La complétude du dossier

La complétude du dossier est un point essentiel pour structurer le réseau de traces qui constitue une partie de la valeur ajoutée du dossier. Nous avons fait l’hypothèse que la gestion électronique documentaire permet de rendre compte de ce réseau de traces dans un contexte de dossiers mixtes. Nous allons voir quels outils peuvent être mobilisés pour révéler la valeur de trace dans les dossiers mixtes.

9.2.1.1 Complétude et gestion des mouvements des entités physiques

Comme cela a été évoqué pour l’archivage mixte, il est possible, en complément des méta-informations et métadonnées de localisation des entités physiques du dossier de gérer leurs emprunts et leurs retours à partir d’un jeu de métadonnées décrivant les mouvements de ces entités physiques. Nous reprenons dans le tableau ci-après la liste des métadonnées relatives à la gestion des archives physiques élaborée dans la norme MoReq2 (28).

Nom de la métadonnée

(hors réf. MoReq2) Définition Alimentation Réf.

MoReq2

Nom de la métadonnée

(hors réf. MoReq2) Définition Alimentation Réf.

MoReq2

physique a été empruntée Généré automatiquement par le SAE

On voit que l’on peut historiciser les différents mouvements des entités physiques à travers les métadonnées de date de mise en rayon, date d’emprunt, date de retour, date de changement de localisation. L’ensemble de ces métadonnées permet de suivre en permanence la localisation des entités physiques d’un dossier, de connaître leur emplacement lorsque l’on souhaite réunir la complétude du dossier, et aussi de connaître les acteurs des versements, des déplacements et des emprunts. L’ensemble de ces métadonnées pourra être exploité dans un contexte de gestion électronique documentaire de dossiers mixtes.

De plus, lorsqu’un utilisateur réalise un emprunt, l’impression de fantômes récapitulant l’ensemble des méta-informations et métadonnées décrivant les entités empruntées et les conditions de l’emprunt pourra être proposée à l’utilisateur afin de compléter la trace de l’emprunt et remplacer les entités physiques pendant la durée de l’emprunt. Le système électronique permettra aussi d’alerter l’utilisateur et l’administrateur en cas de non-retour des emprunts.

9.2.1.2 Etat de complétude, conformité et mise à jour du dossier

Un autre volet de la gestion de la complétude du dossier est de mesurer les écarts entre le contenu effectif du dossier et le contenu attendu en fonction de la procédure documentée.

La gestion électronique documentaire, si elle est basée sur un référencement unifié du contenu des dossiers mixtes, permet d’assister l’utilisateur et d’automatiser des tâches qu’il réaliserait manuellement dans le cas d’un dossier physique. Il s’agit d’abord de déterminer le(s) facteur(s) déterminants du contenu du dossier ou de l’une de ces subdivisions. Dans le cas du dossier individuel de salarié, le statut du salarié (employé, cadre, cadre dirigeant) et le métier exercé peuvent être par exemple les facteurs déterminants qui, combinés, permettent d’établir des listes de pièces attendues dans le dossier. Dans le cadre du dossier relatif à l’immeuble, la complétude sera vérifiée au niveau de différentes subdivisions des différents plans de classement par activités. Par exemple, le statut du lot mis en location (habitation, commerce, parking) déterminera le contenu du dossier « locataire ». Du côté de la gestion technique du bâti, la nature de travaux réalisés et les caractéristiques du bâti seront déterminantes pour établir la liste des pièces attendues dans le dossier de suivi de chantier. On note à ce propos que certaines activités ne permettent pas de déterminer une liste restrictive et complète des pièces attendues : le système de gestion électronique ne devra pas empêcher le versement de pièces jugées indispensables à la documentation de la procédure et non inscrites dans la liste, comme la non-complétude du dossier signalée par le système devra parfois faire l’objet d’arbitrage de la part des utilisateurs. On peut d’ailleurs aussi envisager que la complétude soit vérifiée uniquement sur certaines pièces du dossier ou de sa subdivision afin de vérifier la présence du « contenu vital » du dossier ou de sa subdivision.

La liste des pièces attendues pourra être construite à partir des typologies documentaires établies pour les dossiers, complétées le cas échéant par des impératifs de date (par exemple, un dossier individuel de salarié devra contenir une copie de la carte d’identité du salarié datant de moins de 15 ans, un dossier de diagnostics immobiliers devra comporter un diagnostic d’état des risques naturels et technologiques de moins de 6 mois), des conditions de conformité (par exemple signature par les parties prenantes), etc. Le système de gestion électronique, par comparaison avec les notices descriptives du contenu du dossier, pourra rendre compte du niveau de complétude du dossier, en précisant les pièces absentes, les pièces périmées ou non conformes, les pièces validées / non validées / en attente de validation, les pièces demandées mais non reçues, les pièces physiques empruntées. L’état de complétude pourra être visualisé par dossier ou subdivision de dossier ou pour un ensemble de dossiers ou encore pour une sous-série de dossiers voire pour l’ensemble de la série. Des workflows de demandes de pièces, de relance sur des demandes de pièces en cours, de demande de restitution de pièces empruntées pourront être déclenchés à partir de cet état de complétude.

En cas d’évolution des facteurs déterminant la liste de pièces constitutives (par exemple, le changement de statut du salarié), le système de gestion électronique historicisera le dernier état de complétude avec les anciens facteurs et proposera un nouvel état de complétude en fonction de la liste de pièces attendues correspondant aux nouveaux facteurs déterminants du dossier.

Cette visualisation de l’état de complétude permet de rendre compte, tout au long du cycle de vie du dossier, du réseau de traces du dossier, explicitées par les méta-informations et les métadonnées du dossier, de ses subdivisions et de son contenu. Elle pourra également s’adapter à la gestion de la complétude dans le cas d’événements-métier où il faudra reconstituer à partir des dossiers d’activité un dossier dont la liste des pièces constitutives est spécifique à l’événement : l’état de complétude du dossier spécifique à l’événement-métier servira de tableau de bord à la constitution de ce dossier.