Les sous-dossiers et leur contenu

Nous venons de voir le premier niveau d’organisation logique des deux dossiers-métier étudiés à travers leurs plans de classement. Nous avons donc identifié les sous-dossiers du premier niveau du plan de classement qui se retrouvent d’un dossier à l’autre au sein de la série de dossiers gérée par l’entreprise. Si l’on observe maintenant le contenu de ces sous-dossiers et des subdivisions qui les composent, on relève des différences d’un dossier à l’autre au sein d’une même série.

8.3.2.1 Le dossier individuel de salarié

Pour analyser le cas des dossiers individuels des salariés, nous nous appuyons sur la liste donnée ci-après des documents que peuvent contenir les différents sous-dossiers constitutifs du plan de classement-type des dossiers. Dans le cas de ces dossiers, les différences de contenu peuvent avoir plusieurs origines : le statut du salarié (employé, cadre, cadre dirigeant, etc.), le métier exercé par le salarié (métier nécessitant un suivi médical particulier, professions réglementées, etc.), le service de rattachement du salarié (service nécessitant des engagements de confidentialité par exemple) vont conditionner les pièces qui sont requises dans les sous-dossiers. Pour les cas évoqués, ce sont particulièrement les sous-dossiers « salarié », « contrat », « santé » qui sont impactés.

D’autre part, les sous-dossiers « formation » et « carrière » seront inégaux d’un salarié à l’autre selon les choix de carrière effectués par les salariés : certains effectuent des formations longues hors de l’entreprise au cours de leur carrière, d’autres changent de postes au sein de l’entreprise. De même, le dossier « juridique » est alimenté uniquement en cas de contentieux avec le salarié ou de sanction disciplinaire. Des éléments propres au salarié influencent également le contenu de certains sous-dossiers : situation familiale, arrêts-maladie ou accident du travail, adhésion ou non à des prestations collectives à l’entreprise, etc.

Malgré l’ensemble des différences que nous venons de noter, nous pouvons identifier des documents qui sont des invariants d’un dossier à l’autre : tout dossier individuel de salarié comporte de documents identifiant le salarié, des documents contractuels entre le salarié et l’entreprise, des documents relatifs aux salaires versés, des documents d’évaluation au cours

de la carrière, des documents de suivi médical, des documents de fin d’activité au sein de l’entreprise.

On note enfin que les changements de poste et de statut qui peuvent survenir au cours de la carrière du salarié dans l’entreprise constituent des événements qui modifient les contenus attendus dans les différents sous-dossiers : le dossier est donc évolutif, non seulement parce qu’il documente de façon organique les rapports du salarié et de l’entreprise, mais aussi parce qu’il documente des états de service successifs du salarié dans l’entreprise.

Figure n°15 : Contenu documentaire du dossier individuel de salarié 8.3.2.2 Le dossier relatif à l’immeuble

Dans le cas du dossier relatif à l’immeuble, nous ne ferons pas l’inventaire de l’ensemble des documents susceptibles de se trouver dans les dossiers de chaque service de gestion : la liste serait très longue si l’on souhaite couvrir l’ensemble des phases de la vie de l’immeuble

et l’ensemble des volets de sa gestion. Nous allons nous attacher à décrire certaines caractéristiques du contenu de ces dossiers.

Comme dans le premier niveau d’organisation qu’est le plan de classement, on remarque que se poursuit dans les niveaux inférieurs le rattachement de chaque sous-dossier à une subdivision de l’immeuble (l’immeuble dans sa totalité, le bâtiment, le lot). Ainsi, l’information est toujours localisée dans l’immeuble.

On note également la présence de familles de sous-dossiers qu’on peut qualifier de séries, et dont le contenu est déterminé par les caractéristiques de la subdivision de l’immeuble qui est documentée. Ainsi, si l’on prend l’exemple des dossiers produits dans le cadre de la gestion locative d’un immeuble d’habitation, on voit que, selon les caractéristiques du lot loué (habitation, parking, commerce), la liste des pièces attendues est différente selon la procédure documentée, mais ces pièces appartiennent aux même familles de typologies documentaires. Nous donnons ci-après une illustration dans la cas de la gestion locative de ces familles de sous-dossiers (les différents dossiers « locataire ») et de ces familles de typologies documentaires (baux/contrats, états des lieux, diagnostics immobiliers, etc.).

