Saisie groupée d’indemnités

En cas de saisie d'indemnités répétitives, une saisie groupée permet de saisir les montants correspondants, sans passer par le programme de saisie individuelle des cartes « 05 », « 20 » ou

« 22 », puis de les transférer vers le fichier des cartes. Dès lors, le temps de préparation de la paie s’en trouve optimisé.

Saisie groupée d’indemnités

Module de saisie :

La saisie s'effectue indemnité par indemnité. Il est possible de saisir plusieurs sommes pour un même agent et pour une même indemnité :

Aperçu du module de saisie

Chaque ligne créée ou modifiée est validée à la sortie du champ

« Libellé » (action de

« tabulation »).

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La combo « saisies en cours » permet de visualiser la liste des indemnités pour lesquelles des saisies sont en cours et n’ont pas encore été transférées.

.

Attention :

Les cartes ne sont créées qu’au moment du transfert (c’est à ce moment que l’on décidera de créer des cartes « 05 », « 20 » ou « 22 »). Les saisies groupées en cours sont stockées dans un fichier intermédiaire, qui sera vidé au fur et à mesure du transfert des cartes.

Cas du calcul du trentième de grève :

Dans le cas de saisie de retenues de grève en saisie groupée (code « 0930 ») avec le mode de calcul

« B », le programme propose le montant journalier en fonction de l'indice de l'agent (un trentième du montant du traitement brut). Les retenues pour faits de grève peuvent également être effectuées par les DIT par le biais de l’envoi de cartes « 60 » ou à partir d’états informatiques qu’ils communiquent aux services gestionnaires et que ces derniers leur retournent, dûment annotés.

Saisie massive des indemnités :

Pour définir la liste des indemnités à verser, vous avez la possibilité de saisir les différentes informations (nom, temps partiel, mode de calcul, etc.) les unes à la suite des autres ou d’importer l’ensemble des indemnités depuis un tableur quelconque (généralement Excel).

Le bouton « Import » permet de travailler selon ce deuxième principe puisqu’il permet d’intégrer massivement, dans WIN-PAIE, les données contenues dans un fichier .xls ou .txt :

Utilisation du module d’import

Importation d’un fichier Excel (.xls) :

Pour être reconnu par WIN-PAIE lors de l’importation, le fichier Excel d’indemnités que vous souhaitez créer doit respecter les en-têtes de colonne suivants (ces en-têtes doivent être saisis sur la première ligne du fichier) :

Pour créer le fichier Excel, le plus simple est de récupérer les informations nominatives depuis une requête pré-programmée issue de WIN-PAIE puis, dans un deuxième temps, de le modifier afin de ne garder que les informations nécessaires à l’importation (voir ci-dessus).

Initialisation du fichier Excel d’indemnités

Une fois le fichier créé, il ne reste plus qu’à l’importer dans l’application par le biais du bouton

« Import » :

Intégration d’un fichier Excel (.xls)

Permet d’indiquer le fichier à récupérer, sans avoir à saisir manuellement la totalité de l’arborescence

(exemple :

C:\TEMPORAI\RAPPEL_DEP.XLS) .

« Insee » Code Insee + NPC des agents.

« Nom » Nom et Prénom des agents.

(Une au moins de ces 2 colonnes est obligatoire. Si les codes Insee ne sont pas fournis, la recherche s’effectuera sur une égalité parfaite « nom et prénom », les éventuels homonymes seront rejetés)

« Montant » Montant de l’indemnité (obligatoire).

« Libellé » Libellé complémentaire (facultatif).

« Unités » Nombre d’unités (à utiliser en cas de mode de calcul « B »).

Une fois les indemnités importées, celles-ci peuvent être consultées ou modifiées à partir de la fenêtre principale de l’outil de saisie groupée :

Indemnité importée depuis Excel

Importation d’un fichier Texte (.txt) :

Selon le même principe, vous pouvez également importer les indemnités depuis un fichier Texte (la tabulation devra alors être utilisée pour séparer chacun des champs).

Remarque :

Pour choisir un autre format qu’Excel, il suffit de cliquer sur le bouton d’aide et de sélectionner le format correspondant au fichier à importer :

Sélection du format correspondant au fichier à importer Ce bouton va permettre d’indiquer dans

WIN-PAIE le format des informations à récupérer.

Il est possible de créer plusieurs formats.

Dès lors, à chaque importation, le format correspondant au fichier à importer vous sera demandé.

Le fichier à importer peut alors être décrit en complétant les zones correspondantes :

Description du format

Selon le même principe que celui développé pour l’importation d’un fichier Excel, le fichier Texte

importé dans WIN-PAIE pourra dès lors être consulté dans l’application et les informations pourront être vérifiées ou modifiées si nécessaire.

