Dossiers en série, dossiers éclatés, dossiers de référence

Outre la catégorisation autour de la présence/absence d’une procédure à l’origine de l’ouverture du dossier qu’elles empruntent à Marie-Anne CHABIN, Louise GAGNON-ARGUIN et Sabine MAS identifient d’autres éléments permettant de créer des catégories de dossiers :

« la notion de dossiers en série », « la notion de dossier éclaté ou complémentaire », « la notion de dossier de référence ou de fonctionnement » (7). Ces catégories reflètent des cas courants rencontrés dans les activités d’une entreprise :

- les activités structurées par la création et l’alimentation de nombreux dossiers constitués à partir d’une même procédure, avec les dossiers en série : « Les dossiers en série sont ceux dont le contenu est identique, mais qui visent des personnes ou des organismes différents (dossiers du personnel, dossiers des fournisseurs, etc.). » (7) ;

- plusieurs activités intervenant sur les volets différents d’un même objet, avec les dossiers éclatés : « Le dossier « éclaté » (…) ou « complémentaire » (…) est celui dont le contenu est partagé par plusieurs personnes pour les besoins de gestion d’une affaire. » (7) ;

- la structuration des activités autour de référentiels normalisant les procédures avec les dossiers de référence : « Cette catégorie s’applique à tout dossier constitué pour servir d’appui à la réalisation d’un projet ou d’une activité, ou dans le cadre du fonctionnement d’une organisation. » (7)

Notons que ces différentes catégorisations abordent des aspects différents d’un même dossier, et peuvent donc « s’empiler » pour décrire un dossier. En effet, si nous prenons l’exemple des dossiers du personnel d’une entreprise, ce sont des dossiers produits en série et constitués à partir d’une procédure interne. Si la Direction des Ressources Humaines de l’entreprise est divisée en plusieurs services, le dossier est éclaté en plusieurs dossiers : par exemple, « carrière », « formation », « congés », « paie ».

Nous cernons à présent mieux ce qui caractérise un dossier : le dossier présente avant tout une unité bidimensionnelle, logique et matérielle, qui se traduit par une homogénéité de l’information rendant les documents constitutifs du dossier interdépendants. A ces deux dimensions s’ajoute une dimension temporelle, très variable selon l’objet documenté. Ces trois dimensions en font un objet autonome, en lui-même porteur de sens, unité d’information mouvante pendant toute sa période d’alimentation. Cette unité documentaire prend forme par une lecture globale de documents élaborés indépendamment les uns des autres. La présence d’une procédure à l’origine du dossier, l’inscription de ce dernier dans une série, son éclatement, sont autant de caractéristiques permettant d’appréhender de façon pertinente cet objet documentaire. Nous allons maintenant tenter d’en cerner les finalités et la valeur dans les activités de l’entreprise.

2 Finalités et valeur ajoutée du dossier

Bruno BACHIMONT décrit les dossiers comme « des instruments de travail indispensables » (1). Essayons de définir à présent leurs finalités et leur valeur ajoutée en tant qu’unité documentaire.

2.1 Les finalités du dossier

Marie-Anne CHABIN établit deux finalités principales qui justifient la constitution d’un dossier, tracer une activité et acquérir la connaissance d’un sujet :

« (…) en observant un panel de dossiers, il ressort deux grandes finalités à l’existence d’un dossier :

1. la traçabilité de l’activité que documente le dossier, c’est-à-dire, la justification de la façon dont les choses se sont déroulées : qui a fait quoi dans le déroulement de la constitution du dossier ; si toutes les étapes de la procédure ont été respectées et si on peut le prouver en cas de contestation.

Ces informations sont contenues dans la forme des pièces, dans leurs identifiants, dans les dates de création des documents et des données qui composent le dossier ;

2. la connaissance du sujet que vise le dossier, c’est-à-dire la relation des faits ou la description des situations, l’expression de la volonté, l’exposé des idées.

