Enhancing working methods by providing flexi- flexi-bility in the development process

[413] A s previousiy described, the w o r k i n g m o d e l o f the an efficient use o f the Secretariat's resources.

4.1.4.1. Preparing model laws and other non-binding harmonising mechanisms when appropriate appro-priate.*' Such instruments may require f e w e r resources to develop as most o f the preparatory work leading to a Diplomatie C o n f é r e n c e can be c o m p l e t e d by a small w o r k i n g g r o u p o f mechanisms include model fonTis*^ and good practice guides.*'

Consecjuetwes

[415] I n contrast to Conventions, Recommendations and m o d e l laws do not, in p r i n c i p l e , create international o b l i -gations. T h e r e f o r e , they w i l l not provide rules that operate on the basis o f m u t u a l obligations between States. O n the other hand, it is easier to track the g é o g r a p h i e a p p l i c a t i o n o f Conventions since their c o m i n g i n t o f o r c e is p u b l i c i s e d . Actions to continue, intensify or initiate:

• Develop model laws when this is appropriate

• Adopt recommendations when this is appropriate

• Continue to develop model forms

• Develop good practice guides when this is appropriate

''^ This was decided by the Fourteenth Session of the Conférence with regard to the wider opening of the Conférence and more specifically the use of cer-tain methods of less binding effect than international Conventions in cercer-tain cases of a kind to promote the easier adoption and more widespread dilfusion of common solutions. The discussion goes back to the 1950's. Cf. Actes et doc-uments de la Huitième session (1956), Tome I. pp. 266-269. Actes et docdoc-uments de la Neuvième session (1960). Tome I, p. 201-250, and Actes et documents de la Quatorziètne session (1980). Tome I, p, 63,

'"^ Model fonns have on several occasions been developed at Spécial Commissions to review the practical opération of Conventions or to further the implementa-tion of a Convenimplementa-tion.

See. supra, note 54. foi' an exainple of a good practice guide.

Stratégie plan Stratégie plan 191

Ressources nécessaires pour satisfaire les besoins futurs

• Un programme spécial pourrait éventuellement être orga-nisé pour élaborer, avec un petit groupe de travail infor-mel d'experts, une loi type sur le droit international privé basée sur les solutions clés prévues dans les Conventions de La Haye, particulièrement adaptée aux besoins des pays en développement et des pays en transition.

4.1.4.2. Revoir la structure et la durée des réunions internationales

Avantages

[416] C o m p t e tenu de la croissance de la base d ' a d h é -rents, i l p o u r r a i t ê t r e o p p o r t u n , si les projets le permettent, de r é d u i r e le n o m b r e et la d u r é e des r é u n i o n s internatio-nales et de r é u n i r de temps à autre, en sus o u en rempla-cement des C o m m i s s i o n s s p é c i a l e s , des groupes de travail plus restreints p o u r p r é p a r e r les Sessions d i p l o m a t i q u e s p l é n i è r e s . Ces r é u n i o n s de groupes de travail permettraient à la C o n f é r e n c e de continuer à b é n é f i c i e r d ' u n e expertise de haut niveau, de r e c u e i l l i r un consensus, d'abaisser les c o û t s des r é u n i o n s et d ' a c c r o î t r e l e u r p r o d u c t i v i t é . D e plus, i l p o u r r a i t ê t r e plus largement f a i t appel aux n o u velles technologies de c o m m u n i c a t i o n telles que les t é l é -c o n f é r e n -c e s et la v i s i o -c o n f é r e n -c e , q u i pourraient ê t r e u t i l i s é e s à l ' a p p u i de ces o b j e c t i f s .

Coiiséquences

[417] U n e d i m i n u t i o n du n o m b r e de participants pourrait p a r a î t r e c o n t r a d i c t o i r e avec la m i s s i o n m o n d i a l e de la C o n f é r e n c e . Pour apaiser cette p r é o c c u p a t i o n , ces r é u n i o n s de groupes de travail devraient ê t r e transparentes pour les non-participants. M ê m e si cette transparence a un coût'''', les c o û t s totaux devraient ê t r e i n f é r i e u r s p o u r la C o n f é -rence et d i m i n u e r o n t certainement très nettement pour les Etats dans leur ensemble.

Actions à poursuivre, intensifier ou engager

• Définir les critères présidant à la composition des réunions des groupes de travail et à la garantie de transparence.

• Organiser davantage de réunions de groupes de travail d'experts lors de la phase de développement.

• Examiner la possibilité d'équipements d'interprétation simultanée pour le Secrétariat.

• Organiser des réunions informelles dans les régions.

• Acquérir du matériel de visioconférence.

• Procéder par télécoirférence et visioconférence lors-qu'il y a lieu.

Ressources nécessaires pour satisfaire les besoins immédiats

• Installation, exploitation et entretien du matériel de téléconférence et de visioconférence (ce qui nécessitera également un supplément minime de ressources pour un tech-nicien en informatique).

• Acheter du matériel d'interprétation pour la salle de réunion du Bureau Permanent.

