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WIN-PAIE
Manuel Utilisateur ___
Pôle Logiciels CEGAPE
Table des matières :
1. Présentation du produit ... 4
1.1. Présentation ... 4
1.2. Aide en ligne... 5
1.2.1. Accès depuis la fenêtre principale ... 5
1.2.2. Accès direct... 6
2. Paramétrages ... 7
2.1. Tables et référentiels ... 7
2.2. Paramétrage de l’application ... 18
3. Consultation des dossiers ... 22
3.1. Consultation de la fiche d’un agent ... 22
3.1.1. L’onglet « Poste » ... 23
3.1.3. L’onglet « Indem/Retenues » ... 33
3.1.4. L’onglet « Allocataire » ... 34
3.1.5. L’onglet « Enfants » ... 34
3.1.6. L’onglet « Prest. Familiales » ... 35
3.1.7. L’onglet « Historique » ... 36
3.1.8. L’onglet « Rém. Précalculée » ... 37
3.2. Documents à éditer ... 38
3.2.1. La fiche individuelle ... 38
3.2.2. Le bulletin de paie ... 40
3.2.3. La fiche de liaison ... 42
4. Création de mouvements de paie ... 43
4.1. Mouvements individuels ... 43
4.1.1. La prise en charge ... 43
4.1.2. La carte « 00 » ... 45
4.1.3. La carte « 01 » ... 46
4.1.4. La carte « 02 » ... 48
4.1.5. La carte « 03 » ... 49
4.1.6. La carte « 04 » ... 51
4.1.7. La carte « 05 » ... 52
4.1.8. La carte « 07 » ... 55
4.1.9. La carte « 09 » ... 56
4.1.10. La carte « 19 » ... 57
4.1.11. La carte « 20 » ... 57
4.1.12. La carte « 21 » ... 58
4.1.13. La carte « 22 » ... 59
4.1.14. La carte « 25 » ... 61
4.1.14. La carte « 40 » ... 61
4.1.15. La carte « 80 » ... 62
4.1.16. La carte « 90 » ... 63
4.1.17. La carte « 91-92 » ... 64
4.1.18. La carte « 9C » ... 65
4.1.19. La carte « 9E » ... 66
4.1.20. La carte « 9F » ... 67
4.1.21. La carte « 9G » ... 68
4.1.22. La carte « 9H » ... 69
4.1.23. La carte « 9J » ... 70
4.1.24. La carte « 9N » ... 70
4.1.25. La carte « R8 » ... 71
4.1.26. La carte « AA » ... 72
4.1.27. La carte « 60 » ... 75
4.1.28. La carte « 65 »………78
4.2. Mouvements collectifs ... 77
4.2.1. Saisie groupée d’indemnités ... 77
4.2.2. Indemnités prédéfinies permanentes ... 84
4.2.3. Importation de mouvements (fichier Excel) ... 90
4.2.4. Suppression de mouvements collectifs………94
5. Modification, tri et édition des mouvements de paie ... 96
5.1. Modification des mouvements de paie ... 96
5.2. Edition des mouvements de paie ... 97
5.3. Utilisation des tris et des exports sous Excel ... 101
6. Travaux de fin de paie ... 104
6.1. Ecriture de la disquette T.G. ... 104
6.2. Clôture du mois ... 107
6.3. Intégration du retour T.G. ... 109
7. Fonctionnalités complémentaires ... 115
7.1. Bulletin de paie ... 115
7.1.1. Codification ... 115
7.1.2. Paramètres... 116
7.1.3. Synthèses LOLF ... 117
7.1.4. Retraite additionnelle ... 117
7.1.5. Taxe sur salaires ... 117
7.1.6. Journal de paie ... 117
7.1.7. Présentation de quelques requêtes ... 119
7.2. Outils ... 125
7.3. Transfert ... 128
7.4. Agenda ... 129
7.5 Requêtes ... 129
7.6. Annexes ... 131
8. Tableau récapitulatif des principaux mouvements ... 139
1. Présentation du produit 1.1. Présentation
La paie est réalisée à partir des informations nominatives appuyées des pièces justificatives qui sont fournies au Trésorier Payeur Général par les services gestionnaires de personnel.
Deux modes de transmission de l'information coexistent :
- Un mode traditionnel fondé sur l'échange de documents sur papier (fiches de prise en charge de rémunération, fiches de liaison individuelles ou collectives, etc.) sur lesquels les mentions portées en clair par les services gestionnaires sont préalablement codées puis saisies dans les départements informatiques du Trésor avant traitement ;
- Un mode plus moderne adapté aux partenaires disposant de matériels informatiques. Les données sont alors notifiées par l'intermédiaire de supports magnétiques et se substituent en tout ou partie aux documents sur papier.
Développé suivant le cahier des charges « GEST » de la Comptabilité Publique, WIN-PAIE répond à un double objectif :
- Remplacer les supports papiers (fiches de liaisons, cartes « 20 »…) pour la transmission des mouvements de paie à la Trésorerie Générale par un support informatique (disquette, email, CD-ROM…), tout en simplifiant certains traitements fastidieux ;
- Permettre au Service Gestionnaire de disposer d’un fichier du Personnel fiable et complet automatiquement mis à jour par l’application, lui permettant, par des requêtes ou des extractions, d’aller au-delà des seuls besoins de la paie (prévisions de dépenses ou d’avancements, gestion RH, listes en tous genres...).
Menu général de l’application
Chaque mois, le gestionnaire de paie peut être amené à modifier la rémunération de ses agents, à partir de documents officiels qui attestent de leur situation (fiche d’état civil, arrêté de promotion…).
Chaque modification doit alors faire l’objet dans WIN-PAIE d’une création de « carte » (ou de mouvement) afin de pouvoir être comprise par l’application du Trésor lors de sa transmission en fin de paie.
Chaque mouvement regroupe des données préalablement codées, aux significations fonctionnelles proches (le mouvement de type « 04 », par exemple, rassemble les données relatives au compte bancaire : n° d'établissement, n° de compte…). La série de cartes « 00 » à « 92 » est ainsi destinée à la prise en charge et aux différentes rémunérations de l’agent, alors que les cartes « 9C » à « 9N » concernent le versement du SFT et des prestations familiales (voir page 45 et suivantes la description des différents mouvements).
Une fois créés, ces mouvements de paie sont stockés dans l’application en attendant d’être transmis à la Trésorerie Générale. L’opération de transfert a lieu tous les mois et doit être réalisée selon un planning défini par cette dernière (voir page 103 et suivantes la description des travaux de fin de paie).
Après intégration dans l’application du Trésor, les données transmises sont contrôlées et permettent finalement l’actualisation des dossiers de chaque agent. Le calcul des traitements et la mise en paiement peuvent alors avoir lieu.
