The Hague Conférence on Private International Law - Stratégie plan
4.1.8. Enhancing the management of internai information and documents in order to increase
corporate memory, consoUdating the flling System, enhancing the maintenance of the Ubrary and improving the use of computer technology to that effect
Advantages
[436] Better-managed internai information and documen-tation will increase productivity." There is a need to make this information and documentation easily accessible to ail employées of the Secrétariat. This is even more true, as the Conférence will welcome over the coming years more interns and more individuals on secondment who will have to navigate through its internai documentation. In that respect it is essential to address the loss of corporate memory from the past and to prevent any loss in the future.™ The
This proposai should address in part the additional "5% gap" identified by the PricewaterhouseCoopers Report with regard to the internai organisation of the Conférence. Cf. PricewaterhouseCoopers Report, supra, note 4, at para. 117-121.
'•^ During the last hve years the Conférence has lost more than 150 years of corporate memory, as Secretary General (Georges Droz), Deputy Secretary General (Michel Pelichet), Deputy Secretary General (Adair Dyer) Senior
Stratégie plan Stratégie plan 199
envisager la constitution d'une base de données de docu-ments internes, d'études, de conférences, d'articles, d'avis juridiques sur la C o n f é r e n c e , sur ses Conventions et d'autres questions de droit international privé ayant valeur de précédent, dans la mesure oil ils n'ont pas été publiés dans les Actes et documents. La constitution d'archives pour la Conférence de La Haye devraient aussi être envi-sagée. Les informations relatives aux systèmes de classe-ment et aux b i b l i o t h è q u e s individuels des e m p l o y é s devront être consolidées au sein d'une base de données centrale. Un niveau approprié de ressources devrait être également alloué à la tenue de la bibliothèque, dont la situation est préoccupante, car le personnel fait défaut pour la tenir à un niveau acceptable.
Conséquences
[437] Un accès inadéquat aux précédents pour la prépa-ration d'avis j u r i d i q u e s se soldera à terme par des recherches et du travail superflus et risque également de conduire à émettre des avis incohérents. I l en est de même du manque de connaissances quant au contenu des dos-siers et bibliothèques personnels des collègues. Plus géné-ralement, les dossiers du Secrétariat souffrent d'un retard de classement qui conduit parfois à un gaspillage des res-sources sollicitées pour effectuer des recherches super-flues. La situation de la bibliothèque est un problème sérieux.
Actions à engager
• Créer et tenir une base de données d'avis et de précé-dents juridiques.
• Améliorer le système de classement de la Conférence et constituer des archives.
• Constituer une base de données du contenu des dos-siers et bibliothèques personnels des juristes et collaborateurs.
• Créer une stratégie de sortie pour tous les personnels juristes qui quittent la Conférence.
• Améliorer la tenue de la bibliothèque.
• Dresser la liste des sites Internet d'intérêt sur le droit international privé.
• Créer un portaiV''' sur le droit international privé pour le Secrétariat et le rendre ultérieurement accessible au public.
Ressources nécessaires pour satisfaire les besoins futurs
• L'embauche d'un bibliothécaire maîtrisant les outils infor-matiques pourrait être envisagée pour créer et maintenir un portail Internet sur le droit international privé.
Ressources nécessaires pour satisfaire les besoins immédiats
• Assistance informatique à plein temps^°.
• Un documentaliste multilingue qui aura des compé-tences de bibliothécaire, d'archivage, de classement et de recherche électronique.
• Acquisition de technologie informatique pour dévelop-per une base de données d'avis juridiques et de précé-dents et une base de données des dossiers du Secrétariat et aider à l'archivage électronique des documents (l'ins-tallation, l'exploitation et la maintenance de cette techno-logie demanderont un petit supplément de ressources pour un technicien en informatique).
général adjoint AdairDyer. de la Responsable de l'administration Françoise Lalloz-Àntoine et de sa comptable Irène van Houten.
