La période actuelle et le projet PICSEL

Depuis 2006, l’évolution du Système d’Information entre dans une nouvelle phase. Les infrastructures sont remises à niveau et constituent un socle permettant l’implémentation des applications développées avec la technologie contemporaine. On peut alors envisager l’informatisation des processus métiers.

Au cours de l’été 2006, le Projet PICSEL (Plateforme d’Information et de Communication en Santé Et Logistique) est officiellement lancé. Son achèvement est prévu en 2013. C’est un des grands axes du projet d’établissement. Sa mise en œuvre est placée sous l’autorité de la Direction de l’établissement (Directeur Général DG et Directeur Général Adjoint DGA). Un

Comité de Pilotage PICSEL a été mis en place. Il comprend le Directeur Général, le Directeur Général Adjoint, le responsable du Département de l'Information Hospitalière (DIH), un représentant de la Commission Médicale d'Etablissement (CME), le responsable des Ressources Humaines (DRH), le Directeur Financier, la Directrice des soins (DSI), le Responsable de l’ Unité en Charge du Système d’Information (UCSI), la Responsable de l'unité Qualité et Efficience, la Responsable des secrétariats.

Dans le journal interne du Centre Alexis Vautrin (2006), il est communiqué à l’ensemble du personnel que ce projet vise à les aider dans la prise en charge du patient au travers d’outils informatiques adaptés aux besoins organisationnels, en particulier le besoin de transversalité : « le Centre a su faire évoluer sa prise en charge du patient vers plus de transversalité, il est

donc temps maintenant de faire évoluer nos outils pour faciliter cette transversalité ». Les

pilotes du projet s’engagent à faire en sorte d’adapter l’outil à l’organisation et non l’inverse. Le futur système d’information sera « orienté patient »² et sera tout numérique. Le « tout numérique » signifie « informatiser, automatiser ou améliorer la circulation et la

disponibilité de l’information ». Il s’agit d’ « un point d’accès unique et numérique à toute l’information, ce qui permettra d’éviter les re-saisies, de gagner du temps et d’automatiser certaines tâches ». Au total, ce projet permettra de donner aux professionnels les moyens de

se concentrer sur leur travail et leurs compétences.

En 2006, une douzaine de groupes de travail pluridisciplinaires sont mis en place en vue d’analyser les processus métiers existants. 80 personnes ont participé à ce travail. Le volume d’activité est équivalent à 1500 heures/homme sur 6 mois. L’analyse de l’existant permet, à la fin de 2006, de tirer des premiers constats, notamment sur certaines difficultés d’ordre organisationnel : « C’est aux ‘interfaces’ que cela ‘coince’ », « l’utilisation ‘déviée’ de

l’informatique actuelle », etc. Ainsi, un programme d’action est proposé dans lequel la mise

en œuvre de la Gestion des Rendez-Vous, d’Acte et d’Examen est prioritaire.

En 2007, l’établissement a fait appel à une SSII (Société de Service en Ingénierie Informatique). Cette société accompagne les pilotes de projet dans l’analyse de l’adéquation entre les processus métiers, les rénovations organisationnelles et les besoins fonctionnels du

2 Selon les documents internes du CAV, le futur système d’information sera « orienté patient ». Il se différencie du système existant qui est « orienté fonction ». C’est la différence entre une architecture verticale et une architecture transversale. Dans le système « orienté fonction », les informations sont structurées autour des unités médicales (Chirurgie, Oncologie, Radiothérapie, Radiologie, Anatomo-pathologie, Pharmacie). Dans le système « orienté patient », les informations seront structurées autour des processus transversaux (Gestion des Ressources et des Rendez-Vous, Gestion des Prescriptions, Gestion des Identités et des Mouvements, etc.) qui concernent l’ensemble des unités fonctionnelles dans la prise en charge globale du patient.

Centre Alexis Vautrin et les offres du marché. La prestation envisagée concerne également la préparation d’un support général d’appel à concurrence, l’élaboration du Plan de déploiement et le planning, l’aide au choix des soumissionnaires à consulter et l’aide à la cotation des offres.

Fin 2007, l’évolution de la réflexion et du contexte amène les pilotes à réajuster le programme envisagé en 2006. La Gestion des Rendez-Vous, d’Acte et d’Examen est reportée. La mise en œuvre d’une solution de Gestion Electronique Documentaire (GED) et de la dictée numérique est devenue prioritaire. En parallèle, les pilotes formalisent la demande de constituer une équipe projet qui sera en charge de la mise en œuvre du projet PICSEL. La nécessité d’avoir des « experts métiers » et du fonctionnement en mode projet (le temps dédié, l’identité organisationnelle de l’équipe, le travail collaboratif etc.) est explicitement mise en avant. La demande a fait l’objet d’une discussion au comité de pilotage stratégique et au comité médical d’établissement. Des propositions ont été envisagées : recrutement de médecins séniors et d’infirmiers pour compenser le temps consacré à PICSEL.

