Archivage mixte : enjeux et objectifs

Jean-Marc RIETSCH, Marie-Anne CHABIN et Eric CAPRIOLI formulent la nécessité que les outils d’archivage électronique intègrent la gestion des documents physiques lorsqu’ils existent dans le fonds documentaire de l’entreprise afin de préserver la complétude de sa valeur logique : « (…) la valeur de l’information prime le support. Il est indispensable d’avoir un système d’archivage qui gère toutes les informations, quel que soit leur support. L’outil traditionnel de gestion du papier ne pouvant absorber l’archivage électronique, c’est au système d’archivage électronique de gérer les composantes papier du fonds documentaire de l’entreprise. » (14)

Dans le livre blanc « Progiciel de gestion d’archives mixtes : Enjeux, apports et critères de sélection d’une solution », les sociétés EVERTEAM et BUREAU VAN DIJK mettent également en relief les apports en termes de cohérence et de facilitation dans l’accès à l’information d’une gestion unifiée de l’archivage à partir d’un même outil et des mêmes règles de gestion :

« Lors d’un projet d’archivage mixte, la capacité de l’outil informatique retenu à gérer indifféremment tous les supports d’archives, papier ou électroniques, est déterminante.

Le logiciel de gestion d’archives mixtes, comme le référentiel documentaire, doit pouvoir prendre en charge tous les documents quels que soient leur support, leur format et leur provenance (GED, Bureautique, E-mail, applications métiers...). Il doit permettre de traiter uniformément les archives papier et exemplaire papier, il est obligatoire de le conserver sous cette forme. S’il s’agit d’un document très utilisé par différents collaborateurs dans l’entreprise, c’est bien entendu sa copie électronique qui sera consultée, diffusée, partagée...

Ponctuellement (cession, renouvellement du contrat...), il sera pourtant nécessaire d’avoir la certitude que l’original papier existe, qu’il est strictement identique à la copie diffusée auprès des tiers extérieurs à l’entreprise et que cet original est disponible rapidement si un de ces tiers en fait la demande.

A l’échelle de l’entreprise, est-il aisé de parvenir à cette certitude si on n’a pas couplé la gestion des documents électroniques avec celle du papier et ce depuis la création de l’original papier et de son double électronique ? » (19)

Si l’exemple donné explicite bien l’intérêt de gestion unifiée pour assurer la fiabilité des informations et la localisation, le livre pointe les risques de ne pas réaliser cette gestion unifiée : une recherche non fédérée entre archives physiques et archives électroniques expose au risque de non-localisation de certaines informations si la recherche n’est pas systématiquement réalisée dans les deux fonds, l’absence d’unification de la gestion expose à des incohérences dans la gestion des droits d’accès et des durées de conservation.

« Les dossiers sont naturellement composés d’originaux papier (contrats, avenants, courriers ...) et d’originaux électroniques (e-mails, facture clients transmise électroniquement, fichier client issu d’une application de gestion ...).

Fort de ce constat réaliste, il est évident que si deux systèmes d’archivage subsistent, il sera nécessaire de mener deux recherches parallèles.

Plusieurs inconvénients peuvent apparaître rapidement dans le cadre d’une approche « non mixte » qui gère deux référentiels de manière séparée (papier et électronique). Ces deux systèmes peuvent manquer de cohérence entre eux en termes de droits d’accès, de délais de conservation, etc. et plus globalement de sécurité de l’information alors que les documents ont la même valeur.

Enfin, fonction principale du point de vue de l’utilisateur final : le logiciel d’archivage mixte permet de fédérer la recherche. Le collaborateur ne se préoccupe pas du format lors de sa recherche d’informations.