Ces informations figurent dans le texte (ou l’image ou le son) de chacune des pièces du dossier.

Ces deux finalités sont pratiquement présentes dans tous les types de dossiers, mais dans des proportions et avec des priorités diverses. » (4)

Ces deux finalités reflètent des différences de fréquence de consultation en fonction des étapes de la vie du dossier : dossier consulté fréquemment pendant sa constitution quand il s’agit du dossier de gestion d’un objet ou d’une personne, dossier consulté uniquement après sa constitution quand sa complétude est nécessaire à la prise de décision pour laquelle le dossier a été constitué, etc.

En identifiant ces deux finalités, Marie-Anne CHABIN met en exergue les éléments qui forment la valeur informationnelle du dossier en tant qu’unité documentaire, au-delà des documents qui la constituent : la forme des pièces du dossier, leurs identifiants et leurs dates pour la trace, le contenu des documents pour la connaissance. La connaissance du sujet est explicitée par exemple par Bruno BACHIMONT (1) à propos des dossiers patients dont il décrit les pratiques de lecture hyperdocumentaire par les médecins. L’utilisabilité de la documentation technique évoquée par Yves KERARON (8) étaie également cette dimension de connaissance d’un sujet à travers la consultation du dossier.

La double finalité du dossier décrite par Marie-Anne CHABIN à travers les notions de trace et de connaissance permet de structurer notre recherche de la valeur ajoutée du dossier. En

s’appuyant sur la localisation de la trace et de la connaissance à l’échelle du document dans sa forme et dans son contenu, il s’agira d’identifier où se situent les valeurs ajoutées du dossier en termes de trace et de connaissance.

2.2 La valeur ajoutée du dossier

2.2.1 Valeur propre au dossier, valeur des documents

Si nous avons jusqu’ici cherché à mettre en évidence ce qui permet de « (…) différencier un

« véritable dossier » d’une simple pile de documents », comme l’écrivent Louise GAGNON-ARGUIN et Sabine MAS (7), nous cherchons maintenant, à travers les finalités qui sous-tendent la constitution de dossier, à caractériser la valeur propre au dossier en tant qu’unité d’information.

Dans sa description de l’hyperdocument, Bruno BACHIMONT montre que si l’unité d’information du dossier a une valeur plus importante que celle d’une pile de documents, elle est en revanche plus faible que l’unité d’information du document :

« (…) Un hyperdocument se caractérise par le fait que l’unité constituée par les documents qui le composent est moins forte que celle constituée par les parties d’un même document, comme les chapitres d’un livre. Un hyperdocument n’est pas un document, l’unité hyperdocumentaire est plus faible que l’unité documentaire. Par ailleurs, l’unité hyperdocumentaire est plus forte que celle qui proviendrait de la simple juxtaposition de documents ne possédant a priori pas d’autre solidarité que le fait d’être mis ensemble. Un hyperdocument est moins qu’un document, mais plus qu’un agrégat de documents.

L’hyperdocument peut se définir comme étant la réunion d’un ensemble de document constituant un tout, une unité, par rapport à une utilisation pratique déterminée. Par exemple, un dossier patient contient les documents nécessaires aux soins d’un patient. Mais l’unité hyperdocumentaire est plus faible que l’unité documentaire dans la mesure où, contrairement au document, l’hyperdocument ne prescrit pas a priori un parcours canonique de lecture, indiquant dans quel ordre consulter les documents. Même si seulement quelques parcours font sens (contrairement à l’agrégat de documents, dont les parcours possibles sont a priori tous autant ou aussi peu pertinents), l’hyperdocument n’en recommande canoniquement aucun en particulier, contrairement au livre qui prescrit comme ordre canonique la succession linéaire du texte. » (1)

