contexte
Au cours de l’année 2009-2010, le CSSS Richelieu-Yamaska a investi plus de 3,8 millions de dollars pour l’acquisition d’équipements médicaux5 et a dépensé près de 8,8 millions pour des fournitures médicales et près de 1,8 million pour des produits de laboratoire et d’imagerie médicale6. Le tableau 11 présente le détail des dépenses pour les fournitures médicales.
tableau 11
Dépenses en fournitures médicales (en dollars)
type de fournitures 2006-2007 2007-2008 2008-2009 2009-2010
Variation totale ( %)
Prothèses internes* 1 010 612 1 262 494 1 287 981 1 470 967 45,6
Instruments 378 182 410 449 504 629 449 674 18,9
Appareils à solutés 259 679 310 433 345 349 370 352 42,6
Sutures mécaniques 156 232 131 334 241 784 230 666 47,6
Cathéters 111 243 114 489 134 033 160 919 44,7
Autres 4 850 428 5 357 242 5 820 532 6 100 495 25,8
total 6 766 376 7 586 441 8 334 308 8 783 073 29,8
* Ce type de fournitures inclut les prothèses de hanches et de genoux (216 630 dollars en 2008-2009 et 318 337 dollars en 2009-2010) et les lentilles ophtalmologiques (256 243 dollars en 2008-2009 et 270 879 dollars en 2009-2010).
Source : CSSS Richelieu-Yamaska.
analyse et conclusions
La performance du CSSS Richelieu-Yamaska est globalement insatisfaisante au regard de la gestion de l’approvisionnement en équipements et en fournitures de nature médicale.
Le CSSS Richelieu-Yamaska a un processus formel pour déterminer les besoins en équipements et établir les priorités d’achat, processus qui inclut notamment l’utilisation de critères et la participation d’un comité multidisciplinaire. L’établissement met à jour annuellement son plan triennal d’acquisition. Quant à l’évaluation et à la normalisation des fournitures, un comité a été créé en juin 2009, mais ses travaux ne s’appliquent qu’aux nouveaux produits, malgré l’augmentation importante des coûts qui sont associés aux fournitures médicales.
En ce qui a trait à la conformité du processus d’acquisition, 86 p. cent des contrats analysés respectent la réglementation7 (tableau 12). L’achat d’équipements est fait généralement en conformité avec celle-ci, mais la situation est différente en ce qui a trait aux fournitures médicales pour lesquelles un important taux de non-conformité est observé.
5. La valeur des acquisitions d’équipements médicaux en 2008-2009 s’est élevée à 2,5 millions de dollars et en 2007-2008, à 1,6 million de dollars.
6. Une part des achats d’équipements et de fournitures de nature médicale, dont la valeur n’est pas disponible,
tableau 12
conformité de contrats d’équipements et de fournitures de nature médicale*
respect
de la réglementation Non-respect
de la réglementation total contrats de 100 000 $ et plus
Équipements 3 1 – 4
Fournitures – 2 1 3
contrats de 25 000 à 99 999 $
Équipements 9 9 1 19
Fournitures – – 2 2
total 12 12 4 28
pourcentage 43 43 14 100
86
* L’analyse a porté uniquement sur des contrats pour lesquels l’établissement a lui-même fait les démarches d’acquisition (les appels d’offres faits par l’intermédiaire des groupes d’approvisionnement sont donc exclus).
De plus, au regard de l’acquisition de lentilles ophtalmologiques et de prothèses de hanches et de genoux, aucun appel d’offres n’a été lancé, alors que des appels d’offres publics auraient dû être faits puisque chaque fourniture implique un achat annuel supé-rieur à 100 000 dollars. Notons que ce type d’acquisition a été examiné, mais les résultats ne figurent pas dans le tableau 12.
L’établissement n’a pas publié de données relatives aux acquisitions qui dérogent à la réglementation dans le système électronique gouvernemental, contrairement à ce qui est requis. D’ailleurs, cette information n’a pas été fournie au CA et seulement quatre déro-gations à la réglementation ont été rapportées à l’agence et au ministre. De plus, peu de données sur les activités du service de l’approvisionnement sont suivies, notamment celles sur les achats faits par l’intermédiaire des groupes d’approvisionnement en commun, et aucun registre sur les achats pour lesquels il n’y a pas de contrat de fournitures médicales n’est tenu.
Lorsqu’il y a un appel d’offres, le processus de sélection des fournisseurs est basé sur des critères objectifs et transparents. En effet, les critères d’évaluation de la qualité sont précisés dans les documents d’appel d’offres et le mode de sélection préétabli est appliqué. Quant à la politique relative aux acquisitions de l’établissement, elle est conforme à la réglementation et fait la promotion d’une bonne pratique (soit les achats en commun), mais les dispositions concernant la normalisation ainsi que la protection de l’environnement et le développement durable n’étaient pas adoptées au moment de nos travaux.
L’utilisation des technologies dans le processus de réapprovisionnement et la tenue d’inventaires n’est pas maximisée, le décompte des articles en
stock au magasin principal et les commandes dans quelques secteurs d’activité étant encore faits de façon manuelle.
