Le travail collaboratif :

Si on veut définir cette notion, on peut dire qu’« il s’agit d’un travail de groupe d’égal à égal (sans lien hiérarchique de commandement ou d’impulsion) qui fonctionne sans véritable organisation préalable (coordination). Chaque intervenant apporte son savoir, son idée en pouvant ou non s’inspirer des apports réalisés précédemment par les autres (travail que l’on peut apparenter à une réunion de type non directive

recherchant la créativité) » ⁴⁶⁶. Pour l’expliquer, on peut prendre l’exemple d’un wiki où, chaque internaute

peut ajouter un commentaire sur le site ou corriger ceux des autres. On peut également prendre l’exemple d’un tableau blanc où chaque internaute écrit, dessine ou dépose un document sur le tableau.

Les principaux outils du travail collaboratif sont : le courriel, la vidéoconférence, les portails, les wikis et les forums. La messagerie électronique permet par exemple, de consulter des collègues connus pour leurs compétences. La vidéoconférence permet de rapprocher des groupes de travail éloignés géographiquement en permettant une communication en temps réel. Ce sont des moyens permettant de mettre en commun les informations, les ressources, les compétences et les idées dans les différents services. L’objectif principal d’une mobilisation des méthodes et outils de travail collaboratif est d’amener chaque acteur à communiquer, échanger, planifier, créer et coordonner leurs compétences de manière collective dans le but d’améliorer le fonctionnement de leur groupe de travail. « Le but étant d’accélérer la transmission d’informations et de connaissances, de faciliter son partage et surtout permettre à plusieurs personnes de travailler sur un dossier

commun avec une mise à jour permanente, en ayant toujours accès à la dernière version »467. Car, très

souvent, l’information la plus pertinente et précise d’une entreprise n’est enregistrée dans aucune base de données, si ce n’est dans la tête d’un dirigeant ou d’un employé. La collaboration en entreprise devrait donc contribuer à la capitalisation des connaissances. Les auteurs MÉTAIS et MOINGEON (2001) ont écrit un article qui affirme que les technologies de l’information et de la communication permettent le partage et la capitalisation des connaissances. Ils affirment également que, l’outil a été développé au fil du temps, pour devenir un outil utilisé pour assurer l’apprentissage collectif.

Le travail collaboratif n’est pas précédé par une répartition des rôles. C’est une situation où les tâches et les buts sont communs. Chaque membre travail sur les mêmes points. « Il va en effet plutôt s’agir ici de fusionner les contributions individuelles dans l’action. La responsabilité est donc ici collective et incombe au groupe en tant que totalité. Ce mode de travail collectif engage par conséquent une communication régulière

466 IDEM.

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entre les membres du groupe et une connaissance précise de la progression de l’action collective »⁴⁶⁸, d’où le

rôle des fonctionnalités de l’outil intranet. Afin d’assurer la cohérence globale, les interactions entre les membres du groupe doivent être permanentes.

La collaboration permet de réaliser ce que l’individu seul est incapable de réaliser. Il s’agit pour chaque acteur d’un projet d’alimenter ses contributions individuelles par celles des autres. « Le travail collaboratif implique de ce fait un engagement mutuel des individus dans un effort coordonné pour effectuer une même

tâche, résoudre ensemble un même problème »469.

Le travail collaboratif demande que les membres de l’équipe soient solidairement liés. Il demande également de la motivation et une confiance mutuelle. Le travail collaboratif permet d’être plus performant, «ce mode d’action collaboratif laisse à penser qu’il permet d’atteindre de meilleurs performances en termes de

réactivité, d’adaptation à l’inattendu ou encore d’utilisation optimisée des moyens mis à disposition»470. Ce

mode de travail fait que, « le travail individuel est difficilement identifiable à la fin »⁴⁷¹.

Il est donc évident que, les outils de groupware permettent d’améliorer les pratiques du management des connaissances, grâce à leur capacité d’acquérir, de stocker et de partager l’information utile à l’enrichissement des connaissances des groupes à l’intérieur de l’entreprise. On considère dans ce cas que, « les entreprises qui gagnent sont celles qui savent établir des coopérations, travailler en réseau, produire et utiliser collectivement la connaissance sans cesse renouvelée dont elles ont besoin pour générer de la

valeur »⁴⁷². Le travail collectif permet de générer un résultat qu’un individu seul ne peut générer.