Figure n°16 : Familles de sous-dossiers et de typologies documentaires dans l’activité de gestion locative

Nous avons précédemment identifié qu’en plus du classement par activités, il existe dans le dossier relatif à l’immeuble une organisation documentaire par événement-métier. Les plans de classement de plusieurs événements-métier peuvent présenter des typologies communes

de sous-dossiers, qui peuvent reprendre des dénominations du plan de classement par activités. En revanche, selon l’événement-métier, le contenu documentaire attendu dans le sous-dossier sera différent, d’un événement-métier à l’autre et aussi entre les événements-métier et le classement par activités : la complétude du sous-dossier est définie par la procédure spécifique à l’événement-métier. Si nous reprenons l’exemple des événements liés aux immeubles de placement, la vente et l’expertise, nous pouvons illustrer ces différences de contenus documentaires à travers l’exemple des sous-dossiers « travaux » et « situation locative », dont nous détaillons ci-après les contenus.

Figure n°17 : Typologies communes de sous-dossiers / Contenus documentaires différents en fonction des événements documentés (dossier relatif à l’immeuble)

8.3.2.3 Valeur des documents

Si l’on analyse maintenant le contenu des dossiers-métier étudiés du point de vue de la valeur des documents qu’ils contiennent, nous notons plusieurs niveaux d’intérêt de conservation.

Nous relevons la présence dans les dossiers de documents contenant avant tout des données : c’est par exemple le cas du Relevé d’Identité Bancaire (RIB) présent dans le dossier individuel de salarié ou dans les dossiers de gestion locative. Ils ont un caractère informatif, et l’on note que les données contenues dans ces documents sont généralement saisis dans les outils-métier qui assistent la gestion des données et permettent leur exploitation, comme le SIRH dans le cas du dossier individuel de salarié. Le document en

tant que tel présente donc peu d’intérêt de conservation à partir du moment où les données sont intégrées dans un outil-métier.

Un certain nombre de documents présentent un fort intérêt de conservation du fait qu’ils participent à tracer l’activité documentée, il peut s’agir :

- de documents probatoires utiles en cas de contentieux (entre employeur et salarié dans le cas du dossier individuel de salarié, entre propriétaire et locataire ou entre acquéreur et vendeur dans le cas du dossier relatif à l’immeuble) ;

- de documents permettant de justifier de l’activité en interne de l’entreprise ou auprès d’organismes-tiers : par exemple, les documents permettant de justifier de la valeur du bien pour le dossier relatif à l’immeuble, les documents permettant de justifier de la rémunération du salarié pour le dossier individuel de salarié ;

- de documents dont la durée de conservation est fixée par la réglementation (13) : particulièrement les documents ayant une influence sur les droits à la retraite, les documents retraçant la carrière et le dossier médical dans le cas du dossier individuel de salarié, les documents de suivi de travaux soumis à des garanties décennales par exemple dans le cas du dossier relatif à l’immeuble.

Enfin, une partie des documents est utile pour appréhender l’objet documenté avant de prendre des décisions le concernant. Ainsi, dans le cas du dossier relatif à l’immeuble, il est utile de conserver tout ce qui documente les travaux réalisés, même si les obligations légales de conservation sont dépassées et que ces documents ne présentent plus de valeur probante : ces documents permettent à l’utilisateur d’acquérir une connaissance sur l’immeuble qui peut l’aider à prendre des décisions sur les travaux à réaliser ou l’aider à analyser des désordres constatés sur l’immeuble. De même, dans le dossier individuel de salarié, conserver l’ensemble des documents relatifs aux formations suivies par le salarié peut permettre de prendre des décisions dans la gestion de la carrière du salarié au sein de l’entreprise.

8.3.2.4 Sources d’émission

Nous venons de donner un aperçu du contenu documentaire des dossiers-métier étudiés, un point important est encore à souligner concernant ce contenu. Il s’agit des sources d’émission des différents documents qui constituent les dossiers.

Dans le cas du dossier individuel du salarié, les sources sont avant tout internes à l’entreprise et s’organisent autour de deux acteurs principaux : le service de gestion du personnel qui produit l’essentiel des documents relatifs au salarié, le salarié qui d’une part apporte des documents rendant compte de sa situation personnelle, de son statut dans

l’entreprise ou de ses états de service et qui d’autre part valide ou non les documents produits à son sujet par le service de gestion du personnel. On note également que des tiers internes peuvent produire des documents figurant dans le dossier individuel de salarié, particulièrement le personnel encadrant qui évalue les états de service du salarié. Des tiers externes à l’entreprise peuvent également fournir des documents du dossier individuel de salarié : organismes de formation, services médicaux, etc. L’ensemble de ces émetteurs alimente les différents sous-dossiers, et la plupart des sous-dossiers présente donc une mixité d’émetteurs.

