2. Paramétrages
2.1. Tables et référentiels
La liste des codes utilisés pour la préparation de la paie n'est pas figée. A tout moment, les tables de référence peuvent être consultées ou modifiées par l’intermédiaire du programme de codification. Pour accéder à celui-ci, il vous suffit ainsi de cliquer sur le bouton « Codifications » de la fenêtre principale de l’application.
Accès aux tables et référentiels
Mise à jour des codifications
Pour faciliter la sélection d’une table de codification, toutes les tables sont classées par type de carte :
** Barème Barème d’attribution des Prestations Familiales
** Login Codes gestionnaires (en cas de séparation des saisies par gestionnaire)
** Valpoint Valeur annuelle du point (ne fait pas référence à une carte en particulier)
00 Civilité Codes civilité (ou état civil)
00 Sitfam Codes situation familiale (également sur cartes « 9C »)
01 Grade Codes grades (avec pour chacun les indices afférents à chaque échelon) 01 Echelle Table des correspondances Echelles lettres – Indices
01 Poste Codes postes
01 Ptransp Codes versement de transport 01 Tcodgest Codes gestion 01 Temploi Codes catégories d’emploi 01 Zoneres Codes zone de résidence
02 Codess Codes taux de cotisation sécurité sociale 02 Finsit Codes fin de situation
02 Ifs Codes indemnités forfaitaires supplémentaires 02 Mutuel Codes mutuelles
02 Regime Codes régimes de rémunération 02 Retraite Codes retraites complémentaires 02 Statut Codes situations statutaires
02 Suppfam Codes supplément familial de traitement 02 Vbudg Codes ventilation budgétaire
03 Codetp Taux de temps partiels autorisés
04 Modpaie Codes modes de paiement
05 Codcal Codes modes de calcul (également sur carte « 20 ») 05 Operat Codes opération
05 Periode Codes périodicités
05 Retenue Codes indemnités ou retenues (également sur cartes « 20 » et « 22 »)
Liste des principales tables de codifications utilisées
Les tables sont également accessibles directement depuis les fenêtres d’aide.
Exemple :
Au moment de la saisie d’une carte « 01 », lorsque vous vous situez sur le champ « code grade », vous pouvez afficher la liste de tous les grades utilisés par votre administration en cliquant sur le bouton d’aide.
Accès direct à la table GRADE
La zone d’accès rapide permet de se positionner directement sur un code dont on connaît les premiers chiffres.
09 Compens Codes types d’indemnités compensatrices
20 Origine Codes origine de l’indemnité ou de la retenue 20 Sens Codes sens
22 Codepaie Codes paiement de l’indemnité 22 Codetaux Codes taux des différentes indemnités
91 Natvoie Codes natures des voies
9C Droitpf Codes droit aux prestations familiales 9C Majorat Codes majoration de plafond (ressources)
9C Pcharge Codes de prise en charge (également sur carte « 9G »)
9E Calcul Codes modes de calcul des prestations familiales (également sur carte « 9H ») 9E Dtprest Codes état du droit à la prestation familiale (également sur carte « 9H »)
9E Prestat Codes prestations familiales (également sur cartes « 9F », « 9H », « 9J » et « 9N »)
9G Charge Codes rattachement enfant 9G Codenf Codes situation enfant
Le bouton « codification », situé en bas de cette nouvelle fenêtre, vous permet alors d’accéder directement à la table des grades. Cette table contient les différents grades enregistrés dans votre base de données ainsi que, pour chacun d’entre eux, le code, le libellé, l’indice et la durée en nombre de mois de chaque échelon…
Modification du contenu de la table GRADE
Le bouton « Tablind » vous permet de consulter l’ensemble des grades issus de la comptabilité publique :
Lors de l’envoi de mises à jour, un fichier appelé « TABLIND » est régulièrement fourni. Après installation, ce fichier (provenant à l’origine de la comptabilité publique) permet d’obtenir la mise à jour automatique des les mouvements de paie ; ces codes seront présentés en sous-brillance dans les écrans d’aide.
La zone « Libellé court » permet d’obtenir, lors de la création d’une carte « 01 », un accès direct à un code grade par son libellé (ou le début de son libellé ; l’aide étant alors présentée par ordre alphabétique).
L’icône vous permet d’effectuer une recherche sur le code grade ou le libellé grade.
Comment créer un nouveau grade ?
