Section 3. Intranet : un outil d’apprentissage
2. La gestion des connaissances et les problèmes rencontrés
2.3. L’intranet : outil favorisant l’isolement
Contrairement à l’idée reçue lors de la mise en place d’un intranet, celle qui stipule que l’intranet renforce l’échange pour renforcer les relations interpersonnelles au sein de l’entreprise. La pratique a démontré que, dans certains cas, les intranets sont considérés comme étant des outils qui risquent de renforcer l’isolement des utilisateurs. Ceci peut être considéré comme étant un obstacle non négligeable au management des connaissances. Des auteurs, comme STENMARK (2002) indiquent que l’utilisation des technologies de
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l’information et de la communication implique le remplacement de certaines relations directes par des relations véhiculées par le biais de l’outil. L’utilisation de l’intranet rend de plus en plus important le risque d’isolement des individus et le risque de rendre rare les relations dites de collaboration. Cette idée a été
appuyée par des auteurs tels que : BLOOMFIELD et COMBS (1992) qui indiquent que les relations établies
grâce à l’intranet sont moins riches. Le résultat est que l’émergence de nouvelles idées risque d’être bloquée.
Cette idée a été contredite par des auteurs tels que De SANCTIS et GALLUPE en 1987 et De SANCTIS et
MONGE en 1999 qui pensent que la pensée divergente échangée en ligne est plus efficace que le face à face. Des auteurs tels que CONSTANT et al (1996) indiquent que « les informations collectées en ligne sont utiles
et innovantes. Même si les liens relationnels entre les personnes connectées sont faibles »560.
En plus certains utilisateurs peuvent éprouver une certaine peur à l’idée que leurs correspondances ou leurs passages sur le réseau soient contrôlés. L’idée étant que les pratiques visant la sécurité et le contrôle des communications sont susceptibles d’appauvrir l’information et de freiner la créativité des individus.
On doit également mentionner les propos de MESSEGHEM et PIERSON, en 2003 qui ont écrit : « Cependant,
ces outils recèlent également une dimension de contrôle et de contrainte non négligeable ». « En effet, l’un des principaux objectifs de l’intégration des intranets dans l’organisation est de renforcer la traçabilité, la
visibilité, le contrôle de l’information et la surveillance des comportements »561. Ces réticences risquent de
limiter les pratiques de management des connaissances. MÉTAIS et MOINGEON indiquent que la peur du
contrôle: « peut également susciter du rejet et bloquer la transmission du savoir »562. Ainsi, dans « Un
contexte dans lequel un individu se sent soumis à un contrôle rigide est un frein au management des
connaissances »563.
Conclusion du chapitre 3
La conclusion qu’on peut tirer d’après ce qui a été présenté est que, l’intranet peut être considéré comme étant un outil du knowledge management. L’outil remet en question les distances par le fait qu’il permet un effacement des frontières. Il rend possible l’assouplissement des contraintes de localisation des activités dans le temps et l’espace. Il permet une meilleure communication ainsi qu’un accès facilité à des informations et à des bases de connaissances en améliorant le partage du savoir et la collaboration au sein de l’entreprise. Ce qui permet de capitaliser et mobiliser les savoirs, afin d’obtenir des gains de productivité grâce à un travail intellectuel.
560 DESMARAIS.C, .KHEDHAOURIA.A , « Favoriser la créativité managériale dans l’intégration des TIC de type intranet » ,XVème Conférence Internationale de Management Stratégique, Annecy / Genève, http://www.strategie-aims.com/events/conferences/8-xveme-conference-de-l-aims/communications/2232-favoriser-la-creativite-manageriale-dans-lintegration-des-tic-de-type-intranet/download, 13-16 Juin 2006.
561 ZUBOFF, 1985. Cité par DESMARAIS. C, KHEDHAOURIA . A, op.cit, p.13.
562 MÉTAIS et MOINGEON, 2001, op.cit, p.117.
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Avec cette nouvelle technologie, de nouvelles formes de travail sont apparues, comme le groupware, … Cet outil procure aux collaborateurs les moyens pour partager leurs connaissances, grâce à sa capacité de transformer les différents savoirs individuels dispersés en un savoir collectif opérationnel. Le résultat est que, grâce à l’intranet, les acteurs auront accès aux informations pertinentes leur permettant de mieux pratiquer leur métier.
Les applications de l’outil permettent le travail collaboratif qui a pour objectif de fluidifier la communication entre personnes, d’améliorer leurs méthodes de travail en commun et de faciliter la coordination des activités et des acteurs dans les initiatives qu’ils poursuivent. Le travail collaboratif accroît la cohésion au sein d’un groupe de travail en facilitant les échanges formels et informels. Mais, le seul usage des outils de travail collaboratif ne suffit pas à un groupe pour qu’il puisse prétendre faire du travail collaboratif. En fait, les véritables défis posés par le travail collaboratif sont plus informationnels et culturels que technologiques. La décision d’adopter les TIC est prise au sommet hiérarchique de l’entreprise. Pour réussir l’exploitation de cet outil, on doit compter sur l’adhésion des salariés utilisateurs de ce nouveau projet. Ces derniers devront prendre connaissance du besoin ou de l’opportunité du changement qui leur est imposé. En par conséquent, changer leur comportement et leurs manières d’échanger et de diffuser les informations et connaissances. En améliorant la circulation de l'information, l’outil contribue à l'efficacité individuelle en facilitant la recherche d'informations ou en permettant l'automatisation de nombreux processus. L’objectif derrière l’exploitation du e-learning est d’améliorer la qualité de l’apprentissage, qui aide les apprenants à améliorer leurs performances et leurs connaissances. C’est un outil complémentaire aux autres moyens de formation. Les inconvénients de ce mode de formation n’empêchent pas son intégration comme un moyen d’apprentissage au service de l’entreprise.
On peut prétendre que vu les avantages déjà cités, le réseau local devient peu à peu un outil de travail. L’utilisation se fait automatiquement et quotidiennement pour chaque utilisateur autorisé. L’intranet sera de ce fait considéré comme l’outil le plus adapté devant être exploité pour la réussite d’une démarche de management des connaissances. La Gestion des Connaissances pousse les organisations à gérer construire une mémoire organisationnelle. Elle rassemble l’ensemble des connaissances acquises et partagées par les collaborateurs. La mémoire organisationnelle se développe et s’enrichie grâce aux contributions des acteurs sur une plateforme commune de partage et de collecte des connaissances.
Les avantages qu’on a cité ont encouragé un nombre important d’entreprises à développer des intranets dans le but d’accroître leur compétitivité. Ces entreprises ont vu que les avantages semblent particulièrement importants par rapport aux limites que peut rencontrer l’exploitation de l’outil. On peut dire que même si l’intranet bénéficie aujourd’hui d’un effet de modernité et d’actualité. Il est bénéfique pour une entreprise de l’introduire comme un nouveau mode de fonctionnement. La technologie intranet a prouvé son importance dans les entreprises. On considère que c’est un phénomène dorénavant incontournable, c’est pour cette raison que les entreprises doivent saisir les opportunités qu’offre cet outil et faire des efforts d’adaptation.
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