En mars 2008, l’équipe projet PICSEL est mise en place mais elle n’est pas encore complète car le temps médecin praticien et le temps infirmier ne sont pas compensés dans l’immédiat. Deux « jours de PICSEL » sont fixés (mardi et jeudi). Pendant ces deux jours, les membres se réunissent afin de consacrer leur temps dédié (au prorata des ETP alloués) au projet PICSEL. Il est toutefois important de noter que le temps dédié de chacun n’est pas homogène. Cette hétérogénéité rend la gestion de projet plus complexe, d’autant plus que la participation de certains membres n’est pas continue en raison des sollicitations de leur service d’origine. En mai 2008, le travail d’équipe est lancé. Le mode du fonctionnement du groupe projet est formalisé dans un document intitulé « Roadmap ». Il est communiqué à tous les membres. Ce document précise les objectifs du projet, ses différentes étapes, les missions de l’équipe, les profils de ses membres et les règles de fonctionnement. La naissance de l’équipe PICSEL a été marquée par l’engagement moral de chacun après la présentation et la lecture du Roadmap. Les personnes hésitantes se sont retirées du projet. Le respect de la confidentialité, la relation coopérative non hiérarchique etc. sont des valeurs explicitement mises en avant au sein de l’équipe.

Le programme PICSEL est découpé en deux grands volets. Le premier volet concerne la mise en œuvre du Dossier Patient Numérique regroupant la gestion électronique documentaire (GED) et la dictée numérique. Le deuxième volet concerne le Dossier Patient Informatisé,

c’est-à-dire l’informatisation des processus métiers (mouvements ; gestion des rendez-vous, d’actes et d’examens ; prescriptions ; bloc opératoire etc.). L’informatisation directe du dossier patient n’est pas retenue car cette option comporte des inconvénients liés au mélange de deux systèmes : l’ancien avec le dossier papier existant, et le nouveau avec le dossier informatisé. Le Dossier Patient Numérique constitue ainsi une étape transitoire. Il permet de préparer la migration vers le Dossier Patient Informatisé.

Le dossier patient numérisé désigne le dossier patient qui est alimenté essentiellement par le scannage des documents papiers (par exemple, les observations médicales sont d’abord écrites par un médecin sur un support papier, ce support est ensuite scanné et intégré dans la GED) et l’importation des documents numériques (par exemple, les comptes-rendus dictés par un médecin sont d’abord frappés et enregistrés sous format Word hors la GED ; ces comptes-rendus sont importés dans la GED de façon semi-automatique). La GED permet de gérer le dossier patient numérisé et certains circuits documentaires qui y sont associés.

Le dossier patient informatisé désigne le dossier patient qui est alimenté essentiellement par la production directe des documents dans le système d’information. Ainsi par exemple, le praticien n’écrit plus ses observations sur le support papier mais les enregistre directement dans le système (il saisit avec le clavier ou dicte avec un dictaphone numérique permettant la reconnaissance vocale).

Fin 2008, la demande de subvention du Projet PICSEL dans le cadre du Plan Hôpital 2012-SI a obtenu une réponse positive. Le budget estimé du projet s’élève à 4,5 M€, dont la moitié sera financé par les tutelles.

Entre 2009 et juin 2010, différents volets du Dossier Patient Numérique sont successivement mis en œuvre.

Parallèlement, la FNCLCC (Fédération Nationale des Centres de Lutte Contre le Cancer) lance le projet MUSIC (Mutualisation des Systèmes d’Information Clinique). Le terme de « Système d’Information Clinique » couvre différents périmètres tels que : le dossier médical et gestion des comptes-rendus ; le dossier de soin ; le circuit du médicament et la Gestion de la Pharmacie ; les prescriptions ; la chimiothérapie ; le dossier transfusionnel ; la gestion des rendez-vous ; la saisie des actes ; la production du PMSI ; le socle infrastructure regroupant l’annuaire, l’identité du patient et les référentiels etc. MUSIC est une démarche qui vise à faciliter le rapprochement du besoin avec l’offre industrielle et à réduire les coûts d’informatisation. Elle concerne la rédaction d’un cahier des charges commun et le

référencement d’un nombre limité d’éditeurs et comporte 6 lots : le Dossier de Synthèse Informatisé du dossier Patient DSIP, le Dossier de Soins, La Chimiothérapie, le Bloc Opératoire, l’Anesthésie et la Réanimation. Mai 2010, trois éditeurs ont été retenus dans le cadre du DSIP, un éditeur a été retenu dans la cadre du Dossier de Soins. Les autres lots ont été classés sans suite. D’une manière générale, les offres sont considérées comme étant insatisfaisantes (TICsante, 2010).

La mise en œuvre du Dossier Patient Informatisé s’inscrit dans cette démarche de la FNCLCC.

Au total, le déroulement du projet PICSEL est étroitement lié à la démarche de mutualisation des systèmes de santé. Cette démarche vise à mettre en œuvre des systèmes d’information ouverts, communicants et sécurisés afin de lier différents acteurs institutionnels dans la prise en charge du patient (les établissements de santé, la CPAM, les médecins de ville, les laboratoires biologiques, etc.). On peut citer notamment le Dossier Médical Personnel DMP (loi du 21 juillet 2009, article L 1111-19 du code de santé publique), le Dossier Communicant en Cancérologie DCC qui est devenu aujourd’hui un élément du DMP et la démarche de collaboration au sein du réseau ONCOLOR (Oncologie Lorraine).

2.3. L’étape Dossier Patient Numérique du projet PICSEL : un choix