Le choix d’un logiciel de gestion d’archives mixtes s’impose comme étant à la fois le plus efficace (gain de temps au moment des recherches) et le plus structurant dans la logique du projet d’archivage. » (19)

C’est bien ici encore la valeur de l’information qui prévaut, l’utilisateur n’ayant pas à se préoccuper lors de ses recherches du format de l’information qu’il souhaite localiser, cette donnée ne lui étant d’ailleurs pas forcément connue. L’intérêt de cette gestion unifiée est également constatée dans l’étude du cabinet TOSCA CONSULTANTS intitulée « Archivage

électronique et records management : Etat de l’art et présentation de sept solutions », pour préserver l’intégrité des dossiers mixtes :

« La norme ISAD(G) définit le document d’archive comme « une information portée sur un support, indépendamment de la nature de celui-ci ». Le Dictionnaire de terminologie archivistique définit les archives comme « les documents, quels que soient leur date, leur forme et leur support matériel ». En introduction de la norme sur le records management (partie 2, Guide pratique), il est indiqué qu’elle s’applique « à tous les documents d’archives, quels que soient leurs formats ou leurs supports » et que, par conséquent, « les systèmes peuvent être interprétés comme manuel (papier) ou électronique, et un document peut être soit papier, soit une microforme, soit électronique ».

De ce point de vue, il n’existe donc pas de différence entre un document papier et un document électronique. En conséquence, un système de gestion d’archives devrait traiter les documents d’archives indifféremment, qu’il s’agisse d’archives physiques ou d’archives électroniques et, le cas échéant, permettre de gérer des dossiers mixtes, composés de documents physiques et électroniques, afin de ne pas nuire à l’intégrité de ces dossiers. » (20)

Cette étude définit donc les « Fonctions spécifiques à la gestion des archives physiques » comme l’un des points d’analyse des solutions d’archivage électronique qu’elle compare. Elle identifie la nécessité de gérer dans un SAE les espaces de stockage des archives physiques, le récolement, les mouvements de ces archives et les traitements auxquels elles sont soumises :

« Dans la mesure où le système d’archivage serait utilisé pour la gestion des archives électroniques et physiques, il devrait intégrer, pour ces dernières, des fonctions spécifiques pour la gestion des espaces de stockage (dépôts, magasins, épis, travées, tablettes) et le récolement des fonds et collections (inventaire topographique) ; ces fonctions comprennent notamment la gestion de la localisation des documents au moyen d’une adresse topographique, la gestion de l’espace (capacité, espace libre/occupé) et la gestion de l’état matériel et de classement des documents. De même, le système devrait également intégrer des fonctions de gestion des mouvements d’archives (communication en salle de lecture, transfert de documents entre sites distants) et de gestion des traitements matériels des documents (opérations de conservation, numérisation). » (20)

Dans sa synthèse sur les solutions du marché, l’étude pointe que les fonctions spécifiques à la gestion des archives physiques ne sont pas prises en compte dans l’ensemble des solutions étudiées, bien que ces solutions permettent l’identification dans le système électronique des archives physiques, leur description et l’application des règles de gestion communes aux archives physiques et électroniques :

« On remarque que certaines solutions, même si elles permettent la gestion des archives physiques et des archives électroniques (identification, classement, description, règles de gestion, etc.) n’intègrent pas, délibérément, de fonctions spécifiques comme la gestion des espaces de stockage (magasins, épis, travées, tablettes) ou celle des mouvements de documents (communications, transferts, etc.), ces fonctions étant considérées comme n’entrant pas dans le périmètre de la gestion des archives électroniques. » (20)

Dans l’ensemble de ces remarques, on note que les auteurs défendent, pour gérer un fonds documentaire mixte, l’utilisation d’un seul outil de gestion, qui sera un outil de gestion électronique et qui s’appuiera sur la mise en place de règles de gestion communes (référentiel documentaire et référentiel de conservation communs aux archives physiques et aux archives électroniques). On relève donc dans le projet de gestion mixte un volet organisationnel et un volet technique, que les sociétés EVERTEAM et BUREAU VAN DIJK illustrent avec le schéma reproduit ci-après dans leur livre blanc consacré à l’archivage mixte.

Figure n°5 : Schéma représentant les composants de l’archivage mixte (19)