S U B M I T T E D B Y T H E P E R M A N E N T B U R E A U
Preliminary Document No 21A of March 2002
Expérience
• The Hague Conférence is known for the high-quality and scientific excellence of its work, for the development of créative solutions and for its unrivalled contribution to private international law over a period of more than 100 years.
Réputation
• The Hague Conférence is an organisation within which worid experts and delegates are committed to working together on the basis of mutual trust, support and respect.
V I S I O N . M I S S I O N , S T R E N G T H S A N D V A L U E S O F T H E H A G U E C O N F E R E N C E
Vision
• To work for a world in which individuals, familles as well as companies and other entities, whose lives and activities transcend the boundaries between diffèrent légal Systems, enjoy a high degree of légal security.
• To promote the orderly and efficient settlement of dis-putes, good governance and the rule of law, while respect-ing the diversity of légal traditions.
Mission
• To be a forum for Member States for the development and implementation of common rules of private inter-national law in order to co-ordinate the relationships between différent private law Systems in international sit-uations.
• To promote international judicial and administrative co-opération in the fields of protection of the family and chii-dren, civil procédure and commercial law.
• To provide high-standard légal services and technical assistance for the benefit of Member States and States Parties to Hague Conventions, their government officiais, judiciary and practitioners.
• To provide high-quality and readily accessible informa-tion to Member States and States Parties to Hague Conveninforma-tions, their government officiais, judiciary, practitioners and the public in gênerai.
Strengtlis and values Global network
• The strength of the Hague Conférence dérives from the Unks it maintains with its Member States and States Parties to Hague Conventions - representing ail conti-nents - their national experts, delegates. Central and other national Authorities, professional and a c a d é m i e com-munities and individuals, and from the co-operation with other international governmental and non-governmental organisations.
Diversity of légal traditions
• The diversity of légal traditions constituting the Hague Conférence makes it a unique forum for the development of universally acceptable solutions.
Location
• The strengths of the Conférence are enhanced by its location in The Hague, centre for international justice, and by the significant and sustained support provided by the Netherlands Government.
O U R P L A N N I N G E N V I R O N M E N T
The Hague Conférence has in récent years experienced an unprecedented period of growth, both in its membership and activities. The Stratégie Plan is the blueprint of the Conférence for responding to the many trends that are influenc-ing its activities. Thèse trends are driven by the phenom-enon of globalisation, the internationalisation of business and family life, the pace of technological change, chang-ing public attitudes and regionaUsation. More particulariy, thèse trends are evidenced by
-• new technologies resulting in an explosion of new products and services, business, knowledge sharing and
accelerated communications;
• the ever increasing cross-border movement of persans, goods, services and capital;
• the pressure toward increasing the global span of the Conférence;
• cm increasing public interest in being informed about rights; and,
• the enlarged rôle of régional intégration organisations, such as the European Union, in the area of private inter-national law.
Thèse trends have resulted in a number of pressures and changes for the organisation, including
-• the growing demands from target audiences such as Member States; non-Member States Parties to Conven-tions; individuals associated with the différent judicial Sys-tems; Central and other national Authorities; families. chiidren and other individuals; industry and private companies;
other international organisations; and the professional and académie communities;
• the increased diversity in the membership ofthe Conférence;
• the additional work involved in developing new Conventions;
and,
• the growing burden of servicing existing Conventions.
However, over the years the resources to respond to thèse pressures, changes and growing demands have not been adjusted adequately. The resuit has been a mis-match or gap between the demands made on the organisation and the resources made available to meet those demands.
Draft stratégie plan - Executive summaiy Draft stratégie plan - E.xeculive summaiy 159
O R I E N T A T I O N S S T R A T É G I Q U E S
Les orientations stratégiques suivantes aideront le Bureau Permanent et les Etats membres à continuer à s'adapter à l ' é v o l u t i o n et aux demandes croissantes relatives aux travaux de la Conférence. Elles définissent les modalités selon lesquelles la Conférence assure sa mission et ses activités ; le contenu du Programme de travail de la Conférence reste à tout moment défini par la Commission sur les affaires générales et la politique.
Elargir le rayonnement mondial de la Conférence Une augmentation réfléchie du nombre d'Etats membres est souhaitable. Dans un avenir proche, l'organisation pourra également accueillir des organisations d'intégration régionale parmi ses membres. Dans la mesure du possible, il conviendrait de continuer à recruter les nouveaux Mem-bres parmi les Etats parties à une ou plusieurs Conven-tions de La Haye et parmi les Etats déjà familiarisés avec les travaux de la C o n f é r e n c e . De plus, la C o n f é r e n c e continuera d'encourager une adhésion plus large aux Conven-tions de La Haye.
