Os sócios definiram em uma das reuniões estratégicas como seria a estrutura da joint
venture, assim, foi delineada uma estrutura onde houvesse o compartilhamento do poder, para
que não houvesse riscos de oportunismo e a joint venture cumprisse com os objetivos previamente estabelecidos. A estrutura organizacional da joint venture foi estabelecida com base nas competências organizacionais e conhecimentos de cada um dos sócios, visando maximizar resultados e ter um baixo custo de operação. A Randon ficou responsável pela área comercial e administrativa, devido ao conhecimento de mercado e a possibilidade de aproveitar a estrutura já existente no complexo industrial, localizado em Caxias do Sul, e a JOST-Werke ficou responsável pela área industrial, em função do conhecimento tecnológico, domínio dos processos e produtos.
A empresa optou por uma estrutura organizacional enxuta, onde pudesse ser utilizado o conhecimento dos profissionais que já atuavam nas empresas. Assim...
[...] na época, então, ficou definido, um gerente comercial, que ficava responsável pelo comercial e pelo administrativo, sendo indicado pela Randon, e a gerência industrial definida pela JOST-Werke, que detinha a tecnologia. Além disso, havia um gerente geral, não em tempo integral, que era o Tonon, que ficou até o início do ano de 2010, que já atuava como gerente geral das empresas de autopeças (ENTREVISTADO A).
Complementando, o Entrevistado B destaca que a JOST-Werke tinha uma preocupação de manter o padrão de qualidade, que a consagrava no mercado, deste modo não abria mão da área industrial (engenharia, processos, produção e qualidade). O Entrevistado B explica o processo...
[...] a JOST trouxe o que tinha de mais importante, a tecnologia dela e o conhecimento sobre os clientes do mercado Europeu, então ela colocou um gestor mais voltado para a área industrial, em função dessa transferência de tecnologia e qualidade, que a JOST não abre mão. Por outro lado, a Randon tem o conhecimento deste mercado, ela conhece bem, ela colocou um executivo responsável pelas finanças e vendas, para que pudesse chegar mais fácil nos clientes e também porque tinha e tem o domínio da gestão de pessoas no Brasil, acesso aos recursos, financiamento, etc. Foram definidos dois gerentes, até porque já se tinha um grande cliente, que no começo foi a Randon, então o esforço comercial inicial era baixo, a JOST Brasil tinha apenas que entregar os produtos, tinha que fazer bem feito e entregar, porque as regras estavam estabelecidas, dos custos, dos preços, então o esforço de venda e marketing era praticamente nulo, não existia.
Assim como no caso do estabelecimento do contrato de joint venture, o modelo de estrutura desenhado para a joint venture JOST Brasil também contou com a experiência da estrutura já existente na joint venture que a Randon tinha estabelecido com a ArvinMeritor, a Master:
A estrutura organizacional da joint venture foi definida muito com base nas estruturas já existentes, a Master tinha uma estrutura, então, contou muito a experiência da Randon, a gente já tinha um Gerente Geral, um gerente das autopeças, então se optou por uma estrutura muito parecida com a Master, respeitando o tamanho organizacional, mas o conceito era o mesmo (ENTREVISTADO C).
O Entrevistado B também comenta sobre a estrutura organizacional ao longo dos quinze anos de existência da JOST Brasil:
A JOST em quinze anos teve apenas uma mudança somente agora, porque nestes últimos quinze anos, ela sempre operou com um gerente geral que foi o Tonon e dois gerentes, um da JOST e um da Randon, um comercial e um industrial, respectivamente. Em função do crescimento e tamanho da empresa, se colocou um gerente executivo e dois gerentes, entretanto, a gerência geral continua sendo da Randon.
Importante ressaltar que ao longo dos quinze anos de existência da joint venture não houve mudanças significativas na estrutura organizacional da JOST Brasil. As adequações das estruturas foram pequenas:
[...] com o crescimento da joint venture criamos os cargos de coordenadores, que foram criados conforme o crescimento da empresa, das necessidades de ampliação e recentemente, em função novamente de demandas e do crescimento da empresa, foi criado o cargo de Gerente Executivo e manteve-se o conceito dos dois gerentes, um comercial e outro industrial, mas exatamente em função do crescimento da empresa (...). Quanto à primeira estrutura existente, a Randon não abria mão de cuidar do dinheiro e dos clientes e a JOST-Werke da parte industrial e a partir daí, nós no caso fomos criando os cargos de coordenadores, e suas respectivas atribuições, fomos desenhando conforme o necessário (ENTREVISTADO A).
