Annexes

Accessible par le biais du bouton « Annexes » de la fenêtre principale, ce module regroupe un certain nombre de fonctionnalités annexes que vous pouvez utiliser épisodiquement :

Accès au menu « Annexes » Modification d'un code INSEE : non concordance avec la T.G. :

Si vous constatez, lors du chargement du retour T.G., que le code Insee ou le NPC d’un agent a été modifié par la T.G., ce programme vous permet de modifier cet identifiant dans WIN-PAIE afin de vous mettre en concordance avec celle-ci (ceci ne génère pas de mouvement de paie !).

Pour modifier le code Insee, il vous suffit d’indiquer le nom de l’agent concerné dans la zone « Nom, Prénom ». Le progiciel vous affiche alors l’Insee actuel dans la zone « Code Insee » ; il ne vous reste plus qu’à saisir le nouvel Insee dans la zone « Nouveau code Insee » et à valider cette modification.

Modification du code Insee ou du NPC d’un agent

Remarque :

Si cette modification a été effectuée suite à une erreur lors du retour T.G., n’oubliez pas de procéder de nouveau à l’intégration de votre retour T.G. une fois la mise en concordance effectuée !

Edition des tables indiciaires :

Ce programme peut être utilisé afin d’éditer, pour chaque grade, l'échelonnement indiciaire et les durées d'échelons correspondantes (cette fonctionnalité est également disponible depuis la table des grades – voir page 9 et suivantes la codification de la table des grades) :

Edition de la table indiciaire

Edition d'un tableau de traitement :

Ce programme permet d’éditer un tableau de traitement faisant ressortir, par grade et par échelon, le montant des rémunérations. Ce tableau peut être édité, au choix, pour un grade ou pour l’ensemble des grades :

Edition d’un tableau de traitement

Modification automatique des points de la table indiciaire :

Lors d’une augmentation générale en nombre de points, ce programme permet de modifier la table indiciaire sans être obligé de calculer et de saisir manuellement les nouveaux indices pour chacun des grades.

Pour effectuer cette modification automatique, il vous suffit ici de saisir les plages d’augmentation (« Indice de début » et « Indice de fin ») et le « nombre de points » à ajouter :

Modification automatique des points de la table indiciaire

Dans l’exemple ci-dessus, les indices compris entre « 265 » et « 311 » seront augmentés de 2 points, les indices compris entre « 312 » et « 328 » seront augmentés de 1 point et les indices supérieurs à

« 328 » resteront inchangés.

Modification d'indices en automatique :

Lors d'une réforme indiciaire, après avoir mis à jour la table indiciaire, ce programme permet de mettre à jour de manière interne les fiches des agents (« Fiche Personnel »). Il peut être lancé de manière sélective pour un unique code grade ou pour l’ensemble du personnel :

Modification d’indices en automatique

Une fois la mise à jour effectuée, un listing des modifications effectuées sera automatiquement édité par WIN-PAIE..

Attention :

Cette fonctionnalité ne crée pas les cartes correspondantes. Elle ne doit donc être utilisée que si la T.G.

effectue la même modification de son côté !

Suppression d'une indemnité ou retenue fixe (sur carte 05) pour chaque agent :

Ce programme permet de supprimer, pour chaque agent, une même indemnité (ou retenue fixe) gérée par carte « 05 ». Il vous suffit pour cela de saisir le code de l’indemnité (ou retenue) correspondante puis de choisir de créer ou non les cartes « 05 » correspondantes (il n’est pas nécessaire de créer les cartes « 05 » si la T.G. effectue la modification de son côté…).

Cette fonctionnalité a par exemple été utilisée lorsque la carte « 02 » a remplacé la carte « 05 » pour la gestion de l’IDA.

Réédition d’un listing de rejet :

Toute liste de rejets peut être rééditée par le biais de ce programme. Ceci concerne aussi bien la clôture que les importations massives, le retour TG ou les mouvements de paie :

Réédition des différents rejets Exemple de listing de rejet :

Edition d’une liste de rejets

Edition d’un listing de rejets

Transfert de dossiers entre gestionnaires informatisés :

Ce programme permet le transfert de dossiers entre gestionnaires (cette fonctionnalité est également disponible depuis la fenêtre principale de l’application – voir page 127 le paragraphe consacré au transfert de dossiers).

Mise à jour immédiate des cartes d’un agent :

De la même façon que le bouton « Immédiat » présent sur chacune des cartes, ce programme permet de mettre à jour le dossier d’un agent, en saisissant son nom dans la zone « Nom de l’agent », sans générer de mouvement à destination de la T.G. :

Mise à jour immédiate des cartes d’un agent

Dans le cas présent, l’ensemble des cartes créées pour cet agent sur le mois de paie seront transférées vers son dossier (« Fiche Personnel ») puis effacées du programme « modif cartes ». Il s’agit donc de mouvements exclusivement internes puisque WIN-PAIE se voit mis à jour sans que la T.G. ne reçoive les mouvements de paie correspondants.

