Les tribunaux ont à leur disposition plusieurs outils pour les aider dans la gestion de leurs archives. Ils bénéficient d’un guide dans les circulaires de tri promulguées par le Ministère de la Culture ; circulaires qui leur permettent de gérer au mieux leurs archives et, ce, dès leur création. Les greffiers, chargés de la gestion des archives au sein des tribunaux, acquièrent également des outils durant leur formation puisque l’École nationale des greffes dispense un enseignement sur les archives.
1.1.1. Les outils réglementaires
Plusieurs circulaires de la Direction des archives de France, le plus souvent en collaboration avec le Ministère de la Justice, concernent les archives judiciaires et s’appliquent plus particulièrement aux tribunaux pour enfants. Pour les textes toujours en vigueur s’étant appliqués ou s’appliquant toujours au tribunal pour enfants, on peut citer :
‒ la circulaire de tri AD 94-9 du 12 septembre 1994 concernant le tri et le versement aux Archives départementales des archives des juridictions
‒ la circulaire de tri DPACI/RES/2003/009 du 10 septembre 2003 relative à la gestion des archives des juridictions de l'ordre judiciaire et aux tris et versement aux Archives départementales
‒ la circulaire de tri DPACI/RES/2009/015 du 30 juin 2009 relative aux archives des juridictions de l'ordre judiciaire (partie relative aux cours d'appel et aux tribunaux de grande instance)
‒ la circulaire de tri DGP/SIAF/2019/004 du 25 septembre 2019 relative aux impacts de la réforme de la prescription en matière pénale sur les archives des juridictions de l’ordre judiciaire : elle a fait l’objet de plusieurs versions consolidées. La dernière a été publiée en avril 2020 suite aux changements dans l’organisation judiciaire et au passage du « tribunal de grande instance » au
« tribunal judiciaire ».
Seule la circulaire de 2019 est à prendre en compte aujourd'hui en ce qui concerne le tribunal pour enfants. Toutefois, avoir connaissance des circulaires précédentes permet de comprendre les choix
archivistiques qui ont été faits dans les tribunaux et la conservation des documents par la suite dans les services d’archives départementaux.
Du fait de changements dans les délais de prescription, la circulaire de 2019 a aussi modifié les durées d’utilité administratives (DUA). Voici tous les changements opérés par la circulaire de 2019 :
Documents
concernés 2003 / 2009 2019
Sort final minutes
civiles et pénales Sort final : conservation Sorti final : versement Procédure devant le
- procédures correctionnelles pour des délits de droits commun : 10 ans à compter de la décision
- procédures correctionnelles pour des délits indiqués à l’article 133-3 al 2 du CP : 20 ans à compter de la décision - procédures devant le TPE statuant en matière criminelle : 20 ans à compter de la décision
Sorts finaux : versement
Dossiers post
sentenciels du JE Pas d’informations dans la circulaire
- cas général : DUA = 5 ans à partir de livre IV bis du CP ainsi qu’aux art. 706-16, 706-26 et 706-167 du CPP et pour les crimes mentionnés aux articles 211-1 à 212-3 du CP : 30 ans à compter de la clôture du dossier
Doubles des
Sort final : conservation Sort final : versement
Tableau 1: Récapitulatif des différences entre les circulaires de 2003 et 2009 et celle de 2019
Le changement du sort final « conservation » au sort final « versement » relève d’un changement de vocabulaire, le but étant le même : conserver définitivement les archives comme archives historiques dans un service départemental.
Pour la partie concernant les mineurs, la circulaire de 2019 est organisée en deux grandes parties : une pour les documents créés lors de la procédure civile et une autre pour les documents créés lors de la procédure pénale179.
On remarque que cette circulaire préconise le versement (ou la conservation) des documents après des DUA assez longues180. Pour les minutes, civiles et pénales, la durée de conservation est de 30 ans. Ces documents doivent être versés en intégralité. Pour les procédures devant le tribunal pour enfants (au pénal), des délais différents sont prévus en fonction de la nature des procédures : pour les procédures faisant suite à un délit, les DUA sont de 10 et 20 ans. En revanche, quand la procédure est ouverte suite à la commission d’un crime, la durée de conservation est de nouveau de 30 ans. La gravité des faits influe donc sur la durée de conservation des documents.
