Indemnités prédéfinies permanentes

En cas de saisie d’indemnités dont les bénéficiaires sont régulièrement les mêmes, l’outil de saisie groupée présente l’inconvénient d’obliger le gestionnaire à ressaisir les mêmes informations à chaque nouvelle échéance. C’est pourquoi il existe également dans WIN-PAIE une fonctionnalité vous permettant de créer des listes dont le contenu ne sera pas effacé au moment du transfert. Lors du paiement suivant, seules les modifications seront à saisir dans la liste d’indemnités, ce qui engendrera un gain de temps important lors de la préparation de la paie.

Accès aux indemnités prédéfinies permanentes

Pour les cartes « 05 », il faut indiquer si les montants saisis correspondent à la modification d'indemnités déjà existantes pour les personnes considérées ou à la création d'indemnités permanentes pour ces personnes.

Attention :

Le principe de fonctionnement de l’outil « indemnités prédéfinies permanentes » reste très proche de celui de « saisie groupée ». Ainsi, les cartes ne seront créées qu’au moment du transfert et les saisies en cours seront stockées dans un fichier intermédiaire. Toutefois, l’utilisation des « indemnités prédéfinies permanentes » présente une différence majeure avec la « saisie groupée » puisque le fichier intermédiaire ne sera pas vidé au moment du transfert des cartes et pourra être réutilisé a posteriori.

Comment créer une nouvelle indemnité prédéfinie permanente ?

Lorsque vous souhaitez créer une nouvelle indemnité prédéfinie permanente, il vous suffit de cliquer sur le bouton « Codifications » situé en bas de l’écran de sélection d’indemnité et, dans la nouvelle fenêtre proposée à l’écran, de compléter chacun des champs proposés (code, libellé, code indemnité, code carte…) avant d’enregistrer votre saisie par le biais du bouton « Valider ».

Codification d’une indemnité prédéfinie permanente

Type de carte d’indemnités à générer.

Un en-tête et un en-pied peuvent être définis pour l’impression d’un justificatif.

Numéro de chapitre correspondant (facultatif).

Identification de l’indemnité.

Code de l’indemnité.

Remarques :

Si les différents champs proposés ne sont pas « vides » au moment où vous souhaitez créer une nouvelle indemnité, il vous suffit de cliquer sur le bouton « Ignore » pour réinitialiser l’affichage. Vous pourrez dès lors compléter chacun des champs (code, libellé, code indemnité, code carte…) avant d’enregistrer votre saisie par le biais du bouton « Valider ».

Le « code calcul » 99 (utilisable pour les cartes « 05 » ou « 22 ») permet de générer automatiquement la liste des agents qui touchent l’indemnité.

Exemple :

Modification des indemnités de déplacements : si tout le monde est concerné, la création d’une liste suivant ce modèle permet d’obtenir la liste des personnes touchant cette indemnité, puis de modifier les montants sans être obligé d’appeler les agents par leur nom :

Génération automatique de la liste des agents (pour cartes « 05 » et « 22 »)

Une fois la création de la nouvelle indemnité achevée et validée, vous pouvez alors quitter l’écran de codification et revenir à la fenêtre de sélection d’indemnité :

Ecran de sélection des indemnités prédéfinies permanentes

Sur cette fenêtre, choisissez l’indemnité nouvellement créée et saisissez, à partir du nouvel écran proposé, les différentes informations (nom, temps partiel, mode de calcul, etc.) concernant les indemnités à verser :

Module de saisie des différentes indemnités

Saisie massive des indemnités :

Comme pour l’outil de « saisie groupée », l’initialisation du tableau d’indemnités peut être réalisée à partir d’un fichier Excel contenant l’ensemble des indemnités à payer. Dans ce cas, l’importation des données depuis Excel doit être réalisée au moment de la création de l’indemnité prédéfinie permanente par le biais du bouton « Codifications » (une fois l’importation achevée, un clic sur le bouton

« Valider » validera alors la création de l’indemnité ainsi que l’importation des données depuis Excel) :

Utilisation du module d’import

Pour être reconnu par WIN-PAIE lors de l’importation, le fichier Excel d’indemnités que vous souhaitez créer doit respecter les en-têtes de colonne suivants (ces en-têtes doivent être saisis sur la première ligne du fichier) :

Pour créer le fichier Excel, le plus simple est de récupérer les informations nominatives depuis une requête pré-programmée issue de WIN-PAIE puis, dans un deuxième temps, de le modifier afin de ne garder que les informations nécessaires à l’importation (voir ci-dessus).

Remarque :

Pour éviter d’avoir à saisir les différents montants, vous pouvez également créer votre fichier Excel à partir de la requête « Bullet. Paie » > « Statistique par code élément ». Si les bulletins de paie ont correctement été chargés dans WIN-PAIE, cette requête vous générera directement la liste des agents ayant touché l’indemnité lors du dernier paiement ainsi que les sommes correspondantes.

Génération automatique de la liste des agents ayant touché l’indemnité lors du dernier paiement Liste des différentes options disponibles :

Création d’une nouvelle ligne. La saisie s'effectue par appel des noms sans sélection préalable. La saisie peut être effectuée en plusieurs fois (les personnes déjà saisies s’affichent à l’entrée dans le programme)

Suppression de la ligne courante.

Suppression de toutes les saisies pour l’indemnité en cours.

« Insee » Code Insee + NPC des agents.

« Nom » Nom et Prénom des agents.

(Une au moins de ces 2 colonnes est obligatoire. Si les codes Insee ne sont pas fournis, la recherche s’effectuera sur une égalité parfaite « nom et prénom », les éventuels homonymes seront rejetés)

« Montant » Montant de l’indemnité (obligatoire).

« Libellé » Libellé complémentaire (facultatif).

« Unités » Nombre d’unités (à utiliser en cas de mode de calcul « B »).

Retour au menu général de l’application.

Permet de modifier en une seule fois toutes les zones « Nombre d’unités ».

Permet de modifier en une seule fois toutes les zones « Montant » (dans le cas d’indemnités à taux fixe).

Permet de modifier en une seule fois tous les libellés complémentaires (celui-ci est souvent le même pour toute la saisie).

Impression de la liste des sommes saisies pour l’indemnité en cours.

Transfert vers les cartes d’indemnité. Le tableau en cours restera en mémoire et pourra être exploité lors du prochain paiement.

Utilisation d’une formule de calcul pour la revalorisation de la liste

(exemple : en cas d’augmentation de 2%, la formule « *1,02 » modifiera d’un coup toutes les sommes saisies).

Si le code de calcul = « 99 » : pour les cartes « 05 » ou « 22 », la liste des agents percevant actuellement cette indemnité va se générer automatiquement.

Si le code de calcul est lié à un barème : calcul automatique des montants unitaires individuels en fonction du barème en vigueur.

Liste des différentes options disponibles

Transfert des indemnités vers les cartes correspondantes :

Une fois les indemnités saisies (ou importées) et vérifiées, celles-ci peuvent être transférées vers les cartes correspondantes. Le bouton « Transfert » permet ainsi d’effectuer un transfert indemnité par indemnité. Les cartes correspondantes seront alors générées mais les saisies resteront en mémoire dans le fichier intermédiaire et pourront être exploitées lors d’un prochain paiement.