Matching resources and demands by establishing a transparent and informative

decision-making process and by increasing the capacity to seek additional funding

4.1.6.1. Providing additional iitformation with a view to increasing the transparency of the budget

Advantages

[425] I n essence, the budget™ is the t o o l used to p l a n the resources required to i m p l e m e n t the S t r a t é g i e Plan o f the C o n f é r e n c e , its W o r k i n g M o d e l and W o r k P r o g r a m m e . I n that respect, the budget, p r o v i d e d i t is supplemented b y relevant a d d i t i o n a l i n f o r m a t i o n , c o u l d help to prevent a disconnection between the W o r k Programme and the resources available."" I n that s e n s é , a d d i t i o n a l i n f o r m a t i o n supple-m e n t i n g the budget c o u l d , f o r e x a supple-m p l e , p r o v i d e detailed i n f o r m a t i o n as to the r e s o u r c e a l l o c a t i o n o n the basis o f the f u n c t i o n s / a c t i v i t i e s c o n s t i t u t i n g the w o r k i n g m o d e l (i.e., d e v e l o p m e n t , p r o m o t i o n , i m p l e m e n t a t i o n , s u p p o r t , m o n i t o r i n g ) and/or the resource allocation f o r the g ê n e r a i services supporting the w o r k i n g m o d e l (i.e., overall rnan-agement, secretarial support, translation and overhead) and/or resource a l l o c a t i o n w i t h regard t o the s p é c i f i e s t r a t é g i e d i r e c t i o n s o f the S t r a t é g i e P l a n . F u r t h e r m o r e , the a d d i -tional tran.sparency that this i n f o r m a t i o n w o u l d provide w o u l d support the prioritisation scheme set-up i n Part 4.1.2. as to new projects. I t is also envisaged that this System w o u l d a l l o w f o r c o n s i d é r a t i o n o f the i m p a c t o f an i n c r e a s i n g

Actions to initiate

[424] A c t i v i t i e s o f the S e c r é t a r i a t i n the field o f é d u c a -tion and training, w h i l e i n t e n s i f y i n g i n r é c e n t years, have deveioped largely on an ad hoc basis and are d é p e n d e n t

See Annex II, para. [A-II-104|.

That is an already planned programme designcd to provide information, advice and training to support the effective implernentation of the Convention, in Contracting States, and partieularly to provide support in those Contracting States having few resources available for this purpose. See the Report and Conclusions of the Spécial Commission of 28 November-I December 2000, Prel. Doc. No I I , para. 111.

™ The 47th Couneil of Diplomatie Représentatives at its meeting of 3 July 2001 adopted a strcamlined budget layoul.

^' PricewaterhouseCoopers Report, supra, note 4.

Stratégie plan Stratégie plan 195

s è m e n t de la base d ' a d h é r e n t s et d u nombre d'Etats par certains outils de suivi des ressources ou d u temps. A cet é g a r d , i l est r e c o m m a n d é que l ' o u t i l de suivi des res-sources soit simple, efficace et souple et q u ' i l ne constitue pas une charge additionnelle. I l ne devrait pas ê t r e p e r ç u

• Recenser les coûts et les ressources nécessitant des informations additionnelles.

• Préparer un système pour fournir des informations additionnelles s'ajoutant au budget courant.

• Développer un outil de suivi des ressources.

Ressources nécessaires pour satisfaire les besoins immédiats

• Acquisition éventuelle d'un logiciel de suivi des ressources (l'installation, Vexploitation et la maintenance de cette technologie demanderont un petit supplément de res-sources pour un technicien en informatique).

4.1.6.2. Etablir un processus de décision transparent et fondé concernant le budget

• Premièrement, la Commission (spéciale) sur les affaires générales et la politique de la Conférence devrait avoir une meilleure connaissance du contexte financier et des impli-cations de ses décisions. Elle devrait, au minimwn, avoir connaissance du budget actuel, et un effort devrait être fait pour donner ime indication des implications estimées,

en termes de ressources, de tout nouveau projet, qu'U soit proposé par elle-même ou par le Secrétariat. Ses décisions

resteraient fondées avant tout sur des considérations poli-tiques et elle définirait clairement les priorités au sein du programme, étant entendu que seuls les projets pour lesquels il e.xi.ste des ressources appropriées seraient engagés.

• Deuxièmement, un comité restreint composé de repré-sentants politiques et financiers pourrait faire le lien entre les décisions d'une Commission spécicde sur les affaires générales et la politique de la Conférence et le budget déterminé par le Conseil des Représentants diplomatiques.