™ Un « portail » est un site Internet qui dresse une liste raisonnée de tous les sites Internet (avec hyperliens) consacrés à un sujet donné. Ces portails incluent parfois un moteur de recherche.
Ce constat est appuyé par une évaluation de PricewaterhouseCoopers du 15 février 2002.
200 Plan stratégique Plan stratégique
constitution of a database of internai documents as well as studies, lectures, articles, légal opinions on the Confér-ence, on its Conventions and other questions of private international law, to the extent that they have not been published in the Actes et Documents, having value of précèdent will have to be considered. The création of an archive for the Hague Conférence also needs to be under-taken. The information relating to staff member's individ-ual filing Systems and libraries should be Consolidated in a central database. A n appropriate level o f resources should also be dedicated for the upkeep of the library. The situation of the library gives rise to concerns; the person-nel to keep it at an acceptable level is simply lacking.
Resource implications to respond to future needs
• One might contemplate the employment of a librarian with computer expertise to create and maintain an Internet porthole on private international law.
Conséquences
[437] I n a d é q u a t e access to légal p r é c é d e n t s f o r the préparation of légal opinions w i l l eventually resuit i n unnecessary research and work and may also carry the risk of giving inconsistent légal advice. The same is true with regard to lack of knowledge as to the content of other coUeagues' personal files and libraries. More gener-ally, the files of the Secrétariat suffer from a filing back-log that sometimes resuit in a waste of resources used for unnecessary research. The situation of the library is a seri-ous problem.
Actions to initiate:
• Create and maintain a database of légal opinions and précédents
• Enhance the filing System of the Conférence and create an archive
• Constitute a database on the content of the lawyers' and légal advisors' personal files and libraries
• Create an exit strategy for ail leaving légal staff
• Enhance the maintenance of the library
• Survey the internet and catalogue sites of interest on private international law
• Create an internet porthole^'' on private international law for the Secrétariat and make it available to the pub-lic at a later stage
Resource implications to respond to immédiate needs:
• Full-time computer technology support}'^
• A multilingual information manager who will combine librarian, archivist, filing and electronic research skills.
• Acquisition of computer technology to develop a data-base of légal advice and précédents and a datadata-base for the files of the Secrétariat and to assist in electronic archiving of documents (the installation, opération and main-tenance of this technology will require additional minimal resources for a computer technician).
Administrator (Françoise Lalloz-Anloine) and Bookkeeper (Irène van Houten) have ail retired.
A "porthole" is a website which catalogues in a meaningfui way ail web-sites (including their hyperlink) on a particular subject matten Such portholes sometimes also include a search engine.
This finding is supported by an assessment of PricewaterhouseCoopers of 15 February 2002.
Stratégie plan Stratégie plan 201
A N N E X E I A N N E X E I I
R E S O L U T I O N A D O P T E E P A R L A D I X - S E P T I E M E S E S S I O N
M O D E L E D E T R A V A I L P R I N C I P A L D E L A C O N F É R E N C E D E L A H A Y E
La Dix-septième session, en présence des Ministres de la Justice et des Hauts Représentants des Etats membres de la Conférence de La Haye de droit international privé, réunis à La Haye le 19 mai 1993 à l'occasion de la célé-bration du Centenaire de la Conférence,
Considérant que, selon le Statut, le but de la Conférence est de travailler à l'unification progressive des règles de droit international privé.
Considérant l'œuvre unique, vaste et importante accomplie par la Conférence, et l'efficacité de ses méthodes de tra-vail confirmée par le fait que trente et une Conventions ont été élaborées depuis la Septième session de 1951,
Confirmant que la mission de la Conférence est de facili-ter les relations des personnes privées à travers les fron-tières et le commerce juridique international.
Reconnaissant en outre que la Conférence se développe en centre mondial au service de la coopérarion internationale judiciaire et administrative en matière de droit privé, notamment dans le domaine de la protection de l'enfance.
C o n s i d é r a n t cependant q u ' i l est essentiel que la Conférence continue à être efficacement soutenue par ses Etats membres, à l'intérieur de leur Pays et dans les autres enceintes internationales.