Quand la paie est terminée, la Trésorerie Générale édite des états récapitulatifs de chaque dossier modifié (les fiches de liaison) qu’elle transmet en retour à l’administration. De même, afin d’assurer la cohérence des données entre WIN-PAIE et l’application du Trésor, celle-ci peut retourner chaque mois des fichiers « retours » qui assurent la mise à jour de la base de données (KA, J5, HD…).
Les données disponibles dans WIN-PAIE étant de type administratives et financières, celles-ci peuvent dès lors faire l’objet de requêtes afin de permettre un suivi précis des mouvements saisis, des effectifs, des dépenses…
1.2. Aide en ligne
Un système d’aide en ligne décrit les différentes cartes disponibles, les cas les plus fréquents d’utilisation de chaque carte et le contenu des différentes zones qui les composent.
1.2.1. Accès depuis la fenêtre principale
L’aide en ligne est directement accessible depuis la fenêtre principale de l’application. Pour y accéder, il vous suffit de cliquer sur le « point d’interrogation » situé en haut de la fenêtre.
Des bulles d’aide synthétiques décrivent le contenu de chaque carte.
La bulle d’aide reprend le début du contenu de l’aide en ligne.
Aperçu du sommaire de l’aide en ligne
1.2.2. Accès direct
Il est également possible d’accéder directement à la page d’aide souhaitée par l’intermédiaire de la touche <F1> ou du bouton d’aide sur la zone concernée (pour les zones faisant référence à une table, la touche <F1> affichera par contre la liste des codes disponibles).
Affichage de l’aide pour la zone de son choix L’appel de l’aide en ligne permet d’avoir une information plus précise sur la zone de votre choix.
Attention :
Le fichier contenant l’aide en ligne est de type « CHM ». Or, la mise à jour de sécurité de Windows incluant le correctif 895368 a pour conséquence l’interdiction d’afficher un fichier au format CHM dans le cas où il ne serait pas situé sur un disque local. Pour contourner le problème, une copie du fichier d'aide est effectuée automatiquement au lancement de l'application vers le répertoire « temporaire » (c:\temporai par défaut, à moins que le fichier « user.txt » ne définisse un autre chemin), qui en général est en local. Si le répertoire temporaire n'est pas en local, vous avez la possibilité de définir un autre chemin (qui concerne uniquement l'aide en ligne) par le biais du menu « Paramètres » > « Coordonnées Administration » > « Educ.nat ». Dans tous les cas, ce chemin doit obligatoirement être local ; la recopie vers ce répertoire se fera alors automatiquement.
Modification du répertoire de stockage de l’aide en ligne
2. Paramétrages
2.1. Tables et référentiels
La liste des codes utilisés pour la préparation de la paie n'est pas figée. A tout moment, les tables de référence peuvent être consultées ou modifiées par l’intermédiaire du programme de codification. Pour accéder à celui-ci, il vous suffit ainsi de cliquer sur le bouton « Codifications » de la fenêtre principale de l’application.
Accès aux tables et référentiels
Mise à jour des codifications
Pour faciliter la sélection d’une table de codification, toutes les tables sont classées par type de carte :
** Barème Barème d’attribution des Prestations Familiales
** Login Codes gestionnaires (en cas de séparation des saisies par gestionnaire)
** Valpoint Valeur annuelle du point (ne fait pas référence à une carte en particulier)
00 Civilité Codes civilité (ou état civil)
00 Sitfam Codes situation familiale (également sur cartes « 9C »)
01 Grade Codes grades (avec pour chacun les indices afférents à chaque échelon) 01 Echelle Table des correspondances Echelles lettres – Indices
01 Poste Codes postes
01 Ptransp Codes versement de transport 01 Tcodgest Codes gestion 01 Temploi Codes catégories d’emploi 01 Zoneres Codes zone de résidence
02 Codess Codes taux de cotisation sécurité sociale 02 Finsit Codes fin de situation
02 Ifs Codes indemnités forfaitaires supplémentaires 02 Mutuel Codes mutuelles
02 Regime Codes régimes de rémunération 02 Retraite Codes retraites complémentaires 02 Statut Codes situations statutaires
02 Suppfam Codes supplément familial de traitement 02 Vbudg Codes ventilation budgétaire
03 Codetp Taux de temps partiels autorisés
04 Modpaie Codes modes de paiement
05 Codcal Codes modes de calcul (également sur carte « 20 ») 05 Operat Codes opération
05 Periode Codes périodicités
05 Retenue Codes indemnités ou retenues (également sur cartes « 20 » et « 22 »)
Liste des principales tables de codifications utilisées
Les tables sont également accessibles directement depuis les fenêtres d’aide.
Exemple :
Au moment de la saisie d’une carte « 01 », lorsque vous vous situez sur le champ « code grade », vous pouvez afficher la liste de tous les grades utilisés par votre administration en cliquant sur le bouton d’aide.
Accès direct à la table GRADE
La zone d’accès rapide permet de se positionner directement sur un code dont on connaît les premiers chiffres.
09 Compens Codes types d’indemnités compensatrices
20 Origine Codes origine de l’indemnité ou de la retenue 20 Sens Codes sens
22 Codepaie Codes paiement de l’indemnité 22 Codetaux Codes taux des différentes indemnités
91 Natvoie Codes natures des voies
9C Droitpf Codes droit aux prestations familiales 9C Majorat Codes majoration de plafond (ressources)
9C Pcharge Codes de prise en charge (également sur carte « 9G »)
9E Calcul Codes modes de calcul des prestations familiales (également sur carte « 9H ») 9E Dtprest Codes état du droit à la prestation familiale (également sur carte « 9H »)
9E Prestat Codes prestations familiales (également sur cartes « 9F », « 9H », « 9J » et « 9N »)
9G Charge Codes rattachement enfant 9G Codenf Codes situation enfant
Le bouton « codification », situé en bas de cette nouvelle fenêtre, vous permet alors d’accéder directement à la table des grades. Cette table contient les différents grades enregistrés dans votre base de données ainsi que, pour chacun d’entre eux, le code, le libellé, l’indice et la durée en nombre de mois de chaque échelon…
Modification du contenu de la table GRADE
Le bouton « Tablind » vous permet de consulter l’ensemble des grades issus de la comptabilité publique :
Lors de l’envoi de mises à jour, un fichier appelé « TABLIND » est régulièrement fourni. Après installation, ce fichier (provenant à l’origine de la comptabilité publique) permet d’obtenir la mise à jour automatique des tables indiciaires, notamment en cas de réforme de grande ampleur. De plus, il facilite la création de nouveaux grades (seule la saisie du code est à effectuer, la table étant importée automatiquement).
Cette zone permet de conserver dans la table des codes grades
« périmés », à ne plus utiliser dans les mouvements de paie ; ces codes seront présentés en sous-brillance dans les écrans d’aide.
La zone « Libellé court » permet d’obtenir, lors de la création d’une carte « 01 », un accès direct à un code grade par son libellé (ou le début de son libellé ; l’aide étant alors présentée par ordre alphabétique).
L’icône vous permet d’effectuer une recherche sur le code grade ou le libellé grade.