Lorsque les différents champs proposés à l’écran sont « vides » (dans le cas contraire, le bouton
« Ignore » permet la réinitialisation de l’affichage), il vous suffit de compléter chacun d’entre eux (code, libellé, indices, durées en nombre de mois…) puis de cliquer sur le bouton « Valider » pour enregistrer le tout. Si le fichier « TABLIND » a été installé sur votre serveur lors de la dernière mise à jour de WIN-PAIE, il vous suffit de saisir le code du grade à créer et les autres informations seront
automatiquement importées depuis ce fichier.
Comment modifier un grade existant ?
Il vous suffit d’appeler le grade en question à l’aide du bouton d’aide, de modifier les champs de votre choix et d’enregistrer le tout en cliquant sur le bouton « Valider ».
Comment supprimer un grade ?
Il vous suffit d’appeler le grade en question à l’aide du bouton d’aide et de le supprimer en cliquant sur le bouton « Détruit ». Une confirmation vous sera alors demandée avant toute suppression.
La plupart des tables ne contiennent qu’un code et un libellé, à l’exception des cas suivants :
Table VALPOINT (valeur du point) :
La valeur du point n’est utilisée dans le logiciel que pour des productions statistiques (prévisions de dépenses, tableaux de traitement…), le calcul de la paie étant effectué par la Trésorerie Générale.
Contenu de la table VALPOINT
Table POSTE (codes poste) :
Contenu de la table POSTE
Table ECHELLE (table des échelles-lettres) :
Cette table contient la correspondance entre les échelles lettres utilisées pour certains grades et les indices de traitement :
Contenu de la table ECHELLE
La table des postes est constituée du code département (sur 3 chiffres), du code administration (sur 3 chiffres) et du code poste (sur 4 caractères).
Il est possible d’affecter à chaque code poste la zone de résidence correspondante (la validité des saisies sera alors vérifiée lors de la création d’une carte « 01 »).
Ce bouton est disponible sur chaque table et permet l’impression du contenu de celle-ci.
Permet de restreindre l'accès, pour les agents affectés à ce code poste, à un unique atelier de saisie.
Si les agents affectés à ce code poste sont soumis à une retenue pour pension civile particulière, indiquer dans quelle colonne du fichier grade les indices de pension civile ont été remplis.
Les coordonnées détaillées de l’établissement peuvent être renseignées, notamment pour l’édition de courriers personnalisés.
Table VBUDG (codes de ventilations budgétaires) :
En matière de dépenses de personnel et plus particulièrement s’agissant des rémunérations, chaque dossier doit, sous format LOLF, être rattaché à un programme et à une action unique. Ce rattachement est effectué par le biais du code de ventilation budgétaire.
Contenu de la table VBUDG
Table CODETP (codes de temps partiel) :
Cette table contient l’ensemble des temps partiels autorisés. Dans le cas des temps partiels à 80% et 90%, c’est la fraction réellement payée qui est transmise à la Trésorerie Générale (6/7ème et 32/35ème).
Contenu de la table CODETP
Le code est constitué des 3 zones de la carte « 03 » séparées par un espace : le type (« TP », « SP » ou « SO »), le numérateur et le dénominateur de la fraction du traitement payée.
Le chapitre est constitué du code programme (sur 4 caractères), du code action (sur 2 caractères) et du code alpha-pce (sur 2 caractères) qui identifie le compte PCE sur lequel est imputé le traitement principal.
Table CODCAL (codes des modes de calcul) :
Cette table contient l’ensemble des modes de calcul qui sont utilisés pour la saisie d’indemnités en carte « 05 » ou « 20 » :
Contenu de la table CODCAL
Table RETENUE (codes des indemnités et des retenues) :
Cette table contient l’ensemble des indemnités (code < 800 ou >= 1000) et des retenues (code >= 800 et < 1000) qui peuvent être saisies en carte « 05 », « 20 » ou « 22 » :
Contenu de la table RETENUE
Guide de saisie : on indique ici si les zones « nombre d’unités » et
« montant » doivent être complétées au moment de la saisie des cartes.
Type de remplissage de la zone moment de la création des cartes.
Lorsque le montant de l’indemnité est rempli (il doit alors être fixe), il sera proposé automatiquement lors des prises en charge, si cette indemnité cartes « 22 » de proratisation.