La Conférence devrait mieux se donner les moyens de r é p o n d r e aux besoins croissants de r é g i o n s comme l'Afrique, l'Asie et le Moyen-Orient, tradidonnellement moins représentées à la C o n f é r e n c e . A cette fin, sa visibilité devrait être accrue dans ces régions. Il est essentiel que des experts de traditions juridiques autres que celles de la common law et du droit civil participent aux travaux du Bureau Permanent. Dans le même ordre d'idée, il importera de veiller à f a i r e un usage souple des langues non officielles, en fonction des besoins. Enfin, au vu du nom-bre croissant d'Etats qui participent aux travaux de la Conférence, les discussions continueront avec la Fondation Carnegie pour prévoir l'expansion du bâtiment de l'Académie oij la Conférence tient ses réunions élargies.
Ressources nécesscdres pour satisfaire les besoins immédiats
• Expertise juridique additionnelle et diversifiée (y com-pris l'appui administratif et opérationnel) pour faire face à l'augmentation de la charge de travail de la Conférence résultant de V élargissement de la base d'adhérents.
Sélectionner les projets entrepris par la Conférence et renforcer les prestations de services postérieurs aux Conventions
Dans un contexte d'augmentation de la charge de travail, la Conférence restera concentrée sur ses deux activités principales : l'élaboration et la révision des Conventions, et les prestations de services uniques postérieurs aux Conventions (y compris l'administration, le suivi et l'exa-men, les conseils techniques et l'aide à la formation et à l'éducation, la collecte et la diffusion des informations et la promotion de la cohérence de la pratique des Etats). La Conférence continuera de s'appuyer sur ses forces, notam-ment l'élaboration et le suivi des Conventions et la mise en place de mécanismes de coopération.
La Conférence concentrera ses travaux sur des problèmes clairement définis, largement reconnus et pressants, dans les domaines qui suscitent un intérêt fort de la part des Etats. Les Conventions resteront l'instrument principal de la C o n f é r e n c e ; des recommandations, des guides de bonnes pratiques, des lois types et autres instruments non contraignants seront élaborés lorsqu'il conviendra. Pour renforcer les prestations de services p o s t é r i e u r s aux
Conventions, la Conférence nouera des partenariats avec les Etats, des organisations gouvernementales et non gou-vernementales, des instituts universitaires et de recherche et continuera de concentrer ses efforts sur les activités pour lesquelles elle apporte une valeur ajoutée.
Ressources nécessaires pour satisfaire les besoins immédiats
• Fonctionnaires détachés par les Etats et stagiaires (en stage d'été, d'études, de recherches ou de formation) pour aider au suivi des Conventions sur la protection des enfants et des Conventions sur la procédure civile et sur l'assistcmce judiciaire.
• Fonctionnaires détachés par les Etats pour poursuivre la préparation d'un Guide de bonnes pratiques sur la Convention sur l'enlèvement international d'enfants.
• Fonctionnaires détachés ou autres personnes en mis-sion temporaire pour gérer les activités d'éducation et de formation et étudier les possibilités de financement.
Affiner les méthodes de travail et réduire les coûts en assouplissant le processus de développement
Dans un contexte caractérisé par la complexité croissante des questions juridiques et politiques, des ressources l i -mitées et l'augmentation continue du nombre de parties intéressées, la souplesse est une composante essentielle de l'élaboration des nouveaux instruments. Selon la nature et l'avancement des projets, l'élaboration de différents types d'instruments, y compris des Conventions, peut exiger dif-férentes méthodes. Lorsqu'il y aura lieu, la Conférence organ-isera davantage de réunions préparatoires régionales pour faciliter la contribution de toutes les parties prenantes intéressées et, dans la mesure du possible, réduire le nombre ou la durée des réunions élargies. D'autre part, en fonction des projets, il pourrait être opportun de faire davantage appel à des groupes de travail d'experts, en sus ou à la place des Commissions spéciales. A f i n de garantir l'objectivité de ces méthodes de travail, la Conférence veillera à assurer la plus grande transparence possible de ces activités.
Ressources nécessaires pour satisfaire les besoins immédiats
• Experts consultants externes, fonctionnaires détachés par les Etats et stagiaires (en stages d'été, d'études, de recherche ou de formation) pour apporter une aide tempo-raire aux projets en cours.
• Ressources ou tout autre appui pour l'organisation des réunions régionales.
• Installation, exploitation et maintenance de technolo-gies de téléconférence et de visioconférence.