Comment créer un nouveau grade ?
Lorsque les différents champs proposés à l’écran sont « vides » (dans le cas contraire, le bouton
« Ignore » permet la réinitialisation de l’affichage), il vous suffit de compléter chacun d’entre eux (code, libellé, indices, durées en nombre de mois…) puis de cliquer sur le bouton « Valider » pour enregistrer le tout. Si le fichier « TABLIND » a été installé sur votre serveur lors de la dernière mise à jour de WIN- PAIE, il vous suffit de saisir le code du grade à créer et les autres informations seront
automatiquement importées depuis ce fichier.
Comment modifier un grade existant ?
Il vous suffit d’appeler le grade en question à l’aide du bouton d’aide, de modifier les champs de votre choix et d’enregistrer le tout en cliquant sur le bouton « Valider ».
Comment supprimer un grade ?
Il vous suffit d’appeler le grade en question à l’aide du bouton d’aide et de le supprimer en cliquant sur le bouton « Détruit ». Une confirmation vous sera alors demandée avant toute suppression.
La plupart des tables ne contiennent qu’un code et un libellé, à l’exception des cas suivants :
Table VALPOINT (valeur du point) :
La valeur du point n’est utilisée dans le logiciel que pour des productions statistiques (prévisions de dépenses, tableaux de traitement…), le calcul de la paie étant effectué par la Trésorerie Générale.
Contenu de la table VALPOINT
Table POSTE (codes poste) :
Contenu de la table POSTE
Table ECHELLE (table des échelles-lettres) :
Cette table contient la correspondance entre les échelles lettres utilisées pour certains grades et les indices de traitement :
Contenu de la table ECHELLE
La table des postes est constituée du code département (sur 3 chiffres), du code administration (sur 3 chiffres) et du code poste (sur 4 caractères).
Il est possible d’affecter à chaque code poste la zone de résidence correspondante (la validité des saisies sera alors vérifiée lors de la création d’une carte « 01 »).
Ce bouton est disponible sur chaque table et permet l’impression du contenu de celle-ci.
Permet de restreindre l'accès, pour les agents affectés à ce code poste, à un unique atelier de saisie.
Si les agents affectés à ce code poste sont soumis à une retenue pour pension civile particulière, indiquer dans quelle colonne du fichier grade les indices de pension civile ont été remplis.
Les coordonnées détaillées de l’établissement peuvent être renseignées, notamment pour l’édition de courriers personnalisés.
Table VBUDG (codes de ventilations budgétaires) :
En matière de dépenses de personnel et plus particulièrement s’agissant des rémunérations, chaque dossier doit, sous format LOLF, être rattaché à un programme et à une action unique. Ce rattachement est effectué par le biais du code de ventilation budgétaire.
Contenu de la table VBUDG
Table CODETP (codes de temps partiel) :
Cette table contient l’ensemble des temps partiels autorisés. Dans le cas des temps partiels à 80% et 90%, c’est la fraction réellement payée qui est transmise à la Trésorerie Générale (6/7ème et 32/35ème).
Contenu de la table CODETP
Le code est constitué des 3 zones de la carte « 03 » séparées par un espace : le type (« TP », « SP » ou « SO »), le numérateur et le dénominateur de la fraction du traitement payée.
Le chapitre est constitué du code programme (sur 4 caractères), du code action (sur 2 caractères) et du code alpha-pce (sur 2 caractères) qui identifie le compte PCE sur lequel est imputé le traitement principal.
Table CODCAL (codes des modes de calcul) :
Cette table contient l’ensemble des modes de calcul qui sont utilisés pour la saisie d’indemnités en carte « 05 » ou « 20 » :
Contenu de la table CODCAL
Table RETENUE (codes des indemnités et des retenues) :
Cette table contient l’ensemble des indemnités (code < 800 ou >= 1000) et des retenues (code >= 800 et < 1000) qui peuvent être saisies en carte « 05 », « 20 » ou « 22 » :
Contenu de la table RETENUE
Guide de saisie : on indique ici si les zones « nombre d’unités » et
« montant » doivent être complétées au moment de la saisie des cartes.
Type de remplissage de la zone montant (si autre chose qu’un montant).
Lorsque le mode de calcul employé pour l’indemnité (ou la retenue) est toujours le même, il peut être spécifié ici. Il ne sera alors plus demandé au moment de la création des cartes.
Lorsque le montant de l’indemnité est rempli (il doit alors être fixe), il sera proposé automatiquement lors des prises en charge, si cette indemnité est payée par carte « 05 ».
Cette zone permet de repérer (en saisissant la lettre « O ») les indemnités payées par carte « 22 » qui doivent être proratisées en fonction du temps partiel. Lors de la création de cartes « 03 », le programme propose pour ces indemnités la création automatique de cartes « 22 » de proratisation.
Table CODETAUX (codes des taux d’indemnités sur carte « 22 ») :
Contenu de la table CODETAUX
Personnalisation des codes taux pour chaque indemnité
Table LOGIN (table des codes gestionnaires) :
Afin de protéger l’accès à WIN-PAIE, chaque utilisateur peut se voir attribuer un identifiant, un mot de passe et un niveau d’accès. Ces différentes informations doivent être saisies dans la table LOGIN.
Chaque utilisateur est identifié à la connexion par son code gestionnaire (ou son login) et son mot de passe. Le niveau permet d’identifier les droits de l’utilisateur, à savoir :
Liste des codes gestionnaires disponibles pour la connexion
Si l’administrateur en charge de la gestion de WIN-PAIE décide de créer, pour chaque utilisateur de l’établissement, un code gestionnaire unique, les saisies de chaque agent pourront dès lors être identifiées et chaque gestionnaire de paie pourra n’imprimer que ses propres mouvements s’il le souhaite (dans ce cas, il suffit de sélectionner le critère de tri « uniquement votre code gestionnaire » lors de l’utilisation des éditions).
Les libellés des différents codes taux peuvent être personnalisés pour chaque indemnité. Dans ce cas, lors de la création d’une carte « 22 », seuls les codes taux correspondant à l’indemnité en cours seront présentés sur la fenêtre d’aide.
0 Consultation restreinte (sans les bulletins de paie) 1 Administrateur ; droits complets
3 Consultation ; modifications impossibles
4 Gestionnaire ; droits complets sauf : génération de la disquette, clôture, apurements, codifications et paramétrages
10 Gestionnaire avec droit en lecture sur les tables de codifications
La table des codes gestionnaires permet également de consulter la liste des utilisateurs connectés sur le logiciel.
Contenu de la table LOGIN
Si vous le souhaitez, vous pouvez également limiter l’accès en créant des ateliers de saisies (chaque atelier regroupant une liste de codes postes). Les gestionnaires n’auront accès qu’aux agents de leur atelier, l’administrateur conservant l’accès à la population complète.