On notera aussi que ces différents émetteurs sont lecteurs du dossier, avec des accès aux documents adaptés à leur rôle dans le dossier et à la préservation des données personnelles contenues dans le dossier : par exemple, le manager du salarié accède uniquement aux éléments d’évaluation du salarié, afin de préparer l’entretien annuel ; le salarié, lui, accède à l’ensemble des documents validés par le service de gestion du personnel et versés à son dossier, il n’accède pas en revanche aux documents de travail du service de gestion du personnel.

Pour le dossier relatif à l’immeuble, on note un cloisonnement plus important au niveau des productions des différents services de gestion : chaque service alimente les dossiers du plan de classement établi pour son activité, en revanche chaque service est lecteur des documents des autres activités de gestion. Nous relevons également qu’un nombre important de documents est fourni par des sources externes à l’entreprise : les occupants de l’immeuble, mais aussi l’ensemble des tiers externes qui interviennent aux différentes phases de la vie de l’immeuble. Ainsi, les sous-dossiers rendant compte des travaux effectués dans l’immeuble sont alimentés par des documents émanant des cabinets d’architectes, des bureaux d’études, des entreprises du BTP qui interviennent sur le projet. Parallèlement, la société de gestion de l’immeuble produit les documents de suivi financier du projet. On constate donc une mixité importante des sources d’émission externes et internes au sein des sous-dossiers documentant les différentes activités liées à l’immeuble.

8.3.2.5 Volumétrie et accroissement

Afin de compléter le profil des dossiers-métier étudiés, il nous apparaît important de donner quelques éléments sur la volumétrie de ces dossiers et leur accroissement pendant la période où ils sont actifs. Ces éléments sont issus des quelques sources qui étaient en capacité de quantifier les dossiers qu’elles gèrent, mais ils nous apparaissent trop parcellaires et issus d’un trop faible nombre de sources pour être extrapolés dans une approche généralisée des dossiers étudiés, au-delà des activités propres à ces sources.

Une société de gestion d’immeubles de placement, qui intervient donc uniquement pendant une partie de la phase d’exploitation de l’immeuble avec des activités de gestion de

l’occupation de l’immeuble, de gestion du bâti et de gestion juridique, évalue la moyenne de la volumétrie du dossier concernant un immeuble à 320 documents, correspondant à 9000 pages (recto simple), soit une moyenne de 28 pages par document. Un tiers de la volumétrie correspond au dossier de gestion technique du patrimoine immobilier, qui documente l’ensemble des travaux réalisés à l’immeuble. 5% des pages présentes dans les dossiers sont des plans, dont le format est généralement supérieur à un format A3. Les formats des pages des documents sont pour la majorité compris entre le format A6 et le format A3. L’ensemble de ces éléments constituent une quantification moyenne, réalisée sur le parc immobilier géré par la société qui compte un peu moins de 300 immeubles. En revanche, nous n’avons pas d’informations sur le rythme d’accroissement du dossier.

Concernant le dossier individuel de salarié, une entreprise du secteur bancaire estime qu’à son ouverture le dossier comporte environ 20 documents. Parmi les dossiers ouverts, elle constate une moyenne d’environ 30 documents – à noter que l’entreprise gère hors du dossier individuel de salarié les documents relatifs à la rémunération du salarié (cette activité génère à elle seule au minimum la production de 12 bulletins de paie par an).

L’entreprise estime que le nombre de dossiers actifs est d’environ 4000 dossiers, avec environ 20% de nouveaux dossiers par an – à noter que l’entreprise n’a pas estimé le nombre de dossiers clôturés par an. Selon la taille de l’entreprise, le nombre global de dossiers gérés peut être beaucoup plus important : ainsi, une entreprise de services estime gérer 120 000 dossiers actifs, avec l’ouverture de 3000 à 4000 nouveaux dossiers par mois.

Nous voyons donc que les deux dossiers-métier étudiés présentent des volumétries relativement différentes, aussi bien en termes de contenu qu’en termes de nombre global de dossiers gérés.