F é l i c i t e la C o n f é r e n c e pour sa contribution dans le domaine du droit intemafional privé au cours du siècle écoulé ; Encourage les Etats membres, aussi bien à maintenir et à renforcer leur soutien à la Conférence, q u ' à stimuler les Etats non membres à se joindre à la Conférence ;
Recommande aux Etats membres :
1 de rechercher et développer, en consultation avec le Bureau Permanent, les mécanismes propres à encourager une plus large participation aux Conventions de La Haye ; 2 de prendre les mesures appropriées pour diffuser l'in-formation sur l'existence et le fonctionnement des Conventions ; 3 d'arrêter en coopération avec le Bureau Permanent des mécanismes efficaces pour mettre en œuvre les Conven-tions ;
4 de coordonner plus c o m p l è t e m e n t leurs positions concernant le droit international privé dans les diverses enceintes internationales qui s'occupent de l'unification ou de l'harmonisation des questions de droit privé.
[A-II-OOl] Les principaux instruments utilisés par la Conférence de La Haye pour accomplir sa mission sont des traités multilatéraux : les Conventions de La Haye. La première phase du modèle de travail est (1) l'élaboration de ces traités. Cela implique les étapes suivantes : a) Sélection d'un sujet ; b) Recherche ; c) Discussion ; d) Rédaction et adoption ; et e) Consolidation. En fonction du degré de complexité du sujet et de l'urgence, les délais d'exécution de cette première composante sont variables. En général, les étapes de la discussion et de la rédaction (c'est-à-dire les négociations) durent quatre années, néanmoins ce laps de temps peut ê t r e é c o u r t é ou exceptionnellement, allongé'*'. Le plein achèvement du traité est atteint par les étapes (2) de la promotion et (3) de la mise en œuvre et, enfin, par les étapes (4) du soutien et (5) de la sur-veillance.
A - I L L Phase d'élaboration
GRAPHIQUE A-II.I. - DIAGRAMME DU PROCESSUS DE TRAVAIL (NE MENTIONNANT QUE T'ÉIABORATION DES TRAITÉS)
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A - I L l . l . Phase de sélection
[A-II-002] La plupart des suggestions de sujets devant être entrepris par la Conférence de La Haye sont présen-tées par les d é l é g u é s des Etats membres lors d'une réunion de la Commission spéciale sur les affaires géné-rales et la politique*-. Les sujets peuvent aussi être pro-posés par les membres du Secrétariat à la suite de consultations auprès des Etats membres. Des suggestions sont parfois faites par d'autres organisations internationales, dans le cadre des accords de coopération conclus par la Conférence avec diverses organisations. Des propositions de sujets résultent souvent du suivi des textes existants^l Ces sujets sont dis-cutés et examinés durant la réunion de la Commission spéciale. Un certain nombre d'entre eux sont retenus pour qu'il soit procédé à une analyse approfondie. Le Secré-tariat peut alors préparer des études de faisabilité sur les sujets choisis ; celles-ci sont envoyées aux Etats membres bien avant la réunion de la Session plénière, qui décidera du programme de travail pour les quatre années suivantes.
[A-II-003] Pour décider si un sujet doit être inclus dans le programme de travail, les critères suivants peuvent être pris en considération : le besoin mondial d'une solution ; les délais, c'est-à-dire l'urgence éventuelle ; l'existence
éven-202 Plan stratégique
^' Il est envisagé de réaliser le présent projet relatif aux titres intermédiés en moins de deux ans.
" L'expression « Commission spéciale » renvoie à une réunion de représen-tants des Gouvernements. En principe, elle rassemble des experts juridiques.
Voir, infra, para. |A-II-0161-|A-II-017].