Exemple :
Création des ateliers de travail
Dans notre exemple, 2 ateliers ont été créés, regroupant les agents des départements (DEPART) et les agents de la région (REGION) :
- Les gestionnaires GEST1 et GEST2 n’auront accès qu’aux agents des départements ; - Les gestionnaires GEST3 et GEST4 n’auront accès qu’aux agents de la région ;
- Le gestionnaire GEST5, pour lequel il n’a pas été indiqué de restriction, aura accès à l’intégralité de la population.
Lorsque les utilisateurs sont connectés, la date et l’heure de connexion sont affichées.
Remise à zéro de la connexion utilisateur.
Table BAREME (Barème d’attribution des prestations familiales) :
Le fait de tenir à jour le barème permet de valoriser les droits des agents aux prestations familiales (ces données peuvent être consultées à tout moment par le biais de la fiche Personnel). De même, saisir la date d’effet et le taux de base mensuel permet de déterminer automatiquement le montant des prestations.
Mise à jour du barème d’attribution des prestations familiales
Rappel des différentes prestations :
Ce tableau récapitule les différentes prestations gérées par la Trésorerie Générale ou le gestionnaire et les cartes à créer pour leur ouverture et leur fermeture.
Prestation Ouverture Fermeture Commentaire
PRESTATIONS ALLOCATAIRE
01 ALLOCATIONS FAMILIALES
02 COMPLEMENT FAMILLE NOMBREUSE
06 A.P.J.E MOINS DE 3 MOIS
12 A.P.J.E PLUS DE 3 MOIS
14 A.P.E (Enfants nés après le 01.07.1994)
49 P.A.J.E (Prestation payée par la CAF)
AUTOMATIQUE AUTOMATIQUE
CARTE 9E
AUTOMATIQUE CARTE 9E
CARTE 9E
AUTOMATIQUE AUTOMATIQUE
AUTOMATIQUE 9E (Fermeture forcée)
AUTOMATIQUE
9E (Fermeture immédiate) 9F (Fermeture future) CARTE 9E
Ressources par carte 9C
Ressources par carte 9C Mode de calcul 11 Rappel / M.C 12 si jumeaux Ressources par carte 9C Mode de calcul 40 à 43
Pas de mode de calcul
Prestation Ouverture Fermeture Commentaire
PRESTATIONS ENFANTS
51 ALLOC. FAM. MAJORATION + 10 ANS 52 ALLOC. FAM. MAJORATION + 15 ANS 56 ALLOCATION DE RENTREE SCOLAIRE
57 ALLOCATION DE SOUTIEN FAMILIAL
AUTOMATIQUE AUTOMATIQUE
AUTOMATIQUE 9H (ouverture forcée) CARTE 9H
AUTOMATIQUE AUTOMATIQUE AUTOMATIQUE
9H (Fermeture immédiate) 9J (Fermeture future)
Ressources par carte 9C Mode de calcul 01 si forcée Mode de calcul 02 ou 03
Mode de calcul 04 à 06
Afin de simplifier la saisie d’un nouveau barème (les montants des prestations et des plafonds ne changent pas à la même date), il est conseillé de se placer sur le dernier barème connu, puis d’en modifier la date d’effet. Les zones non modifiées seront reportées sur le nouveau barème en cours de création.
58 ALLOCATION D'EDUCATION SPECIALE CARTE 9H 9H (Fermeture immédiate) 9J (Fermeture future)
2.2. Paramétrage de l’application
Bien qu’initialisés par nos soins lors de l’installation de WIN-PAIE au sein de votre établissement, certains paramètres peuvent toutefois être modifiés en cas de nécessité. Pour accéder à ceux-ci, il vous suffit de cliquer sur le bouton « Paramètres » de la fenêtre principale de l’application.
Accès aux paramètres de l’application
Attention :
Lorsque vous cliquez sur le bouton « Paramètres », l’application vous demande de confirmer votre accès au module. En cas de doute, n’hésitez pas à contacter nos services !
Demande de confirmation avant entrée dans le module
Coordonnées administration :
L’option « Coordonnées administration » vous permet de saisir de façon précise vos coordonnées (nom, adresse, code postal, ville, téléphone). Par le biais du bouton « Divers », vous pouvez également accéder à certaines spécificités liées à votre établissement.
Saisie des coordonnées de l’administration
Accès aux paramètres spécifiques
Gestion de l’avance par disquette : selon les besoins de la TG, saisir « 1 » pour un format standard ; « 2 » pour un format sur 100 caractères.
Gestion de la grève par carte
« 60 » : saisir « 0 » pour transmettre les mouvements de grève par carte « 60 » ; « N » si vous ne le souhaitez pas.
Pour le chargement des fiches de liaison, les paramètres utilisables sont les suivants :
- N (ou vide) : pas d’utilisation du fichier J5 ;
- O : chargement du fichier J5 sans mise à jour de la base (à des fins de consultation uniquement) ;
- M : chargement avec mise à jour ; - C : chargement avec mise à jour et création dans WIN-PAIE des éventuels agents manquants.
De même, par le biais du bouton « Educ.nat », situé sous l’option « Coordonnées Administration », vous pouvez choisir d’activer ou de désactiver l’affichage de l’onglet « Divers » dans la fiche Personnel (saisir « 0 » pour afficher l’onglet) :
Activation / Désactivation de l’onglet « Divers »
Paramètres disquette T.G. :
L’option « Paramètres disquette TG » vous permet de modifier tous les paramètres liés à la génération de votre disquette de paie (code correspondance, code ministère, tri, génération du fichier de paie…).
Accès aux paramètres de la disquette T.G.
Permet de modifier le code correspondant transmis sur la disquette T.G.
Permet de modifier le code ministère transmis sur la disquette T.G. (après avoir saisi le nouveau code, cliquez sur le bouton situé à gauche pour appliquer la modification à l’ensemble du personnel).
Permet de modifier l’ordre de tri des informations transmises sur la disquette de paie et le listing TG (« 1 » : Insee, « 2 » : alpha…).
Permet de définir un bas de page pour le listing T.G.
Permet de modifier le chemin d’écriture du fichier T.G. et de le générer sur un autre support que la seule disquette.
Paramètres des mouvements et des éditions :
Accès aux paramètres des mouvements et des éditions
Apurement automatisé des dossiers :
A la place de l’apurement individuel des dossiers (en utilisant le bouton « Détruit » de la fiche Personnel), vous avez également la possibilité d’utiliser une procédure automatisée disponible dans ce module de paramétrage. En effet, une fois l’apurement effectué à la Trésorerie Générale, il vous suffit de lui demander en retour le fichier « BASPAY » (qui contient les agents à conserver). WIN-PAIE va alors comparer le contenu de ce fichier avec les agents présents dans la base de données et vous proposer à l’apurement les agents qui ne figurent pas dans le fichier « BASPAY ».
Accès à l’option d’apurement automatisé des dossiers
Permet de mémoriser la taille actuelle des fenêtres de l’application ou de réinitialiser celles-ci au format initial.
