L’ADMINISTRATION DU CONSEIL EXÉCUTIF 8 mai 2013 Point 4.5 de l’ordre du jour provisoire
Progrès accomplis dans la mise en œuvre des recommandations du Commissaire aux Comptes
et du vérificateur intérieur des comptes
Rapport du Secrétariat
1. Comme l’avaient demandé les membres du Comité du Programme, du Budget et de l’Administration à sa treizième réunion en janvier 2011,1 le présent document décrit les mesures à prendre pour assurer la mise en œuvre intégrale des recommandations figurant dans les rapports du Commissaire aux Comptes et du vérificateur intérieur des comptes. Il doit être examiné en parallèle avec le rapport sur la mise en œuvre des recommandations du Commissaire aux Comptes et du vérificateur intérieur des comptes dont le Comité a été saisi en janvier 20132 et qui présentait un compte rendu exhaustif des mesures prises pour appliquer les recommandations issues des vérifications intérieures et extérieures des comptes datant de plus de deux ans ainsi que des difficultés rencontrées par le Secrétariat dans leur mise en œuvre. D’autres documents font écho au présent rapport : les rapports du vérificateur intérieur des comptes et du Commissaire aux Comptes soumis à la Soixante-Sixième Assemblée mondiale de la Santé ;3 et le rapport présenté par le Comité consultatif indépendant d’experts de la Surveillance à la dix-huitième réunion du Comité du Programme, du Budget et de l’Administration.4
2. Le présent rapport de situation expose les mesures prises en application des recommandations de vérification qui portent sur les risques les plus importants pour l’Organisation et indique les progrès accomplis. Il voue une attention particulière aux améliorations du cadre de contrôle de l’Organisation, aux vérifications transversales et/ou thématiques qui ont des répercussions pour l’ensemble de l’Organisation et aux vérifications effectuées au niveau des pays.
1 Voir le document EB128/3, point 4.3 de l’ordre du jour.
2 Document EBPBAC17/4.
3 Documents A66/35 et A66/34, respectivement.
4 Document EBPBAC18/4.
CONTRÔLES INTERNES ET CONFORMITÉ
3. Aussi bien le Commissaire aux Comptes que le vérificateur intérieur des comptes ont prêté une attention particulière au fonctionnement des contrôles adéquats à tous les niveaux de l’Organisation, qui contribuent à un plus grand respect des règles et des procédures. Même s’il reste des problèmes de respect des procédures, notamment pour les achats, la gestion des comptes bancaires locaux, la gestion des stocks et des actifs, la coopération financière directe et la gestion des ressources humaines, le Secrétariat a fait un effort concerté pour appliquer les composantes du cadre de contrôle interne et l’on constate des progrès à cet égard.
4. Un rapport sur les progrès accomplis dans la mise en œuvre du cadre de contrôle interne a été présenté au Comité en mai 2012.1 Il renseignait notamment sur les modifications apportées au Manuel électronique de l’OMS pour l’actualiser, sur l’élaboration de modes opératoires normalisés pour les principaux processus administratifs et sur la conception d’un « tableau de bord de la gestion », qui fournit d’importants indicateurs de performance quant aux processus prioritaires et aux procédures administratives et permet ainsi aux administrateurs de vérifier systématiquement la conformité aux procédures. Un test d’acceptation du tableau de bord par les utilisateurs est en cours et ce nouvel outil sera mis en place à partir de juin 2013.
