6. Travaux de fin de paie
6.3. Intégration du retour T.G
Accessible par le biais du bouton « Retour T.G. » de la fenêtre principale, ce programme est destiné à assurer la cohérence des données entre WIN-PAIE et l’application paie du TPG :
Accès au menu « Retour T.G. »
Chaque mois et sur demande, le TPG peut vous renvoyer des fichiers « retours », qui assureront la mise à jour de la base de données. Pour cela, 2 types de retour peuvent être choisis en fonction de vos contraintes propres :
- Intégration du fichier « LR » (celle-ci doit être réalisée avant la clôture de paie) ; - Intégration du fichier « J5 » (celle-ci doit être réalisée après la clôture de paie).
Remarque :
Si deux types de retour sont proposés dans WIN-PAIE, il est toutefois fortement recommandé d’intégrer le fichier « J5 », celui-ci étant beaucoup moins contraignant que le fichier « LR » en terme de planning.
Intégration du fichier « LR » :
Le fichier « LR » restitue les modifications intervenues par rapport au fichier initial du gestionnaire. De par sa structure (il s’agit du fichier des cartes, éventuellement corrigées ou complétées), il ne peut être importé que si les cartes originelles sont encore en mémoire (donc avant clôture de la paie). Il en résulte une forte contrainte de planning puisque l’on doit attendre l’arrivée de ce fichier avant de pouvoir clôturer la paie et commencer la paie suivante :
Intégration du fichier « LR »
Type de retour :
Les modifications apportées par la T.G. sont alors présentées une à une avec, en parallèle, la saisie initiale faite par le gestionnaire.
Remarque :
Pour ne pas alourdir la procédure, les mouvements validés par la TG ne sont pas présentés.
Présentation des modifications apportées par la T.G.
Le bouton « impression », situé à droite du bouton d’intégration du fichier « LR », permet la mise en forme et l’impression du fichier des retours. Ceci permet de visualiser sur papier A4 les modifications apportées par la T.G. Dans ce cas, il n’y a pas de mise à jour automatique de la base de données, celle-ci doit être faite par le bouton « Modif cartes » (ou par le biais de mouvements « immédiats » si la paie est déjà clôturée) :
Le retour est accepté : selon le cas, le mouvement sera
Edition du fichier « LR »
Intégration du fichier « J5 » :
Le fichier « J5 » contient les fiches de liaison des agents. De part son contenu, il permet d’intégrer les fiches de liaison du mois dans WIN-PAIE (celles-ci seront alors consultables à partir du menu « Fiche Personnel » (voir page 42 la consultation des fiches de liaison) et de mettre à jour la base de
données. Cette dernière possibilité supprime la contrainte de temps évoquée avec l’intégration du fichier
« LR » puisque le fichier « J5 » (qui ne contient pas de mouvements mais la situation de l’agent en fin de paie) doit être chargé après la clôture de la paie et donc alors que la paie suivante est déjà commencée.
Intégration du fichier « J5 »
En utilisant le fichier « J5 » pour effectuer le retour T.G., la préparation de la paie en devient lissée, ce qui permet de l’optimiser fortement. Par exemple, voici un exemple de planning que vous pouvez tenir en intégrant le fichier « J5 » (celui-ci pouvant bien sûr varier selon les mois et les T.G.) :
- 31 mars : génération de la disquette de paie du mois d’avril ; - 5 avril : clôture de la paie d’avril ;
- Du 5 au 30 avril : saisie des mouvements de la paie de mai ;
- 20 avril : réception et intégration du fichier « J5 » de la paie d’avril, qui va remettre à jour la base d’avril alors même que la paie de mai est déjà commencée ;
- 30 avril : génération de la disquette de paie du mois de mai ; - etc.
Après avoir choisi l’option « intégration du fichier J5 », cliquez sur « parcourir » pour indiquer le chemin d’accès au fichier :
Accès au fichier « J5 »
Les éventuelles modifications apportées à la base de données sont alors listées en fin de chargement :
Listing des corrections apportées à la base de données
Le bouton « impression », situé à droite du bouton d’intégration du fichier « J5 », permet d’imprimer, après leur chargement, l’ensemble des fiches de liaison du mois. Pour cela, il suffira de saisir la
« période de référence » correspondante et l’ensemble des fiches de liaison seront éditées.
Remarque :
Cette impression peut également être réalisée de manière individuelle à partir de la « Fiche Personnel ».
Intégration du fichier « KA » :
Chaque mois, en plus du fichier « J5 » ou « LR », la T.G. peut vous fournir un fichier nommé « KA » contenant le détail des bulletins de paie de vos agents :
Intégration du fichier « KA »
Attention :
L’envoi régulier des fichiers « KA » ne doit pas se substituer aux doubles papier des bulletins de paie ou aux microfiches !
Pour intégrer les bulletins de paies dans WIN-PAIE, choisissez l’option « intégration du fichier KA (bulletins de paie) » puis « chargement des bulletins de paie (fichier KA) » :
Chargement des bulletins de paie
Après avoir choisi l’option « chargement des bulletins de paie (fichier KA)», cliquez sur
« parcourir » pour indiquer le chemin d’accès au fichier :
Accès au fichier « KA »
Une fois le fichier chargé, il est possible qu’un listing d’erreurs s’imprime. Il conviendra dès lors de l’examiner, de créer toutes les rubriques manquantes (voir page 114 la création des rubriques de paie) et de vérifier la validité des codes Insee si le message d’erreur est « introuvable ».
Remarque :
L’option de chargement d’un fichier « KA » peut être exécutée plusieurs fois. Il conviendra toutefois, lorsqu’un message d’avertissement apparaîtra à l’écran, de confirmer l’effacement des bulletins de paie précédemment chargés sur la même période afin d’éviter les doublons.
Une fois le fichier chargé, les bulletins de paie du mois considéré sont définitivement chargés et historisés dans votre base de données. Ceux-ci peuvent ainsi être consultés par le biais de la « Fiche Personnel » de chaque agent et être utilisés pour la génération d’un certain nombre de statistiques telles que les indicateurs disponibles dans le module LOLF.
Le bouton « lecture du fichier BJ », situé à droite du bouton d’intégration du fichier « KA », permet de mettre à jour WIN-PAIE en cas de rubrique de paie manquante. En effet, ce fichier, envoyé
épisodiquement par les T.G. contient l’intégralité des rubriques de paie et créé automatiquement les codes éléments manquants.
Intégration du fichier « HD » :
Les cartes « 22 » n’apparaissant pas sur les fiches de liaison et n’étant pas mises à jour par le biais du fichier « J5 », le fichier « HD » peut également être demandé en complément du fichier « J5 » pour mettre à jour l’historique des cartes « 22 » (ceci est notamment intéressant pour les administrations utilisant souvent ce type de cartes) :
Intégration du fichier « HD » Remarque :
Ce fichier contenant l’historique complet des cartes « 22 » effectuées, une intégration mensuelle n’est pas forcément obligatoire, chaque intégration corrigeant l’intégralité des discordances, y compris sur les périodes antérieures.
Intégration du fichier « SR » :
Le fichier « SR » permet de mettre à jour la situation d’un allocataire. Compte tenu du fait que la T.G.
ne crée plus d’elle-même de mouvements concernant l’allocataire et ses enfants et que les prestations familiales ne sont plus gérées par les T.G., ce fichier ne doit pas nécessairement être réintégré chaque mois comme les fichiers présentés précédemment. Une intégration avec une périodicité à définir avec la T.G. (annuelle par exemple) pourra être éventuellement envisagée.
Intégration du fichier « SR »