Ressources nécessaires pour satisfaire les besoins futurs

• Equiper les Autorités centrales désignées en vertu des Conventions en matière d'enlèvement international d'en-fants, d'adoption internationale et de procédure civile

avec un réseau intranet sécurisé, et éventuellement avec un système de visioconférence, afin de leur permettre de communiquer au quotidien entre eux et avec le Secrétariat.

4.1.4.3. Rester innovant dans la préparation des travaux

Avantages

[418] Concernant la p r é p a r a t i o n d ' é t u d e s p r é a l a b l e s , les C o m m i s s i o n s s p é c i a l e s sur le d é v e l o p p e m e n t de nouveaux projets ou le suivi des C o n v e n t i o n s existantes, le S e c r é -tariat restera i n n o v a n t afin de m a i n t e n i r et d ' a c c r o î t r e la q u a l i t é de ses recherches ainsi que sa c a p a c i t é à recueillir un consensus. Les Conventions nouvelles et existantes e x i -gent davantage de consultations et d ' e f f o r t s p o u r r é u n i r u n consensus en raison de la c o m p l e x i t é accrue que r e v ê t leur a p p l i c a t i o n dans d i f f é r e n t s s y s t è m e s j u r i d i q u e s . A f i n d'ac-c r o î t r e ses d'ac-c a p a d'ac-c i t é s de red'ac-cherd'ac-che, le S e d'ac-c r é t a r i a t devrait inves-tir dans des outils de recherche é l e c t r o n i q u e et mettre en p l a c e des a r r a n g e m e n t s de p r ê t s e n t r e b i b l i o t h è q u e s . D ' a u t r e part, p o u r aider et soulager le S e c r é t a r i a t dans ses t r a v a u x s c i e n t i f i q u e s , l a C o n f é r e n c e p o u r r a i t e n g a g e r davantage de partenariats avec les Etats membres a f i n de d é t a c h e r d u personnel o u avec des i n s t i t u t i o n s u n i v e r s i -taires o u j u r i d i q u e s ou b é n é f i c i e r de consultants experts externes p o u r p r o d u i r e ou c o p r o d u i r e des é t u d e s p r é a l a b l e s et mener des consultations. Les d é t a c h e m e n t s de personnel o f f r e n t l'avantage s u p p l é m e n t a i r e d ' é l a r g i r la d i v e r s i t é et l ' é v e n t a i l des c o m p é t e n c e s , l i n g u i s t i q u e s et autres, d u S e c r é t a r i a t .

Conséquences

[419] L e S e c r é t a r i a t devrait f a i r e le p o i n t sur le travail e f f e c t u é à l ' e x t é r i e u r ; le c o û t de s p é c i a l i s t e s o u de consul-tants e x t é r i e u r s est h a b i t u e l l e m e n t b i e n p l u s é l e v é que celui des ressources internes. I l f a u t noter i c i que l ' e x p é -rience r é c e n t e avec des f o n c t i o n n a i r e s d é t a c h é s a u p r è s du S e c r é t a r i a t et avec des experts consultants externes a é t é t r è s positive.

Actions à engager

• Former un réseau d'appui composé d'universités et d'ins-titutions juridiques.

• Intensifier les dispositifs de stages et de détachement de personnel avec les Etats membres.

• Investir dans des outils de recherche électronique et mettre en place des dispositifs de prêts interbibliothèques.

Ressources nécessaires pour satisfaire les besoins immédiats

• Experts consultants externes, fonctionnaires détachés par les Etats et stagiaires (en stages d'été, d'études, de recherche ou de formation) pour apporter une aide tempo-raire aux projets en cours.

• Abonnement de base aux bases de données juridiques électroniques comme Lexis Nexis" pour effectuer des recherches (l'installation et la maintenance de cette technologie nécessitera un petit supplément de ressources pour un technicien en informatique).

• Ressources additionnelles pour les besoins de traduction.

'''' Cela se traduirait par la préparation et la diffusion de synthèses des réunions par téléconférence et visioconférence.

''^ L e coût d'un abonnement de base à Lexis Nexis a été e s t i m é à +/- 7000 euros par an.

192 Plan stratégique Plan .stratégique

Resource implications to respond to future needs:

• One might contemplate a spécial programme for the devel-opment with a small informai working group of experts a model law on private international law based on key solu-tions provided for in the Hague Convensolu-tions, particularly adapted to the needs of developing countries and coun-tries in transition.

4.1.4.2. Reviewing the .structure and length of international meetings

Advantages

[416] In the light of the growing membership, it may be opportune, if possible and suitable depending on the proj-ects, to reduce the number and the length of international meetings and to convene, in addition to or in lieu of Spécial Commissions, smaller working group meetings from time to time to prépare for the plenary Diplomatie

Conférences. Such working group meetings would enable the Conférence to continue to benefit from high-level expertise, build consensus, lower the co.sts of meetings and increase ejficiency. In addition, more use could be made of new communication facilities such as conférence calls and videoconferencing could be used in support of thèse objectives.