Permet de stocker les maquettes Excel dans un autre répertoire que le répertoire par défaut (répertoire de la base de données).
Après avoir cliqué sur le bouton « parcourir » pour indiquer le chemin d’accès au fichier « BASPAY », les dossiers à apurer sont présentés dans un tableau (l’ordre d’affichage peut être modifié en cliquant sur les en-têtes de colonne). L’apurement n’est réellement lancé qu’après avoir cliqué sur « Valider ».
Accès à l’option d’apurement automatisé des dossiers
Remarque :
Les prises en charge du mois en cours, bien que ne figurant pas encore dans le « BASPAY », ne seront pas apurées.
3. Consultation des dossiers
3.1. Consultation de la fiche d’un agent
Accessible par le biais du bouton « Fiche personnel », ce programme permet de consulter toutes les données correspondant à une personne (poste, enfants, prestations familiales, régimes sociaux...).
L'accès peut se faire par la ou les premières lettres du nom (la touche <ENTREE> rappelle la dernière personne consultée). Si plusieurs personnes répondent au critère choisi, elles sont affichées pour en permettre le choix : les flèches de direction haute et basse ou le clic de la souris permettent de déplacer le curseur sur la personne choisie, la touche <ESC> et le bouton « Ignore » abandonnent la recherche, la touche <ENTREE>, le bouton « Valider » ou le double clic permettent de valider.
Validation définitive
de l’apurement. Impression de la liste des dossiers à apurer.
Abandon de la procédure d’apurement.
Affichage des personnes répondant au critère choisi
Afin de simplifier les recherches (dans le cas d’une recherche effectuée en fonction du nom de l’agent), les personnes en fin de fonction sont « grisées » (il est possible de déconnecter cette option en mettant
« N » dans « Paramètres » > « Paramètres des mouvements et des éditions » > « Personnes en fin de fonction grisées »).
La recherche est également possible sur l’Insee ou le nom de jeune fille.
Lors d’une recherche sur le nom, le caractère « * » permet d’obtenir la liste complète du Personnel.
Dès lors, la « Fiche Personnel » comprend une succession d’écrans qui peuvent être consultés d’un simple clic de souris. Ces écrans se décomposent de la manière suivante :
3.1.1. L’onglet « Poste »
Le bouton « courrier » présent dans la zone d’adresse permet d’envoyer via Word un courrier personnalisé à la personne dont la fiche est en consultation. Ces courriers peuvent également être envoyés à une liste d’agents (voir page suivante…).
Aperçu de l’onglet « Poste »
L’onglet « Poste » permet de suivre les informations suivantes :
- Etat civil (nom, prénom, nom de jeune fille, date et lieu de naissance, situation familiale) ; - Adresse, mode de paiement ;
- Code Gestion (identification DGCP du service) et Poste occupé (code, département et libellé) ; - Grade (code grade, libellé, échelon et indice, dernière date d’échelon et prochaine date de
changement prévu, NBI) ; - Temps partiel.
Edition d’un courrier personnalisé :
Le bouton « courrier » présent dans la zone d’adresse permet d’envoyer via Word un courrier personnalisé à la personne dont la fiche est en consultation. A tout moment, la table référençant les documents Word existants peut être consultée ou modifiée par l’intermédiaire du bouton
« Codification ».
Edition d’un courrier personnalisé au format Word
Attention :
Un message d’erreur s’affiche si le chemin permettant d’accéder au document Word n’a pas été correctement renseigné. Dans ce cas, veuillez utiliser l’outil de codification pour en modifier le chemin d’accès.
Exemple de message d’erreur
Afin d’ajouter un nouveau document Word à WIN-PAIE, il vous suffit d’ouvrir un nouveau document Word, de lui donner un nom et d’y rédiger le courrier de votre choix. Si vous souhaitez y inscrire des données extraites de la « Fiche Personnel », vous avez la possibilité d’utiliser les variables suivantes :
Liste des variables utilisables lors de la rédaction de courriers personnalisés
@CIVILITELONG Civilité de l’agent
@CIVILITECOURT Civilité de l’agent abrégée (Mr, Mme, Mlle)
@NOMPRENOM Nom et prénom de l’agent
@NOMMARITAL Nom de l’agent
@PRENOM Prénom de l’agent
@NOMNAISSANCE Nom de naissance
@NOMUSAGE Nom d’usage (n’est rempli que s’il est différent du nom de naissance)
@PATRONYME Zone « nom marital » de la fiche de Personnel (si rempli)
@TITREJF Cette zone contient le mot « Née » si la civilité de l’agent est « Madame » et est vide dans le cas contraire
@NOMJF Nom de jeune fille (uniquement si la civilité est « Madame »)
@DATENAISSANCE Date de naissance
@LIEUNAISSANCE Lieu de naissance
@DATEPC Date de prise en charge
@DATEFINFONCTION Date de la fin de fonction éventuelle
@DERNIERJOUR Dernier jour travaillé (date de fin de fonction moins 1)
@INSEE Code Insee (avec clé et NPC)
@NIR Code Insee (avec clé mais sans NPC)
@SITUFAM Situation de famille
@ADRESSE1 1ère ligne d’adresse (No et rue)
@ADRESSE2 2ème ligne d’adresse (complément d’adresse)
@ADRESSE3 3ème ligne d’adresse (ville, si elle est différente du bureau distributeur)
@ADRESSE4 4ème ligne d’adresse (code postal et bureau distributeur)
@MINISTERE Code ministère
@GESTION Code gestion (administration-département)
@POSTE Affectation de l’agent (libellé du code poste)
@DEPARTEMENT Département du poste d’affectation
@GRADE Grade
@ECHELON Echelon
@DATEECHELON Date de dernière prise d’échelon
@DATEAVANCEMENT Date de prochain avancement d’échelon prévu
@INDICE Indice
@NBI Nouvelle bonification indiciaire
@TP % éventuel de temps partiel
@FINTP Date de fin de temps partiel
@RIB RIB
@DOMRIB Domiciliation bancaire
@DERNIERTOTALBRUT Somme des montants bruts « A payer » du dernier bulletin de paie
@DERNIERTRAITEMENTBRUT Montant des traitements bruts du dernier bulletin de paie (+SFT/Rés/NBI)
@DERNERNET Montant du dernier « Net à payer »
De même, si les zones faisant référence aux coordonnées détaillées de l’établissement d’affectation ont été complétées, celles-ci peuvent être utilisées lors de la création de documents Word (voir page 11 la codification des codes postes) :
Liste des variables faisant référence aux coordonnées de l’établissement
Une fois enregistré et ajouté à la table de référence dans WIN-PAIE, le document peut dès lors être utilisé à tout moment. Lors de la fusion, les variables seront remplacées par les informations trouvées dans la « Fiche Personnel » de l’agent.