Table CODETAUX (codes des taux d’indemnités sur carte « 22 ») :
Contenu de la table CODETAUX
Personnalisation des codes taux pour chaque indemnité
Table LOGIN (table des codes gestionnaires) :
Afin de protéger l’accès à WIN-PAIE, chaque utilisateur peut se voir attribuer un identifiant, un mot de passe et un niveau d’accès. Ces différentes informations doivent être saisies dans la table LOGIN.
Chaque utilisateur est identifié à la connexion par son code gestionnaire (ou son login) et son mot de passe. Le niveau permet d’identifier les droits de l’utilisateur, à savoir :
Liste des codes gestionnaires disponibles pour la connexion
Si l’administrateur en charge de la gestion de WIN-PAIE décide de créer, pour chaque utilisateur de l’établissement, un code gestionnaire unique, les saisies de chaque agent pourront dès lors être identifiées et chaque gestionnaire de paie pourra n’imprimer que ses propres mouvements s’il le souhaite (dans ce cas, il suffit de sélectionner le critère de tri « uniquement votre code gestionnaire » lors de l’utilisation des éditions).
Les libellés des différents codes taux peuvent être personnalisés pour chaque indemnité. Dans ce cas, lors de la création d’une carte « 22 », seuls les codes taux correspondant à l’indemnité en cours seront présentés sur la fenêtre d’aide.
0 Consultation restreinte (sans les bulletins de paie) 1 Administrateur ; droits complets
3 Consultation ; modifications impossibles
4 Gestionnaire ; droits complets sauf : génération de la disquette, clôture, apurements, codifications et paramétrages
10 Gestionnaire avec droit en lecture sur les tables de codifications
La table des codes gestionnaires permet également de consulter la liste des utilisateurs connectés sur le logiciel.
Contenu de la table LOGIN
Si vous le souhaitez, vous pouvez également limiter l’accès en créant des ateliers de saisies (chaque atelier regroupant une liste de codes postes). Les gestionnaires n’auront accès qu’aux agents de leur atelier, l’administrateur conservant l’accès à la population complète.
Exemple :
Création des ateliers de travail
Dans notre exemple, 2 ateliers ont été créés, regroupant les agents des départements (DEPART) et les agents de la région (REGION) :
- Les gestionnaires GEST1 et GEST2 n’auront accès qu’aux agents des départements ; - Les gestionnaires GEST3 et GEST4 n’auront accès qu’aux agents de la région ;
- Le gestionnaire GEST5, pour lequel il n’a pas été indiqué de restriction, aura accès à l’intégralité de la population.
Lorsque les utilisateurs sont connectés, la date et l’heure de connexion sont affichées.
Remise à zéro de la connexion utilisateur.
Table BAREME (Barème d’attribution des prestations familiales) :
Le fait de tenir à jour le barème permet de valoriser les droits des agents aux prestations familiales (ces données peuvent être consultées à tout moment par le biais de la fiche Personnel). De même, saisir la date d’effet et le taux de base mensuel permet de déterminer automatiquement le montant des prestations.
Mise à jour du barème d’attribution des prestations familiales
Rappel des différentes prestations :
Ce tableau récapitule les différentes prestations gérées par la Trésorerie Générale ou le gestionnaire et les cartes à créer pour leur ouverture et leur fermeture.
Prestation Ouverture Fermeture Commentaire
PRESTATIONS
14 A.P.E (Enfants nés après le 01.07.1994)
49 P.A.J.E (Prestation payée par la CAF)
AUTOMATIQUE
Prestation Ouverture Fermeture Commentaire
PRESTATIONS ENFANTS
51 ALLOC. FAM. MAJORATION + 10 ANS 52 ALLOC. FAM. MAJORATION + 15 ANS 56 ALLOCATION DE RENTREE SCOLAIRE
57 ALLOCATION DE SOUTIEN FAMILIAL
AUTOMATIQUE Mode de calcul 01 si forcée Mode de calcul 02 ou 03
Mode de calcul 04 à 06
Afin de simplifier la saisie d’un nouveau barème (les montants des prestations et des plafonds ne changent pas à la même date), il est conseillé de se placer sur le dernier barème connu, puis d’en modifier la date d’effet. Les zones non modifiées seront reportées sur le nouveau barème en cours de création.
58 ALLOCATION D'EDUCATION SPECIALE CARTE 9H 9H (Fermeture immédiate) 9J (Fermeture future)