email (documents en pièce jointe). Les tiers externes envoient les documents soit par voie postale soit par email (documents en pièces jointe).
Une partie des documents validés du dossier individuel de salarié sont scannés et stockés dans le serveur ou dans le GED.
ÉLÉMENTS À
Tiers externes: organisme de formation / CIF, société d'intérim, médecine du travail, école (apprentissage), futur salarié, candidat
Identification
des documents Quels sont les documents qui constituent les dossiers?
- Documents initiaux
- Documents en cours de contrat - Documents en fin de contrat
> Parmi ces documents: documents contractuels, documents à valeur signée, documents présentant un intérêt de conservation, documents non contractuels et sans intérêt de conservation
> Parmi ces documents: documents émis par le service RH, documents émis par tiers internes (salarié, manager), documents émis par tiers externes
Quel est le plan de classement?
- Dossiers généraux RH
- Dossiers collectifs pour l'ensemble des salariés de l'entreprise - Dossiers individuels de salariés
Comment est architecturé un dossier?
Dossier individuel de salarié découpé en sous-dossiers:
Exemple de plan de classement d'un dossier salarié Carrière
- Modèles de documents avec zones fixes et zones personnalisables - Annexes de contrat (type: règlement intérieur, charte)
- Documents signés individuellement par un salarié / documents signés collectivement par l'ensemble des salariés
- Documents générés par applications métier (type bulletin de paie), par applications bureautiques
Support des
documents Sur quels supports sont les documents?
> Papier: documents signés, formulaires de renseignement remplis, copies de pièces justificatives du salarié, documents émis par tiers externes
> Electronique: documents natifs (non signés, non remplis), emails, copies de pièces justificatives du salarié (numérisées), documents émis par tiers externes (numérisés ou nativement électroniques), documents émis par tiers internes ne nécessitant pas de signature
Cycle de vie des
documents Quelles sont les étapes de la vie du dossier?
- Ouverture en début de contrat / Fermeture en fin de contrat / Alimentation au cours du contrat
- L'intégrité des documents contractuels et à valeur signée doit être garantie à partir du moment où ils sont figés (complets / signés) et pendant la durée de conservation.
- Les sous-dossiers / les documents ont des durées de conservation variables.
Existe-t-il des boucles, des retours?
- Les documents avec durée de validité limitée sont régulièrement mis à jour.
- Les documents peuvent faire l'objet d'allers retours entre salariés, managers, RH.
Où et comment sont traitées les anomalies?
Par le service RH lorsque l'anomalie est constatée.
ÉLÉMENTS À PRENDRE EN COMPTE
COMMENTAIRES ET COMPLÉMENTS D'INFORMATION
Comment et par qui les dossiers sont-ils validés?
- Avant diffusion au salarié, les documents émis par le service RH sont validés en interne du service (voire validés / signés par la Direction).
- Les documents émis par le salarié / le manager sont validés par le service RH avant versement au dossier.
Besoins de
consultation Quels sont les besoins d'accès au dossier:
> Par jour, par semaine Environ 1% par jour
> Délai de mise à disposition des documents
Dépend de la localisation des dossiers (dossier vivant stocké dans l'entreprise / externalisé, archives stockées dans l'entreprise / externalisées), de l'implantation de l'entreprise (multi-site)
En interne: tous les membres de l'entreprise sont susceptibles d'accéder à leur dossier individuel, les managers accèdent à une partie du contenu des dossiers des salariés de leur équipe.
Disponibilité de
l'application Que se passe-t-il si les dossiers ne peuvent plus être traités:
> Cela atteint-il le cœur de métier?
Oui
> Au bout de combien de temps d'indisponibilité de l'application les utilisateurs sont-ils véritablement en difficulté?
Dans la journée
Volumétrie Eléments de volumétrie utiles au projet:
> Nombre de pages par dossier, moyenne, minimum, maximum
30 documents en moyenne par dossier stocké (dossiers en cours de contrat), hors documents relatifs à la rémunération
> Nombre de dossiers créés par jour, par semaine, par mois, etc.
Accroissement / renouvellement de 20 à 35% par an
> Nombre de dossiers mis à jour, par jour, par semaine, par mois, etc.