Exemple :
Exemple de document Word généré avec WIN-PAIE
@ETABDESIGN Désignation de l’établissement
@ETABADR Adresse
@ETABCP Code postal
@ETABVILLE Ville
@ETABRESP Nom du responsable
@ETABMAIL Adresse de messagerie
@ETABTEL Téléphone
@ETABFAX Télécopie
@ETABSIRET Siret de l’établissement
Document avant fusion Document après fusion
Afin de rendre possible, par ce biais, l’édition des attestations Assedic, des zones complémentaires ont été ajoutées et ne se déclenchent que pour ces attestations (reconnues par le nom du document qui doit contenir le terme « ASSEDIC ») :
Liste des variables qui peuvent être utilisées pour la création d’une attestation ASSEDIC
Exemple :
@COMPTEUR Simple compteur incrémenté à chaque édition
@HORAIRE Horaire du salarié (35h au prorata du temps partiel)
@DATEDU01 à 12 Date de début de période de paie pour chacun des 12 derniers mois civils complets précédent le dernier jour travaillé
@DATEAU01 à 12 Date de fin de période de paie pour ces mêmes 12 derniers mois
@DATEPAIE01 à 12 Date de liquidation de la paie
@NBH01 à 12 Nombre d’heures
@SALAIRE01 à 12 Montant du salaire brut
@ASSEDIC01 à 12 Montant du précompte Assedic (part salariale)
@ASSPAT01 à 12 Montant du précompte Assedic (part patronale)
Attestation avant fusion Attestation après fusion
…/….
Attestation ASSEDIC générée depuis WIN-PAIE
De même, l’historique des indemnités payées est également disponible (pour l’année en cours et l’année précédente). Ceci peut vous permettre, par exemple, l’édition d’attestations de rémunération destinées au gestionnaire du traitement principal, dans le cadre du contrôle des cumuls de rémunération.
Syntaxe :
@PRIMExxxx/yyyy (xxxx = code TG sur 4 chiffres ; yyyy = année sur 4 chiffres)
Exemple :
@PRIME0226/2005 donnera le cumul touché en 2005 pour l’indemnité 0226
Exemple d’attestation de rémunération générée depuis WIN-PAIE Attention :
Il n’est pas possible d’afficher sur les courriers des primes ayant une ancienneté de plus de 3 ans.
Si des formules de calcul sont nécessaires, vous pouvez également demander à WIN-PAIE d’effectuer ces fusions dans Excel.
Document avant fusion Document après fusion
Exemple : Fiche de calcul d’acompte
Exemple de fusion générée dans Excel
Edition d’un courrier personnalisé en publipostage :
Ces différents courriers peuvent également être envoyés à une liste d’agents (publipostage). Pour accéder à cette fonctionnalité, il vous suffit de cliquer sur le bouton « Courrier » du menu de
« Requêtes Pré-programmées » comme l’indique la figure ci-dessous :
Accès à la fonctionnalité de publipostage
Pour définir la liste des agents à qui le courrier doit être adressé, vous avez la possibilité de saisir les différents noms les uns à la suite des autres ou d’importer l’ensemble des agents concernés depuis un fichier Excel. Dans ce cas, le plus simple est de récupérer les informations nominatives depuis une requête pré-programmée dans WIN-PAIE puis de modifier le fichier Excel afin de ne garder que les informations essentielles (pour être accepté par l’application lors de l’importation, ce fichier Excel doit comporter au minimum les colonnes « Insee » et « Nom »).
Edition d’un courrier personnalisé en publipostage
Ajout d’une ligne dans la table.
Suppression d’une ligne dans la table.
Suppression complète de la liste.
Importation de la liste des agents depuis un fichier Excel.
Choix du courrier à imprimer. A l’inverse des impressions individuelles, celle-ci est directe (pas d’aperçu à l’écran avant impression).
3.1.2. L’onglet « Régimes sociaux »
Aperçu de l’onglet « Régimes Sociaux »
L’onglet « Régimes sociaux » permet de suivre les informations suivantes :
- Régimes sociaux (S.F.T, sécurité sociale, retraite, mutuelle, situation statutaire...) ; - Zone de résidence ;
- Versement de transport ; - Indemnité forfaitaire ; - Ventilation budgétaire ;
- Fin de situation (code et date) ; - Indemnité compensatrice ;
- Vacations : Code type de vacation (« H » = Heures, « J » = Journées, « V » = Vacations) Nombre de paiements restant à effectuer
Nombre d’unités et montant unitaire à payer
3.1.3. L’onglet « Indem/Retenues »
Aperçu de l’onglet « Indem/Retenues »
Cartes « 05 » (Indemnités ou retenues permanentes) :
Concernant les cartes « 05 », vous pouvez retrouver ici des informations sur le code, le libellé, la périodicité, le mode de calcul (MC), le nombre d'unités ou encore le montant.
Cartes « 22 » (Indemnités historisées par la T.G.) :
Pour ce qui est des cartes « 22 », vous pouvez consulter des informations sur le code, le libellé, la date d’effet, le code taux et les 2 zones (« donnée A » et « donnée B ») dont le contenu dépend de l’indemnité (consulter les fiches techniques éditées par le DIT ; dans le cas présent il s’agit de la fraction de
l’indemnité à payer).
Ces boutons permettent d’obtenir l’historique des cartes « 22 » :
: historique de l’indemnité sélectionnée.
: historique complet pour toutes les cartes « 22 ».
: ce bouton permet de consulter l’historique annuel des cartes « 20 » saisies pour l’agent et le détail mensuel de ces indemnités.
3.1.4. L’onglet « Allocataire »
Aperçu de l’onglet « Allocataire »
L’onglet « Allocataire » permet de suivre les informations suivantes :
- Date de prise en charge (pour les prestations familiales ou le S.F.T.) ; - Droit aux prestations familiales ;
- Situation familiale ;
- Ressources (date effet, montant allocataire et conjoint, majoration...).
3.1.5. L’onglet « Enfants »
Aperçu de l’onglet « Enfants »
L’onglet « Enfants » permet de suivre les informations suivantes : - Prénom ;
- Date de naissance et numéro d'ordre (en cas de jumeaux) ; - Code enfant ;
- Code charge et date de fin (à charge).
3.1.6. L’onglet « Prest. Familiales »
Aperçu de l’onglet « Prest. Familiales »
Sur cet onglet sont clairement distinguées les prestations liées à l’allocataire de celles liées à un enfant :
Prestations liées à l'allocataire :
Ce sont des prestations que l’on ne peut toucher qu’une fois : - Allocations familiales ;
- Complément familial ;
- Allocation parentale d’éducation ;
- Allocation pour jeune enfant (celle-ci est séparée en 2 prestations : avant les 3 mois de l’enfant, puis prolongation jusqu’aux 3 ans de l’enfant).
Concernant ces prestations, vous pouvez suivre les informations suivantes : - Code et libellé prestation ;
- Etat du droit (ouvert) ; - Mode de calcul ; - Montant ; - Date de fin.
