Le SI et ses trois dimensions : une unité apparente

Dans son ouvrage, Reix (2004) distingue trois dimensions du système d’information : informationnelle, technologique et organisationnelle. D’une manière similaire, Laudon et Laudon (2006) parlent des dimensions de management, de technologie de l’information et d’organisation. Nous choisissons de présenter ici les trois dimensions des systèmes d’information telles qu’elles sont définies par Reix (2004).

1.2.1. La dimension informationnelle

La dimension informationnelle concerne la fonction de représentation des systèmes d’information. Elle permet de véhiculer les données, les informations et les connaissances au sein des organisations et entre les organisations.

« Une représentation est une image du monde réel : cette image est composée de signaux

des observations en symboles, autrement dit, de la construction des données. Ensuite, celles-ci sont exploitées par différents utilisateurs et deviennent de l’information. « L’information est

ce qui modifie notre vision du monde, qui réduit notre incertitude vis-à-vis d’un phénomène »

(Reix, 2004, p.15). Enfin, le processus d’interprétation, permettant le passage de données à de l’information, n’est possible que grâce aux connaissances. Celles-ci signifient « une croyance,

une conviction personnelle justifiée qui accroît le potentiel d’une entité pour action » (Reix,

2004, p.16).

La pertinence des représentations est capitale dans l’exploitation des systèmes d’information. Elle désigne « ce qui ‘convient’, ce qui ‘est approprié à une action’ » (Reix, 2004, p.20). Elle est dépendante des critères telles que l’exhaustivité, le degré de finesse, le respect des contraintes de temps, la fiabilité etc.

L’optimisation de la pertinence peut être appréhendée au travers du rapport entre la valeur et le coût de l’information. La valeur de l’information est déterminée par son exploitation dans la prise de décision. Elle dépend des facteurs tels que son actualité, son exactitude, sa forme etc. A l’inverse, la production de l’information représente un coût. Il varie en fonction du volume de signaux traités, du délai d’obtention, de la forme etc.

1.2.2. La dimension technologique : construction délibérée versus construction

émergente

La dimension technologique concerne les technologies mobilisées au sein des systèmes d’information, et plus spécifiquement des technologies de l’information. Les technologies peuvent être définies comme des « équipements, outils, dispositifs techniques mis en place en

vue de permettre aux individus d’accomplir leur tâche» (Reix, 2004, p.30). Les technologies

de l’information, quant à elles, concernent « l’usage de techniques permettant de saisir,

stocker, traiter, communiquer des données sous forme de symboles variés (chiffres, textes, images fixes ou animées, sons) » (Reix, 2004, p.31). Les composants de base sont les

ordinateurs et les logiciels.

Les technologies de l’information ont des spécificités qui transforment la nature des flux d’information : la compression du temps, la compression de l’espace, l’expansion de l’information stockée, la flexibilité d’usage, la connectivité. La compression du temps concerne l’automatisation des opérations de traitement de l’information. La compression de l’espace consiste en la capacité des technologies à transmettre en temps réel les données. De

ce fait, elles permettent le développement des réseaux d’échange au niveau mondial. L’expansion de l’information stockée désigne la performance des technologies dans la mémorisation et le traitement d'un très grand volume d’information. La flexibilité d’usage concerne la possibilité d’utiliser les technologies dans plusieurs tâches (traitement de texte, traitement d’image, traitement de son etc.). Ceci est possible grâce à la séparation entre les matériels et les logiciels. Enfin, la connectivité désigne la possibilité d’avoir des réseaux reliant les postes de travail, les outils et les organisations.

Reix (2004) souligne que les technologies effectivement utilisées dans l’organisation (technologies « en usage ») résultent d’un double processus de construction : un processus délibéré et un processus émergent.

- La construction délibérée concerne la conception du système d’information et son implantation. Elles sont généralement effectuées au sein d’une démarche projet. C’est ainsi que les choix informationnels, techniques et organisationnels sont effectués. Ils ont des conséquences immédiates sur l’organisation. D’une part, le nouveau système apporte des ressources supplémentaires dans la réalisation des tâches. D’autre part, il génère de nouvelles règles de coordination ;

- La construction émergente s’inscrit dans la démarche d’appropriation de la technologie par les utilisateurs. Ceux-ci disposent de certaines marges de manœuvres qui leur donnent la possibilité d’avoir des choix personnels dans l’exploitation du système d’information. C’est ainsi qu’Orlikowski (2000) parle de la flexibilité interprétative. Elle est dépendante des options proposées par les technologies et des règles organisationnelles prédéfinies. Au total, en fonction des facteurs relatifs aux technologies (utilité perçue, facilité d’utilisation perçue etc.), de leur diffusion (communication et formation) ainsi que des facteurs liés aux individus (âge, sensibilité technologique etc.), les utilisateurs peuvent avoir différents types de comportements : abstention, utilisation minimale ou utilisation intensive.

1.2.3. La dimension organisationnelle : déterminisme versus interactionnisme

La dimension organisationnelle désigne l’articulation entre les systèmes d’information et les actions collectives. Elle concerne d’une part le fonctionnement des processus métiers et d’autre part la configuration de l’organisation.

Les systèmes d’information constituent un élément des processus de travail. Ils fournissent les informations nécessaires à la réalisation des tâches et à la coordination transversale. Ils

permettent également d’automatiser certaines opérations. Ainsi, les règles incorporées pendant leur implantation représentent un moyen de structuration des processus. De ce fait, les systèmes d’information ont des impacts sur le fonctionnement de l’activité collective. Ils peuvent être utilisés comme un instrument de changement au sein d’une démarche de changement planifié de l’organisation.

Les systèmes d’information ont des liens étroits avec les caractéristiques structurelles de l’organisation. Cette interdépendance est non seulement établie dès la construction délibérée des systèmes d’information, mais est aussi évolutive au gré de leur appropriation par les utilisateurs. D’une part, les choix initiaux concernant les besoins informationnels et technologiques découlent directement de la structure organisationnelle envisagée : la division de travail, le degré de formalisation des processus, la répartition du pouvoir etc. D’autre part, l’usage des systèmes d’information contribue également à l’évolution de l’organisation. Il existe deux approches analytiques de cette dynamique :

- le déterminisme technologique considère que les technologies sont l’un des facteurs déterminant des changements structuraux ;

- l’interactionnisme stipule que la structure organisationnelle est construite et reconstruite à travers les interactions entre les technologies, les acteurs et les structures sociales.

Les dimensions informationnelles, technologiques, organisationnelles ainsi que leur interdépendance montrent la complexité des systèmes d’information. En fait, ceux-ci sont à la fois un instrument de gestion et un objet à gérer.