Dossier organique et dossier de classement

En s’attachant à caractériser les dossiers à travers l’événement déclencheur qui décide de l’ouverture d’un dossier, Marie-Anne CHABIN dégage deux familles principales de dossier, et leurs principales caractéristiques : d’une part, « les dossiers que l’on crée dès qu’une personne ou un objet est visé par une procédure dans le cadre d’une activité quelconque », et d’autre part « les dossiers qui sont initiés en dehors d’une procédure définie mais qui documentent une activité d’étude et de documentation » (4). L’auteure soulève la relative porosité de cette division en deux catégories basée sur la présence ou l’absence d’une procédure encadrant la constitution du dossier : des initiatives peuvent être nécessaires à certaines étapes de l’application d’une procédure, alors que des règles peuvent venir encadrer certaines phases de constitution des dossiers hors procédure.

Dans la même lignée, Louise GAGNON-ARGUIN et Sabine MAS font référence à une catégorisation voisine, issue d’autres travaux de Marie-Anne CHABIN qui distingue les

« dossiers organiques » des « dossiers de classement » ou « dossiers à la pièce » : « Dans ses travaux, Marie-Anne Chabin retient deux catégories de dossiers dans la masse documentaire détenue par une organisation. Elle distingue les « dossiers organiques » des

« dossiers de classement », les uns étant régis par une réglementation, les autres se justifiant par le lien qui unit chaque document. » (7)

Dans cette catégorisation, on retrouve bien l’existence ou non d’une procédure à l’origine du dossier comme élément déterminant pour l’appartenance à l’une des deux catégories. Si la catégorie des dossiers organiques recouvre celles des dossiers dont l’objet est visé par une procédure, la seconde catégorie, celle des dossiers hors procédure, fait l’objet de descriptions différentes. Dans l’« Essai de définition universelle du dossier » (4), Marie-Anne CHABIN circonscrit cette catégorie aux dossiers produits dans le cadre d’activités d’étude et de documentation, autrement dit des dossiers documentaires. En revanche, dans l’article cité par Louise GAGNON-ARGUIN et Sabine MAS, la définition de cette catégorie « par défaut » paraît plus large d’après les exemples illustrant la définition, les dossiers de classement semblant également inclure les dossiers établis sans procédure mais qui par leur objet pourraient être soumis à une procédure de constitution plus ou moins normalisée (notamment par la mise en place de procédures internes à l’entreprise).

« Le dossier de classement est organisé de façon moins formelle. Il se caractérise surtout par la relation entre chacune des pièces en vue de leur interprétation. La seule condition qui doit être respectée, c’est que le lien entre les documents puisse être identifié.

« La composition d’un dossier de classement est plus susceptible de variations, car s’il existe toujours un lien organique entre certaines pièces (lettre et sa réponse, procès-verbaux d’une commission, décision et ses pièces justificatives), la réunion et l’agencement d’un ensemble de pièces donné dépend également des attributions de l’agent qui le crée, des mots choisis pour désigner l’objet et donc de la personnalité de cet agent (correspondance 1982, correspondance diverse, circulaires Santé, projet de recrutement d’un cadre, affaires réservées, plainte X, mobilier, exposition 1955, etc.) ». » (7)

A travers les deux définitions que Marie-Anne CHABIN donne des dossiers hors procédure, il ressort que le point-clé qui caractérise cette catégorie vaste et hétérogène est le rôle primordial de l’agent qui constitue le dossier. En l’absence de procédure, c’est celui (ou ceux) qui constitue(nt) le dossier qui en maîtrise(nt) le contenu. Ils créent le lien entre les pièces par leurs actions de versements dans le dossier, alors que dans le cas des dossiers soumis à une procédure c’est cette dernière qui fait le lien entre les différents contenus du dossier.

Un autre point-clé qui différencie les dossiers organiques des dossiers de classement réside dans le fait de connaître ou non à l’avance les pièces constitutives du dossier. Si on connaît à l’avance les pièces, cela veut dire que sa complétude est prédéterminée par la procédure à laquelle le dossier est soumis. Dans le cas des dossiers hors procédure, c’est l’agent qui décide quand le dossier est complet.

On note qu’il existe des nuances au sein des dossiers hors procédure dans la connaissance du contenu du dossier en amont de sa constitution : dans le cas des dossiers qui pourraient faire l’objet d’une procédure, la composition du dossier pourrait être au moins en partie connue à l’avance si une procédure normalisait leur constitution (ces dossiers peuvent faire l’objet de procédures implicites mises au point par les agents qui les constituent, avec l’existence possible de différences d’appréciation d’un agent à l’autre), alors que dans le cas de dossiers d’études et de documentation, l’incertitude de la composition du dossier est en partie inhérente à l’objet du dossier qui vise à collecter des pièces dont la nature est a priori non connue à l’avance même par celui qui constitue le dossier.

A partir de ces deux catégorisations parallèles de Marie-Anne CHABIN, nous pouvons établir le tableau ci-après sur les caractéristiques des dossiers selon qu’ils sont ou ne sont pas conçus dans le cadre d’une procédure.

Catégorie de

l’avance Nature des documents non connue à

l’avance

Tableau n°1 : Comparaison des caractéristiques des dossiers organiques et des dossiers documentaires / de classement (4) (7)