C’est à ce stade, que les auditeurs internes désignés vont procéder aux observations et constats qui vont leur permettre d’élaborer leur rapport. Elle est concernée par le travail de vérification sur le terrain.
Cette phase s’appuie sur deux éléments, en premier les moyens constitués par les budget, allocation, planning et suivi. En second, les techniques d’audit en matière d’investigation, de détection et d’identification des problèmes.
Elle débute par une réunion d’ouverture, tenue à la filiale Zahana, sur les lieux même ou la mission d’audit va se dérouler. Cette réunion ayant plusieurs buts, organiser en détail l’audit et confirmer son déroulement, avoir un exposé d’ensemble sur la filiale,ses objectifs,ses enjeux, la logique générale de l’organisation et des mesures prises, les difficultés rencontrées. Le chef de la division d’audit, et le PDG de la filiale participent à cette réunion, sans oublier l’équipe d’audit qui sont les acteurs essentiels et qui auront à agir sur les lieux même de la réunion, ils doivent connaître et se faire connaître.
Au cours de cette réunion, ils abordent les axes d’investigations de la mission et ses limites, également les objectifs et le champ d’application de cette mission et les méthodes utilisées.
Le programme de travail établi est présenté par l’équipe d’audit sous la supervision du chef de division lors de cette réunion, c’est un document qui permet à chaque auditeur de connaître le détail précis de ce qu’il a à faire. IL permet aussi au responsable de la mission de mieux suivre le travail des auditeurs.
Bien évidemment, le programme de travail doit être approuvé par les deux parties lors de la réunion d’ouverture. Ce programme précisera les divers entretiens à tenir avec les responsables de la filiale auditée, les visites à faire et les principaux renseignements à recueillir, les recherches et travaux à réaliser pour compléter les informations nécessaires.
Ce programme de travail concernant la mission du cycle d’approvisionnements contient les éléments suivants :
Contrôler si les dossiers achats comportent toutes les pièces justificatives : demande d’achat (D.A), bon de commande, facture, bon de réception.
Vérifier si les procédures en vigueur sont bien appliquées en matière d’organe de contrôle interne de la commission des ouvertures des plis (COP)/La commission des évaluations et négociations des offres et marchés (CENOM), respect des seuils, et la régularisation si l’achat à un caractère répétitifs chez le même fournisseur.
Vérifier si les achats effectués ont été réceptionnés et comptabilisés.
S’assurer qu’il existe bien une séparation des taches entre approvisionnement, gestion des stocks et règlement.
Le plan de mission56, va lier les auditeurs et leur hiérarchie et va permettre d’aborder la phase suivante celle du travail sur le terrain. Elle sera mise en œuvre par l’utilisation d’un outil indispensable : le questionnaire de contrôle interne .Compte tenu, de l’ancienneté du groupe ERCO, ces questionnaires constituent un élément permanent pour les missions, ils permettent aux auditeurs de réaliser sur chacun des points soumis à leur jugements critiques une observation qui soit la plus complète possible. Ce questionnaire est le garde fou contre l’imaginaire et force la main de l’auditeur pour le conduire dans la bonne direction à la recherche des observations pertinentes.
Le planning utilisé par l’équipe des auditeurs, est un document échéancier dont l’utilité est de repartir le travail dans le temps en fixant la durée des interventions ainsi que les dates de début et d’achèvement, et dans l’espace en déterminant les sites d’intervention et l’affectation des auditeurs.
2-4-2-1-Examen du cycle approvisionnement :
Cet examen va porter sur les éléments mentionnés dans le plan de la mission :
a- Examen des achats :
L’examen de ce cycle a mis en évidence des carences portant sur l’expression des besoins, la consultation, l’analyse et le comparatif des offres, et enfin le lancement des commandes.
Il faut souligner que cet examen a été effectué sur la base de la méthode d’échantillonnage, étant donné le nombre important des engagements effectués durant l’exercice.
