L’onglet « Poste »

Le bouton « courrier » présent dans la zone d’adresse permet d’envoyer via Word un courrier personnalisé à la personne dont la fiche est en consultation. Ces courriers peuvent également être envoyés à une liste d’agents (voir page suivante…).

Aperçu de l’onglet « Poste »

L’onglet « Poste » permet de suivre les informations suivantes :

- Etat civil (nom, prénom, nom de jeune fille, date et lieu de naissance, situation familiale) ; - Adresse, mode de paiement ;

- Code Gestion (identification DGCP du service) et Poste occupé (code, département et libellé) ; - Grade (code grade, libellé, échelon et indice, dernière date d’échelon et prochaine date de

changement prévu, NBI) ; - Temps partiel.

Edition d’un courrier personnalisé :

Le bouton « courrier » présent dans la zone d’adresse permet d’envoyer via Word un courrier personnalisé à la personne dont la fiche est en consultation. A tout moment, la table référençant les documents Word existants peut être consultée ou modifiée par l’intermédiaire du bouton

« Codification ».

Edition d’un courrier personnalisé au format Word

Attention :

Un message d’erreur s’affiche si le chemin permettant d’accéder au document Word n’a pas été correctement renseigné. Dans ce cas, veuillez utiliser l’outil de codification pour en modifier le chemin d’accès.

Exemple de message d’erreur

Afin d’ajouter un nouveau document Word à WIN-PAIE, il vous suffit d’ouvrir un nouveau document Word, de lui donner un nom et d’y rédiger le courrier de votre choix. Si vous souhaitez y inscrire des données extraites de la « Fiche Personnel », vous avez la possibilité d’utiliser les variables suivantes :

Liste des variables utilisables lors de la rédaction de courriers personnalisés

@CIVILITELONG Civilité de l’agent

@CIVILITECOURT Civilité de l’agent abrégée (Mr, Mme, Mlle)

@NOMPRENOM Nom et prénom de l’agent

@NOMMARITAL Nom de l’agent

@PRENOM Prénom de l’agent

@NOMNAISSANCE Nom de naissance

@NOMUSAGE Nom d’usage (n’est rempli que s’il est différent du nom de naissance)

@PATRONYME Zone « nom marital » de la fiche de Personnel (si rempli)

@TITREJF Cette zone contient le mot « Née » si la civilité de l’agent est « Madame » et est vide dans le cas contraire

@NOMJF Nom de jeune fille (uniquement si la civilité est « Madame »)

@DATENAISSANCE Date de naissance

@LIEUNAISSANCE Lieu de naissance

@DATEPC Date de prise en charge

@DATEFINFONCTION Date de la fin de fonction éventuelle

@DERNIERJOUR Dernier jour travaillé (date de fin de fonction moins 1)

@INSEE Code Insee (avec clé et NPC)

@NIR Code Insee (avec clé mais sans NPC)

@SITUFAM Situation de famille

@ADRESSE1 1^ère ligne d’adresse (No et rue)

@ADRESSE2 2^ème ligne d’adresse (complément d’adresse)

@ADRESSE3 3^ème ligne d’adresse (ville, si elle est différente du bureau distributeur)

@ADRESSE4 4^ème ligne d’adresse (code postal et bureau distributeur)

@MINISTERE Code ministère

@GESTION Code gestion (administration-département)

@POSTE Affectation de l’agent (libellé du code poste)

@DEPARTEMENT Département du poste d’affectation

@GRADE Grade

@ECHELON Echelon

@DATEECHELON Date de dernière prise d’échelon

@DATEAVANCEMENT Date de prochain avancement d’échelon prévu

@INDICE Indice

@NBI Nouvelle bonification indiciaire

@TP % éventuel de temps partiel

@FINTP Date de fin de temps partiel

@RIB RIB

@DOMRIB Domiciliation bancaire

@DERNIERTOTALBRUT Somme des montants bruts « A payer » du dernier bulletin de paie

@DERNIERTRAITEMENTBRUT Montant des traitements bruts du dernier bulletin de paie (+SFT/Rés/NBI)

@DERNERNET Montant du dernier « Net à payer »

De même, si les zones faisant référence aux coordonnées détaillées de l’établissement d’affectation ont été complétées, celles-ci peuvent être utilisées lors de la création de documents Word (voir page 11 la codification des codes postes) :

Liste des variables faisant référence aux coordonnées de l’établissement

Une fois enregistré et ajouté à la table de référence dans WIN-PAIE, le document peut dès lors être utilisé à tout moment. Lors de la fusion, les variables seront remplacées par les informations trouvées dans la « Fiche Personnel » de l’agent.