Pour compléter cette différenciation entre dossier et document, on peut citer la façon dont l’exprime Marie-Anne CHABIN : « (…) le document se suffit à lui-même ; il est considéré comme une entité autonome. Le dossier, lui, documente ce qui s’est produit sur une période donnée d’activité et s’appréhende comme un ensemble. » (4) Contrairement au dossier, le document se caractérise par le fait qu’il a été produit par un ou plusieurs auteurs à une certaine date et qu’il a un début et une fin. Cette structure traduit le parcours de lecture canonique évoqué par Bruno BACHIMONT qui, même s’il n’est pas suivi par le lecteur, contribue à caractériser l’unité du document. Dans le cas du dossier qui organise des

documents se rapportant à un même objet, il n’y a pas de parcours de lecture canonique prescrit, car les pièces du dossier documentent différents aspects de l’objet du dossier en restant autonomes les unes par rapport aux autres malgré les liens qui les unissent, sans construire un nouveau document en tant que tel avec une date, un auteur, un début et une fin. On voit ici la différence entre documenter une activité (dossier) et établir un acte de cette activité (document).

Si le dossier n’est pas un document mais une enveloppe contenant des documents liés entre eux et si donc dans ce sens sa valeur documentaire peut être considérée comme plus faible que celle des documents qu’il contient, les liens que le dossier crée entre les documents, en donnant des informations sur les documents qui ne sont pas inscrites dans leur forme et leur contenu, peuvent leur conférer un sens supplémentaire qui enrichit l’unité d’information du document. Louise GAGNON-ARGUIN et Sabine MAS décrivent ainsi ces relations internes au dossier et porteuses d’information sur les documents constitutifs du dossier : « (…) même si le document en lui-même est porteur d’information, ce n’est qu’en relation avec d’autres documents générés dans le cadre d’une activité qu’il prend véritablement tout son sens. » (7)

Dans cette idée, on peut dire que le dossier, parce qu’il est porteur d’informations qui ne sont pas contenues dans les documents qui le constituent, a une valeur propre qui s’ajoute à la valeur des documents en eux-mêmes. Marie-Anne CHABIN décrit ainsi la valeur informationnelle du dossier :

« Son rôle de traçabilité d’un processus et de regroupement d’informations donne à l’unité documentaire qu’est le dossier une valeur informationnelle qui lui est propre et qui en fait une entité supérieure à la somme de ses composants. Le dossier est porteur d’une information particulière qui n’est pas exprimée en clair et qui se déduit de l’observation : c’est d’une part une

« méta-information » sur l’événement documenté, d’autre part des indices sur la manière de travailler de l’auteur du dossier. » (4)

Autrement dit, écrivent Jean-Marc RIETSCH, Marie-Anne CHABIN et Eric CAPRIOLI, dans leur ouvrage « Dématérialisation et archivage électronique », « La valeur d’information et de preuve du dossier est supérieure à la somme des valeurs d’information et de preuve de chacune des pièces qui composent le dossier. » (14) Louise GAGNON-ARGUIN et Sabine MAS soulignent, elles, « (…) la valeur même du dossier comme moyen de fournir une information complète sur un sujet, une activité ou une affaire, d’en donner le contexte et d’en assurer la valeur probante. » (7) Donner une information complète sur un sujet, donner le contexte de l’information, assurer la valeur probante de l’information, ces trois aspects de la valeur informationnelle du dossier rejoignent bien les finalités de traçabilité et de connaissance identifiées par Marie-Anne CHABIN.

A travers ces différentes démonstrations qui prouvent l’existence d’une valeur informationnelle intrinsèque au dossier, nous relevons une caractéristique fondamentale de cette valeur : son caractère implicite. Alors que la trace et la connaissance sont à l’échelle du document explicites dans sa forme et dans son contenu, à l’échelle du dossier elles résultent souvent de la mise en relation des éléments de trace et de connaissance identifiés dans les documents constitutifs du dossier, mise en relation qui s’établit implicitement à la lecture du dossier dans sa globalité. Marie-Anne CHABIN insiste sur le fait que les méta-informations du dossier se déduisent de son observation, Bruno BACHIMONT souligne quant à lui l’absence de parcours de lecture canonique du dossier. Ces deux éléments montrent le rôle fondamental du lecteur du dossier pour en révéler la valeur informationnelle.

