Toutes ces analyses, tests, entretiens sont consignés sur les fameux papiers de travail. Ils doivent être bien tenus de manière à permettre leur contrôle ou leur consultation ultérieure par un tiers mais surtout parce que la bonne tenue des papiers de travail reflète la rigueur de la démarche, et que l’auditeur devrait tout de même y noter soigneusement les références de ses tests, les constats de ses analyses, le compte rendu mis au clair de ses entretiens, tout cela d’une manière structurée.
La feuille de couverture est un document établi en deux temps ; dans un premier temps il décrit les modalités de mise en œuvre d’une tache définie dans le programme de vérification. Dans un second temps il met en évidence les conclusions qui ont été tirées. Elle est établie par l’auditeur en charge de section du programme de vérification, approuvée par le chef de mission avant l’exécution de l’action.
Pour un test la feuille de couverture doit préciser le type et le nom des documents à consulter, la population globale testée, les modalités d’échantillonnage. Pour un entretien la feuille de couverture précisera, le nom, titre et le contenu de l’entretien. Cette feuille permet d’apprécier l’action d’audit sans qu’il ait besoin de consulter les papiers de travail détaillés.
Chaque auditeur procède à des tests sur le terrain par échantillonnages, ces tests et observations sont élaborés à l’aide de ces questionnaires, ils mettent en œuvre des FRAP (Feuille De Révélation Et D’analyse De Problème ». LA FRAP, préconisée par la norme 232021« les auditeurs internes doivent fonder leur conclusions et les résultats de leurs mission sur des analyses et évaluations appropriées ». L’auditeur ouvre une FRAP dés la rencontre d’un problème qui nécessite d’être creusé. Cette méthode assure un degré d’exhaustivité appréciable à la mission qui pour assurer son efficacité ne doit rien oublier. La FRAP se doit d’être un document bref et précis (moins de 2 pages) pour les raisons suivantes :
La capacité d’attention et de mémorisation des lecteurs : la longueur du document risque d’affecter la cohérence et la continuité du raisonnement,
l’efficacité de la communication qui permet la concentration sur les points importants et la possibilité de mémorisation,
préférence des responsables de la concision par rapport l’action au style long et parfois fatigant.
Les techniques utilisées par les auditeurs dans leur travail et qu’ils leur permettent d’élaborer leur opinion de manière objective et efficace, elles sont diverses :
les observations physiques directes de toutes natures et indirectes tels que la consultation de documents authentiques, documents résultant de liens juridiques, documents résultants de liens contractuels.
les rapprochements et reconstitutions, les questionnaires,
les interrogations de fichiers informatiques, l’analyse économique et financière,
les sondages statistiques.
21Jacques RENARD L. GALLOIS, « Théorie et pratique de l’audit interne » organisation Eds Broché ,
3- La mission d’audit et ses différentes phases :
L’audit interne couvre toutes les fonctions de l’entreprise. Il a pour rôle l’examen et l’évaluation et de la réalité du contrôle interne mis en place par les responsables des structures. L’audit est devenu une fonction d’assistance au management. La mission de l’auditeur interne consiste à effectuer des contrôles par comparaison à des normes.
Les bases d’une mission d’audit se reconnaissent dans ses méthodes d’approche, d’exécution, de synthèse dans la mise en évidence des risques et de la formulation des recommandations. Une des singularités de l’audit interne, quel que soit l’objet de la mission, la méthode est toujours la même.
La mission d’audit obéit à une méthodologie et des règles précises propre qui lui assure un ordre de progression : Le travail est réparti en phases successives organisées en fonction du champ d’investigation, le temps et les moyens à mettre en œuvre.
Jaqcue RENARD définit la mission d’auditeur interne22 « la mission de l’auditeur interne est bien ce travail temporaire qu’il sera chargé d’accomplir dans l’intention…de la direction général. ». De cette définition nous pouvons déduire que cette mission est apprécié selon deux critères : le champ d’application et la durée. Le champ d’application d’une mission d’audit peut varier de façon significative en fonction de deux éléments : l’objet et la fonction.
La durée permet de distinguer les missions courtes des missions longues. Une mission dite courte quand elle est inférieure ou égale à quatre semaines. La durée exprimée en semaine ou en mois sous entend pour « un auditeur au travail » : la durée réelle d’une mission de dix semaines est à diviser par deux s’il y a deux auditeurs. La mission courte est généralement une mission uni fonctionnelle et particulière, sur un sujet précis. Pour la mission longue constitue des dossiers volumineux et documentés et nous concluons par un rapport d’audit riche de recommandations nombreuses et constructives. ans la mission courte comme dans la mission longue, la méthodologie appliquée dans ses moindres détails ou plus ou moins condensée, doit être toujours respectée dans ses principes et en particulier dans ses trois phases fondamentales. Ces trois phases sont nommées : phase de préparation, phase de réalisation et la phase de conclusion.
22Jacques RENARD L. GALLOIS, « Théorie et pratique de l’audit interne » organisation Eds Broché, étude :