Ce comité, qui pourrait se réunir au même moment que la Commission sur les affaires générales et la politique, étu-dierait de manière approfondie les implications budgé-taires présentes et futures du programme envisagé et conseillerait le Secrétaire général lorsqu 'il établit son budget au printemps de chaque année.

Conséquences nouer des partenariats avec les Etats membres p o u r recher-cher d'autres solutions de financement, c o m m e des finan-cements additionnels volontaires o u des c o n t r i b u t i o n s en nature telles que le d é t a c h e m e n t de f o n c t i o n n a i r e s d'Etat, les stages et la f o u r n i t u r e d ' é q u i p e m e n t .

Ressources nécessaires pour satisfaire les besoins immédiats

• Cette réorganisation demandera temporairement un supplément de travail et de ressources qui devrait être normalement absorbé par les ressources disponibles. C'est une question urgente.

4.1.6.3. Capacité de recherche de fonds supplémentaires Avantages

• Explorer avec les Etats membres la possibilité d'orga-niser une campagne de financement.

• Fixer un pourcentage du budget à financer par des fonds supplémentaires.

Ressources nécessaires pour satisfaire les besoins futurs

• Coûts d'une campagne de financement pour certains projets.

4.1.6.4. Autres questions financières - régime de retraite du personnel du Secrétariat

[431] L e R è g l e m e n t de pensions de la C o n f é r e n c e de L a H a y e , q u i est e n t r é en v i g u e u r le 1 " j u i n 1981, suit celui des Organisations c o o r d o n n é e s , ce q u i é t a i t t r è s avanta-geux pour les Etats membres et q u i a aussi d ' i m p o r t a n t s

196 Plan .stratégique Plan .stratégique

M e m b e r s h i p and o f additional States Parties to existing Hague Conventions o n the operational costs o f the C o n f é r e n c e .

Conséquences

[426] T h e p r é p a r a t i o n o f this additional i n f o r m a t i o n w i l l over t i m e require some internai adjustments. I n order to oper-ate a smooth transition to this additional System, it is rec-o m m e n d e d t rec-o start w i t h a small, s i m p l e , e f f e c t i v e a n d flexible System f o r w h i c h the l e v e l o f d é t a i l c o u l d be adjusted over the years. I n this regard the p r é p a r a t i o n o f this additional i n f o r m a t i o n c o u l d be f a c i l i t a t e d b y the use o f i n f o r m a t i o n generated b y some k i n d o f resource tracki n g o r t tracki m e k e e p tracki n g t o o l . I n that respect, tracki t trackis r e c o m -m e n d e d that the resource-tracking tool should be si-mple, effective and flexible and i t should n o t be an extra burden.

I t s h o u l d n o t be p e r c e i v e d as a c o n t r o l m e c h a n i s m b u t rather as a p l a n n i n g device that c o u l d f o l l o w the w o r k i n g m o d e l (i'.e., development, p r o m o t i o n , i m p l e m e n t a t i o n , sup-port, m o n i t o r i n g ) .

Action to initiate:

• Identify the costs and resources for which additional information is necessary

• Prépare a System to provide additional information to supplément the current budget

• Develop a resource tracking tool

Resource implications to respond to immédiate needs:

• Possible acquisition of a resource tracking software (the installation, opération and maintenance of this tech-nology will require additional minimal resources for a Computer technician).

4.1.6.2. E.stablishing a transparent and informed decision-making process in relation to the budget [427] A t p r é s e n t , the organs o f the C o n f é r e n c e d e c i d i n g on the w o r k p r o g r a m m e ( S p é c i a l C o m m i s s i o n s o n General A f f a i r s a n d P o l i c y o f the C o n f é r e n c e , the C o m m i s s i o n on General A f f a i r s and P o l i c y o f the D i p l o m a t i e C o n f é r ences Sessions the Plenary Sessions) take their d é c i -sions w i t h o u t t a k i n g i n t o account, other than i n a very g ê n e r a i way, the budgetary and resource i m p l i c a t i o n s . T h i s is i n line w i t h their p r i m a r y r e s p o n s i b i l i t y to assess the w o r k p r o g r a m m e o n the basis o f p o l i c y , n o t f r o m a financial perspective, the d é c i s i o n s o n financial matters being l e f t to the C o u n c i l o f D i p l o m a t i e R e p r é s e n t a t i v e s . T h i s System certainly has its advantages, b u t the disconnection between the t w o d é c i s i o n processes is too w i d e . W i t h o u t r a d i c a l l y m o d i f y -i n g the p r é s e n t structure, -i m p r o v e m e n t s are poss-ible.

