Un premier contrat en octobre 2003 : la rédaction des spécifications du projet.

Les conditions de ce premier contrat en octobre 2003 :

Dès le mois d’octobre 2003, les trois éditeurs ont donc travaillé ensemble sur le projet. Il y a eu un premier contrat de 60 k€ signé en octobre pour la rédaction des « spécifications » par les trois éditeurs : ce sont les responsables de l’avant-vente et les responsables du projet de, respectivement, Temis (deux personnes), Mondeca (deux personnes) et Xyleme (une personne) qui l’ont fait. Il s’agissait d’un premier contrat, d’une valeur limitée portant sur la rédaction des spécifications fonctionnelles (quelles fonctions doit posséder le logiciel ?) et des spécifications techniques (quels choix techniques retenir ?) du futur système. Il n’y a pas eu de problèmes particuliers de définition des rôles, entre les trois éditeurs de logiciels. Un chef de projet « officiel », appartenant à Xyleme, a été nommé pour le « consortium », car vis-à-vis de PressPro, Xyleme/Temis/Mondeca s’est positionné comme un consortium, bien que celui-ci n’eût en fait pas de statut juridique particulier, le terme ne constituant qu’une simple dénomination.

Fondamentalement, ce projet multi-acteurs était totalement nouveau tant pour le client que pour les trois membres du consortium. Les spécifications devaient donc être définies sans qu’il puisse être fait référence à des projets similaires, et en conséquence leur rédaction a constitué un processus plutôt exploratoire.

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La rédaction des spécifications d’octobre 2003 à février 2004 :

Des réunions se déroulèrent régulièrement, au moins une fois par semaine, chez PressPro pour comprendre le besoin du service « Documentation », avec Catherine et Fabrice qui était le responsable informatique de ce service. Ces réunions eurent lieu d’octobre 2003 à janvier 2004, chez PressPro avec les cinq personnes du « consortium ». Au début, Catherine et Fabrice ont présenté l’activité de PressPro, comment les utilisateurs (les documentalistes) travaillaient, avec quels référentiels, selon quels processus, ce qu’ils indexaient, où et comment ils stockaient ce qui était indexé, quelles étaient ensuite les fonctionnalités de leurs recherches. Il fallait que les trois éditeurs de logiciel sachent ce que les documentalistes voulaient constituer comme dossiers, comment elles souhaitaient les publier, par quels moyens elles voulaient retrouver l’information. Catherine avait la vision du métier de documentaliste la plus claire, alors que Fabrice se focalisait sur l’architecture informatique. C’était fondamentalement sur le métier de documentaliste chez PressPro, que le consortium avait besoin d’informations. Parallèlement, des réunions réunissant uniquement les trois éditeurs se déroulaient une à deux fois par semaine, d’octobre 2003 à février 2004. Lors de cette première phase, le consortium avait interdiction de contacter des utilisateurs (service documentation d’PressPro) car le projet était secret. En effet, un nouveau projet de ce type doit obligatoirement passer en conseil d’établissement où siègent les syndicats. Derrière ce projet, se profilait une réorganisation complète du département documentaire : la direction de PressPro n’avait pas vraiment prévu de plan social, mais une redéfinition des tâches. L’objectif était quand même de diminuer de 20 ou 30 % l’effectif du service documentaire, qui comptait environ 50 documentalistes, grâce à des mutations internes.

Un pré-rapport, le 15 décembre 2003 :

Un pré-rapport concernant les spécifications a été remis à PressPro le 15 décembre 2003, et une présentation faite à Catherine pour montrer la bonne compréhension du problème par le consortium. C’était une étape de pré-validation des spécifications, le document n’était constitué que d’une vingtaine de transparents, pour montrer l’architecture envisagée. Catherine a immédiatement validé ce travail et demandé sa poursuite. Après la validation, du 15 décembre 2003, il a fallu rédiger le document. Les éditeurs du consortium estimaient que Catherine avait bien compris ce qu’il lui avait été présenté, bien qu’elle ne soit pas informaticienne de formation.

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Une mise en concurrence éphémère en décembre 2003 et janvier 2004 :

A ce moment-là, en décembre 2003, PressPro a voulu mettre un concurrent sur le projet, le groupe Ever, un acteur de la Geide (gestion électronique de document). Le patron de ce groupe bien implanté chez PressPro, a su qu’il y avait un projet en cours et il a fait le forcing auprès d’un des dirigeants de PressPro qu’il connaissait bien. Celui-ci a essayé de faire en sorte qu’Ever soit consulté. Catherine était, elle, persuadée que le « consortium » (terme utilisé par PressPro pour désigner le groupe d’éditeurs de logiciel impliqués dans le projet) répondait à sa problématique, alors qu’Ever n’était pas, à ses yeux, un spécialiste de l’extraction ni de la catégorisation de l’information. Toutefois, cela a contraint le « consortium » à faire une présentation le 20 décembre 2003, devant le Directeur Financier et DSI. Une quinzaine de transparents ont été présenté par les trois éditeurs, afin de montrer que la solution qu’ils préconisaient n’était pas comparable à ce que pouvait proposer Ever, en ce qu’elle était beaucoup plus « verticale ». Aussi au mois de janvier 2004, la poursuite du projet par le « consortium » a-t-elle été approuvée par la direction de PressPro.