Plan stratégique
A N N E X I A N N E X I I
R E S O L U T I O N A D O P T E D B Y T H E S E V E N T E E N T H S E S S I O N
M A I N W O R K I N G M O D E L O F T H E H A G U E C O N F E R E N C E
The Seventeenth Session, in the présence of the Ministers of Justice and High Représentatives of the States Members of the Hague Conférence on Private International Law, meeting at The Hague on 19 May 1993 on the occasion of the célébration of the Centenary of the Conférence, Considering that according to its Statute, the Conference's purpose is to work for the progressive unification of the rules of private international law,
Considering the unique, broad and important work accom-plished by the C o n f é r e n c e and the effectiveness of its working methods confirmed by the fact that since the Sev-enth Session in 1951 thirty-one Conventions have been drawn up,
Confirming that the Conference's mission is to facilitate both the relationships between private parties across inter-national borders and interinter-national légal transactions, Recognizing that the Conférence also is developing into a Worldwide centre in the service of international judicial and administrative co-operation in the field of private law, and particulariy in the area of child protection,
Considering however that it is essential that the Confér-ence continue to be eflfectively supported by its Member States within their Countries and in other international organizations.
Congratulâtes the Conférence on its contributions to the field of private international law over the past century;
Urges Member States both to maintain and enhance their support for the Conférence and to encourage non-Member States to join the Conférence;
Recommends to the Member States that they
-1 explore and develop mechanisms in consultation with the Permanent Bureau to encourage wider adhérence to Hague Conventions;
2 take the appropriate measures to publicize the exis-tence and the opération of the Conventions;
3 work in co-operation with the Permanent Bureau to develop effective mechanisms to implement the Conventions;
4 co-ordinate more fully their positions on private inter-national law in varions interinter-national bodies involved with unification or harmonization of questions of private law.
[A-II-OOl] The Hague Conference's main instruments to accomplish its mission are the multilatéral treaties - The Hague Conventions. The first step of the working model is ( I ) the development of thèse treaties. It involves the f o l -lowing stages; a) Sélection of a topic; b) Research; c) Discussion; d) Drafting and Adoption; and, e) Consolida-tion. Depending on the degree of complexity of the topic and the urgency, the timeframe of this first component is flexible. Normally, the discussion and the drafting stages (i.e., the negotiations) last 4 years; however the time period can be shorter; it may exceptionally be longer.'*' The successful completion of the treaty is followed by (2) the promotion and (3) the implementation stages, and then finally (4) the support and (5) the monitoring stages.
A - I I . l . Development Stage
GRAPHIC A-II.L - WORK PROCESS CHART (SHOWINC ONLY THE DEVELOPMENT OF TREATIES)
Suggestions by Member ber Siaie(s) \
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SpL-cri[œmiiiisMna im Ecneral al^air^ and polity
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Subjuci 11) ileal wiih l'or iho Sccri^i
A-II.1.1. Sélection Stage
[A-II-002] Most suggestions for topics to be undertaken by the Hague Conférence are presented by delegates of the Member States at a Spécial Commission meeting on gênerai affairs and policy.**- Topics may also be suggested by members of the Secrétariat following consultations with Member States. Suggestions are occasionally made by other international organisations, within the framework of the Conference's co-operation agreements with varions organisations. Often, suggestions for topics resuit from the monitoring of existing texts."^ Thèse topics are discussed and considered in the Spécial Commission meeting; a cer-tain number of topics are recer-tained for further study. The Secrétariat may then prépare feasibility studies on topics retained which are sent out to the Member States in advance of the Plenary Session meeting which will décide the work programme for the next four years.
[A-II-003] In deciding whether to include a topic in the work programme, c o n s i d é r a t i o n may be given to the global need for a solution, the timeframe - urgency - and whether there are alternate solutions such as the
harmoni-Strategic plan
^' The enlire development of the current project on indircctly held securities is envisaged to be coinpieted in less than 2 years.
The terin "Spécial Commission'' refers to a meeting of Governmenial rep-résentatives, normally a meeting of légal experts.
" See para. |A-11-0161-[A-II-017], infra.