Possible action to initiate:

• First, the (Spécial) Commission on General Affairs and Policy of the Conférence .should be more aware of the financial context and implications of its décisions. As a minimum, the Commission should have at its disposai the current budget, and an effort should be made to provide an indication of the estimated resource implications of any new Project proposed by the Commission or by the Secrétariat.

The Commission would still make its décisions primarily on the basis of policy considérations and would make clear the order of priorities within the programme, on the understanding that only those projects for which appropri-ate resources are available would be proceeded with.

• Second, a connection between the décisions of a Spé-cial Commission on General Affairs atid Policy of the Conférence and the décision on the budget by the Council of Diplomatie Représentatives could be made through a stnall committee made up of policy and financial représentatives which could convene at the same time as the Commission on General Affairs and Policy. This committee would con-sider in more détail the présent and future budgetary implications of the proposed programme and would advise the Secretary General when he draws up his budget in the spring of each year

Conséquences

[428] I f the S p é c i a l C o m m i s s i o n o n General A f f a i r s and P o l i c y o f the C o n f é r e n c e and the small c o m m i t t e e w o u l d meet early i n the spring i n designated years, an o r d e r l y process c o u l d be established w h i c h w o u l d bridge the gap between the policy d e c i s i o n - m a k i n g process and the finan-cial d e c i s i o n - m a k i n g process. T h e o b j e c t i v e is t o l i n k the choice o f s p é c i f i e projects and services to the resources a v a i l a b l e a n d t o create p a r t n e r s h i p s w i t h t h e M e m b e r States i n order to devise subsidiary f u n d i n g solutions such as v o l u n t a r y supplementary f u n d i n g and c o n t r i b u t i o n s i n k i n d , f o r e x a m p l e s e c o n d m e n t o f State o f f i c i a i s , i n t e r n -ships and the supply o f equipment.

Resource implications to respond to immédiate needs:

• This reorganisation will require some additional work and resources on a short tenu basis that .should normally be absorbed within the available resources. This is an urgent matter.

4.1.6.3. Capacity to seek additional funding Advantages

[429] The capacity to .seek additional funding could help the Conférence to undertake projects that appear lower in the list of priorities and that would not be carried on oth-erwi.se because of insufficient resources.

Conséquences

[430] T h e raising o f additional f u n d i n g i n a systematic, m e a n i n g f u l manner is n o t a task that the S e c r é t a r i a t can assume at this t i m e ; i t requires additional resources. Fur-t h e r m o r e , Fur-the r a i s i n g o f p r i v a Fur-t e f u n d i n g is sensiFur-tive, as every source o f f u n d i n g w i l l have to be assessed i n order to v e r i f y potential c o n f l i c t o f interests.

Actions to initiate:

• Explore with Member States the possibility to organise a fund-raising campaign

• Aim for a certain percentage of the budget to be funded by additional fund-raising

Resource implications to respond to future needs:

• Costs associated with a fund-raising campaign.

4.1.6.4. Additional financial questions - the pension scheme for the Secrétariat's staff

[ 4 3 1 ] T h e H a g u e C o n f e r e n c e ' s Pension Scheme Rules, w h i c h came i n t o f o r c e o n 1 June 1981, f o l l o w those o f the Co-ordinated Organisations. This was advantageous to M e m b e r

Stratégie plan Stratégie plan 1 9 7

avantages pratiques". Le système qui sous-tend ce régime ne s'appuie pas sur un fonds, mais sur des allocations budgétaires : les pensions seront imputées au budget de l'exer-cice au cours duquel elles sont versées". I l existe un petit Fonds de réserve''', mais i l ne garantit que 25% des enga-gements liés aux retraites. Ce système n'est pas sans risques pour ses bénéficiaires. D'autre part, le régime de retraite actuel présente des difficultés relativement au transfert ou au rachat des fonds de pension acquis par le personnel nouveau et en place dans d'autres organisations, ce qui pourrait nuire à la capacité de la Conférence à atti-rer du nouveau personnel et à le conserver. Le Secrétaire général a trouvé à même le budget courant les ressources afin d'obtenir l'opinion d'un consultant, car les frais de réunions internationales ont été plus faibles que prévu.

Avantages

[432] Avec l'élargissement de la base de pays membres, le risque inhérent à la situation actuelle ne peut qu'aug-menter. I l convient donc d'examiner s'il est possible de réduire le pourcentage des obligations de retraite non sécurisées par le Fonds de réserve sans compromettre les droits acquis.

Conséquences

[433] Dans l'attente de l'avis des consultants extérieurs, il n'est pas possible à ce point de donner une idée précise des conséquences, financières ou autres (changement des règles de retraite, etc.).