Les systèmes d’information soutenant le système de travail utilisent l’infrastructure technologique et informationnelle de TPSGC, région du Québec. Cette infrastructure est reliée au réseau de l’administration centrale dont l’embranchement se trouve au 350 King Edward à Ottawa à partir de la Place Bonaventure, à Montréal par une ligne T1 (1.54 Mbps).
Le réseau de communication de la région du Québec est divisé en trois districts:
• Montréal
• Québec
• Rimouski
La configuration du réseau est la suivante:
• Type de réseau : Ethernet
• Protocole : TCP/IP
• Topologie : STAR
• Vitesse : 10 Mbps / poste de travail
• Type de câble : STP
• Vitesse de connexion au réseau étendu : T1D
Les utilisateurs utilisent les infrastructures de téléinformatique lors de l’utilisation d’applications locales ou réseau (applications corporatives ou logiciels commerciaux), de transfert de fichiers et de l’utilisation du courrier électronique ainsi que de l’Intranet et de Internet.
Il y a 16 bureaux dans la région de Montréal qui sont tous reliés à la Place Bonaventure (point central des communications du ministère pour la Région du Québec), 6 pour la région de Québec qui sont reliés à la Gare Maritime Champlain et 2 pour la région de Rimouski (dont un à Ste-Flavie en Gaspésie). Les liens de communications varient de ISDN (128 Kbps) à T1 (1.54 Mbps). Les Régions de Québec et Rimouski sont reliés au réseau de Montréal. La connexion Montréal – Québec est sur Relais de Trame de 512 Kbps alors que celle Montréal – Rimouski est de type Relais de Trame de 192 Kbps.
Les figures qui suivent, donnent une vue d’ensemble de la structure actuelle du réseau de TPSGC pour les trois districts (Montréal, Québec, Rimouski).
11. Architecture réseau de Montréal
12. Architechture réseau de Québec
13. Architecture réseau de Rimouski
La gestion des documents non-structurée au sein de la région du Québec se fait dans le système GDDE. Ce système permet le partage entre tous les employés de la région et l’archivage selon le système de classification ministérielle de documents électroniques développés dans des applications bureautiques tel que la suite Office, Outlook, La suite Lotus, Acrobat, ect. Il est un outil à considérer dans la gestion des documents régionaux relatifs au système de travail à l’étude.
Cette infrastructure technologique soutient efficacement les systèmes d’information propres au système de travail à l’étude et on donc peu d’impact sur la performance de ce dernier.
4.2 Diagnostic de la fonction informatique
La fonction informatique de TPSGC est assurée par la direction des SGTI (Services gouvernementaux des télécommunications et de l’informatique) qui sont une autre direction de TPSGC.
Dans le cadre de l’analyse du système de travail à l’étude, la performance de la fonction informatique en tant qu’infrastructure partagée est primordiale. D’abord les SGTI assurent le soutien des technologies de l’information soutenant le système de travail tant au niveau des équipements, des logiciels et des réseaux. Ensuite, les SGTI sont amenés à interagir avec l’équipe régionale de gestion de système des services immobiliers dans le cadre de la maintenance des applications ministérielles soutenues par ces derniers.
Vous trouverez en annexe 9.11 une analyse détaillée des SGTI comprenant le diagnostic des éléments humains et technologiques. Dans cette section, nous nous pencherons plus spécifiquement sur la performance de l’aspect « relations » de la fonction informatique, car c’est l’élément ayant le plus d’impact sur la performance du système de travail à l’étude.
La direction des services immobiliers est propriétaire des systèmes d’information qu’elle utilise et assure sa responsabilité face à ces derniers via ses équipes nationales et régionales de gestion de systèmes. Les SGTI sont responsables de l’infrastructure technologique sur laquelle ces systèmes reposent d’où l’importance primordiale des relations entre ces deux entités. Au niveau régional, les relations entre les SGTI et l’équipe de gestion de système sont purement opérationnelles. Il n’existe aucun forum de communication entre les acteurs des deux groupes. Concrètement, cela se traduit par le fait que l’équipe doit passer par le guichet d’aide informatique conventionnel pour soumettre des problèmes spécifiques aux systèmes, donc touchant plusieurs utilisateurs.
Autrement dit, aucune ressource n’est identifiée spécifiquement pour l’équipe de gestion de système des services immobiliers.