Utilisation des technologies non maximisée.
recommandations
Nous avons recommandé à l’établissement :
d’étendre son processus d’évaluation et de normalisation des produits à l’ensemble
•
de ses fournitures médicales (8) ;
de s’assurer que les acquisitions sont effectuées selon le régime de concurrence,
•
qu’en cas de dérogation, les dossiers contiennent les justifications suffisantes et que l’information est transmise au conseil d’administration, à l’agence et au ministre (9) ;
de cumuler l’information pour suivre sa performance et apprécier l’efficience
•
du processus d’approvisionnement, notamment au regard des achats faits par l’intermédiaire des groupes d’approvisionnement en commun, et de rendre compte de sa performance au conseil d’administration (10) ;
de maximiser l’utilisation des technologies dans le processus d’approvisionnement
•
en fournitures médicales des unités de soins et de restreindre l’intervention du personnel soignant (11).
tableau 13
constats détaillés relatifs à l’approvisionnement en équipements et en fournitures de nature médicale
Détermination des besoins et planification des acquisitions d’équipements médicaux
Mise en place d’un processus formel pour déterminer les besoins et établir les priorités d’achat,
processus qui inclut notamment l’utilisation de critères et la participation d’un comité multidisciplinaire
Mise à jour annuelle d’un plan pluriannuel d’acquisitions
Évaluation et normalisation des fournitures médicales
Mise en place d’un processus formel d’évaluation et de normalisation des fournitures médicales Absence de processus formel avant juin 2009
•
Travaux effectués depuis pour les nouveaux produits
•
processus d’acquisition
prise en charge des dossiers d’acquisition par le service de l’approvisionnement recours suffisant à la concurrence dans le respect de la réglementation
Équipements médicaux : 23 dossiers vérifiés, c’est-à-dire tous les contrats d’acquisition de 25 000 $ et plus
•
(valeur totale : près de 1 783 000 $)
4 % des contrats accordés sans recours suffisant à la concurrence –
44 % des contrats accordés sans recours suffisant à la concurrence, mais justification adéquate –
(les dossiers contenaient des motifs valables et les approbations requises)
Fournitures médicales : 5 dossiers vérifiés (choisis en fonction du risque de non-conformité à partir
•
de l’information disponible)
60 % des contrats accordés sans recours suffisant à la concurrence –
40 % des contrats accordés sans recours suffisant à la concurrence, mais justification adéquate –
(les dossiers contenaient des motifs valables et les approbations requises) Lentilles ophtalmologiques (dépenses annuelles de plus de 100 000 $)
•
aucun appel d’offres public et pas de justification acceptable dans les dossiers –
analyse en cours pour déterminer les modalités d’attribution du prochain contrat –
politique relative aux acquisitions
conformité avec la réglementation et promotion des principes reconnus en la matière
Éléments traités dans la politique : mode de sollicitation des fournisseurs à privilégier selon les seuils, évaluation
•
des fournisseurs, dérogation au mode de sollicitation, façon d’évaluer les soumissions à privilégier (prix ou prix et qualité) et principes relatifs à l’éthique et aux conflits d’intérêts
Promotion d’une bonne pratique : achats en commun (autres bonnes pratiques prévues dans une proposition
•
de changement : normalisation, protection de l’environnement et développement durable) Aucune mention relative à la protection de l’environnement dans les dossiers analysés
•
Gestion des contrats d’approvisionnement et information de gestion
présence d’un registre des achats d’équipements médicaux (selon leur type, leur valeur et le mode d’attribution) et des contrats d’approvisionnement de fournitures médicales
Liste des acquisitions d’équipements, y compris leur nature et leur valeur, ainsi que le mode d’attribution
•
des contrats
Liste des contrats d’approvisionnement de fournitures, mais pas d’information sur leur valeur et le mode
•
d’attribution des contrats
Pas de liste des achats de fournitures pour lesquelles il n’y a pas de contrat d’approvisionnement
•
Suivi de l’information de gestion relative au processus d’approvisionnement
Seul suivi effectué : ruptures de stock (donc données relatives à la rotation des stocks, à la proportion et
•
à la répartition des commandes urgentes, à la proportion des achats faits par contrat ou par l’intermédiaire du groupe d’approvisionnement en commun, etc., non suivies)
reddition de comptes
reddition de comptes concernant les cas de dérogation au ca, à l’agence et au ministre, comme cela est requis dans la réglementation
Aucune reddition de comptes au CA
•
Agence et ministre avisés de seulement 4 contrats accordés sans recours suffisant à la concurrence
•
publication, dans le système gouvernemental d’appels d’offres, des achats de 25 000 $ et plus pour lesquels il n’y a pas eu d’appel d’offres
Aucune publication des contrats accordés sans appel d’offres
•
processus d’approvisionnement des unités de soins en fournitures médicales
processus d’approvisionnement des unités de soins effectué par du personnel relevant du gestionnaire du service de l’approvisionnement
Bonne pratique : toutes les personnes responsables des commandes de fournitures relèvent du gestionnaire
•
du service de l’approvisionnement
Dans près de 70 % des secteurs, rangement des fournitures fait en tout ou en partie par du personnel affecté
•
directement aux soins des patients Utilisation des technologies
Utilisation des technologies pour la tenue de l’inventaire du magasin principal et pour le réapprovisionnement des unités de soins
Tenue manuelle de l’inventaire au magasin principal
•
Tenue d’inventaires et réapprovisionnement électronique dans la plupart des unités de soins
•
Laboratoires de biologie médicale : réapprovisionnement manuel même si accès aux technologies
•
Bloc opératoire
•
pour la plupart des fournitures, réapprovisionnement manuel –
projet pour utiliser les codes à barres pour l’ensemble des fournitures en cours de réalisation –
Satisfaisant Partiellement satisfaisant Insatisfaisant
tableau 13
constats détaillés relatifs à l’approvisionnement en équipements et en fournitures de nature médicale (suite)