No que diz respeito às mudanças na estrutura organizacional, o contrato de joint
venture estabelece que decisões desta magnitude sejam realizadas junto aos membros do
Conselho da joint venture:
No contrato de joint venture tem bem definida como deve ser tratada a estrutura organizacional, mas, sobretudo, foi sendo construída de acordo com as necessidades. Duas vezes por ano, as pessoas se reúnem aqui e na Alemanha, para validar esses procedimentos e mudar o que tem que ser mudado, mas sempre ficou muito claro o papel de cada um, o papel do Conselho, do management, cada um assumindo o seu papel, as suas responsabilidades, sempre tomando decisões em conjunto, às vezes são decisões mais demoradas, mas as decisões acabam ficando mais sólidas, duradouras, porque todo mundo participa e assume aquilo como verdade, acaba se comprometendo (ENTREVISTADO C).
5.3.9 Mecanismos de Governança
O principal mecanismo de governança adotado pelos sócios é o Contrato de joint
venture. Além disso, há a Reunião de Conselho, que ocorre duas vezes ao ano, intercalando-se uma vez no Brasil e outra na Alemanha. Nestas reuniões são tomadas as decisões estratégicas, que basicamente englobam a aprovação do planejamento estratégico desenvolvido pela equipe da JOST Brasil, aprovação do orçamento anual e do plano de investimentos, alinhamento sobre o desenvolvimento de novos produtos ou novos mercados, bem como é avaliada a situação mercadológica para os próximos cinco anos. Geralmente, os membros do Conselho e executivos da área comercial da JOST-Werke aproveitam o período das reuniões de Conselho no Brasil para visitar os clientes que possuem maior representatividade no faturamento da JOST Brasil, principalmente, as montadoras de veículos (ENTREVISTADO A; ENTREVISTADO B).
Acrescenta-se a isso que...
[...] as reuniões de Conselho servem para estabelecer o que vamos fazer no próximo ano, e basicamente, é a partir daí que seguimos o rumo, a estratégia é discutir o que vamos fazer nos próximos meses / anos, analisar o passado e discutir o futuro. Hoje a comunicação entre os sócios está muito mais fácil, no começo era muito restrita, hoje falamos via telefone, e-mail, temos algumas idéias e discutimos com eles, hoje em dia esta comunicação é bem mais aberta. A colaboração entre os sócios está melhor, inclusive recentemente temos duas quintas-rodas nacionais lançadas com a colaboração dos sócios, como diríamos feita a quatro mãos. Basicamente além das reuniões de Conselho, enviamos para eles os relatórios, que são os mesmos que são enviados para a Randon, mas claro, da forma que eles entendam lá na Alemanha, os relatórios de desempenho mensal, relatórios das reuniões de conselho, budget plan, relatório de vendas, relatórios financeiros e da engenharia de desenvolvimento de produtos (ENTREVISTADO A).
Segundo o Entrevistado B, há, como mecanismos de controle, os relatórios que são desenvolvidos para o gerenciamento da joint venture:
Os mecanismos de controle são relatórios mensais para os sócios, relatórios mensais gerenciais, sempre que há algo fora do comum, fora da rotina do normal, pode-se tratar em qualquer momento ou se pode esperar pelas reuniões de conselho, que ocorrem duas por ano, uma no Brasil e outra na Alemanha, onde os conselheiros dos dois lados se reúnem para decidir o plano anual, para decidir as estratégias, para decidir os investimentos e é assim que é tratada a governança da empresa.
As decisões e explanações das Reuniões de Conselho são registradas em atas. As atas são redigidas em inglês e português, e assinadas por todos os membros do Conselho Administrativo. O compartilhamento das informações é realizado através dos relatórios mensais, embora, caso haja alguma questão extraordinária são realizadas comunicações por e- mail ou por telefone (ENTREVISTADO A; ENTREVISTADO B; ENTREVISTADO C).