Les relations entre les participants du système de travail à l’étude et les SGTI sont plutôt tendues parce que, d’une part, l’équipe de gestion de système réclame un service plus personnalité étant donné la nature de ses activités et, d’autre part, les SGTI ne reconnaissent pas cette spécificité.
L’attente de services entre les deux entités explique cette zone grise : Le soutien d’applications fait partie des services facultatifs de l’entente, pour lequel la direction des services immobiliers devrait assumer des frais supplémentaires. La maintenance des infrastructures est un service couvert par le protocole d’entente, mais rien n’indique que la prestation du service devrait être
adaptée selon le client, même si ce dernier place une demande de service relative à un système d’information…
Ce conflit d’intérêt avec le fournisseur de service du système de travail à l’étude qu’est les SGTI a un impact négatif sur le système de travail, car il est difficile pour ce dernier de bénéficier de l’expertise technique dont il a besoin et la résolution de problème ayant des causes reliées à l’infrastructure est souvent retardée.
Par contre, au niveau du soutien de l’infrastructure soutenant les systèmes d’information utilisés à l’intérieur du système de travail à l’étude en tant que tel (courrier électronique, GDDE, applications bureautiques, etc.) le service est globalement satisfaisant selon les participants.
4.3 Gestion des ressources humaines
Dans cette section, nous nous pencherons sur les aspects de la gestion des ressources humaines à l’échelle de l’organisation qui ont un impact majeur sur le système de travail à l’étude.
4.3.1 Classification des postes
La classification des postes se fait de façon très formalisée dans l’ensemble de la fonction publique fédérale. Selon les rôles et responsabilités décrits dans la description de tâches, une classification et un niveau sont octroyé à chacun des postes par un agent de dotation relevant de la direction des ressources humaines. La négociation du traitement relié à chaque classification se fait par négociation entre le conseil de trésor et l’alliance de la fonction publique. Ces classifications peuvent être révisées, mais il s’agit d’un processus relativement complexe.
Dans le cadre du système de travail à l’étude, les postes font tous parti du groupe professionnel AS (Service des programmes et de l’administration). L’évolution des activités et des compétences au sein de ce dernier, fait en sorte que les participants se voient plutôt comme des membres du groupe CS (Systèmes d’ordinateurs). À notre connaissance, des postes très similaires dans d’autres ministères font d’ailleurs partie de ce groupe professionnel.
La performance du système de travail peut être affectée par cette classification perçue comme étant inadéquate par les participants au système de travail. D’abord, la classification AS est associé à une rémunération inférieure étant donné la prime de rétention accordée au membre du groupe professionnel CS. Cela a un impact négatif sur la satisfaction des participants en ce qui a trait à leur condition de travail. De plus, la perception au sein de l’organisation des activités et des compétences distinctives du groupe de travail pourrait être faussée par une classification inadéquate.
4.3.2 Nominations
La fonction publique, contrairement à la majorité des organisations, comprend deux statuts bien distincts d’employés : les employés à contrat de durée indéterminée ( dit "permanent" ) et les employés à contrat de durée déterminée (dit "occasionnel"). Étant donné le contexte organisationnel actuel, la mise à pieds massive des membres du second groupe découlant d’une décision au niveau du sous-ministre constitue un risque envisageable si on se fie à l’historique du ministère.
Étant donné le statut déterminé de certain participant au système de travail, la stabilité de ce dernier est menacée. Ce risque est abordé en profondeur dans l’analyse de la performance selon le risque.
4.3.3 Formation
La prestation de formation au sein de la fonction publique fédérale au normalement régie par la règle du 1% de la masse salariale ou 1000$ par équivalent temps plein.
Depuis le début de l’été 2003, une décision du sous-ministre visant l’équilibre budgétaire fait en sorte que la formation a été réduite au strict minimum et est bien en dessous de la règle habituelle.
Cette décision a évidemment un impact très négatif sur le système de travail au niveau de la motivation et du développement des participants à court terme.
Dans un autre optique, au niveau des gestionnaires de système de travail à l’étude, la formation, notamment la formation académique, est fortement encouragée. Cela fait en sorte que les participants ont la possibilité de poursuivre leur étude parallèlement à leur carrière ce qui contribue sans aucun doute à leur développement à moyen et à long terme.