La remise du document de spécifications à PressPro en mars 2004 :

Ce travail s’est achevé fin février 2004, avec un mois de retard par rapport aux prévisions. Il a abouti à la remise d’un document de spécifications (plus de cent pages) à PressPro : il comportait le besoin du client, la solution proposée, la manière dont les trois éditeurs voyaient le système global, et puis la description des flux et la modélisation des processus. Le document comprenait donc l’architecture, et les diagrammes UML (description de ce que fait le logiciel tâche après tâche), mais il s’agissait de spécifications très fonctionnelles, et elles n’étaient pas très détaillées. Ce rapport a été analysé chez PressPro par Catherine et le DSI. Dans le document, il n’y avait pas de chiffrage des coûts, seulement les spécifications, avec un planning. Ensuite, l’hypothèque Ever étant levée, les choses évoluèrent rapidement, car dès mi-mars 2004, PressPro a demandé une cotation.

Ce travail était exploratoire pour les trois éditeurs, dans la mesure où il y avait plusieurs chantiers à spécifier, dépendants du métier de PressPro (que Mondeca et Temis ne connaissaient pas), et de ses archives. Pour Temis, il s’agissait de reprendre toutes les données existantes, de réaliser le développement spécifique d’une « cartouche de connaissance » (i.e. logiciel capable d’extraire d’articles quelconques, des informations pertinentes relatives à la vie des célébrités), la

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catégorisation et l’indexation de ces articles. Pour Xyleme, qui parmi les trois éditeurs du consortium devait jouer le rôle de chef de projet logiciel, cela constituait aussi un gros chantier pour comprendre la problématique d’ensemble, les flux documentaires à absorber. Pour Mondeca, le travail consistait à rédiger les spécifications concernant la création de la base de connaissance, et la constitution de dossiers de recherche (dossiers que doivent bâtir les documentalistes, suite la demande d’un journaliste). Il y a aussi eu beaucoup de spécifications relatives aux interfaces de validation (des propositions d’indexation) par les documentalistes. Il fallait aussi développer des interfaces de recherche, pour la recherche d’information et la constitution de dossiers.

Ces spécifications ont pris beaucoup de temps aux différents acteurs, dont les linguistes de Temis, qui jugèrent ce travail très formateur parce que l’équipe de Xerox (Business Unit XTS/Xelda) venait d’intégrer Temis. Cela a permis aux équipes grenobloises (issues du XRCE et toujours située dans les locaux de Xerox) et parisienne (équipe originelle) de Temis, de mieux se connaître.

Les garanties juridiques demandées par PressPro en mars 2004 :

Les trois éditeurs ont dû rédiger un document, intégrant des garanties juridiques. Différents documents juridiques, ainsi que le contrat de licence des logiciels, ont été rédigés et échangés pendant plusieurs semaines. Les principaux points abordés concernent les garanties relatives à la disparition éventuelle d’un éditeur, ou son incapacité à fournir le travail attendu. En résumé, la philosophie de PressPro était simple : « si cela ne marche pas, vous remboursez », ce qui signifiait que chaque éditeur de logiciel était responsable à hauteur de sa contribution. Par contre, si la solution ne fonctionnait pas par la faute d’un seul éditeur, dans quelle mesure les deux autres devaient-ils rembourser ? … Le problème était complexe pour Temis, Xyleme et Mondeca. Sur ce point, les négociations sont remontées à la direction de Temis, de Mondeca et de Xyleme, qui ont traité directement avec le juriste responsable de ce contrat chez PressPro, ce qui a pris du temps.

Le chiffrage du projet en mars 2004 :

La proposition définitive d’une quinzaine de pages a été remise début avril 2004, sans nouvelle présentation. Cette proposition a été traitée par la chef de documentation et le DSI. La

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proposition faite par le consortium pour l’ensemble du projet, était de l’ordre de 650 k€, répartis de la manière suivante :

• 300k€ de licences de logiciel, • 300k€ de développements,

• 45 k€ annuels pour la maintenance,

• auxquels s’ajoute la formation du personnel de PressPro facturée à part, • et bien sûr les 60 k€ déjà facturés pour la rédaction des spécifications.

Au départ, les trois éditeurs avaient chiffré chacun de leur côté. La cotation n’avait alors plus rien à voir avec celle qui avait été présentée à PressPro dans le premier draft de l’été 2003, car elle atteignait une valeur très nettement supérieure. Le chiffrage a été présenté sous la forme d’une offre globale avec trois éditeurs, une licence par éditeur, et ensuite des « jours-hommes » pour le développement spécifique. La maintenance devait devenir effective à partir de la mise en production des logiciels (une fois la solution utilisée par le client).

Ensuite il y a eu une réunion entre, d’une part, la chef de documentation et le DSI, et, d’autre part, les responsables commerciaux de chaque éditeur. L’accord final est alors intervenu sur la base de ce proposaient les trois éditeurs à PressPro, moins 10%, soit 270k€ de licences de logiciel, 270 k€ de développement (sous forme de forfait), 40 k€ annuels pour la maintenance auxquels s’ajoutent la formation, et les 60 k€ déjà facturés pour les spécifications