Prestations liées à un enfant :
Ce sont des prestations que l’on peut toucher pour chacun des enfants concernés : - Majorations ;
- Allocation de soutien familial ; - Allocation d’éducation spéciale.
Concernant ces prestations, vous pouvez suivre les informations suivantes : - Prénom de l’enfant concerné ;
- Date de naissance ; - Code et libellé prestation ; - Etat du droit ;
- Mode de calcul ; - Montant ; - Date de fin.
3.1.7. L’onglet « Historique »
Aperçu de l’onglet « Historique »
L’onglet « Historique » permet de suivre par date d’effet les informations suivantes : - grade, échelon, indice, indice de pension civile ;
- nbi : nouvelle bonification indiciaire ;
- nj, nb h, tt : fraction de temps partiel éventuel ; - sft : droit au supplément familial de traitement ; - ss : code de cotisation à la sécurité sociale ; - mut : code mutuelle ;
- rc : code retraite complémentaire ; - rm : régime de rémunération ; - st : code situation statutaire ; - v.b : code ventilation budgétaire ; - zr : code zone de résidence ; - pt : code versement de transport ;
- ifs : code indemnité forfaitaire supplémentaire.
3.1.8. L’onglet « Rém. Précalculée »
Aperçu de l’onglet « Rém. Précalculées »
L’onglet « Rém. Précalculée » ne concerne que les agents payés par carte « 45 » (rémunérations précalculées permanentes).
Rappel :
Cet onglet ne concerne que des rappels précalculés sur des éléments de rémunération (les rappels de primes sont effectués par carte « 20 »). Les cartes « 40 » sont notamment utilisées pour les rappels antérieurs à 3 ans (pour lesquels la T.G. n'a pas de procédure de calcul automatique) ou pour des rappels antérieurs à la date de prise en charge de l'agent.
La carte « 45 » est utilisée pour des rémunérations précalculées permanentes, pour des agents contractuels non indicés.
3.2. Documents à éditer 3.2.1. La fiche individuelle
Outre le fait de pouvoir consulter toutes les informations concernant chacun de vos agents, la « Fiche Personnel » vous permet également d’éditer divers documents les concernant, à commencer par leur fiche individuelle. Pour afficher un aperçu d’une fiche de ce type, il vous suffit en effet de cliquer sur le bouton « Fiche indiv. ».
Accès à l’édition d’une « fiche individuelle »
Exemple :
Aperçu avant impression d’une « fiche individuelle »
Cette fiche individuelle peut être imprimée à tout moment mais peut également être transformée dans différents formats :
- Document Word ; - Document Excel ; - Page Html ; - Document Pdf ; - Document Xml ;
- Email (le document est alors inséré en tant que « corps » du message) ; - Document Pdf joint en pièce jointe d’un email.
Diverses possibilités d’édition pour la fiche individuelle
Cette possibilité d’impression ou de transformation en divers formats se retrouve ainsi pour la plupart des documents générés automatiquement par WIN-PAIE.
…/…
3.2.2. Le bulletin de paie
Aussi simplement que pour la « fiche individuelle », il est également possible de consulter à l’écran ou d’imprimer une copie du bulletin de paie de l’agent.
Accès à l’édition d’un « bulletin de paie »
Attention :
Le logiciel WIN-PAIE ne calculant pas lui-même la paie, cette possibilité nécessite de récupérer chaque mois auprès de la Trésorerie Générale un fichier nommé « KA » qui contient le détail des bulletins de paie de chaque agent (voir page 107 et suivantes la description des fichiers à intégrer en retour de paie).
Exemple :
Affichage du dernier bulletin de paie à l’écran
Le bulletin de paie le plus récent s’affiche à l’écran. Les flèches de direction permettent de consulter les bulletins précédents et/ou suivants.
Le bouton « Décompte » permet de consulter les éventuels décomptes de rappel :
Affichage des éventuels décomptes de rappel
Les boutons « Imprime » et « Impr. tous » permettent d’imprimer le bulletin de paie en cours de consultation ou les bulletins d’une période donnée (de janvier à décembre 2006 par exemple) :
Aperçu avant impression d’un « bulletin de paie »
3.2.3. La fiche de liaison
De la même façon que pour les bulletins de paie, la Trésorerie Générale peut vous fournir chaque mois les fiches de liaison sur support magnétique (en plus du support papier). Ce fichier, nommé « J5 », doit être chargé dans WIN-PAIE si vous souhaitez pouvoir consulter ces fiches de liaison directement dans l’application (voir page 107 et suivantes la description des fichiers à intégrer en retour de paie).
Les fiches de liaison sont dès lors archivées et consultables depuis la « Fiche Personnel » :
Accès à l’édition d’une « fiche de liaison »
Une fois intégrées, ces fiches de liaison peuvent être consultées ou imprimées en cas de besoin.
Exemple :
Aperçu avant impression d’une « fiche de liaison »
Attention :
La fiche de l’agent est mise à jour automatiquement à chaque clôture d'après les cartes saisies et envoyées à la Trésorerie Générale. La « Fiche Personnel » ne doit donc être utilisée que dans les cas suivants :
- Consultation du dossier de l’agent ;
- Saisie d’informations qui n’intéressent pas la Trésorerie Générale (ces zones sont indiquées en gras ; exemple : téléphone, lieu de naissance…) ;
- Apurement annuel des dossiers : chaque fin d’année, la Trésorerie Générale envoie au service gestionnaire une proposition de liste des dossiers à apurer. Après confirmation de cette liste, il convient d’appeler les fiches des agents concernés et d’utiliser le bouton « Détruit ».
4. Création de mouvements de paie 4.1. Mouvements individuels
4.1.1. La prise en charge
Accessible par le biais du bouton « Prise en charge » de la fenêtre principale, ce programme permet de prendre en charge un agent dans WIN-PAIE ou d’annuler une prise en charge avant de transmettre les cartes correspondantes à la Trésorerie Générale.
Accès à la prise en charge d’un agent
Attention :
Depuis le 1er janvier 2011, il est obligatoire d’effectuer une prise en charge en envoyant la carte 04 au format BIC-IBAN pour tout agent ayant un compte bancaire domicilié en Europe. Il existe toutefois des exceptions concernant les agents n’ayant pas de compte bancaire domicilié dans l’Union Européenne (exemple : Professeur invité).
Prise en charge d’un agent :
Si vous sélectionnez l’option « Effectuer une prise en charge d’un agent », WIN-PAIE vous propose successivement les cartes à créer obligatoirement dans le cas d'une prise en charge (voir description des différents mouvements dans les paragraphes suivants). Les cartes « 00 », « 01 », « 02 », « 04 »,
« 90 » (pour les agents féminins non célibataires), « 91 » et « 92 » sont obligatoires. Les autres cartes sont optionnelles et dépendent de la situation de l’agent.
