Le contenu de l’intranet

À la question : Dans quelles applications l’entreprise a-t-elle investi ? L’entreprise étudiée a développé un réseau de communication et d’échange qui s’appuie sur les standards de l’Internet. Opérationnel depuis plusieurs années, ce système fonctionne exactement de la même façon, avec les mêmes moyens et les mêmes logiciels que le réseau Internet. La seule différence est qu’il ne s’agit pas de réseaux ouverts car seuls peuvent se connecter les personnes autorisées. Leurs objectifs étant de gérer les flux d’informations et de

diriger les informations voire les connaissances⁶²⁸ vers les personnes concernées. Les portails doivent servir

à diffuser les informations, partager les documents entre les structures. Ils permettent l’accès à des discussions, et des accès facile à différentes applications. On peut également trouver des informations concernant les produits de l’entreprise, mises en ligne à la disposition des agents autorisés.

Réponse à quelles sont les fonctionnalités de l’outil et avez-vous installé toutes les fonctionnalités dès le départ ?

L’installation des différentes applications a été décidée au préalable. Ces applications ont été mentionnées et décrites dans un rapport concernant la mise en place. Ce document reprend les principales orientations. Les résultats montrent que les applications mises sur l’intranet de cette entreprise sont multiples. L’intranet à la GNL2/Z contient :

3.1.1. Un système de messagerie électronique : Vu les besoins de transmission des informations, le

système de messagerie Outlook a été créé. D’après le règlement intérieur présenté en annexe n° 7, le système de messagerie a été décliné en deux parties :

- Une messagerie interne pour les besoins internes de la GNL2/Z, étendue à d’autres branches de l’entreprise ;

- Une messagerie externe pour les besoins de communications avec le monde extérieur (partenaires, contacts, fournisseurs, …).

Le document indique que, le système de messagerie électronique a été installé essentiellement pour :

- Faciliter la communication des informations et des documents avec une garantie de livraison des messages ;

194

- Réduire les délais de transmission, de gestion et de traitement des informations ;

- Permettre l’automatisation de certaines procédures et réduire la circulation d’informations sur le support papier.

1. La messagerie interne

Concerne uniquement les échanges d’informations destinées exclusivement aux structures de l’entreprise. Le règlement intérieur indique que, la messagerie obéit aux règles suivantes, à savoir que, nous n’avons retenu que les plus importants:

- Tout possesseur d’un compte réseau possède un mot de passe confidentiel⁶²⁹, qui lui est attribué par la

structure informatique rattachée à son site sauf avis contraire de son responsable de structure. Le règlement intérieur indique que, le compte individuel ne peut être consulté que par son propriétaire qui en est entièrement responsable. La messagerie devra être utilisée exclusivement pour les besoins professionnels. La messagerie de cette entreprise contient un système d’alerte qui permet d’alerter l’utilisateur en cas de réception d’un nouveau message.

- Le système de messagerie dispose de fichiers journaux qui consignent toutes les références suscités de tous les messages envoyés ou reçus.

- Des limites⁶³⁰ concernant la taille des messages individuels ainsi que la taille globale du compte de

messagerie sont imposées de manière à permettre aux systèmes d’être disponible quel que soit le temps et les circonstances d’utilisation pour l’ensemble des utilisateurs. Les limites d’utilisation sont fixées par les structures informatiques afin de permettre le fonctionnement des systèmes dans des conditions optimales, et surtout en fonction des contraintes techniques des systèmes installés. Si les limites ne sont pas respectées, le compte sera automatiquement bloqué et seule la structure en charge de la gestion du système de messagerie pourra le débloquer.

- Tout transfert d’informations vers une autre structure doit suivre et respecter le processus de circulation formel et réglementaire à savoir la voie hiérarchique en vigueur utilisée usuellement lors des transferts de courrier classique (papier) sauf instruction expresse et formelle de la hiérarchie ( ce qui prouve qu’il n’ya pas de liberté dans les échages d’informations).

- Tout transfert de documents sans rapport avec les tâches professionnelles d’un utilisateur vers un autre est strictement interdit. Cette mesure concerne particulièrement les fichiers de type : musique, fichier animation ou vidéo, fichiers images, photos, jeux, …

- L’utilisation de la messagerie par le biais de procédures ou d’outils en dehors des standards de l’entreprise est strictement interdite et peut être suivie de sanctions à l’encontre du contrevenant.

