A la fin de cette mission d’audit sur la fonction approvisionnement, un rapport détaillé rédigé par les auditeurs désignant les différentes phases de l’opération ainsi que l’énumération des anomalies, erreurs.
Ce rapport présente les constatations effectuées sur le mode de fonctionnement du cycle d’approvisionnement de la filiale ainsi que les conclusions sur les capacités du cycle en
mettant l’accent sur les dysfonctionnements pour faire développer des actions de progrès. A noter que la démarche des auditeurs ne peut avoir un caractère exhaustif de toutes les opérations d’achats au niveau de la filiale, vu l’ampleur du cycle approvisionnement.
Ce rapport matérialise l’achèvement de la mission, il communique à la direction générale du groupe ERCO et aux principaux concernés, les conclusions de la mission d’audit concernant la filiale SCIZ Zahana, et ses recommandations.
L’importance du document se relève dans le fait qu’il concrétise deux objectifs essentiels, celui de répondre d’une part à l’attente du demandeur qui est la direction générale du groupe ERCO et qui est motivée par le souci d’être éclairée sur la situation de la filiale SCIZ Zahana, et d’autre part le souci du service audit à s’acquitter convenablement de ses obligations professionnelles.
Ce rapport doit mettre en évidence les problèmes essentiels, leurs enjeux et les différentes solutions possibles avec leurs options. Les décisions à prendre doivent apparaître clairement, avec tous les éléments permettant aux décideurs de les prendre en toutes connaissances de cause.
Constats Observations
Traitement et prise en compte des offres et dossiers non encore enregistrés
Rejet de toute offre ou document non enregistré au secrétariat PDG( note du 26/03/2000( exécutée)
Retard de traitements des demandes d’achat.
Retard dans le lancement des consultations Absence de date limite de réception des offres
Absence d’enregistrement des offres (27/02/200)
Proposition d’une note procédure, mise en circulation en date du 10/04/2000(note PDG) ; fixant :
délai de traitement des offres.
délai de traitement des demandes d’achat. Délai de lancement des commandes.
Canevas de suivi du traitement des documents d’achat et bons de commande
(non appliquée)
Absence de fichier fournisseur et non exploitation du module H.P3000(y afférent)
(note 26/03/200)
Non appliquée
Retard excessif dans les
consultations et traitements des offres.
(note du 02/05/2000) citant quelques exemples à partir du canevas mis en place
Non appliquée
Non transmission du canevas « suivi des achats » par la structure achat-(note du 18/06/2000) rappelant l’intérêt de ce canevas.
Non appliquée
Dysfonctionnement des structures
achats locaux et à l’étrangers Recommandation de repenserl’organisation sur la base de structure
achat par famille d’article+nécessite de mise en place d’un fichier fournisseur (Note du 13/05/200)
(exécutée en partie)
Non prise en compte de l’historique des prix d’achat dans les
négociations et commandes
Recommandation :
Obligation de passage des demandes d’achats par le bureau de comptabilité matière (BCM) par y porter le dernier prix d’achat
(note du 20/05/200) exécution en fin d’année.
Constat négatif sur les méthodes de la structure approvisionnement :
Inexistence de point de réapprovisionnement Absence de contrôle réel des demandes d’achat
Retard dans le lancement des consultations Retard dans le traitement des offres
(note du 21/05/2000)
Exécution en fin d’année.
Retard dans le lancement des
formations contractuelles Proposition d’obligation de :Participation de la structure formation à la
négociation et l’élaboration des clauses contractuelles relatives à la formation.
Responsabilité de la structure formation pour les réceptions provisoires et définitives de la formation contractuelle (note 28/05/2000).Non exécutée
Manque d’une partie de la
documentation technique au niveau du bureau documentation
Proposition d’obligation du visa du bureau de documentation pour toute réception provisoire ou définitive de la documentation contractuelle.
Inventaire de la documentation technique et lancement recherche, acquisition et élaboration de la documentation manquante. Note du 28/05/2000
Exploitation tardive des demandes d’achat
(note du 30/05/2000)
Non Exécutée
Recours pour la prestations externes des travaux de mécaniques et de réparations aux même fournisseur (prestataires)
(note du 18/06/2000)
Proposition : recenser et identifier tous les types de travaux de repartions et de
fabrication mécanique en vu de lancer une présélection des prestataires
Non Exécutée
Lancement des demandes de
prestations externes directement par les utilisateurs d’engins ou appareils sans consultation et sans avis des
services spécialisés (méthode,
ateliers spécialisés)
Procédures pour réparations des engins ou appareils
(note du 15/07/2000).
Obligation de passage par service méthode et atelier spécialisé.
Non exécutée
Absence de support ou de données pour le contrôle des demandes d’achat
Recommandation :
1-Pour toute demande d’achat d’un article donné obligation de mentionner les consommations des
(calcul du besoin) trois dernières années ainsi que le stock restant. 2-Pour toute demande d’achat d’un équipement ou d’un article d’investissement nécessite de fournir une étude d’opportunité.
(note PDG du 05/09/2000)
exécutée en partie pour le premier point.
Non respect de la séquence des bon de sortie+ bon de sortie établi sans référence de l’ordre de travail
(note du 20/09/2000)
Proposition :
Impression des bons de sortie par structure.
Exécutée en partie (ordre de travail mentionné sur le bon de sortie)
Absence de contrôle a priori des paiements à l’extérieur par la structure des finances (ouverture lettre de crédit, retrait documents) cette tache est prise en charge par la structure des achats.
Proposition :
Nécessite le visa de la structure des finances (note 14/10/2000)