Agenda :

Ce programme peut être utilisé pour suivre et se rappeler les opérations à effectuer sur un mois de paie donné (cette fonctionnalité est également disponible depuis la fenêtre principale de l’application – voir page 128 le paragraphe consacré à l’utilisation de l’agenda).

Intégration du fichier de la mutuelle (BASPAY provenant de la T.G.) :

Les montants des cotisations à la mutuelle (gérée par carte « 05 ») sont modifiés en début d’année par la T.G. suite à un envoi généré directement par la mutuelle. La mise à jour des dossiers dans WIN-PAIE peut être effectuée par le biais de cartes « 05 » (mouvement à passer en « Immédiat ») ou en

récupérant auprès de la T.G. le fichier nommé « BASPAY ». L’intégration de ce dernier permet la mise à jour automatique des cartes « 05 » :

Intégration du fichier « BASPAY »

Edition du tableau des indemnités fixes :

Ce programme permet l’édition d’un tableau regroupant les indemnités dont le montant est fixe :

Edition du tableau des indemnités fixes

Incidence financière de mouvements prévisionnels :

Ce programme permet de simuler certains mouvements de paie (avancements d’échelon, changements de temps partiel ou de taux de rémunération) afin d’en calculer l’incidence financière :

Tableau des incidences financières

Ce tableau peut être utilisé, par exemple, pour prévoir le montant d’un rappel rétroactif à budgétiser avant l’envoi du mouvement à la T.G. ou pour calculer l’incidence future du changement de situation d’un agent. Il peut être édité sur 4 années et n’interfère en rien avec la préparation de la paie qui peut être réalisée en parallèle.

Retour au 1^er enregistrement de la liste.

Recherche d’un nom dans la liste des mouvements saisis.

Edition du tableau prévisionnel :

Une fois le tableau complété, le bouton « Imprime » permet de saisir les bornes de calcul du rappel et d’imprimer un tableau prévisionnel :

Edition de l’incidence financière des mouvements prévisionnels

Extraction du tableau prévisionnel vers Excel :

Le résultat peut être obtenu directement sur Excel. Pour cela, veuillez avant toute chose cliquer sur la clef située à gauche du bouton « Excel » afin d’ouvrir la maquette correspondante et d’y paramétrer le taux des cotisations patronales :

Paramétrage de la maquette Excel

Une fois le paramétrage effectué, la maquette Excel peut être enregistrée et fermée. Un clic sur le bouton « Excel » vous permettra dès lors de lancer l’extraction des données vers le tableur :

Affichage de l’incidence financière des mouvements prévisionnels sous Excel

Chargement des bulletins de paie (fichier KA) :

Ce programme peut être utilisé pour intégrer les fichiers « KA » (bulletins de paie) de l’ensemble de vos agents (voir page 111 le paragraphe consacré au retour T.G. et au chargement du fichier « KA »).

Nouveau NPC (titularisation d’un contractuel) :

La titularisation consiste pour la T.G. à supprimer l'agent avec son code actuel puis à effectuer une prise en charge complète avec un nouveau numéro de prise en charge. Ce programme permet de simplifier la manipulation, en créant les cartes nécessaires à la « fin de fonction » et à la « prise en charge » (l'agent est repris en charge avec exactement la même situation).

Remarque :

Les cartes « 01 » et « 02 » devront être modifiées puisque certaines informations seront nécessairement différentes (le grade, la situation statutaire, les régimes de cotisations, etc.).

Attention :

Compte tenu de ces impératifs, cette fonctionnalité doit être manipulée avec précaution (il sera peut être préférable d’effectuer les différentes opérations – « fin de fonction » et « prise en charge » – par le biais des méthodes traditionnelles de saisie).

Mise à jour des codes INSEE définitifs (en fin d’année) :

Les cartes « 80 » envoyées en cours d’année ne sont pas validées immédiatement par la T.G. Les nouveaux codes Insee sont stockés temporairement dans l’application (ainsi, les mouvements se font toujours sous l'ancien code) puis, après la paie de décembre, les nouveaux codes sont validés automatiquement.

Cette fonctionnalité ne peut être utilisée que si la mise à jour doit être effectuée à un autre moment.

Mise en page du fichier RETOUR de la T.G. :

Ce programme permet la mise en forme et l’impression du fichier des retours (voir page 108 et suivantes le paragraphe consacré au retour T.G. et au chargement du fichier « LR »).