Les systèmes d’information et de communication sont articulés autour de ces activités de contrôles. Ils permettent au personnel de recueillir et échanger les informations nécessaires à la conduite, à la gestion et au contrôle des opérations.
2-1-4-1- Information
:Toutes les entreprises doivent recueillir les informations pertinentes relatives aux événements et activités, externes comme internes, identifiées par le management comme étant utiles à la conduite des affaires. Transmises sous une forme et dans des délais adéquats qui permettent aux personnes d’assumer leurs responsabilités et d’effectuer les contrôles qui leur incombent.
La gestion de l’entreprise et l’atteinte des objectifs, impliquent que l’information est disponible à tous les niveaux de l’entreprise.
Les systèmes d’information produisent, entre autres, des données opérationnelles, financières, ou encore liées au respect des obligations légales et réglementaires, qui permettent de gérer et contrôler l’activité. Ces systèmes traitent non seulement les données produites mais également celles qui, liées à son environnement externe, sont nécessaires à la prise de décisions pertinentes.
Les systèmes d’information permettent d’identifier, recueillir traiter puis diffuser ces données, mais encore les traiter et les diffuser dans les délais et sous forme facilitant les activités de contrôle. Ils fonctionnent parfois comme des outils de pilotages en assurant la collecte régulière de certaines données .Ces systèmes peuvent être formels, comme ils peuvent être informels.
Il devient particulièrement important que les informations collectées continuent de correspondre aux besoins de l’organisation, lorsque cette dernière opère dans un environnement en profonde mutation, où la concurrence fait preuve d’une grande capacité d’innovation et de réactivité et où la demande évolue de façon importante : les systèmes d’information doivent alors évoluer pour répondre aux nouveaux objectifs de la firme.
La qualité de l’information dégagée par le système influe sur la capacité du management lors des décisions prises. Il est essentiel que les informations soient à jour, et contienne suffisamment de données pertinentes .La qualité de l’information est mesuré par les réponses aux questions suivantes :
Contenu : Toutes les informations nécessaires y-sont-elles ? Délai : L’information peut-elle être obtenue en temps voulu ? Mise à jour : Est –ce la dernière information en date disponible ? Exactitude : L’information est –elle exacte ?
Accessibilité : Les parties intéressées peuvent –elles obtenir cette information aisément ?
2-1-4-2- La communication
Elle doit être élargie à des sujets importants, tels que les attentes et les responsabilités des individus et des groupes. La communication peut utiliser plusieurs formes, les manuels de procédures, notes internes, tableaux d’affichages.
Au sein de l’entité, tous les membres du personnel impliqués dans le contrôle interne, doivent avoir conscience des différents aspects du système, l’absence de cette conscience génère des difficultés. Il existe un besoin plus large de communications efficaces, impliquant une circulation multidirectionnelle des informations, c’est-à-dire ascendante, descendante et transversale. La direction doit transmettre un message très clair à l’ensemble du personnel sur les responsabilités de chacun en matière de contrôle. Les employés doivent comprendre le rôle qu’ils sont appelés à jouer dans le système de contrôle interne, ainsi que la relation existant entre leurs propres activités et celles des autres membres du personnel. Ils doivent être en mesure de faire remonter les informations importantes.
La communication entre le management et le conseil d’administration, d’une part, et les comités constitués par ce dernier, d’autre part, revêt une importance capitale. La direction doit informer le conseil d’administration régulièrement des développement et risques, et des grands projet, et de tout évènement significatif.
La nécessité d’une bonne communication s’impose non seulement au sein de l’organisation, mais aussi en dehors de celle-ci. Les informations provenant de sources externes jettent souvent un éclairage précieux sur le fonctionnement du système de contrôle interne.
2-1-5- Pilotage
Un système de contrôle interne n’est pas un instrument que nous mettons en place une fois pour toutes, car de nombreux changements dans l’environnement peuvent rendre certains aspects du système de contrôle interne inadaptés. C’est pourquoi un système de contrôle interne doit être lui-même contrôlé. Pour cela, il convient de mettre en place un système de pilotage permanent, de procéder à des évaluations périodiques ou encore de combiner les deux méthodes. En général, la combinaison des deux méthodes permettra d’assurer que le système de contrôle interne conserve toute son efficacité.
Le pilotage permanent s’inscrit dans le cadre des activités courantes et comprend des contrôles réguliers effectués par la direction et le personnel d’encadrement ainsi que d’autres techniques utilisées par le personnel à l’occasion de ses travaux. L’étendue et la fréquence des évaluations dépendront essentiellement du niveau de risques et de l’efficacité du processus de surveillance permanente.Plusieurs opérations permettent d’exercer un suivi de l’efficacité du contrôle interne, elles comprennent les activités de gestion et de supervision et autres taches.
Les opérations courantes de pilotages fournissent habituellement d’intéressantes informations sur l’efficacité des autres éléments du contrôle interne, il peut être utile de porter un regard sur l’efficacité du système, ce qui peut être également l’occasion de déterminer si les opérations courantes de surveillance continuent d’être efficace.
Les auditeurs internes effectuent souvent des évaluations du contrôle interne, soit dans le cadre de leurs interventions courantes (sans demande),soit à la suite d’une demande parvenue du conseil d’administration,du management. Sans pour autant oublier, que le management utilise aussi les travaux et les évaluations des auditeurs externes.
Les faiblesses du système de contrôle interne d’une organisation peuvent être identifiées lors des opérations courantes de pilotage, des évaluations séparées du système de contrôle, ainsi que par des tiers. Le terme faiblesse, tel qu’il est utilisé ici, définit, dans un système de contrôle interne, un élément auquel il convient de prêter attention. Une des meilleures sources d’informations en matière de faiblesses du contrôle interne est le system lui même, les opérations de pilotage, permettent d’obtenir des informations auprès des personnes liées aux activités. Les évaluations ponctuelles constituent une autre source d’informations sur les faiblesses du système de contrôle interne.