Importation à partir d’une liste prédéfinie :

Pour créer massivement la liste des indemnités à verser, il est également possible d’utiliser les listes prédéfinies dans WIN-PAIE. Celles-ci sont accessibles par le biais du bouton « Liste » :

Utilisation des listes prédéfinies

Si l’option « Tous les agents » est cochée, l'ensemble du personnel en activité (avec un régime de rémunération inférieur à « 90 ») défile à l'écran par ordre alphabétique. Il suffit dès lors, pour chaque agent, de choisir entre saisir une somme ou passer à l'agent suivant (par le bouton « suivant »).

Ces zones contiennent les numéros de colonne dans lesquelles les informations nécessaires pourront être trouvées (la zone « libellé complémentaire » est facultative).

La zone « code indemnité » peut contenir un numéro de colonne ou directement le code indemnité si celui-ci est commun à l’ensemble du tableau.

Remarque :

Cette option n’est intéressante que si une part importante du personnel est concernée par la saisie à effectuer…

La saisie peut aussi s'effectuer selon une sélection d’agents : - Agents d’un département ;

- Agents d’un code poste ;

- Agents percevant une certaine indemnité ou retenue ;

- Liste préalablement mémorisée (avec le bouton « sve Liste »).

Exemple de sélection :

Changement du taux de l’indemnité de chaussures (code 0029) : comment faire défiler tous les agents bénéficiant de cette indemnité pour leur saisir le nouveau taux, puis le montant du rappel éventuel (cet exemple pouvant être reproduit pour d'autres indemnités) :

- Saisie du nouveau taux :

 Choisir le mode de saisie « Un code indemnité perçu par les agents » = 0029

 Entrer le nouveau montant sur la première ligne. Celui-ci sera proposé pour la ligne suivante pour en éviter la recopie si le taux est le même ; les agents à temps partiel sont signalés par les lettres « TP »

 Lors du transfert, bien spécifier qu'il s'agit de cartes « 05 » de modification d'indemnités

- Saisie du rappel :

 Relancer le programme de saisie avec les mêmes options en saisissant cette fois le montant du rappel, ainsi qu’un libellé explicatif

 Lancer le transfert (création cette fois de cartes « 20 »)

Liste des différentes options disponibles :

Importation des saisies depuis un fichier Excel ou Texte.

Sélection d’une liste prédéfinie d’agents.

Accessible uniquement en mode de saisie par liste, permet de passer l’agent en cours.

Création d’une nouvelle ligne. La saisie s'effectue par appel des noms sans sélection préalable. La saisie peut être effectuée en plusieurs fois (les personnes déjà saisies s’affichent à l’entrée dans le programme)

Ignore la ligne en cours de saisie sans validation (retour sur le nom de l’agent).

Suppression de la ligne courante.

Suppression de toutes les saisies pour l’indemnité en cours.

Passage à une autre indemnité (possible également par la combo « saisies en cours » ; à noter que les lignes de saisie sont validées au cours de la saisie au moment du passage à la ligne suivante).

Retour au menu général de l’application.

Sauvegarde de la liste des agents saisis pour l’indemnité en cours (un nom devra lui être donné). Cette liste pourra être ensuite réutilisée pour une autre saisie (exemple : saisie de la contribution de solidarité pour tous les agents pour lesquels on vient de saisir des indemnités d’enseignements).

Permet de modifier en une seule fois tous les libellés complémentaires (celui-ci est souvent le même pour toute la saisie).

Affiche le total des sommes saisies.

Recherche d’un nom dans la liste saisie.

Impression de la liste des sommes saisies pour l’indemnité en cours ; le critère de tri de cette liste peut être choisie par l’utilisateur (code poste, département,

ordre alphabétique…).

Impression de la liste de toutes les saisies groupées en cours (séparées par code indemnité).

Transfert des indemnités vers les cartes « 05 », « 20 » ou « 22 ».

Liste des différentes options disponibles

Transfert des indemnités vers les cartes correspondantes :

Une fois les indemnités saisies (ou importées) et vérifiées, celles-ci peuvent être transférées vers les cartes correspondantes. Le bouton « Transfert » permet ainsi d’effectuer un transfert indemnité par indemnité. Des cartes seront alors générées et les saisies sont effacées du fichier intermédiaire de saisies groupées.

Choix du type de cartes à créer

Selon le type de cartes créées, des informations complémentaires seront ensuite demandées : - « code origine » pour les cartes « 20 » ;

- « périodicité » pour les cartes « 05 » ; - « date d’effet » pour les cartes « 22 ».

Une fois ce choix validé, les cartes correspondantes seront générées à partir de la table d’indemnités et les saisies seront effacées du fichier intermédiaire de saisies groupées.