4 documents en moyenne ajoutés par an dans dossiers vivants, hors documents relatifs à la rémunération
> Nombre de dossiers supprimés par jour, par semaine, par mois, etc.
Inconnu
> Quel est le stock actuel de dossiers?
Dépend de la taille de l'entreprise.
Conservation
des dossiers Où sont stockés les dossiers?
Archivage courant (dossiers vivants): interne à l'entreprise (sur un site ou plusieurs, plusieurs locaux au sein du même site)
Archivage intermédiaire (dossiers des salariés ayant quitté l'entreprise): interne à
l'entreprise (sur un site ou plusieurs, plusieurs locaux au sein du même site) ou externalisé (prestation externe)
Existe-t-il des moyens spécifiques de protection (par exemple, armoire forte)?
En interne: plusieurs cas de figure (niveau haut de protection: locaux sécurisés, ou absence de protection: locaux accessibles sans habilitation)
En externe: contractualisation des moyens spécifiques de protection avec le prestataire externe
ÉLÉMENTS À PRENDRE EN COMPTE
COMMENTAIRES ET COMPLÉMENTS D'INFORMATION
Conservation de tous les documents originaux et des copies papier?
- Documents contractuels et à valeur signée: originaux signés conservés
- Documents sans valeur contractuelle ni valeur signée: dernier document valable conservé
2. Analyse-métier des processus documentaires
> Futur salarié Collecte des documents nécessaires à l'ouverture du dossier salarié:
> Absence de traçabilité de la validation par service RH des pièces reçues / Erreurs dans le circuit de validation ou non-respect du
Acteurs Actions Remarques et commentaires du SIRH et les documents du dossier salarié (pas de liens SIRH / dossier physique / dossier GED/serveur)
> Absence de traçabilité de la validation par service RH des pièces reçues / Erreurs dans le circuit de validation ou non-respect du
Edition du contrat par le service RH Validation interne du contrat par le service RH / la Direction, signature RH / Direction: édition du document et signature du document papier par RH / Direction Signature du contrat par salarié:
document papier signé par le salarié en 2 exemplaires du dossier dans les armoires du service RH ou autre local de l'entreprise
Activité 4: Consultation du dossier salarié (en cours de contrat)
> Service RH
Acteurs Actions Remarques et commentaires
> Une seule consultation possible à la fois pour le dossier papier
Activité 5: Mise à jour du dossier salarié (en cours de contrat)
> Service RH
> Absence de suivi du retour signé des documents adressés au salarié / absence de
> Absence de traçabilité de la validation par service RH des pièces reçues / Erreurs dans le circuit de validation ou non-respect du circuit de validation
> Incohérences possibles entre les données du SIRH et les documents du dossier salarié (pas de liens SIRH / dossier physique / dossier GED/serveur)
- remise en main propre du document au salarié, signature du document papier par salarié ou preuve de remise en main propre (document individuel ou collectif) en 2 exemplaires
Envoi en AR au salarié:
- envoi postal avec AR (document individuel) / retour de l'AR / retour du document signé par le salarié (exemplaire entreprise)
Acteurs Actions Remarques et commentaires
- envoi par courrier / remise en main propre des pièces en format papier
- ou envoi par email avec documents en pièce jointe individuel) / retour de l'AR / retour du document signé par le salarié (exemplaire
- Envoi AR à l'entreprise de la lettre de démission
Acteurs Actions Remarques et commentaires
Edition par le service RH des
documents de fin de contrat / Validation interne du document par le service RH / la Direction: édition du document et signature du document papier par RH / Direction Signature par le salarié: remise en main propre des documents au salarié, signature des documents papier par salarié ou preuve de remise en main propre (documents en 2 exemplaires) Mise à jour de l'outil SIRH et des outils
associés de gestion
Après délai fixé par l'entreprise, clôture / archivage du dossier GED/serveur:
- Arrêt de l'alimentation possible du dossier - Tri dans le dossier des documents à conserver / à éliminer
- Selon cas d'usage de gestion:
> Versement dans SAE si existant / dans serveur destiné à l'archivage si existant /
- Tri dans le dossier des documents à conserver / à éliminer: Tri / élimination
- Vérifie les inventaires et les durées de conservation
- Récupère les boîtes
- Procède au rangement des boîtes dans le local d'archives pour la durée de
conservation établie