Conséquences

[417] R e d u c i n g the n u m b e r o f participants m a y be perc e i v e d as perc o n t r a r y t o the g l o b a l m i s s i o n o f the C o n f é r -e n c -e . T o c o u n t -e r t h i s c o n c -e r n , t h è s -e w o r k i n g g r o u p m e e t i n g s w o u l d need t o be t r a n s p a r e n t v i s à v i s n o n -participants. E v e n t h o u g h there w i l l be a cost associated w i t h this transparency,'"'' the o v e r a l l costs should be l o w e r f o r the C o n f é r e n c e a n d w i l l c e r t a i n l y decrease substan-t i a l l y f o r substan-the Ssubstan-tasubstan-tes as a w h o l e .

Some actions to continue, intensify or initiate:

• Establish criteria for the composition of working group meetings and for guaranteeing transparency

• Conduct more working group meetings of experts dur-ing the development stage

• Examine possibility of simultaneous interprétation equip-ment for the Secrétariat

• Conduct informai meetings in the régions

• Acquire videoconferencing technology

• Use conférence calls and teleconferencing when appro-priate

Resource implications to respond to immédiate needs:

• Installation, opération and maintenance of téléphone and videoconferencing technology (this will also require additional minimal resources for a computer technician).

• Acquire interprétation facility for the meeting room in the Permanent Bureau.

Resource implications to respond to future needs:

• Equip the Central Authorities designated under the Child Abduction, the Intercountry Adoption and Civil Procédure Conventions with a secure intranet network, and

eventu-ally with videoconferencing facilities, so as to enable them to communicate and consult more ejfectively on a daily basis with each other and the Secrétariat.

4.1.4.3. Continuing to be innovative in the préparation of the work

Advcmtages

[418] W i t h regard to the p r é p a r a t i o n o f p r e l i m i n a r y studies. S p é c i a l C o m m i s s i o n s o n the development o f n e w p r o j -ects o r o n t h e m o n i t o r i n g of e x i s t i n g C o n v e n t i o n s , t h e S e c r é t a r i a t w i l l continue to be innovative i n e f f o r t s t o m a i n -tain a n d enhance the q u a l i t y o f its research as w e l l as its consensus b u i l d i n g capacity. N e w a n d e x i s t i n g C o n v e n -tions dernand m o r e consulta-tions a n d e f f o r t s i n consensus b u i l d i n g due to the increased c o m p l e x i t y o f their applica-tion i n d i f f é r e n t légal Systems. I n order to increase its research capacity the S e c r é t a r i a t should invest i n electronic research tools and develop inter-library loan arrangements. Furthermore, i n order to help and relieve the S e c r é t a r i a t i n its scientific w o r k , the C o n f é r e n c e c o u l d engage i n m o r e partnerships w i t h M e m b e r States f o r possible secondments or w i t h aca-d é m i e s a n aca-d légal institutions or c a l l u p o n outsiaca-de expert consultants to produce o r co-produce p r e l i m i n a r y studies and c o n d u c t c o n s u l t a t i o n s . S e c o n d m e n t s have the a d d i -tional advantage o f w i d e n i n g the d i v e r s i t y a n d range o f l i n g u i s t i c and other skills o f the S e c r é t a r i a t .

Conséquences

[ 4 1 9 ] T h e S e c r é t a r i a t w o u l d have t o r e v i e w the w o r k produced outside a n d the cost o f outside experts or c o n -sultants is usually m u c h higher than the cost o f internai resources. I t m a y be noted that the r é c e n t e x p é r i e n c e the C o n f é r e n c e has had w i t h p u b l i c servants seconded t o the S e c r é t a r i a t and outside expert consultants has been very positive.

Actions to initiate:

• Establish a supporting network of académies and légal institutions

• Intensify internship and secondment arrangements with the Member States

• Invest in electronic research tools and develop inter-library loan f acilities

Resource implications to respond to immédiate iteeds:

• Outside expert consultants, States' officiais on second-ment, interns and stagiaires to provide temporary help to ongoing projects.

• Basic subscription to electronic légal databasesfor research such as Lexis Nexi.s^'' (the in.stallation and maintenance of this technology will require additional minimal resources for a Computer technician).

• Additional resources for translation needs.

It would resuit in the préparation and distribution of summaries of the

télé-conférence and vidéotélé-conférence meetings. " The cost of a basic subscription to Lexis Nexis was estimated at +/- 7000 Euros per year.

Stratégie plan Stratégie plan 193

Ressources nécessaires pour satisfaire les besoins futurs

• D'autres stages ou détachements temporaires pour-raient être envisagés ou organisés pour effectuer des recherches et des études préliminaires sur certains projets afin de soulager le Secrétariat.

• L'embauche d'un traducteur interne pourrait être envi-sagée pour assurer la diffusion externe du travail des sta-giaires et des personnes détachées dans les deux langues officielles.

4.1.5. Définir le rôle de la Conférence en matière de