On peut également proposer l’installation de l’intranet au sein des entreprises multinationales. Puisque l’exploitation de l’outil est susceptible de mettre en contact leurs différentes entités et de coordonner les actions de groupes situés dans des lieux distants. En effet, lorsque l’entreprise est multinationale chacun de ses départements dispersés peut mettre en commun des domaines d’expertise pour que chaque collaborateur puissent profiter des compétences de toute l’entreprise où qu’elles se trouvent. Donc, contrairement aux

moyens de communication traditionnels473, avec l’intranet, et sa capacité à mettre en réseau l’information

nécessaire, les frontières liées au lieu et au temps n’existent plus. Les agents ne sont plus obligés de se rencontrer physiquement pour échanger leurs idées et leurs connaissances afin de pouvoir travailler et prendre des décisions. Ce qui veut dire que, « le document une fois terminé, peut être stocké sur le serveur. Chaque membre de ce groupe aura la possibilité d’accéder à ce document et de trouver les informations nécessaires pour alimenter la réalisation de son travail. Ceci est possible, sans que les participants ne soient

468 IDEM

469 IDEM.

470 PIQUET.A, op.cit.

471 POTIN. C-Y, « Travail coopératif : quand la distance permet le rapprochement », Le travail coopératif assisté par ordinateur (TCAO), www.creg.ac-versailles.fr/Travail-cooperatif-quand-la-distance-permet-le-rapprochement/.2007. Consulté le 13/11/2017.

472 « Le e-learning : une présentation générale », Les fiches outils ressources humaines, IAE Toulouse MRH, adresse URL :

http://www.journaldunet.com/solutions/0311/031117_Pano_elearning3.shtml. Consulté le 29/10/2017, p.4.

473 Avec les moyens de communication traditionnels, on a la possibilité de capter l’information aussi bien au niveau du siège social que dans une succursale qui lui est éloignée.

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obligés de contacter tous les membres pour connaitre l’état d’avancement du travail en cours»474. L’exemple

le plus significatif du travail en groupe permis par l’outil intranet est, celui des architectes qui se coordonnent avec des ingénieurs des bureaux d’études afin de disposer en permanence, des mêmes plans remis constamment à jour.

Avec l’intranet, chaque utilisateur travaille à son rythme. Ce qui veut dire que, la page sur laquelle il travaille sera modifiée au fur et à mesure de l’avancement de son travail. Les applications du groupware lui permettent de consulter les données que les autres membres publient sur la page. Il dispose également de la possibilité d’observer l’avancement des autres et peut interagir avec eux, en ayant la possibilité d’envoyer des réponses à des questions posées. L’auteur NIFLE désignait l’outil comme « une solution de travail en

équipe pour des collaborateurs distants les uns des autres »⁴⁷⁵.

L’entreprise doit faire en sorte que les acteurs contribuent régulièrement à alimenter le système d’information et de les inciter à toujours rechercher dans le système d’information avant de produire la connaissance nécessaire. L’essentiel dans ce type d’organisations n’est pas d’accumuler les données, mais c’est leur mise à disposition collective et leur organisation pour faciliter l’utilisation de l’information et la collecte des connaissances pertinentes. La collaboration permet à une entreprise de connaître ses propres connaissances et de bénéficier des connaissances des autres membres : « L’implantation des usages collaboratifs permet à tout un chacun de bénéficier des savoirs, des savoirs-faires et des expériences de chacun qui constituent alors une communauté de pratiques. Cette dimension du travail collaboratif favorise de ce fait l’apprentissage informel et participe à la capitalisation des connaissances. En effet, la mise en commun et le partage des connaissances permettent aux collaborateurs de maîtriser les domaines d’expertise de leurs collègues.

