La mise en œuvre du référencement unifié

Si nous venons de voir en quoi un référencement unifié peut rendre compte du dossier dans sa globalité et permettre son exploitation par les utilisateurs en fonction de leurs besoins-métier, il semble nécessaire de nous demander comment la mise en œuvre de ce référencement unifiée peut être réalisée.

Que ce soit pour les documents électroniques ou pour les documents physiques, on comprend l’utilité d’automatiser le plus possible le référencement des documents : en effet, nous avons vu que l’opération de renseignement des données de référencement constitue une étape qui peut être considérée comme contraignante par les utilisateurs par rapport au simple versement du document dans le dossier physique. D’abord, l’enregistrement du document électronique permettra de récupérer automatiquement les propriétés du document, son rédacteur, ses signataires, etc. La définition de la typologie documentaire permettra la définition par déduction du niveau de criticité du document, de la durée de conservation, de l’événement déclencheur de l’archivage et du sort final. La date d’émission d’un document permettra de déterminer en fonction de sa typologie sa durée de validité et donc la date où ce document sera périmé. Ce renseignement des métadonnées en cascades suppose que l’entreprise ait mis en place un référentiel des typologies documentaires et lui ait associé des règles de gestion et de conservation pour chaque typologie.

Afin d’assurer la cohérence du renseignement des métadonnées au sein d’une série de dossiers, un certain nombre de techniques visant à aider les utilisateurs à renseigner les différents champs de la notice descriptive du document peut être mis à disposition dans un outil de gestion électronique documentaire. La société SMILE répertorie les principales aides qui peuvent être paramétrées dans une GED :

« La notice (ou fiche) décrivant un document est souvent le premier point d’entrée des utilisateurs. C’est également ce formulaire qui est le plus utilisé par les contributeurs, puisqu’ils devront saisir de l’information.

Pour ce faire, et dans un souci d’ergonomie, de fiabilité et de productivité, les solutions de GED doivent faciliter la contribution, directement ou par le biais d’une intégration légère, par exemple :

- copier/coller entre le document électronique et les métadonnées. Ceci est particulièrement pertinent lorsque le document électronique est issu d’une numérisation et qu’il est possible de le visualiser sur le même écran que la fiche d’indexation.

- aide à la saisie, dès que possible, par exemple :

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des listes de contrôle qui permettent de fiabiliser le fond (sémantique) et laforme (orthographe notamment) de la saisie

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des cases à cocher ou des boutons radio pour les choix multiples

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des boîtes de dialogue adaptées aux tables des valeurs de référence (listes des choix possibles). Ceci pouvant aller de la simple liste déroulante, à des interfaces disposant d’une recherche avec autocomplétion ou d’une navigation (abécédaire, arbre) dans les valeurs de référence

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suggestions pour un champ donné. » (17)

Concernant le référencement de documents physiques, on peut relever plusieurs voies pour faciliter leur référencement. En premier lieu, lorsque des opérations de numérisation sont prévues pour tout ou partie des documents physiques, en externe ou en interne de l’entreprise, les techniques de Reconnaissance Automatique de Document (RAD) et de Lecture Automatique de Document (LAD), avec l’appui d’une reconnaissance optique de

caractères (OCR : en anglais « Optical Character Recognition ») peuvent permettre d’automatiser la recherche des métadonnées permettant de remplir la notice descriptive du document. Toutefois, une phase de vidéo-codage réalisée par un opérateur externe ou un utilisateur au sein de l’entreprise sera nécessaire afin de corriger et valider les métadonnées identifiées par les techniques de reconnaissance automatique.

Concernant les documents produits par l’entreprise, étant donné qu’ils sont pour la très grande majorité créés en format électronique, on peut penser que la version en format bureautique, qui sera éditée en format papier pour validation, peut être versée dans le système de gestion électronique documentaire et indexée en tant que version support à la validation. A partir de la notice de ce document, l’utilisateur pourra créer une seconde notice, destinée à la version validée en format papier et reprenant les caractéristiques communes entre les deux versions, seules les métadonnées spécifiques à l’étape de validation restant à renseigner par l’utilisateur.

On peut aussi envisager que l’entreprise choisisse, en fonction par exemple du niveau de criticité des documents (document vital, document à valeur légale, document sensible, document utile, etc.), de typer uniquement les documents-clés de chaque dossier. Il s’agira du « contenu vital » du dossier pour lequel l’entreprise a déterminé que sa traçabilité est prioritaire. Ce choix organisationnel peut permettre de typer pour l’ensemble des dossiers du fonds documentaire de l’entreprise le contenu estimé indispensable pour le suivi de l’activité, en fonction des risques associés à chaque document.

Nous venons de voir à travers ces méthodes de mise en œuvre du référencement unifié qu’elles nécessitent toutes une intervention humaine pour remplir, vérifier et corriger les notices descriptives des documents. Cette intervention humaine peut être réduite par l’exploitation pertinente des propriétés de calculabilité de l’environnement électronique, sans la faire complètement disparaître. Il y a donc nécessité d’un investissement en amont de la mise à disposition du contenu du dossier dans l’environnement électronique, que l’on soit dans le cas d’un dossier mixte ou dans le cas d’un dossier nativement électronique.

Toutefois, le dossier mixte nécessite de renseigner un plus grand nombre de méta-informations et de métadonnées manuellement, les données de localisation et de dimensions des unités matérielles ne pouvant que partiellement être automatisées (par héritage entre entités-mères et entités-filles) ou faire l’objet d’une assistance à la saisie (par proposition de listes déroulantes de formats standard par exemple).

Pour décider de l’intérêt d’investir dans cette phase amont, l’entreprise pourra confronter les temps de saisie effectifs de référencement unifié avec les temps passés à la recherche et à la localisation de l’information en l’absence de ce référencement unifié. Le choix du référencement unifié doit être soutenu par une politique organisationnelle de l’entreprise

visant à systématiser ce référencement afin qu’il puisse être exploitable. L’entreprise pourra à ce titre envisager l’intervention de prestataires externes dans cette phase d’indexation, particulièrement pour les documents physiques, afin d’assurer un traitement homogène de l’ensemble des fonds documentaires.

9.2 La création de la valeur de trace

Concernant les besoins identifiés portant sur la valeur de trace, nous avons déjà vu à travers le descriptif du référencement unifié du dossier que des règles de gestion et de conservation peuvent être associées aux typologies documentaires, ce qui permet de gérer leur application, quels que soient les supports des documents. De même, les règles de confidentialité et de communication peuvent être appliquées de façon unifiée. Lorsque des documents devront être éliminés, le système de gestion électronique signalera quels sont les documents physiques devant être éliminés afin que l’utilisateur puisse réaliser les opérations nécessaires au niveau des entités physiques et confirmer manuellement leur réalisation.

Dans le document Gestion documentaire des dossiers mixtes : méthodes et outils dans une approche-métier (Page 160-163)