Au tribunal pour enfants de Dijon, le greffier en chef a un intérêt important pour les archives et une bonne connaissance des circulaires sur les préconisations de tri. Céline Gauthier-Grangereau, la responsable des archives judiciaires aux archives départementales de Côte-d’Or, nous a signalé qu’il avait eu connaissance de la circulaire de 2019 avant le service d’archives. Ce tribunal est un bon exemple dans la gestion des archives. Du fait de ce grand intérêt de la part du greffier en chef, leurs archives sont très bien gérées.
La très bonne connaissance de la circulaire de tri permet une application des durées d’utilité administratives dès la création des documents : à partir de ce moment-là, le greffier sait déjà où les 179 Annexe 9, p. 294
180 Ibid.
dossiers doivent être rangés en fonction de leur typologie. Sont également indiqués, sur les boîtes d’archives, les sorts finaux des documents. Leurs locaux sont très bien organisés, malgré un manque de place qui commence à se faire ressentir en raison de la dernière réorganisation judiciaire et d’un arriéré important.
Au travers de cet exemple, on se rend compte que l’existence des circulaires de tri est un moyen de faciliter réellement la gestion des archives courantes, d’autant plus dans des institutions comme les juridictions dont la production documentaire est considérable.
1.1.2. Des compétences acquises dès la formation par les greffiers
Dans les tribunaux, ce sont les greffiers, et plus particulièrement le greffier en chef, qui sont en charge des archives. Ils doivent assurer leur bonne gestion et sont en lien avec les services d’archives pour préparer au mieux les versements.
L’acquisition de connaissances et de compétences en lien avec les archives se fait dès leur formation à l’École nationale des greffes. En effet, durant leur cursus dans cette école, les élèves greffiers ont l’occasion de suivre un enseignement sur les archives. L’École étant située à Dijon, les élèves ont pu bénéficier de visites aux archives départementales de Côte-d’Or181. Ces visites sont l’occasion de se familiariser avec le monde des archives et de comprendre les missions des archivistes. En supplément d’enseignements théoriques, les élèves ont donc l’opportunité de connaître des aspects plus pratiques de la gestion des archives. Ils doivent également réaliser des stages en immersion au sein des juridictions.
C’est l’occasion pour eux de participer au classement des fonds182, découvrant ainsi une part non négligeable de leur futur travail.
« Néanmoins, la greffière-référente au tribunal pour enfants d’Angers signale le peu de formation reçue pour le traitement quotidien des dossiers (1 heure de formation en 3 ans à l’École nationale des greffes) »183. Il y a donc bien une formation, mais elle est jugée insuffisante par les professionnels quand il s’agit d’une gestion des documents au quotidien. La greffière-référente du tribunal pour enfants d’Angers nous explique la situation un peu plus en détail : « au quotidien l’urgence des situations humaines prend souvent le dessus. Les réactions doivent pouvoir être rapides lorsque le Parquet estime un danger et l’archivage des dossiers est parfois négligé »184.
181 Annexe 1, entretien avec Céline Gauthier-Greangereau, responsable des archives judiciaires aux archives départementales de Côte-d’Or, du 5 mai 2020, p.92
182 Annexe 1, entretien avec Marie-Paule Schmitt, responsable des archives judiciaires aux archives départementales de Maine-et-Loire, du 26 mars 2020, p.92
183 Annexe 4, p.95 184 Ibid.
La formation archivistique des greffiers serait donc un point sur lequel il faudrait peut-être plus insister.
Une formation plus riche permettrait une meilleure gestion au quotidien dans des institutions parfois dépassées par les volumes de documents produits.
On peut ajouter un dernier outil : le logiciel métier Wineurs. Il ne s’agit ni d’un outil réglementaire ni d’un outil acquis durant la formation de greffier, mais les informations dont nous disposons à son propos ne sont pas suffisantes pour lui consacrer une partie. « Il permet d’ouvrir des « fiches » et de créer des événements par enfant »185. Sa conservation et son sort final sont prévus dans la circulaire de 2019 : les données doivent être versées après une DUA de 30 ans. Les outils concernent donc bien toutes les archives du tribunal pour enfants, autant sur support papier que numériques.