Conception et mise en place

Cette partie présente les différentes actions entreprises pour l’installation de l’intranet : le délai nécessaire à la mise en place, les ressources matérielles et logicielles, les tests effectués pour garantir l’utilisation optimale de cet outil, les actions de formation, implication et information des utilisateurs pendant la période de l’implantation.

2.2.1. Conception de l’outil

Après avoir identifié l’ensemble des documents et informations à installer sur l’intranet ont a procédé aux

tests concernant le bon fonctionnement de l’intranet.

La question qui a été posée à ce niveau est la suivante : avez-vous fait collaborer les utilisateurs à la mise en place de l’outil ? Il a donc été nécessaire avant la mise en place, de décider du contenu type des

informations mises sur l’intranet. Des réunions619 ont donc été organisées pour identifier le contenu type de

l’intranet. Pour se faire, un « comité de rédaction » a été chargé de la définition de ce qui doit être diffusé sur l’intranet. Les différents membres du groupe (responsables formation, informaticiens de l’entreprise, responsables de la communication de l’entreprise, la direction générale et la direction des ressources humaines) se sont organisés en groupes pour définir et répondre aux préoccupations suivantes :

- quels sont les équipements nécessaires pour faire aboutir le projet ?

- les contenus types de l’intranet, quels documents publier (la nature des informations qu’ils devront publier),

- sous quelle forme, comment organiser les contenus ?

- L’organisation des documents et la manière avec laquelle les utilisateurs auront la possibilité d’obtenir les informations souhaitées.

Ils se sont rassemblés et, les cadres des différents services ont été chargés de publier sur intranet et de mettre à jour des informations concernant leurs domaines d’activités. Ce comité a pris la responsabilité de désigner les personnes chargées de l’animation de l’intranet et de la coordination des diffusions entre les services. On a chargé les informaticiens d’organiser la coordination de la diffusion et de la publication des documents à mettre en ligne.

On organisait des réunions chaque semaine pour discuter des problèmes rencontrés lors de la recherche et la publication des informations. Ils devaient se mettre d’accord sur les titres des rapports, leurs dates de publication, … afin de ne pas perdre du temps dans la recherche et faciliter la recherche des informations.

Une période de test620 a été mise en place pour tester l’utilisation de l’outil. Elle a été jugée positive, ce qui a

619 On ne nous a présenté aucun document pouvant mentionner la date et les résultats de ces réunions. On s’est donc fié aux paroles d’un responsable informaticien qui a collaboré à la mise en place de l’outil.

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poussé les dirigeants à décider de la mise en œuvre réelle de l’outil intranet au sein du complexe GNL2/Z, fin 2001.

Pour mettre en place l’outil, le groupe de projet a été chargé de procéder au recensement du matériel informatique existant dans l’entreprise. Après constatation, et après recensement du matériel informatique de l’entreprise, et suite aux études préalables à la mise en place. Il a été déduit que l’installation de l’intranet demandait l’achat de nouveaux matériaux. Il a fallu alors acheter un certain nombre d’équipements afin de combler le besoin en matériel nécessaire à l’installation du réseau. Cette installation a été opérationnelle et

possible⁶²¹ dès les premiers temps, sans perturbations, ni changements⁶²² importants des matériels et

personnels déjà en place.

Les utilisateurs du réseau n’ont pas été associés aux démonstrations, permettant d’obtenir leur adhésion et recueillir leurs remarques. Ils ont été obligés d’accepter les applications proposées telles quelles leur ont été offertes.

Les différentes phases de conception et de l’avancement de l’intranet n’ont pas été communiquées aux utilisateurs : les salariés ont été informés qu’un réseau local va être installé, puis qu’il est en cours d’élaboration et ensuite que ce réseau est exploitable à partir d’outil standards pour tous. Ils n’ont pas été informés des problèmes de la mise en place et les fonctionnalités de l’intranet n’ont pas été conçues en concertation avec les utilisateurs. C’est la direction générale qui a décidé des technologies et des fonctionnalités qui devront être mises en place.

2.2.2. Les problèmes de formation des ressources humaines à l’utilisation de l’outil

À la question sur la formation à l’utilisation. Les concepteurs du réseau ont constaté que les salariés utilisateurs n’ont pas besoin d’être formés à l’utilisation de l’intranet. Selon eux :

- L’utilisation du réseau était facile et ne demandait pas de connaissances profonde en informatique ; - La formation de l’ensemble des utilisateurs est couteuse.