Exemple :

Exemple de document Word généré avec WIN-PAIE

@ETABDESIGN Désignation de l’établissement

@ETABADR Adresse

@ETABCP Code postal

@ETABVILLE Ville

@ETABRESP Nom du responsable

@ETABMAIL Adresse de messagerie

@ETABTEL Téléphone

@ETABFAX Télécopie

@ETABSIRET Siret de l’établissement

Document avant fusion Document après fusion

Afin de rendre possible, par ce biais, l’édition des attestations Assedic, des zones complémentaires ont été ajoutées et ne se déclenchent que pour ces attestations (reconnues par le nom du document qui doit contenir le terme « ASSEDIC ») :

Liste des variables qui peuvent être utilisées pour la création d’une attestation ASSEDIC

Exemple :

@COMPTEUR Simple compteur incrémenté à chaque édition

@HORAIRE Horaire du salarié (35h au prorata du temps partiel)

@DATEDU01 à 12 Date de début de période de paie pour chacun des 12 derniers mois civils complets précédent le dernier jour travaillé

@DATEAU01 à 12 Date de fin de période de paie pour ces mêmes 12 derniers mois

@DATEPAIE01 à 12 Date de liquidation de la paie

@NBH01 à 12 Nombre d’heures

@SALAIRE01 à 12 Montant du salaire brut

@ASSEDIC01 à 12 Montant du précompte Assedic (part salariale)

@ASSPAT01 à 12 Montant du précompte Assedic (part patronale)

Attestation avant fusion Attestation après fusion

…/….

Attestation ASSEDIC générée depuis WIN-PAIE

De même, l’historique des indemnités payées est également disponible (pour l’année en cours et l’année précédente). Ceci peut vous permettre, par exemple, l’édition d’attestations de rémunération destinées au gestionnaire du traitement principal, dans le cadre du contrôle des cumuls de rémunération.

Syntaxe :

@PRIMExxxx/yyyy (xxxx = code TG sur 4 chiffres ; yyyy = année sur 4 chiffres)

Exemple :

@PRIME0226/2005 donnera le cumul touché en 2005 pour l’indemnité 0226

Exemple d’attestation de rémunération générée depuis WIN-PAIE Attention :

Il n’est pas possible d’afficher sur les courriers des primes ayant une ancienneté de plus de 3 ans.

Si des formules de calcul sont nécessaires, vous pouvez également demander à WIN-PAIE d’effectuer ces fusions dans Excel.

Document avant fusion Document après fusion

Exemple : Fiche de calcul d’acompte

Exemple de fusion générée dans Excel

Edition d’un courrier personnalisé en publipostage :

Ces différents courriers peuvent également être envoyés à une liste d’agents (publipostage). Pour accéder à cette fonctionnalité, il vous suffit de cliquer sur le bouton « Courrier » du menu de

« Requêtes Pré-programmées » comme l’indique la figure ci-dessous :

Accès à la fonctionnalité de publipostage

Pour définir la liste des agents à qui le courrier doit être adressé, vous avez la possibilité de saisir les différents noms les uns à la suite des autres ou d’importer l’ensemble des agents concernés depuis un fichier Excel. Dans ce cas, le plus simple est de récupérer les informations nominatives depuis une requête pré-programmée dans WIN-PAIE puis de modifier le fichier Excel afin de ne garder que les informations essentielles (pour être accepté par l’application lors de l’importation, ce fichier Excel doit comporter au minimum les colonnes « Insee » et « Nom »).

Edition d’un courrier personnalisé en publipostage

Ajout d’une ligne dans la table.

Suppression d’une ligne dans la table.

Suppression complète de la liste.

Importation de la liste des agents depuis un fichier Excel.

Choix du courrier à imprimer. A l’inverse des impressions individuelles, celle-ci est directe (pas d’aperçu à l’écran avant impression).

3.1.2. L’onglet « Régimes sociaux »

Aperçu de l’onglet « Régimes Sociaux »

L’onglet « Régimes sociaux » permet de suivre les informations suivantes :

- Régimes sociaux (S.F.T, sécurité sociale, retraite, mutuelle, situation statutaire...) ; - Zone de résidence ;

- Versement de transport ; - Indemnité forfaitaire ; - Ventilation budgétaire ;

- Fin de situation (code et date) ; - Indemnité compensatrice ;

- Vacations : Code type de vacation (« H » = Heures, « J » = Journées, « V » = Vacations) Nombre de paiements restant à effectuer

Nombre d’unités et montant unitaire à payer