Préoccupations précédents la mise en place

Il est utile d’identifier ceux qui ont un pouvoir de décision sur la question de mise en place de l’outil, il est également nécessaire d’identifier ceux qui peuvent avoir la possibilité d’initier ou de proposer cette installation.

2.1.1. L’initiative de mise en place de l’intranet à la GNL2/Z

Le réseau intranet de l’entreprise a été conçu en 2000. Ce qui veut dire que cet outil n’est pas nouveau et qu’il est en phase d’exploitation. Le projet de mise en place de l’outil a été initié par la direction générale de l’entreprise. Cette dernière a pris la décision d’installer l’outil après avoir reçu et étudié des offres de services intranet démontrant l’intérêt du projet.

2.1.2. Pourquoi investir en l’intranet ?

Afin de mieux cerner les liens entre l’intranet et la Gestion des Connaissances, nous nous sommes posé la question suivante : Pourquoi l’entreprise a investi dans l’intranet ?

L’enquête a apporté ici un éclairage intéressant. D’après les entretiens réalisés, la raison la plus citée par les dirigeants pour justifier un projet intranet est que l’entreprise a mit en place l’outil dans le but d’améliorer le partage de l’information (bénéficier de la rapidité de transmission des données). D’autres réponses nous ont été apportées comme le besoin de diminuer l’utilisation du papier, diminuer les déplacements physiques.

607 D’après les déclarations de l’informaticien de l’entreprise. L’accès ainsi que le recours à l’outil dans le cadre du travail ont été réservés aux cadres des différents services et à certains spécialistes comme : l’informaticien.

608 L’adresse de son site web est : www.

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Aucun cadre n’a évoqué comme raison de mise en place, le partage ou la capitalisation des connaissances. D’après l’informaticien qui était présent à l’époque de la mise en place. Les arguments qui ont été avancés par ceux qui l’ont mis en place sont multiples. On peut citer :

- l’intranet est un moyen de communication très performant : Les services peuvent publier leurs « actualité » de manière collaborative dans la rubrique « informations ». des messages sont envoyés aux utilisateurs sous la nomination de « brèves ». ces derniers sont vérifiés par le service de communication. L’intranet donne également accès à des documents multiples (annuaires, organigramme, espace RH, calendriers, chartes, …).

- Il facilite et accroît considérablement les échanges informationnels de tous types entre les collaborateurs.

- Le règlement intérieur présenté en annexe indique que « le poste informatique » a pour objet de fournir les outils nécessaires au travail des agents, selon la fonction qu’ils occupent afin d’augmenter leur productivité et ainsi accroître la compétitivité de l’entreprise (diminuer les coûts en particulier). La décision de l’intégration de l’intranet dans le travail quotidien de l’entreprise provient donc du désir da la direction générale de réaliser des économies de moyens, de déplacements physiques, stockage d’informations, réduction des coûts d’impression et de diffusion d’informations. Ce qui permet d’augmenter la productivité, augmente les possibilités de travail collectif ainsi que la qualité des tâches réalisées avec cet outil.

- Un cadre administratif nous a informés que, l’entreprise a lancé une solution intranet afin de réduire le poids de la fonction administrative et de mieux là structurer.

- Ceux qui l’ont mis en place estiment que cet intranet est essentiel pour cette entreprise dont l’activité et les établissements sont dispersés géographiquement. Les différentes applications de l’intranet facilitent le travail en groupe dans l’entreprise. L’intranet permet de réduire le temps de transmission des données et relie les personnes géographiquement éloignées. « L’information est mise à disposition des autres utilisateurs, ici et au siège, à l’heure qui convient » précise un responsable de la formation de l’entreprise. on nous a présenté l’outil comme étant un espace de travail, puisqu’il permet l’accès aux bases de données internes. L’accès est limité par mot de passe.

Les objectifs de la mise en place ont donc été prédéfinis⁶¹⁰. Ils visent plus de communication, et les résultats

financiers (réduction des coûts, …). Donc, la question qui a précédé la mise en place était : pourquoi un intranet ?

En ce qui concerne la sensibilisation. Pour que l’utilisation de l’outil soit vraiment efficace. Il a été nécessaire que la direction générale présente à l’ensemble des responsables ainsi qu’à un certain nombre de

cadres des différents services, un argumentaire⁶¹¹ démontrant l’intérêt du projet. Dans le but de

610 Voir page 88 (décision de mise en place de l’intranet).

188

motiver⁶¹²l’ensemble des futurs utilisateurs. Pour introduire le terrain afin d’obtenir leur accord ainsi que

leur collaboration dans la réalisation du projet. Comment cela s’est-il passé? Le document permettait d’indiquer que les services offerts par l’intranet assurent plusieurs avantages, tels que les gains de temps et d’argents pour effectuer une procédure administrative par exemple. En plus on a démontré qu’il permet de développer de nouveaux moyens pour communiquer les uns avec les autres. D’ailleurs, tout ceux qu’on a interrogé parlent le même langage quand il s’agit de l’intranet. C’est la preuve qu’ils ont lu le document et se sont posés des questions quant à l’utilisation de l’outil.

On nous a confié que les cadres supérieurs de l’entreprise ont hésité au début de mettre en place un intranet. Ces responsables étaient soucieux des problèmes de sécurité qui pouvaient se poser. Pourtant, après avoir suivi des formations, on leur a expliqué que diverses solutions existent pour protéger le réseau local des risques liés à la sécurité, qui peuvent être causés par l’intrusion des personnes malveillantes.