Il faut préciser que la plupart des utilisateurs maîtrisaient déjà la consultation de l’internet. D’ailleurs l’une des conditions liées au recrutement était la nécessité de maîtriser l’outil informatique. La plupart d’entre-eux

avaient déjà sur leurs CV une mention⁶²³ indiquant qu’ils maîtrisent déjà l’outil informatique.

On note que seuls certains cadres supérieurs et les informaticiens on dû suivre une formation à l’utilisation de l’outil. Grâce à ces formations, les informaticiens de l’entreprise ont pris en charge l’assistance interne des utilisateurs. En effet, les organisateurs et les décideurs de la mise en place de l’outil étaient conscients qu’un salarié pouvait facilement montrer à son collègue de travail. Donc, les personnes formées à l’utilisation avaient pour permission d’assister les autres utilisateurs à l’utilisation de l’outil et leur apporter des conseils. Ce qui devait réduire les coûts de formation de façon importante. Aussi, lorsqu’on devra

621 D’après les déclarations de l’informaticien de l’entreprise.

622 On n’a pas pu avoir de réponse concernant le nombre de matériaux achetés.

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installer plus tard, une nouvelle application. Comme la visioconférence. Seuls ceux (les personnes) devant d’en servir seront amenés à apprendre à l’utiliser. Les personnes qui consulteront les documents créés continueront à utiliser leurs applications habituelles. Ce qui devrait également minimiser les coûts de formation.

Ces séances de formations se sont déroulées sur une période de 6 semaines successives. Pour ne pas perturber le travail de l’entreprise. Les séances de formation se sont organisées en groupe de deux personnes. Chaque session de formation se déroulait sur une période d’une semaine. La formation a surtout consisté, à la présentation de l’outil ainsi que ses différentes fonctionnalités. Ces actions de formation ont été organisées

dans le but de répondre aux questions624 suivantes :

- quelles sont les bases d’utilisation de l’outil (comment peut-on se servir de cet outil pour la recherche et la publication des informations) ;

- à qui s’adresse l’outil ? Cette question a pour but de définir les utilisateurs.

- Les formations visaient également la définition des contenus des intranets et les informations qui doivent circuler entre les collaborateurs?

- Ces actions ont aussi permis de décrire les différents avantages liés à l’utilisation de l’outil. Tout au long des formations, il a été présenté aux utilisateurs l’intérêt de la messagerie électronique, ainsi que les différentes applications qu’on peut trouver sur l’intranet.

L’utilisation d’un moteur de recherche ou l’utilisation de la messagerie ne semblaient pas avoir posé de

problème particulier. On suppose que, les actions de formations cachaient l’intention⁶²⁵ de la direction, qui

visait la sensibilisation des ayants droit à l’utilisation de l’outil (à s’en servir et à s’approprier l’outil). Elles avaient aussi pour objectif d’essayer de changer les cultures orales et papiers ancrées dans les esprits suite à

de longues années626 de travail. Nous avons observés que, ceci a du créer chez certains utilisateurs des

habitudes à travailler avec ces supports qui leur sont devenus familiers⁶²⁷ avec le temps et la pratique.

Une assistance interne existe, chaque fois qu’un utilisateur se perd sur le réseau, cette assistance devra l’aider à trouver la bonne voie et lui montrer la meilleure manière de procéder, afin d’effectuer la recherche d’informations, ajouter et modifier de nouvelles.

Il n’existe pas de guide d’utilisation de l’outil. On peut dire dans ce cas que, les actions de suivi et de formations ont permis aux utilisateurs de s’approprier l’outil. Chacun est capable d’utiliser correctement l’outil. Mais, selon quelques directeurs, comme le directeur informatique. Malgré toutes ces actions, les utilisateurs continuent à avoir le réflexe de la culture papier. On témoigne quotidiennement, des cas de salariés qui se déplacent chez leurs collègues afin de se procurer des informations utiles à leurs travaux.

624 Rapport en entreprise. Présenté par le responsable de la formation.

625 Selon un responsable de l’entreprise.

626 Selon un responsable de l’entreprise.

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Sachant que ces informations existent et sont disponibles sur le réseau (les formulaires, …). Ils ont donc la possibilité de se les procurer directement sur le réseau et ceci sans être obligés de se déplacer.

Il n’a pas été nécessaire de recruter des agents spécialisés, ayant des connaissances en informatique dont le rôle est de maintenir, mettre à jour les informations et documents. On a estimé que les informaticiens déjà en place dans l’entreprise possédaient les savoirs nécessaires en informatique.

3. Fonctionnement

Cette partie du travail permet d’indiquer le contenu de l’intranet en termes d’applications et en termes de documents qui ont été mises.