les moyens d’acquérir les connaissances

Pour acquérir des connaissances sur le domaine ou le sujet à auditer, les auditeurs internes utilisent un certain nombre d’outils qu’ils doivent maîtriser pour une meilleure efficacité de leur mission. Nous allons exposer dans cette section les outils les plus utilisés dans telle circonstance, à savoir :

 Le narratif ;  L’organigramme ;

 Le diagramme de circulation ;  Les interviews ;

 Le tableau de répartition des tâches.

1. le narratif : a) Description :

Le narratif est la transcription narrative des auditeurs à partir des idées et des connaissances d’une narration orale de l’audité, d’observations physiques, de constats, de conclusions de tests.

b) Objectifs :

 Décrire une fonction, un processus, …etc.

 Mettre en ordre les informations obtenues pour qu’elles soient utilisables.

c) Mode d’utilisation :

 Ecouter, observer, constater ou conclure.  Noter et transcrire dans un ordre logique.

59J. Renard, « Théorie et pratiques de l’Audit Interne »,4^émeEdition D’organisation, Paris 2002, page 332,333.

d) Conditions de réussite :

 Les auditeurs doivent être habilités à prendre des notes et avoir l’aptitude à les transcrire et à les interpréter.

 Le narratif doit être structuré et logique pour qu’il soit facile à lire.

2. l’organigramme : a) Description :

L’organigramme est un dispositif essentiel du contrôle interne devant exister.

A cet effet, il doit être recueilli ou établi, s’il n’existe pas, par les auditeurs au début de mission au cours de l’étape de prise de connaissance ou au début de la phase de vérification.

Il est utilisé comme référentiel lors des audits de conformité où les auditeurs vérifient son application et la prise de connaissance de ce dernier. Par contre, l’auditeur apprécie son adaptation et son efficacité.

b) Objectifs :

 Connaître l’organisation hiérarchique du domaine à auditer ;

 Révéler des anomalies ou certains problèmes d’organisation exemple : organisation non respectée, non adaptée ou inefficace ;

 Permet de mieux comprendre le fonctionnement de l’organisation en indiquant le nombre d’employés de chaque structure.

 Définir la responsabilité de chaque fonction.

b) Mode d’utilisation :

- Recueillir l’organigramme du domaine audité.

- Vérifier son application en le comparant avec l’organigramme réel. - Apprécier son adaptation aux besoins du domaine audité.

- S’assurer qu’il existe une réparation entre les divers types de responsabilités (opérationnelles ou fonctionnelles).

L’organigramme fournit une base d’appréciation de l’importance attribuée au contrôle interne.

3. Le diagramme de circulation ou Flow-Chart⁶⁰: a) Description :

Le diagramme de circulation est un outil de description des procédures et de circulation des documents entre les différentes fonctions et centre de responsabilité en utilisant des symboles similaires à ceux utilisés en informatique (l’acheminement graphique des données et des documents dans le système).

b) Objectifs :

- Visualiser le déroulement d’une procédure en particulier en ce qui a trait à l’activité d’un organisme.

- Faire apparaître les défaillances d’un système (points forts et points faibles) – exemple : absence de contrôle.

c) Mode d’utilisation :

Il appartient à l’auditeur au cours de l’étape de révision préliminaire de faire preuve de décernement professionnel au moment de décider la méthode de vérification appropriée de chaque projet.

L’adoption d’un diagramme conviendrait dans les cas suivants :

 Lorsque le système est raisonnablement défini et que les fonctions sont clairement établies.

 Lorsque le système est très décentralisé et complexe et qu’il est très difficile de faire des analyses à partir des manuels existants et de procéder à des descriptions narratives. - lorsqu’un important volume d’opération est saisi par le système.

- lors de la documentation d’un système, l’auditeur doit déterminer les techniques appropriées qui l’aideront à accomplir sa tâche de façon efficiente et efficace.

60Shick Pierre, « Mémento d’audit interne », Méthode de conduite d’une mission d’audit, Edition Dunod, Paris, 2007, P 34.

d) Conditions de réussite :

- Il faut bien définir la signification des symboles utilisé.

- Une fois ce diagramme fini, il doit être validé auprès des audités.

- Il faut le pratiquer souvent pour bien le maîtriser et utiliser des logiciels de dessin de flow-chart.

4. Les interviews : a) Description :

L’interview est un outil que l’auditeur interne utilise comme moyen d’entretien avec une personne ayant un objectif (des objectifs) précis. Il est considéré comme « une action d’audit à part entière. Il est d’ailleurs difficile d’imaginer une mission sans interviews »⁶¹.

c) Objectif :

- Obtenir des informations rapides, précises et nécessaires pour mieux connaître le domaine à auditer, pour apprécier un point de contrôle ou bien pour valider une information.

c) Mode d’utilisation :

- Au préalable, préparer l’interview ;

- Définir et connaître le sujet de l’interview, connaître la personne interviewée (ses activités, place hiérarchique,…etc..) ;

- Préparer et rédiger les questions de préférence toujours ouvertes ; - Prendre rendez-vous.

- Se présenter, rappeler l’objet de la mission et présenter la technique à utiliser « l’interview ».

- Poser les questions déjà élaborées en s’assurant qu’elles sont bien comprises. - Noter les réponses par écrit.

d) Conditions de réussite :

- Informer le supérieur hiérarchique de l’interviewé ;

- Présenter clairement les objectifs poursuivis pour plus de transparence, ensuite les points faibles rencontrés ;

- Validité des résumés et des conclusions de l’interview avec l’interlocuteur avant toute communication de ces derniers à sa hiérarchie.

- Poser des questions et essayer d’obtenir des réponses ne mettent pas en cause des personnes.

- Savoir écouter.

5. Le tableau de séparation des taches : a) Description :

Le tableau de répartition des taches est une attribution des personnes du domaine à auditeur mettant ainsi en évidence la répartition du travail.

b) Objectifs :

- Déceler les manques à la séparation des taches et y apporter les remèdes adéquats.

c) Mode d’utilisation :

- Découper en tâches élémentaires les opérations ou le processus à auditer et les

énumérer de façon séquentielle dans la première colonne du tableau ;

- Indiquer, dans la deuxième colonne, la nature de la tâche en se référant aux grandes catégories en principe inconciliable pour une bonne séparation ;

- Désigner dans les entêtes des colonnes suivantes, les personnes concernées ; - Remplir le tableau par des crois (x), qui indiquent pour chaque tâche, la personne qu’il accomplit ;

- Ajouter une colonne pour désigner les tâches non exécutées.

d) Conditions de réussite :

- Ne pas omettre des tâches élémentaires lors du découpage

- Ne pas indiquer dans les entêtes des colonnes des noms de services à la place des noms de personnes.