Stratégie plan 203
tuelle de solutions alternatives, telles que l'harmonisation du droit matériel. En raison du nombre limité de sujets qui peuvent aller jusqu'au stade de la préparation d'un texte de traité, certains sujets sont reportés de la liste d'une Session plénière à une autre, jusqu'à ce que, finalement, ils soient véritablement traités ou bien rayés de la liste.
A-II.1.2. Phase de recherche
[A-II-004] Une fois qu'un sujet a été adopté en vue de la préparation d'un traité, une recherche étendue fondée sur une étude de droit comparé est préparée sur le sujet en question, souvent accompagnée d'un questionnaire aux Etats membres. Un membre du Secrétariat, parfois deux, est responsable du sujet en question. La nature et la por-tée, tant de la recherche que du questionnaire, dépendent du volume du travail et des études déjà consacrés à ces questions, soit par la Conférence, soit par des organisa-tions internationales, soit par des universitaires indépen-dants ou des instituts de recherche. La teneur des rapports et des questionnaires varie aussi c o n s i d é r a b l e m e n t en fonction du stade d'évolution de l'objet d'étude*'''. Des recherches approfondies peuvent être m e n é e s pendant toute une année.
A-II.1.3. Phase de discussion
[A-II-005] Pour chacun des sujets, la première réunion des représentants gouvernementaux rassemble normale-ment des experts juridiques, qui auront étudié à la fois le questionnaire, le rapport et les réponses des Gouver-nements ainsi que, parfois, une synthèse des réponses pré-parée par le Secrétariat. I l est demandé aux experts participant à la première réunion d'exprimer leur opinion sur les diverses questions d'une manière élargie et à titre personnel, c'est-à-dire sans engager leur Gouvernement à ce stade. Cela constitue une caractéristique marquante et essentielle de l'ap-proche propre à la Conférence de La Haye, dont l'expé-rience a montré qu'elle contribue grandement à la qua ité du texte final. Un Président et un Rapporteur sont sélec-tionnés parmi les experts présents. Le Rapporteur prend des notes sur les points essentiels des débats et participe d'office à tout comité de rédaction qui peut être constitué.
La continuité du processus de discussion est facilitée par les comptes rendus biquotidiens des réunions qui sont pré-parés par des secrétaires-rédacteurs et diffusés très rapide-ment, à la fois en anglais et en français.
[A-II-006] La première réunion dure généralement une semaine et, en principe, aboutit à un ensemble de conclu-sions écrites, qui sont élaborées par un petit comité ou par le Secrétariat, à l'issue de la réunion. Le membre du Secrétariat responsable peut aussi être amené à préparer et à distri-buer un document écrit identifiant les options qui seront présentées à la réunion suivante de la Commission spé-ciale et les décisions qui devront être prises par cette Commission.
A-II.1.4. Phase de rédaction et d'adoption
[A-II-007] Le travail de rédaction d'un traité débute normalement avec la seconde réunion de la Commission spéciale, à la lumière des conclusions dégagées de la pre-mière réunion. La Commission spéciale peut aussi tirer profit d'un texte rédigé dans l'intervalle, pour servir de
base de discussion, par un groupe de travail restreint. La pratique générale de la Conférence a été d'éviter la prépa-ration de projets d'articles pour un traité avant la réunion d'experts, laissant plutôt la Commission des experts concevoir elle-même la forme et la structure du projet, suite au premier tour de table des discussions générales.
Dans l'ensemble, la préparation d'un texte préalable par le Secrétariat n'est pas souhaitable, car cela tend à focaliser l'attention des délégués des Etats participants sur une ter-minologie particulière appliquée à des questions spéci-fiques, avant même qu'une discussion générale n'ait eu
Dans l'ensemble, la préparation d'un texte préalable par le Secrétariat n'est pas souhaitable, car cela tend à focaliser l'attention des délégués des Etats participants sur une ter-minologie particulière appliquée à des questions spéci-fiques, avant même qu'une discussion générale n'ait eu