Afin d'éviter les oublis, le logiciel vous permet également de saisir diverses cartes facultatives. Par exemple, quand celui-ci vous demande si votre agent est à temps partiel, une carte « 03 » vous est automatiquement proposée si vous répondez « oui ». De même, la prise en charge n'est validée que si toutes les cartes ont été complétées. Un clic sur le bouton « Ignore » ou « Abandon » sur une carte quelconque abandonne donc entièrement la prise en charge.
Une fois la prise en charge terminée, l'agent est immédiatement créé dans le fichier PERSONNEL (sauf les cartes « 05 » - « Indemnités permanentes », et « 9G » - « Enfants »). Ceci permet de le retrouver dans la « Fiche Personnel » et dans les diverses requêtes pré-programmées.
Remarques :
Lorsque le code Insee n'est pas connu au moment de la prise en charge, les chiffres 11 à 13 correspondants au numéro d'ordre dans la commune sont remplacés par la première lettre du nom suivi de 01 ; la clé doit être servie avec 2 blancs et le numéro de prise en charge (NPC) doit être indiqué (exemple : « 2550299333N01 0 » pour une personne dont le nom commence par la lettre « N »).
Lorsque le numéro définitif est connu, celui-ci est introduit par mouvement « 80 ». Toutefois, les fichiers ne sont mis à jour de ce numéro qu'une fois par an entre les paies de décembre et de janvier.
Ainsi, tous les documents concernant un agent, continueront à porter le numéro provisoire tant que le changement d'identifiant n'aura pas été effectué.
Il doit y avoir autant de prises en charge différentes que d'emplois occupés simultanément par un agent dans un même ministère. Le moyen de les distinguer est de porter dans l'identification un numéro de prise en charge (NPC) différent.
Si la personne prise en charge existait auparavant dans le logiciel avec un autre NPC, les cartes « 00 »,
« 04 », « 90 », « 91 » et « 92 » seront ainsi pré-remplies. Vous n’aurez plus qu’à vérifier les différentes informations fournies par WIN-PAIE.
Annulation d’une prise en charge :
Les cartes obligatoires lors de la prise en charge ne peuvent être annulées individuellement pour un agent qui vient d'être créé, ceci afin d’éviter un oubli et l’envoi d’une prise en charge incomplète à la Trésorerie Générale. La prise en charge doit donc être annulée entièrement par le biais de l’option
« Annuler une prise en charge effectuée sur le mois en cours ». Toutes les cartes saisies sont effacées et l'agent est supprimé du fichier PERSONNEL.
4.1.2. La carte « 00 »
Aperçu de la carte « 00 » (Nom, Prénom)
Utilisations courantes :
Une carte « 00 » doit être complétée lors d’une prise en charge ou en cas de changement de nom ou de situation de famille (exemple : mariage).
Remarques :
Nom et prénom (ainsi que le nom patronymique pour un agent féminin de code état civil = « 2 ») sont obligatoires lors de la prise en charge et doivent être séparés par une virgule. De plus, la taille du nom de famille est limitée à 20 caractères et celle de l’ensemble « nom + prénom » est limitée à 30 caractères.
Pour les femmes célibataires et les hommes, les noms usuels et patronymiques sont servis et semblables, à partir du mouvement « 00 ». Pour les femmes mariées, veuves, divorcées, séparées ou en état de concubinage notoire et de code état civil = « 2 », le nom patronymique est servi à partir du mouvement « 90 », les noms usuel et marital sont servis et semblables à partir du mouvement « 00 ».
Le lieu de naissance n’est pas transmis à la T.G mais peut être rempli à usage interne.
La création d’une carte « 00 » modifiant la situation familiale d’un agent allocataire proposera automatiquement la création d’une carte « 9C ».
Le bouton « Immédiat » permet d’effectuer un mouvement interne. Celui-ci est aussitôt validé dans la fiche de l’agent sans générer de carte pour la T.G.
Le bouton « Perso » permet de consulter la fiche de l’agent sans quitter le mouvement en cours.
Code généré automatiquement (« E » = prise en charge, « T »
= titularisation, Vide = autres cas).
Affichage de l’historique des mouvements :
Le bouton situé en haut, à droite du nom de la carte, permet l’affichage d’un historique complet pour le mouvement considéré :
Consultation de l’historique complet du mouvement
4.1.3. La carte « 01 »
Aperçu de la carte « 01 » (Poste, Grade)
Utilisations courantes :
Une carte « 01 » doit être complétée lors d’une prise en charge (la carte « 01 » est obligatoire) ou en cas d’avancement (de grade ou d’échelon) ou de mutation interne (changement de code poste ou de code gestion).
Attention :
En cas de prise en charge, cette date ne peut être postérieure au 31 du mois de la paie, ni antérieure en principe de plus de six mois au mois de paie. En cas de mouvement, la date d’effet ne peut être postérieure au 31 du mois de la paie, ni antérieure à la date de prise en charge, ni antérieure de plus de 3 ans au mois de paie (le calcul automatique du rappel n’est alors plus possible).
La modification de l’échelon entraîne automatiquement la modification de l’indice.
Certaines T.G souhaitent ne recevoir que les zones qui ont été modifiées par le présent mouvement. Dans ce cas, le bouton « Efface » permet de « vider » le mouvement avant de compléter les différents changements.
L’historique des mouvements retrace pour chaque type de carte les différents changements intervenus dans la situation de l’agent. Cet historique est mis à jour automatiquement mois après mois, au fur et à mesure de votre utilisation de WIN-PAIE.
Remarques :
La table du fichier GRADE permet de rendre automatique l'affichage des indices d'après le grade et l'échelon. Dans la zone « Echelon », l'emploi des lettres « E » et « S » (Elèves et Stagiaires), permet de séparer ceux-ci de l'échelon 01. Pour les échelons spéciaux (Echelles lettres), vous devez saisir dans la zone « Echelon » les lettres A1 à A3, B1 à B3 (b1 à b3 pour bis), C1 à C3, D1 à D3, E1, E2, F et G.
Indice faisant référence à une échelle lettre
La « zone de résidence » permet le déclenchement du calcul de l’indemnité de résidence. Cette zone doit obligatoirement être servie (un « 0 » est alors porté si l’agent n’a pas droit à l’indemnité de résidence). La codification alphabétique est à utiliser en cas de cessation de fonction lorsque l’indemnité de résidence et les indemnités sont à calculer jusqu’à la cessation de fonction et le traitement jusqu’à la fin du mois (cas normal de mise en retraite).
Lors de la création d’une carte « 01 » avec changement de département (en cas de mutation de Paris vers la province) un message d’avertissement s’affiche si l’agent perçoit le remboursement de la carte orange :
Vérification de la perception d’une carte orange
Certains indices peuvent faire référence à des échelles lettres.
Dans ce cas, WIN-PAIE vous affiche un message vous indiquant quelle échelle lettre saisir.
Le numéro de dossier comptabilise le nombre de cartes « 01 » effectuées sur le mois en cours (ceci est également valable pour les cartes « 02 » et « 03 »). Ce numéro vous permet de savoir si d’autres cartes du même type ont déjà été saisies.