D’après les observations qui ont été réalisées, on a remarqué que, le réseau est sécurisé, c’est-à-dire que seuls les membres autorisés peuvent y accéder. Il est rapide, l’échange d’informations se fait en temps réel. Le réseau est simple et facile à utiliser et contient des informations variées (informations sur les offres d’emplois, sur les cours de pétrole, …). La navigation sur le réseau n’est pas contrôlée. Ce qui peut être à notre avis un signe d’une volonté de capitalisation des expériences et des connaissances des cadres de cette entreprise. On a trouvé les passages suivants : « l’intranet vise la transparence totale. Il vise également la non restriction de l’information, Il permet par là l’exploitation de l’information à tous ceux qui disposent d’un

droit d’accès »⁶¹³.

2.1.3. Le groupe chargé de la mise en place

On a posé la question suivante aux responsables du service informatique⁶¹⁴ : qui a participé à la conception

de l’outil ? On a ainsi pu obtenir les réponses suivantes :

Le réseau a été réalisé par un bureau⁶¹⁵ d’études en collaboration avec les informaticiens et les ingénieurs de

l’entreprise. Ce bureau a été choisi616 par la direction générale parce qu’il est renommé. Il est connu par sa

possession d’une expérience et d’un savoir faire dans le domaine des réseaux locaux. En plus, il a été en charge de la conception et de l’installation d’intranets propres à plusieurs entreprises dispersées à travers le territoire national.

L’informaticien nous a expliqué que, le bureau n’a fait que l’installation matérielle (l’architecture informatique du réseau), car on a impliqué la direction informatique dans le processus. Celle-ci a collaboré à la mise en place de l’outil et a pris en charge ses aspects techniques en collaboration avec le bureau d’études

612 Objectif existant dans un rapport de mise en place

613 Rapport existant dans l’entreprise. Ces paragraphes proviennent aussi des résultats de notre recherche.

614 Ceux qui sont responsables du fonctionnement, de la maintenance, … de l’outil.

615 On n’a pas pu trouver d’informations concernant le bureau d’études chargé de la conception et l’installation de l’intranet.

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qui les a assistés à la démarche de mise en place. Les responsables de la direction informatique⁶¹⁷ de

l’entreprise possèdent :

- Un savoir concernant les ressources dont dispose l’entreprise, mais aussi des connaissances dans le domaine des réseaux.

- Ils disposent aussi d’idées sur les domaines d’activité des différents collaborateurs de l’entreprise.

De ce fait, les informations et documents devant être mis en intranet ont été pris en charge par l’informaticien de l’entreprise. L’informaticien a été nommé chef de projet et on a également contacté quelques cadres de différents services (comptabilité, administration, …) pour collaborer à la mise en place, à l’identification des informations devant être mises sur l’intranet, et réaliser l’architecture informatique du réseau.

2.1.4. Préalables à la mise en place

La mise en place de l’intranet au sein de la GNL2/Z a été préalablement étudiée par les concepteurs (spécialistes du bureau d’études, informaticiens de l’entreprise, agents de maintenance, …). Ces études portaient sur :

- l’estimation d’un budget nécessaire à l’installation de l’intranet ;

- la détermination des délais approximatives de mise en place et l’élaboration d’un cahier des charges ; - Les études portaient également sur les habitudes de communication des salariés utilisateurs et les obstacles liés à la mise en place. On a ainsi pris en considération le manque de moyens quant à la mise en place de certaines technologies intranet. Il a fallu pour cela évaluer le niveau de maîtrise informatique du personnel de l’entreprise.

A ce niveau de l’étude, on doit souligner qu’au moment de la mise en place, les organisateurs ont aussi envisagé les technologies à mettre en place. Comme :

- la messagerie ; - l’accès à internet ;

- les forums de discussions, …

Concernant les contenus de l’intranet et les personnes pouvant animer le réseau : on a constaté qu’il ya eu une réflexion sur les documents devant être mis en ligne sur le réseau à disposition des utilisateurs. L’entreprise ne s’est pas contentée de recopier des informations auparavant sur papier (comme les annuaires, les organigrammes, les fiches de paye, …), tout en continuant à fonctionner comme auparavant et à garder la

culture papier. Elle a cherché à choisir618 les informations qu’elle devait diffuser afin d’encourager l’échange

et la diffusion de plus d’informations. C’est ce qu’on va voir dans la partie qui suit. En matière de sécurité et des documents à mettre à disposition. Une préoccupation s’est faite sur où commence la confidentialité :

617 Selon le règlement intérieur : la direction informatique (voir annexe n° règlement intérieur) a pour mission de :

- Développer et mettre en place les moyens, outils et procédures nécessaires pour assurer une utilisation fiables et performante du poste de travail et la sécurité du système d’informations ;

- informer des risques de sanctions encourus en cas, de tentatives d’entraves aux règles prédéfinis ; définir les mesures de protection correspondantes, veiller à leur mise en place et leur diffusion à l’ensemble des utilisateurs ; veiller à l’application de ces règles par le contrôle périodique et analyse des demandes d’intervention.

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quels documents rendre accessibles à tous et quels sont les documents qui doivent avoir une diffusion restreinte ?