Le phasage des projets ERP

L’implémentation d’un ERP est un projet qui peut durer plusieurs années. Il s’agit d’un processus qui comporte plusieurs phases. Le découpage est un élément nécessaire à son pilotage, à savoir : la gestion du délai, la planification et le suivi des activités, le management des risques à chaque étape du projet etc.

Il existe plusieurs travaux traitant du phasage des projets ERP. On peut citer notamment Bancroft et al. (1998), Ross (1998), Markus et Tanis (2000), Parr et Shanks (2000), Esteves et Pastor (2000), Somers et Nelson (2001), Nah et al. (2001), Deixonne (2006), Tomas (2007), etc.

Tomas (2007) constate l’hétérogénéité des phases des projets et des actions associées à chaque phase. Par exemple, Markus et Tanis proposent un modèle constitué de quatre phases : Formulation du problème et choix d’ERP, Ingénierie, Déploiement, Usages et Effets

(Chartering, Project, Shakedown, Onward and Upward). Le modèle développé par Parr et Shank comporte trois phases : Planification, Implémentation, Usages et amélioration (Planning, Project, Enhancement). On retrouve un découpage similaire chez Deixonne (2006) et Tomas (2007). Dans l’ensemble des travaux suscités, la phase « implémentation » occupe une place très importante. Elle est détaillée en différentes étapes élémentaires.

- Le phasage selon Parr et Shank

Dans le modèle de Parr et Shank (2000), la phase « Planification » concerne la sélection d’un ERP, la constitution du Comité de Pilotage, la détermination du périmètre du projet et de l’approche d’implémentation, la désignation du chef de projet et l’allocation des ressources. La phase «Implémentation » couvre la sélection des modules, leur implémentation et leur mise en production. La phase « Usages et Amélioration » concerne la maintenance, l’amélioration et la transformation du système.

Malgré l’importance des phases de pré et post implémentation, Parr et Shanks s’intéressent surtout au processus d’implémentation. Ils proposent un découpage plus fin de la phase d’implémentation afin de mieux analyser les Facteurs Clés de Succès associés. Au total, cinq étapes sont identifiées : Démarrage, Réingénierie, Conception, Configuration et Test, Installation (Set-up, Re-engineer, Design, Configuration & Testing, Installation). L’étape « Démarrage » concerne la constitution de l’équipe projet comportant des experts techniques et métiers, l’élaboration du système de reporting et la validation du plan projet. L’étape « Réingénierie » comporte l’analyse de l’existant, la détermination du périmètre de la réingénierie des processus, l’examen de l’adéquation entre les processus organisationnels et les fonctionnalités de l’ERP. L’équipe projet doit être formée à ces fonctionnalités. L’étape « Conception» a pour but de détailler les processus afin de les faire valider par les utilisateurs finaux. Ce travail utilise des prototypes. Ils mettent les usagers en interaction constante. L’étape « Configuration et Test » concerne le paramétrage, le test d’interface, le test du système et le test d’usage. L’étape « Installation » consiste à mettre en production le système et à former les utilisateurs.

Figure 9 : Modèle d’implémentation des ERP selon Parr et Shanks Parr et Shanks (2000)

- Le phasage selon Deixonne

Dans les travaux de Deixonne (2006), les phases pré-implémentation et implémentation sont associées pour désigner « la mise en œuvre du projet ». Celle-ci est découpée en cinq phases : préparation, conception, réalisation, intégration, passage en production. La phase « après-projet » est traitée comme une problématique à part-entière.

Parallèlement à un découpage chronologique, l’auteur propose également un découpage transversal de la mise en œuvre du projet en sept sous projets : le pilotage, la gestion du changement, l’ERP, les extensions, l’intégration, la technique, la préparation des données. Au total, le croisement entre les sous projets et les phases permet de définir différentes activités du projet (cf la figure). On remarque une légère modification de la terminologie : « pilotage » est remplacé par « management », « ERP » est remplacé par « progiciel », deux sous-projets « technique » et « préparation des données » sont regroupés dans « logistique et technique ». PLANNIFICATION (Planning) IMPLEMENTATION (Project) USAGES ET AMELIORATION (Enhancement) Démarrage Réingénierie Conception Configuration & Test Installation

Figure 10 : Les phases, les sous-projets et les activités de la mise en œuvre des ERP selon Deixonne (Deixonne, 2006, p. 89)

Préparation Conception Réalisation Intégration ^{Passage en} production Management Gestion du changement Progiciel Extensions Intégration Logistique et technique Construire le projet Libérer les moyens

Valider les options et clore les questions ouvertes

Coordonner les sous-projets, Préparer le déploiement Préparer le plan de bascule Préparer la structure d’après bascule Former l’équipe de projet Établir le plan de formation des utilisateurs finaux

Réaliser les supports de formation Mettre à niveau les référentiels existants

Former les formateurs Former les utilisateurs finaux

Confirmer les objectifs, le périmètre et identifier les questions ouvertes

Définir finement les périmètres de structure

Identifier les risques

Initier la cartographie de l’existant

Libérer un plateau projet et les moyens techniques

Identifier, résoudre, chiffrer les écarts

Identifier, chiffrer les interfaces et les reprises Définir sa stratégie technique et les moyens Réalisation et tests Assurer la validation fonctionnelle du prototype Procédure et plateforme d’exploitation

Tester des flux intégrés

Valider le système intégrer et le recetter

Roder les moyens d’exploitation en condition réelle

Simuler un

fonctionnement réel

Effectuer les reprises

Valider le niveau de performance

- Le phasage selon Tomas

Dans les travaux de Tomas (2007), la phase pré-implémentation n’apparaît pas de façon explicite. Elle correspond plus ou moins au choix de l’ERP. Ceci précède la phase implémentation. La phase post-ERP est explicitement mentionnée.

La phase implémentation, quant à elle, comporte trois jalons distincts : les fondations de l’implantation, la configuration de l’ERP et la connexion avec l’existant. Chaque jalon est ensuite découpé en différentes étapes. Au total, douze phases sont identifiées durant l’implémentation. Jalons Etapes Les fondations de l’implantation 1. La planification 2. L’analyse fonctionnelle

3. La formation des équipes projets

La configuration de l’ERP 4. L’adéquation et la configuration

5. Les simulations en grandeurs réels 6. La fermeture des trous fonctionnels 7. Les modifications spécifiques

La connexion avec l’existant 8. La création des liens avec l’environnement

9. La documentation utilisateur 10.La formation des utilisateurs 11.La mise en production 12.Le déploiement

Tableau 2 : La phase implémentation selon Tomas (Tomas, 2007)