• Acquisition de matériel d'interprétation simultanée pour la salle de réunion des locaux du Bureau Permanent.
Développer les communications et la coopération avec d'autres organisations internationales
Développer une coopération efficace et nouer des partena-riats productifs avec d'autres organisations peuvent per-mettre d'économiser des ressources tant pour les Etats que pour les organisations. I l est important également de rap-peler aux autres organisations les travaux et recherches déjà effectués par la Conférence pour éviter les redondances.
Dans ses efforts pour développer la coopération et les partenariats avec des organisations sœurs, la Conférence
160 Projet de plan stratégique - synthèse Projet de plan stratégique - synthèse
S T R A T E G I C D I R E C T I O N S
The following Stratégie Directions will assist the Perma-nent Bureau and the Member States in continuing to adapt to the changing and growing demands on the work of the Conférence. They provide a framework for the way in which the Conférence carries out its mission and opéra-tions; the content of the work programme of the Confér-ence at any particular time remains a décision for the Commission on General Aflfairs and Policy.
Increasing the global coverage of the Conférence A considered growth in the number of Member States is désirable. In the near future, the Organisation may also welcome régional intégration organisations as Members. New Members should, as much as possible, continue to be drawn from States Parties to one or more Hague Conven-tions and States that are aiready familiar with the work of the Conférence. In addition, the Conférence w i l l continue to encourage wider adhérence to Hague Conventions.
The Conférence should place itself in a better position to respond to the growing needs of régions such as Africa, Asia and the Middle East that have traditionally had a smaller représentation at the Conférence. To this end the Confér-ence should be made more visible in thèse régions. The involvement in the work of the Permanent Bureau of experts from other légal traditions in addition to the civil law and common law traditions is essential. In the same vein, it will be important to remain flexible in the use of non-official languages as needed. Finally, in the light of the increased number of States involved in the work of the Conférence, discussions will continue with the Carnegie Foundation in order to plan the expansion of the Academy Building where the Conférence holds its larger meetings.
Resource implications to respond to immédiate needs
-• Additional and varied légal expertise (including admin-istrative and operational support) to respond to the work increase of the Conférence resulting from. the increasing inembership.
Being sélective in relation to the projects undertaken by the Conférence and consolidating post-Convention In an environment where the workload is increasing, the Conférence will continue to focus equally on its two core activities - the development and review of Conventions, and the provision of unique post-Convention services (includ-ing treaty administration, monitor(includ-ing and review, the pro-vision of technical advice and assistance with training and éducation, the gathering and disseminating of information and promoting consistency in State practice). The Conférence w i l l continue to build on its strengths that include the development and aftercare of Conventions and the estab-lishment of co-operation mechanisms.
The Conférence will concentrate its work on well-defined, widely recognised and pressing problems i n areas in which States have a strong interest. Conventions w i l l remain the main vehicle of the Conférence; recommenda-tions, good practice guides, model laws and other non-binding instruments will be devised when appropriate. In consolidating its post-Convention services, the Conférence will continue to develop partnerships with States,
govern-mental and non-governgovern-mental organisations, académie and researeh institutes, and w i l l continue to concentrate its efforts on activities for which it brings added value.
Resource implications to respond to immédiate needs
• States' officiais on secondment, interns and stagiaires to assist in the monitoring ofthe child protection Conventions and the civil procédure and légal assistance Conventions.
• States ' officiais on secondment to continue the prépara-tion of a Good Practice Guide for the Internaprépara-tional Child Abduction Convention.
• States' officiais on secondment or other persons on temporary placement to manage the éducation and train-ing activities and to explore fundtrain-ing opportunities.
Enhancing working methods and reducing costs by providing flexibility in the development process In an environment where the légal and political issues are increasingly complex, resources are limited and the num-ber of interested parties is constantly growing, it is essen-tial to provide flexibility in the development of new instruments.
Depending on the nature and stage of the projects, the development of différent types of instrument, including Conventions, may require différent methods. When appro-priate, the Conférence will conduct more régional prep-aratory meetings in order to faeilitate the input of ail interested stakeholders and, when possible, to reduce the number or length of larger meetings. Furthermore, depending on the projects, it may be opportune to utilise more experts work-ing groups in addition to or in lieu of Spécial Commis-sions. In order to ensure the objectivity of thèse alternate working methods the Conférence will make certain that thèse undertakings are as transparent as possible.
Resource implications to respond to immédiate needs
-• Outside expert consultants, States' officiais on second-ment, interns and stagiaires to provide temporary help to ongoing projects.
• Secure resources or other support for the holding of régional meetings.
• Installation, opération and maintenance of téléphone and videoconferencing technology.