2. La messagerie externe (E. mail internet).

629 Seuls l’utilisateur et le service informatique ont connaissance de ce mot de passe.

195

La messagerie externe communément appelée dans cette entreprise « e-mail/internet » est destinée à l’échange d’informations ou de documents professionnels avec des interlocuteurs en dehors de l’entreprise. Elle doit obéir aux règles suivantes :

- Sont habilités à disposer de la messagerie internet les responsables, les ingénieurs et les cadres de la GNL2/Z sauf avis contraire de la part de leurs responsables hiérarchiques. Pour tout agent qui ne figure pas dans les profils suscités et dont la fonction le nécessite, une demande doit être faite par son responsable à la structure informatique du site.

- Les mesures sont identiques à la messagerie interne. L’envoi d’informations ou de documents internes à l’entreprise ne doit se faire que si nécessaire et avec l’accord du responsable de la structure.

Tout contrevenant aux dispositions risque des mesures suivantes : - Retrait du compte de messagerie ;

- Il sera laissé au responsable hiérarchique de l’utilisateur d’apprécier les suites à donner (restitution, application des sanctions, mesures particulières, …) et de prendre contact avec la structure informatique du site pour application d’actions éventuelles ;

- Dans le cadre des échanges par e-mail avec les partenaires, il est fortement recommandé d’éviter l’utilisation des systèmes de messageries publiques (Hotmail, Google, Yahoo, Gmail, ..)

Suite à notre demande, on nous a montré l’exemple d’une annonce intranet envoyée à tous les utilisateurs. L’annonce indiquait qu’on recherchait un directeur de la raffinerie de Skikda. Elle indiquait les exigences de poste, les conditions requises et les missions principales (voir annexe n° 4).

Les utilisateurs reçoivent sur leur messagerie des flashs d’informations les informant sur des événements énergétiques. Ces informations concernent par exemple des découvertes de gisement à travers la planète, des cotations en bourse. Ils ont également la possibilité de recevoir les journaux officiels en arabe et en français. Et enfin, on note l’existence des appels d’offre qui sont diffusée régulièrement sur la messagerie de l’entreprise. Notre interlocuteur, nous a confié qu’il n’avait pas toujours le temps de consulter tous les mails reçus dans la même journée.

3.1.2. Un moteur de recherche : L’entreprise a mis à disposition de ses utilisateurs un moteur de recherches

qui facilite la recherche d’informations et documents dans l’ensemble de l’intranet. Le moteur de recherches de l’entreprise étudiée permet de rassembler toutes les publications de l’entreprise. Tous les utilisateurs ont la possibilité de recourir à ce moteur de recherche. Les services sont organisés par thèmes (vente, ingénierie, …), par ligne de produits et par services. Les recherches peuvent s’effectuer grâce à des critères croisés ; il est possible de rechercher l’information par mots-clefs, et de sélectionner les documents par date de

diffusion. Il existe un filtrage⁶³¹ qui fait la sélection de codes d’identification, par nom propre, … en tapant

par exemple le mot « prix », le moteur de recherches recensera la liste des pages ou des documents du site

196

contenant ce mot. L’utilisateur peut trouver tout les documents diffusés par l’entreprise sur ce thème, ceux provenant du service vente par exemple, les séminaires de formation, le travail du service des achats. Le système autorise donc une personnalisation qui fournit à chacun, des informations auxquelles il a droit. L’accès à internet est octroyé à des utilisateurs et des postes clairement identifiés. Cette identification est faite sur la base d’une authentification individuelle par un login et un mot de passe. Les structures informatiques sont seules habilitées à installer internet dans le cadre de la politique informatique de l’activité. Les points d’accès internet sont mis en œuvre uniquement au niveau de la direction ISI : informatique et systèmes d’informations du siège. L’accès à internet ayant été autorisé sur un poste défini, l’utilisateur ne pourra en aucun cas permettre l’accès à d’autres utilisateurs via son poste aux services internet par des outils proxy ou autres. Un système d’accès à internet appelé « CYBERDOC » est installé au niveau du centre de documentation du site et est destiné à l’ensemble des utilisateurs du site au même titre qu’une bibliothèque. Les systèmes d’accès internet disposent de fichiers journaux qui enregistrent tout les accès (sites, dates, heures, utilisateurs, …). Le règlement intérieur oblige les utilisateurs à faire usage des services internet dans le cadre exclusif de leurs activités professionnelles et dans le respect de principes généraux et des règles propres aux divers sites. L’utilisateur est tenu de se déconnecter de internet une fois sa consultation terminée.

