Le contexte de départ (mai 2008)

Le projet PICSEL est lancé en 2006. Cependant, c’est en mai 2008 qu’il entre dans une phase déterminante avec la constitution de l’équipe projet PICSEL.

1.1.1. Le modèle de phasage initialement prévu du projet PICSEL

Au Centre Alexis Vautrin, le modèle d’implémentation du projet PICSEL est constitué de sept phases. Il est accompagné par une fonction « communication, accompagnement des utilisateurs, conduite du changement » et une fonction « pilotage » du projet.

Figure 19 : Modèle de conduite de projet au Centre Alexis Vautrin (Document projet, Avril 2008)

La phase « Etude » a pour objectif de faire connaître le projet aux utilisateurs, d’analyser les processus métiers et les organisations, d’appréhender le périmètre fonctionnel des progiciels et de concevoir les procédures qualités. La phase « Conception » concerne la conception des organisations cibles, la rédaction du cahier des charges, l’ingénierie des besoins et leur traduction en fonctionnalités logicielles, la validation des organisations cibles par les utilisateurs. La phase « Réalisation » comporte le choix des éditeurs et le paramétrage des processus. La phase « Tests » consiste à tester des logiciels et leur impact sur l’organisation afin de réajuster le paramétrage. La phase « Validation » concerne l’examen de l’adéquation entre l’outil et son usage afin de valider le paramétrage et l’ergonomie ainsi que l’efficience des organisations. La phase « Livraison » concerne l’installation des outils et la préparation de la formation des utilisateurs. La phase « Déploiement » consiste à former les utilisateurs clés, accompagner les utilisateurs au long cours, diagnostiquer en temps réel les organisations et maintenir leur opérationnalités, analyser les gains et les dysfonctionnements.

Les missions de la « Communication, accompagnement des utilisateurs, conduite du changement » sont les suivantes : expliquer le projet aux utilisateurs, diagnostiquer le besoin en conduite de changement, établir et mettre en œuvre le plan d’action, présenter les organisations conçues tout au long du projet, faciliter la mise en place de ces organisations, expliquer les changements, convaincre et faire adhérer, faire remonter les difficultés, mettre en œuvre les procédures qualité, identifier les risques du projet.

Déploiement Livraison

Réalisation Conception

Etude

Communication, accompagnement des utilisateurs, conduite du changement

Pilotage

Validation Tests

Le « pilotage » est défini comme un processus permettant de : piloter l’équipe projet et chaque étape du projet, s’assurer du respect de la méthodologie, piloter le triptyque coûts – délais – objectifs, choisir les formations adaptées aux personnes de l’équipe projet et identifier les risques du projet.

La notion de Facteurs Clés de Succès n’apparaît pas de façon explicite dans les documents projets, ni celle des risques. Cependant, « la résistance au changement » et le rejet d’une « harmonisation des pratiques » sont fréquemment évoqués au sein de l’équipe projet comme un risque d’échec. L’accompagnement du changement est alors considéré comme le facteur critique permettant de « faire adhérer les utilisateurs » et de réussir le projet.

1.1.2. Le plan projet de l’étape Dossier Patient Numérique

Le plan projet de l’étape « Dossier Patient Numérique » du projet PICSEL est validé en avril 2008 par le Comité de Pilotage. Il constitue la feuille de route de la mise en œuvre du projet :

- de mai à août 2008 : la mise en œuvre des phases « Etude » et « Conception » ainsi que le début de la phase « Réalisation » ;

- de septembre à novembre 2008 : la finalisation de la phase « Réalisation », la mise en œuvre des phases « Tests et validation », « Livraison » et « Déploiement ». Concernant le déploiement, il est prévu que le « Scannage de masse » débute en septembre 2008 et son achèvement est prévu en novembre 2008, ce qui permet le début du déploiement du « Scannage au fil de l’eau » fin 2008. La date de la mise en œuvre de la dictée numérique n’est pas précisée. D’une manière implicite, elle est plus proche du « Scannage au fil de l’eau ».

Il est important de noter que le « Scannage au fil de l’eau » impliquera la mise en place d’un Accueil Administratif Centralisé des patients. Ceci n’est pas explicitement indiqué dans le plan projet d’avril 2008.

- la tenue de ces délais permettra d’entamer la deuxième étape du projet PICSEL, c’est-à-dire l’informatisation du dossier patient (Dossier Patient Informatisé), dès le premier semestre de 2009.

Pour l’étape « Dossier Patient Numérique », l’établissement a choisi de ne pas recourir aux cabinets de conseils externes. Cependant, la formation des membres de l’équipe projet est prévue : « Il est nécessaire d’acquérir un langage commun et une dynamique de groupe :

Il est primordial d’asseoir les bases, de bien préparer les agents pour garantir le succès ultérieur » (Compte-rendu du COPIL, avril 2008)

Le fonctionnement de l’équipe projet repose sur les caractéristiques suivantes :

- L’équipe projet est scindée en deux domaines : conception et conduite de changement. Au total, trois équipes élémentaires sont prévues : « Conduite de changement d’opérationnels » (le terme d’opérationnels sous-entend « infirmiers et secrétaires »), « Conduite de changement de managers » (le terme de managers sous entend « médecins et cadres de santé ») et « Conception ». Le rôle de l’équipe « Conception » consiste à « définir la feuille de route du projet, les ressources à mettre en place en

terme de secrétaire et d’infirmière, à mener le dialogue compétitif entre les différents progiciels » ; les équipes de conduite de changement ont pour rôle « de collecter l’information sur le terrain, d’identifier les personnes relais, de communiquer, d’analyser in vivo. Les analyses sont à faire remonter à l’équipe Conception pour permettre d’apporter une réflexion sur les organisations » (Compte-rendu de l’équipe

PICSEL, avril 2008)

- Les jours dédiés au projet PICSEL sont les mardis et jeudis. Des réunions de groupe régulières permettront d’évaluer l’état d’avancement du projet.

- Certaines règles de fonctionnement de l’équipe sont établies dès son lancement (mai 2008). On peut citer : « l’absence de hiérarchie », « l’engagement sur la durée du projet », « la confidentialité », « la présence physique dans l’équipe projet », etc. (Compte-rendu de l’équipe PICSEL, avril 2008)

Dès le démarrage du travail en équipe, la disponibilité des membres est considérée comme indispensable : « Le COPIL est alerté sur le planning très serré de la numérisation qui

nécessitera que les personnes impliquées dans l’équipe projet dédient effectivement tout le temps prévu au projet, condition indispensable de l’atteinte des objectifs dans les délais évoqués » (Compte-rendu du COPIL, avril 2008).

Le manque de présence des médecins est considéré comme un handicap de la mise en œuvre du projet. Cependant, il a été décidé de le poursuivre malgré tout. « [Le Responsable du SIH]

souligne que l’implication des gens métier, et notamment des cliniciens, est essentielle. En l’absence de la totalité de l’équipe PC-PICSEL, deux solutions ont été envisagées, soit de stopper le projet soit de le poursuivre malgré tout. La seconde solution a été adoptée (mais il

ne faudrait en aucun cas que dans l’esprit de l’équipe projet, de la Direction ou du COPIL, il ne soit envisagé que ce projet puisse aboutir sans la présence de Médecin clinicien et d’Infirmiers) » (CR de l’équipe PICSEL, mai 2008).