• Acquisition of simultaneous interprétation facilities for the meeting rooin in the building of the Permanent Bureau.
Increasing communication and co-operation with other international organisations
Increasing effective co-operation and developing useful partnerships with other organisations can resuit in resource savings for both States and organisations. It is also impor-tant to r e m i n d other organisations o f the work and researeh aiready aceomplished by the Conférence in order to avoid duplication. In developing co-operation and partnerships with sister organisations the Conférence will
Draft stratégie plan - Executive summary Draft stratégie plan - Executive summary 161
restera sélective et continuera de peser les coûts et les bénéfices.
Ressources nécessaires pour satisfaire les besoins immédiats
• Accroître les ressources allouées à la participation aux réunions et conférences d'autres organisations internationales.
Améliorer la gestion de l'information interne
Le Bureau Permanent a désormais atteint un stade oii il manque d'expertise et de ressources pour se charger efficacement de ses systèmes d'information internes. En gérant mieux ses systèmes informatiques, ses informations internes, les ressources de sa bibliothèque, ses documents et publications, le Bureau Permanent accroîtra sa produc-tivité et sera mieux à même d'accueillir des fonctionnaires détachés par les Etats et des stagiaires de toutes caté-gories. I l est urgent de remédier à la perte de mémoire institutionnelle et de prévenir toute perte future.
Ressources nécessaires pour satisfaire les besoins immédiats
• Assistance itformatique à plein temps.
• Un documentaliste multilingue qui aura des compé-tences de bibliothécaire, d'archivage, de classement et de recherche électronique.
• Abonnement de base aux bases de données électro-niques juridiques comme Lexis Nexis.
vraient être financées par des contributions régulières des Etats.
La souplesse sera maintenue en continuant à fixer un budget supplémentaire pour les contributions volontaires.
De plus, i l sera, autant que possible, remédié à la situation financière actuelle en recherchant des financements privés de manière considérée.
Ressources nécessaires pour satisfaire les besoins immédiats
• Acquisition possible d'un logiciel de suivi des res-sources pour permettre une meilleure planification des ressources.
• Coûts d'une campagne de financement pour certains projets.
Faire correspondre les ressources et les besoins en rendant le processus de décision plus transparent et mieux informé et en augmentant la capacité de recherche de financements additionnels
Le Plan stratégique recense plusieurs méthodes permettant d'obtenir des revenus additionnels, par exemple par l'élar-gissement de la base d'adhérents et l'identification de cer-taines initiatives susceptibles d ' ê t r e financées hors du budget courant. I l identifie également plusieurs méthodes permettant d'abaisser les coûts de fonctionnement, par exem-ple en sélectionnant les travaux à entreprendre, en ren-forçant les services, en améliorant les méthodes de travail et en travaillant avec souplesse. A f i n d'éliminer l'écart entre les ressources et les besoins, la Conférence s'ef-forcera de rendre le processus de décision plus transparent et mieux informé en étudiant les implications, pour les ressources, des nouvelles initiatives à engager En rapprochant les questions d'orientation et de politique de leurs impli-cations financières, la Conférence s'attachera à nouer des partenariats avec ses Etats membres pour rechercher d'autres solutions de financement, comme des finance-ments additionnels volontaires ou des contributions en nature telles que le détachement de fonctionnaires d'Etat, les stages et la fourniture d'équipement. Afin de faciliter ce dialogue, la Commission sur les affaires générales et la politique devra se réunir plus régulièrement pour ajuster le Programme de travail en fonction des ressources courantes et additionnelles disponibles.
Cependant, certaines ressources (par exemple, l'assistance informatique et la gestion de l'information) essentielles aux fonctions centrales de la C o n f é r e n c e font encore défaut, et cela nuit sérieusement à l'efficacité de l'organi-sation. De plus, ces ressources sont décisives pour faciliter l'intégration des fonctionnaires détachés et des stagiaires de toutes catégories et pour lever des fonds auprès de sources extérieures. Avec le temps, ces ressources
de-162 Projet de plan stratégique - synthèse Projet de plan stratégique - synthèse
continue to be sélective and to weigh the costs and benefits.
Resource implications to respond to immédiate needs
-• Increase the allocation of resources to attend meetings and conférences of other international organisations.
Enhancing the management of internai information The Permanent Bureau has now reached the point where it is lacking expertise and resources to deal effectively with its internai information Systems. By better managing and supporting its technology Systems, internai
Enhancing the management of internai information The Permanent Bureau has now reached the point where it is lacking expertise and resources to deal effectively with its internai information Systems. By better managing and supporting its technology Systems, internai