3.1.3. Les forums de discussions : on note l’existence de forum. Mais, La collaboration par les forums

demeure faible car ce type d’applications demande une animation et un encadrement permanent et lourd.

3.1.4. L’agenda électronique : Sur l’intranet de l’entreprise étudiée l’agenda électronique est nommé

calendrier. Au début de la mise en œuvre de l’intranet, on a essayé de lancer l’application de l’agenda de groupe. Mais puisqu’il n’ya pas d’unité de lieu et chacun gère ses rendez-vous différemment. Il a été difficile de gérer l’agenda du groupe.

3.1.5. L’annuaire électronique : L’intranet qu’on a eu l’occasion de voir, contient entre autre un annuaire

ou ce qu’on appelle carnet d’adresses des agents et des différents complexes. Accessible à tous les utilisateurs. Ce besoin s’est fait sentir, car jusqu’à présent, il était difficile d’avoir un annuaire à jour de la

totalité des utilisateurs. Chacun se débrouillait donc avec sa liste632 personnelle de contacts. Or, il existe près

de 300 utilisateurs répartis dans l’entreprise. Les gens autorisés à être connecté sont référencés dans un

tableau⁶³³ appelé « carnet d’adresses ». Organisé en fonction du : Nom, prénom, titre, téléphone

professionnel. Ou par groupe : Oran, Alger, SKIKDA, ….

L’annuaire de l’intranet est lié à une base de données. Il permet d’identifier l’utilisateur au moment où il se connecte. Suivant les droits qui lui sont attribués, l’utilisateur peut être autorisé à mettre à jour ses propres coordonnés. Chacun gère uniquement ses propres informations. Ce qui n’empêche pas certains employés à

632 D’après les propos de l’informaticien de l’entreprise.

197

mettre à jour les informations concernant les autres. Ainsi, certaines secrétaires peuvent si des droits informatiques leur sont attribués, faire des modifications dans l’annuaire.

Il est donc possible de mettre à jour des informations en temps réel. L’annuaire de l’intranet est considéré comme étant officiel. On note également l’inexistence de la vidéoconférence en local et avec les autres complexes.

Suite à cette mise en place, les ingénieurs de l’entreprise ont acquis une expérience dans le domaine de la mise en œuvre des réseaux internes et ne cessent d’explorer et de rechercher des améliorations continues. Ainsi, l’entreprise étudiée a mis en place de nombreux outils pour mettre à disposition d’importantes quantités d’informations (site internet, réseau intranet, messagerie électronique, etc.). Ceci indique que l’outil est de plus en plus utilisé dans cette entreprise. Il indique également que les managers ayant implanté l’intranet ont affiché au départ une certaine volonté pour bénéficier de certains avantages et potentialité de cet outil.

Toutes les fonctionnalités de l’intranet n’ont pas été installées dès le départ faute de connaissances profondes en informatique. A part la messagerie électronique, les autres applications n’étaient pas évoluées à cette époque. L’entreprise a commencé par l’installation de la messagerie électronique et la publication d’informations internes. Puis, on a mis en place un annuaire et un agenda électronique. Ensuite on a autorisé les utilisateurs à surfer sur l’intranet. Plusieurs applications d’accès au système d’informations ont été développées. On nous a confié que, les autres fonctionnalités devaient être installées ultérieurement. Car les responsables de l’outil pensaient que les utilisateurs devaient d’abord se familiariser et s’approprier l’outil pour ensuite pouvoir installer d’autres fonctionnalités plus sophistiquées.

En ce qui concerne la sensibilisation des utilisateurs à l’utilisation de l’intranet. Pour certains documents et avec le réseau, l’employé n’a pas le choix, s’il demande des informations existantes sur le réseau, on l’invitait dans ce cas à consulter le réseau pour trouver l’information souhaitée. Ceci a été considéré comme étant une façon de sensibiliser les utilisateurs à l’utilisation du réseau. La sensibilisation s’effectuait aussi au travers des réunions démontrant l’intérêt et les avantages du projet.

Afin de tester l’utilisation du réseau, l’ingénieur de conception, ainsi que certains membres du groupe ont prit l’initiative de déterminer les habitudes de travail du personnel de l’entreprise en leur envoyant via le réseau certaines informations utiles à leur travail, puis on a demandé après ces informations pour savoir s’ils ont acquis l’habitude de consulter le réseau ou pas.