Toute décision est une prise de risque ; le chef d’entreprise n’aboutira pas à une bonne décision ; encore moins à une décision efficace.
Chaque manager doit accomplir ses trois fonctions suivant la figure suivante :
Figure –1-38
Il existe six étapes conduisant à la prise de décision, nous allons essayer de les morceler;
Classifier le problème. Définir le problème.
Spécifier la réponse au problème.
Décider de ce qui est bien et non de ce qui est acceptable afin de remplir les conditions limites.
Elaborer un plan d’action pour appliquer la décision. Tester la validité et l’efficacité de la décision sur le terrain.
38Robert REIX « Systèmes d’information et management des organisations » 2eme édition Gestion Septembre 1998. page 176
PLANIFIER
Définir les objectifs développer les stratégies et prévoir les moyens.
ORGANISER
Définir la structure ; les rôles ; les procédures ; affecter les individus…
ANIMER
Motiver ; communiquer …. Contrôler ; évaluer les
1ereEtape : La Classification
Les décideurs efficaces sont tenus avant toute chose à répondre à la question principale qui est : « est ce le symptôme d’un problème de fond ? Ou ne s’agit il que d’un évènement isolé ? ».
A vrai dire, le dirigeant d’entreprise doit distinguer quatre et non deux types d’évènements différents.
Les dirigeants devront faire la différence entre les quatre sortes d’évènements auxquels ils peuvent être confrontés :
problèmes génériques, trouvant leurs solutions dans l’application d ‘une règle ou d’un principe.
Ce problème, est à la fois exceptionnel et générique, exemple : la fusion. Evènements exceptionnels.
Evènements isolés, rares. Deux sortes d’erreurs peuvent surgir :
Lorsque le décideur se trompe de catégorie d’évènement, alors sa décision sera inappropriée.
Traiter un problème nouveau comme la résurgence d’un problème plus ancien et donc lui appliquer les règles anciennes.
2emeEtape : Définition :
Après la classification du problème nous procédons à sa définition : à quoi sommes nous précisément confrontés ?
quels sont les éléments importants dans cette affaire ? quelle est la solution ?
Le problème qui se pose dans cette étape, n’est pas de donner une définition erronée, mais d’en fournir une qui, soit plausible et incomplète.
Le décisionnaire, doit toujours se demander si sa définition lui permet d’expliquer tous les faits observés, mettre par écrit ce qu’elle est sensée apporter, mais également repenser au problème et l’analyse de toutes situations atypiques.
Un décisionnaire efficace doit sans arrêt guetter les signes annonciateurs d’une situation inhabituelle.
Les décideurs efficaces cherchent toujours des signes susceptibles d’indiquer quelque chose d’anormal ou d’inhabituel et se demandent toujours : la définition explique t’elle les phénomènes observés et les explique –t-elle tous ? Ils notent toujours par écrit ce qu’ils attendent d’une définition.
3emeétape : les spécifications :
Chaque décision doit respecter des spécifications qui vont être clairement étayées dans cette étape, mais avant il faut répondre aux questions suivantes :
quels sont les objectifs que la décision doit respecter ? quels sont les objectifs qu’il faut impérativement atteindre ? quelles sont les conditions à satisfaire ? ou conditions aux limites ?
Le dernier point est essentiel, vu que son non respect aboutit à une décision pire qu’une décision erronée.
Le décisionnaire doit savoir quand une décision doit être abandonnée ou faire l’objet d’un changement de politique.
Certaines décisions conduisent à un échec, non pas parce qu’elles sont mauvaises au départ mais suite au changement d’objectif.
4emeétape : la décision :
Le décisionnaire doit savoir commencer par ce qui est bien, et non pas par ce qui est seulement acceptable, mais il ne gagnera rien en commençant sa réflexion en se demandant « ce qui est acceptable ? » cela lui fera perdre de vue les éléments véritablement essentiels.
Un dirigeant efficace doit commencer par ce qui est « préférable » plutôt qu’acceptable précisément parce qu’un compromis est finalement toujours nécessaire.
Il doit faire la différence entre le bon et le mauvais compromis il sait qu’il existe deux sortes de compromis. Le premier est exprimé par le vieux proverbe « faute de grives ; « on se contente de merles ». Le deuxième tiré de l’histoire du jugement de Salamon découle clairement de la prise de conscience.
5emeétape : le plan d’action :
Une décision doit faire l’objet d’une application, sinon elle sera toujours une intention, cette concrétisation par le biais d’un plan d’action qui est le 5èmeélément majeur du processus de décision.
Dans le cadre de l’élaboration d’un plan d’action à partir d’une décision, le décisionnaire doit répondre aux questions énumérées ci dessous :
qui doit être mis au courant de cette décision ? quelle action doit-on entreprendre ?
qui sera chargé d’appliquer le plan d’action ?
Le plan d’action doit concorder avec les compétences des personnes chargées de l’appliquer.
Qu’il soit porté à la connaissance de tous les managers, qu’ils doivent réfléchir à la mise en œuvre de leurs décisions, et à l’assignation des tâches aux personnels disponibles pour les accomplir.
Transformer une décision en action nécessite de répondre à plusieurs questions bien distinctes : Qui doit avoir connaissance de cette décision ? Quelle action entreprendre ? Qui va l’entreprendre ? Quelle doit être l’action pour ceux qui sont chargés de la mener?
6emeétape : le retour d’information ou feed back
Les décisionnaires prennent des décisions qui peuvent s’avérer mauvaise et la plus efficace d’entre elles sera un jour obsolète ; l’erreur est humaine.
Les dirigeants ont besoin d’informations et de rapport comme support de la prise de décision.
Ces informations doivent être organisées, les décisionnaires doivent être confrontés à la réalité soit en se rendant sur place et observer soit par délégation évitant ainsi les communications abstraites, cela ne signifie aucunement que les décisionnaire n’ont pas confiance en leur subordonnés mais qu’ils ont appris à se méfier.
Le retour d’information non organisé et non confronté à la réalité aboutira inéluctablement au dogmatisme stérile.