L’ensemble de ces éléments nous permet d’aborder maintenant les valeurs ajoutées de trace et de connaissance propres au dossier.

2.2.2 Valeur de trace

On a vu que des éléments de traçabilité se lisent dans la forme des documents, leurs dates et leurs identifiants. A ces éléments explicites s’ajoutent des éléments au caractère implicite qui nécessitent l’observation du dossier et qui peuvent résulter de la mise en relation par le lecteur des éléments explicites localisés à l’échelle des documents. Marie-Anne CHABIN recense dans ces éléments implicites la tenue ou non des objectifs de complétude dans la documentation de l’objet du dossier pendant la période où le dossier est actif, l’absence de documents attendus dans le dossier et la présence d’intrus. Pour être correctement interprétés, ces éléments implicites peuvent être confrontés au discours des acteurs du dossier (producteurs de documents, administrateurs du dossier).

« Depuis la date d’ouverture du dossier (par suite de l’événement déclencheur) jusqu’à sa clôture (en raison de la fin de la procédure, de la décision de clôture, de la disparition de la personne ou d’un transfert de l’activité à une autre instance), le dossier est sensé recevoir systématiquement toute l’information liée au traitement de l’affaire (au sens large du terme).

La présence ou l’absence d’une lettre dans un dossier constitue un élément d’information qui peut se révéler capital pour la compréhension des événements ou de l’activité qui a produit ledit dossier : présence d’un document qui, de par sa nature, n’aurait pas dû se trouver là (par exemple un courrier préparé mais jamais envoyé, un mot d’une personne qui n’est pas sensée être intervenue dans le dossier, etc.) ; absence d’une pièce qu’on s’attendrait pourtant à trouver là, soit qu’elle n’ait jamais existé, soit qu’elle ait été supprimée ou déplacée ; présence d’un accusé de réception ; absence d’un document externe que son auteur soutient pourtant avoir reçu, etc. » (4)

Ces éléments signifiants dans un dossier en termes de contexte et de valeur probante se déduisent à partir de la procédure que le dossier se charge de documenter. Ils confirment le caractère implicite des méta-informations du dossier et l’importance du rôle du lecteur qui va faire émerger ces informations en comparant son contenu avec ce que la procédure,

explicitée ou supposée, lui permet d’en attendre. Si certaines méta-informations sont clairement implicites, d’autres peuvent être explicitées par un ou plusieurs acteurs du dossier. Dans les dossiers physiques, il s’agit généralement d’informations manuscrites portées sur les contenants du dossier ou des sous-dossiers, ou au niveau des documents eux-mêmes (annotations, signatures, tampons de réception/d’envoi, etc.).

Que ces méta-informations soient implicites ou explicites, Marie-Anne CHABIN souligne les risques de perte qui y sont liés : pour les méta-informations implicites, la perte peut avoir lieu par le démembrement du dossier qui supprime les liens de cohérence créés entre les documents par leur rassemblement dans un dossier, pour les méta-informations explicites par leur non-restitution lors d’un changement de support.

« Que le dossier soit physiquement éclaté, pour des raisons de volume ou de format, ne change rien à la réalité de cette méta-information. En revanche, si l’on vient à démembrer la conservation physique d’un dossier en perdant le lien qui unit organiquement et logiquement l’ensemble de ses pièces, on risque de perdre du même coup l’information qui naît de leur cohérence.