Les solutions de travail collaboratif permettent également la créativité. Les membres du groupe «sont connectés entre eux par des réseaux informationnels qui accentuent leur interdépendance et favorisent la

fertilisation croisée de leurs idées »476. L’outil est susceptible de créer une meilleure synergie, et une

progression du travail et des rapports477, ce qui est susceptible de rendre l’entreprise plus créative478. C’est

ainsi que, certains travaux qui étudient la relation entre intranet et créativité comme ceux de Stenmark en 2002, indiquent l’aspect positif de cet outil sur la cohésion des groupes. « L’intranet peut faciliter la cohésion des équipes de travail en favorisant les échanges transversaux et le partage des connaissances

utiles, indépendamment des niveaux hiérarchiques »⁴⁷⁹. « Il permet de ce fait une homogénéisation des

pratiques considérée comme l’une des bases de la cohésion. On considère donc la cohésion comme un outil

474 http://www.ucc-cfdt.fr/cadred.cfdt/389/3000/306.htm

475 NIFLE. Roger, op.cit, p.57.

476 BENGHOZI, 2001. Cité par PASCAL. A, "Conception d’une solution TIC pour favoriser l’émergence de projets innovants : une approche Usage , l’expérience KMP », Thèse de Doctorat en sciences de gestion, UNIVERSITE DE NICE SOPHIA ANTIPOLIS,12 décembre 2006, P.187.

477 Productivité de groupe, www.UlysseGroupS_a_intranet/exemples-groupware.htm.

478 DÉTRIE.P, MESLIN. C, op.cit, p.137.

479 CHIBAMBAHRAM et BOSTROM, 1993. Cité par DESMARAIS. C, KHEDHAOURIA. A, «Favoriser la créativité managériale dans l’intégration des TIC de type intranet », IREGE, Université de Savoie, XVème Conférence Internationale de Management Stratégique, Annecy / Genève. Adresse URL :

http://www.strategie-aims.com/events/conferences/8-xveme-conference-de-l-aims/communications/2232-favoriser-la-creativite-manageriale-dans-lintegration-des-tic-de-type-intranet/download. 13-16 Juin 2006, p.14.

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permettant de combiner les forces créatives des individus et de favoriser la créativité dans un contexte de

collaboration riche en confiance »⁴⁸⁰. Selon l’auteur Cauvin en 1997 : « une bonne cohésion du groupe,

porteuse de valeurs communes à l’ensemble des individus, facilite la créativité »481.

En matière d’innovation, on peut dire que « l’apport essentiel que peut apporter un outil intranet, réside dans sa capacité à structurer et conforter les efforts d’un groupe professionnel pour pouvoir produire et concevoir

ensemble. Ceci, grâce aux multiples choix de fonctionnalités mis à la disposition des utilisateurs »482. En

effet, l’avantage que peut offrir cet outil ne se limite pas seulement à sa capacité de partager et de capitaliser des informations et des connaissances dispersées, mais aussi d’offrir la possibilité de créer quelque chose de nouveau et ce grâce aux nouvelles possibilités de travail qu’il permet de réaliser. Dans ce cas, « L’intégration d’expertises internes, celles des partenaires, fournisseurs, clients et anciens collaborateurs dans le processus ouvert, d’innovation est également indispensable. La nécessité de transformer le rapport à l’innovation en « favorisant la cocréation » oblige l’entreprise à s’investir dans la construction d’une culture

d’innovation collaborative »483. C’est dans ce sens que, l’auteur ROBERT REIX a écrit qu’ « un usage

intensif de partage de connaissances par un apprentissage collectif permet un apprentissage progressif et

créatif des outils »⁴⁸⁴.

En définitive, le travail en groupe que permet l’intranet, vise la production d’un résultat, il permet de recueillir le maximum de points de vues, de moins se tromper et d’être vigilant sur des points précis, de favoriser le décloisonnement des équipes. Il aide à rendre visible à tous, les connaissances, les projets, les avancements, les rôles, les missions d’équipes (connaître en temps réel les tâches effectuées et à effectuer de chaque intervenant du projet) mais il permet également le transfert des valeurs propres. Il est employé pour développer l’initiative individuelle et collective, étudier et résoudre les problèmes plus vite et plus près de l’endroit où ils peuvent apparaître. On peut conclure dans ce cas que, l’intranet en permettant le travail en groupe, en permettant de mettre en relation les individus est, l’outil le mieux adapté pour la réussite d’une démarche de management des connaissances.