Les moyens de vérification

Pour procéder à des vérifications, des outils sont mis à la disposition des auditeurs dont les principaux sont les suivants :

 Les sondages statistiques ;

 Le questionnaire de contrôle interne ;

 Les interrogations de fichiers informatiques ;  La confirmation directe ou circularisation;  L’observation physique.

1. Les sondages statistiques : a) Description :

Vu le volume important de certaines opérations à contrôler, l’auditeur interne utilise des sondages statistiques pour gain d’efficacité.

Le sondage est une méthode qui permet, à partir d’un échantillon prélevé de façon aléatoire dans une population, d’extrapoler à la population les observations faites sur l’échantillon.

b) Objectifs :

Avec un coût et dans des délais réduits par rapport à un contrôle exhaustif, le sondage permet :

- De détecter des dysfonctionnements.

- De connaître l’ampleur d’un phénomène, d’une erreur ou d’un dysfonctionnement rencontré.

c) Mode d’utilisation :

- Déterminer la taille de l’échantillon, en fonction de la taille de la population et du degré de certitude souhaité.

- Sélection de l’échantillon, extrait de la population en utilisant la table des nombres au hasard (aléatoire) ou programmes informatiques.

- Observer les faits et calculer les paramètres de l’échantillon : moyenne, écart-type,…etc.

- Extrapoler les résultats à l’ensemble de la population.

d) Conditions de réussite :

- L’échantillon doit être aléatoire.

- Il ne faut pas perdre de vue l’objectif du sondage.

2. Le questionnaire de contrôle interne (QCI) a) Description :

Le questionnaire de contrôle interne est une technique très utilisée par les auditeurs internes. Il leur permet de déceler les forces et les faiblesses du contrôle interne grâce à un grand nombre d’interrogations précises.

Il est spécifique pour chaque mission et pour chaque fonction à auditer. Ainsi pour les missions récurrentes, le QCI est construit en complétant et mettant à jour les

questionnaires des missions précédentes.

b) Objectifs :

- Réaliser une observation en vue d’analyser les risques ;

- Réaliser son programme de vérification en l’utilisant comme guide sur le terrain.

c) Mode d’utilisation :

L’auditeur doit chercher les moyens les plus pratiques pour établir et remplir son questionnaire. Cela suppose normalement :

- Un entretien avec les principaux responsables du service ;

- Identifier les parties spécifiques du questionnaire standard à inclure dans le questionnaire adapté.

Il est nécessaire pour le responsable du dossier de les examiner sur les bases suivantes :

- S’assurer que le questionnaire est complet pour l’activité et l’objectif visé. - Apprécier la validité du contrôle interne et adapter le programme du travail en

fonction de cette appréciation.

d) Conditions de réussite :

- Etablir une liste exhaustive des questions claires et précises.

L’interrogation des fichiers informatiques consiste à extraire et traiter des informations disponibles sur des supports électroniques, selon les critères choisis.

3. les interrogations des fichiers informatiques : a) Description :

L’interrogation des fichiers informatiques consiste à extraire et traiter des informations disponibles sur des supports électroniques, selon les critères choisis.

b) Objectifs :

- Obtenir des statistiques sur le sujet étudié ;

- Construire des listes et des états à examiner d’une manière exhaustive, exemple « extraire les mouvements d’un compte sur une période pour examen » ;

- Effectuer des tests.

c) Mode d’utilisation :

- Définir le nom des données à utiliser et les résultats à obtenir ;

- Décrire d’une manière logique les traitements à faire sur ces données pour obtenir les résultats attendus ;

- Extraire les informations recherchées si l’auditeur peut le faire lui-même, sinon les faires extraire par des techniciens (informaticiens).

d) Condition de réussite :

- S’assurer que les fichiers sont fiables, exhaustifs et à jour ;⁶²

- Disposer de la compétence pour le maniement ou faire appel à un informaticien.

4. les confirmations directes ou circulation⁶³ a) Description :

La circulation est une technique qui consiste à demander aux tiers la confirmation de leurs opérations ou de leur solde. Elle constitue ainsi une preuve du fait de son caractère externe.

Exemple : les clients \ fournisseurs pour les problèmes de dettes et créances.

b) Objectifs :

- Permettre la vérification de l’exactitude des informations examinées ; - Obtenir ces informations rapidement.

c) Mode d’utilisation :

- Déterminer les informations dont nous voulons contrôler la fiabilité ; - Elaborer les demandes de confirmations ;

- Envoyer les confirmations ;

62 Olivier Lemant, Opcit, p. 209.

- Exploiter les réponses : comparer ces réponses avec les informations que nous voulions confirmer pour faire apparaitre les écarts éventuels.

5. L’observation physique⁶⁴: a) Description :

L’observation physique est un outil d’application très privilégié pour les auditeurs A cet effet, elle peut porter sur :

- Des processus et des contrôles, par exemple : « observer le déroulement des

opérations d’achats et l’approvisionnement des matières premières,…etc. » ; - Des biens, par exemple : « observer le déroulement des lieux de conservation des

valeurs (coffres forts ou armoire fermant à clé) » ;

- Des documents, par exemple ; « observer les procédures écrites, les documents

établis, les signatures sur ces documents, les pièces comptables,...etc. »

- Des comportements, par exemple : « observer le comportement du personnel

vis-à-vis les clients de l’établissement ».

b) Objectifs :

- Déceler ou relever les insuffisances, les dysfonctionnements et faiblesses du contrôle interne.

c) Mode d’utilisation :

- Prévenir les responsables concernés ; - Aller sur le terrain ;

- Pratiquer l’observation physique.

d) Conditions de réussite :

- L’observation doit être transparente en prévenants les responsables concernés ; - L’observation doit être réalisée au moment ou le phénomène à observer se

manifeste ;

- L’observation doit toujours être validée.

e) Elaboration et approbation :

Une charte devra être élaborée par le responsable de l’audit interne, approuvées signée par la direction générale, et acceptée par le conseil d’administration, agissant en tant que superviseur, ou par le comité d’audit.