La société procède à son approvisionnement en matières et fournitures sur le marché national, en priorité, et sur le marché international en ce qui concerne la pièce de rechange et autres consommables.
Nous avons constaté que l’ensemble des demandes d’achats, par lesquelles sont exprimés les besoins de la société ne sont pas approuvés par le directeur général, mais exécutés à la seule signature des deux directions citées précédemment.
Aussi, les bons de commandes, documents par lesquels est crée la relation commerciale, ne sont pas signés par le premier responsable de la société, mais engagé par la seule signature du responsable des approvisionnements, accompagnée par la signature du directeur financier, chose que nous considérons anormale et contraire à l’orthodoxie de la fonction financière.
Cette situation trouve, aussi, origine dans le fait que la société était destinataire d’une note de la direction générale du groupe ERCO en date du 19/12/1999 référencée 367/BB/audit/99, par laquelle il est demandé au PDG de la filiale de se décharger de la signature des bons de commandes. Toutefois, il est important de souligner que cette note recommande au PDG de renforcer le contrôle et l’application du manuel des approvisionnements.
La commission des ouvertures des plis (COP) au niveau de la société a été installée par décision N°164/BMR/RY/98, elle tient un registre coté paraphé par le tribunal de SIG, ouvert le 9/11/99, contenant 259 pages pour recevoir les délibérations de la commission des ouvertures des plis. Il est à signaler que la tenue de ce registre est devenue effective à la date du09/12/2000, soit un retard de plus d’une année de la date d’installation de la commission suivant la décision. Nous noterons au passage que tous les dossiers traités avant cette date ne figurent pas sur le registre.
Nous avons constaté, que la commission dispose de procès verbaux explicites, sauf que ces derniers ne sont pas portés à priori sur le registre, sous la forme de P.V.
La commission des évaluations et négociations des offres et marchés (CENOM) a connu cinq reconfigurations, suivant les décisions qui nous ont été remises.
Cette commission dispose d’un registre qui n’a été ouvert qu’en date du18/01/2000 (date de la première séance), accusant ainsi un retard de six mois depuis son installation.
L’examen des procès verbaux de cette commission, nous a permis de relever certaines faiblesses :
Les procès verbaux ne sont pas dument renseignés (absence d’informations relative aux consultations, offres reçues, et besoins).
Certains procès verbaux ne sont pas signés par les membres de la commission. Absence de tout effort de négociation tel qu’il ressort sur les procès verbaux. c-le respect des seuils de compétence :
Les seuils de compétence des organes de contrôle de la filiale, tels que définis dans la procédure en vigueur, ne sont pas dans tous les cas (systématiquement) respectés, nous listerons quelques cas :
Les commandes dépassant le seuil de un million de DA, non soumis à l’examen de la CENOM.
Les commandes dépassant le seuil de compétence de la CENOM. Décisions de la CENOM non prise en compte lors de l’achat. Tableau comparatif des offres (TCO) non établi.
Des offres étudiées sans renseignement (au niveau de la direction ni de la structure achat).
Offre reçue et prise en compte sans aucune consultation au préalable. d- Examen des commandes inférieures à1.000.000 DA :
L’étude de l’échantillon de la passation des commandes inférieures à 1.000.000 DA laisse apparaître les carences suivantes :
L’obligation faite dans le circulaire N°67 du groupe ERCO d’examiner au moins trois offres n’est pas respectée.
Les bons de commandes sont visés et transmis aux fournisseurs sans mentionner les dates de livraisons, les conditions spécifiques d’achat (emballage, transport, modalité de règlement).
A la fin de son travail, l’auditeur est en possession d’une grande quantité de FRAP57, qui sont classées dans l’ordre chronologique du questionnaire du contrôle interne. Les FRAP doivent être approuvées par le chef de mission puis validées avec les audités concernées.
Périodiquement, des réunions de travail sont effectuées avec le chef de mission pour discuter et régler les problèmes rencontrés.
Avant de quitter la filiale de Zahana, l’équipe peut faire des comptes rendus provisoires.