Il arrive que des informations de traçabilité (qui participent de cette méta-information) soient inscrites sur la chemise, ainsi que divers commentaires de l’auteur du dossier ; il arrive aussi que ces informations soient perdues lors d’une réfection du conditionnement des liasses, lors de leur microfilmage ou lors de leur numérisation. » (4)

Le fait que ces informations puissent être perdues semble lié au fait que, lorsqu’elles sont implicites, elles ne sont pas identifiées et qu’elles ne sont pas considérées d’une valeur égale aux documents constitutifs du dossier lorsqu’elles sont explicites, probablement du fait de leur faible niveau de formalisation. Dans le cas des dossiers physiques, le fait que ces informations s’inscrivent sur des supports volatils (post-it, feuille volante non rattachée à un document) ou sur les contenants (chemises, sous-chemises) servant d’enveloppe aux documents joue un rôle dans leur perception d’éléments non significatifs pour le dossier, non porteurs d’une valeur informationnelle du dossier. En revanche, les éléments inscrits sur le support-même d’un document (annotations, tampons) semblent a priori présenter moins de risques de perte du fait de leur attachement direct à un document dont la valeur pour le dossier est perçue comme évidente.

Si l’on a insisté sur la lecture d’un dossier à la lumière de la procédure qu’il documente, Marie-Anne CHABIN nuance le systématisme auquel on pourrait s’attendre dans la constitution de dossiers relevant de la même procédure :

« Il est en effet intéressant de constater qu’une même activité, conduite avec les mêmes procédures par X entités parallèles, donne lieu à des dossiers sensiblement voire carrément différents. Par exemple : la création d’un dossier client dans les neuf agences d’une même entreprise produit des dossiers étonnamment différents, non seulement au niveau de l’apparence ou du conditionnement, mais surtout au plan des critères de classement des

informations, de l’attributions des identifiants, de la nature des pièces requises dans le dossier. » (4)

Ces constats montrent l’existence d’une part d’interprétation de la procédure par les acteurs du dossier qui ajoute à la valeur de trace du dossier une valeur de témoignage sur les choix et les décisions des acteurs du dossier. La procédure constitue donc un outil d’appréhension du dossier, mais il ne faut pas négliger le rôle des acteurs du dossier dans son organisation.

Le dossier est le fruit d’une procédure et de son interprétation par ses acteurs. Ces éléments sont à prendre en compte dans la lecture du dossier.

2.2.3 Valeur de connaissance

La valeur de connaissance d’un dossier, nous l’avons vu, se situe dans les informations qui peuvent être tirées du contenu de chaque pièce du dossier. « Connaître le sujet », dans les pratiques professionnelles, se traduit souvent par l’acte de prendre connaissance du dossier.

Nous retrouvons donc de façon très prégnante le rôle du lecteur qui va tirer de la connaissance du dossier par sa lecture. Cette valeur non explicitée par le dossier semble construite par chaque lecteur et propre à sa façon de lire le dossier.

Bruno BACHIMONT met en relief à partir de deux des caractéristiques identifiées pour l’hyperdocument spécifique qu’est le dossier, l’élaboration locale des pièces du dossier et la lecture globale du dossier comme un tout, les raisons de l’absence de parcours de lecture canonique au sein d’un dossier. Il souligne en premier lieu que si tous les hyperdocuments sont égaux du point de vue de l’absence d’auteur à l’hyperdocument du fait de l’élaboration locale des documents et de la décomposition de l’hyperdocument en documents possédant chacun un auteur, tous ne sont pas égaux vis-à-vis de leur lecture globale : certains tels que les encyclopédies peuvent posséder un éditeur dont le rôle est d’organiser la lisibilité de l’hyperdocument par la mise en place d’instruments de navigation. Ces derniers servent à donner au lecteur une vue globale de l’hyperdocument lui permettant d’organiser son parcours de lecture.

« L’élaboration locale pour une consultation globale pose le problème suivant : contrairement aux hyperdocuments comme les documentations ou les encyclopédies, il n'existe pas de manière de lire typique pour laquelle le ou les éditeurs de l'hyperdocument ont prévu des instruments de navigation comme

« L’élaboration locale pour une consultation globale pose le problème suivant : contrairement aux hyperdocuments comme les documentations ou les encyclopédies, il n'existe pas de manière de lire typique pour laquelle le ou les éditeurs de l'hyperdocument ont prévu des instruments de navigation comme