5. S’agissant du travail effectué sur les modes opératoires normalisés, le Bureau des services de contrôle interne a examiné, préalablement à leur application, les modes opératoires normalisés du Groupe Administration (document IOS 11/867).2 L’examen a été entrepris dans le but de déterminer où en était cette initiative, de vérifier que le processus d’élaboration était adéquat, de tirer les leçons de l’expérience, et de faire des recommandations d’ordre général sur la cohérence globale de l’approche suivie et sur l’intégrité des mécanismes de contrôle interne. Compte tenu de la réponse donnée par le Secrétariat, les procédures de suivi de 13 des 15 recommandations faites à l’issue de cette vérification sont maintenant closes. Les deux recommandations en suspens concernent la mise au point d’une méthode plus structurée, fondée sur les risques, pour recenser et hiérarchiser les procédures à normaliser et pour mettre les modes opératoires normalisés en correspondance avec les principaux contrôles. Ce travail est toujours en cours. Au 28 février 2013, sur les 321 processus recensés en vue de leur normalisation, 141 avaient été finalisés (44 %), y compris tous les modes opératoires normalisés « prioritaires ». Il est prévu de finaliser les modes opératoires restants d’ici le second semestre de 2013. La prochaine étape consistera à concevoir des plans de formation.
6. Les autres mesures prises pour améliorer les contrôles internes depuis la réunion du Comité en mai 2012 sont énumérées ci-après.
• La création de la nouvelle unité chargée des questions de conformité, de gestion des risques et d’éthique, envisagée dans le cadre de la réforme de l’OMS, est en bonne voie. L’unité devrait être opérationnelle au deuxième semestre de 2013. L’une des tâches importantes de la nouvelle unité sera de mieux faire connaître les mesures de contrôle et de vérification de la conformité à l’ensemble du personnel de l’OMS. Il s’agira d’un processus à long terme destiné à développer la culture de la responsabilité dans l’Organisation.
• Des progrès ont été faits dans la détermination des risques auxquels l’ensemble de l’Organisation est exposée et dans l’élaboration d’un cadre de gestion des risques institutionnels
1 Voir le document EBPBAC16/4.
2 Voir également le document A66/35, annexe 1.
pour l’OMS.1 Les activités entreprises pour systématiquement recenser les risques administratifs et financiers et pour y parer se sont elles aussi poursuivies.
• Les Directeurs régionaux et les Sous-Directeurs généraux doivent désormais signer des lettres de certification qui sont ensuite soumises au Contrôleur financier, concernant la clôture et la vérification des états financiers de l’OMS. Ces lettres confirment au Directeur général que les Règles de Gestion financière et les procédures applicables ont été respectées dans tous les bureaux et tous les groupes organiques au Siège. Cette confirmation a été obtenue de tous les Sous-Directeurs généraux et Directeurs régionaux pour les états financiers de 2012. À l’avenir, les lettres de certification seront complétées par des états des contrôles internes de nature plus générale, dans lesquels figureront des indicateurs relatifs à l’éthique, aux ressources humaines et à la gestion des risques.
• Pour les membres du personnel qui assument des responsabilités essentielles en matière de gestion et d’administration (chefs des bureaux de pays de l’OMS, Directeurs de l’Administration et des Finances, administrateurs du budget et des finances et administrateurs), on est en train de définir plus clairement les fonctions de contrôle interne, en tenant compte des responsabilités attachées aux postes considérés, et ces fonctions seront intégrées dans les descriptions de poste correspondantes.
• D’autres contrôles de conformité ont été mis en place dans toute l’Organisation pour les processus à haut risque, y compris ceux qui concernent les voyages et l’achat de services.
• Dans l’ensemble de l’Organisation, la mise à niveau du Système mondial de gestion offre la possibilité, dans le cadre de la formation qui sera dispensée, de mieux faire connaître aux membres du personnel leurs rôles et leurs responsabilités et de mieux veiller au respect des nouvelles procédures.
• Des effectifs supplémentaires seront recrutés pour renforcer le domaine des finances afin de mieux seconder les bureaux de pays en matière de gestion financière et de conformité aux procédures.
• Un manuel destiné aux chefs des bureaux de pays de l’OMS est en cours d’élaboration. Il couvre les principales responsabilités gestionnaires et administratives attachées à cette fonction, donne des conseils et renvoie aux politiques et procédures applicables.
7. D’une manière générale, le Secrétariat cherche à remédier aux insuffisances des contrôles internes en prenant des mesures à la fois au niveau stratégique et au niveau opérationnel afin d’obtenir des résultats durables. Il est prévu de réviser le Système mondial de gestion après sa mise à niveau technique ; on pourrait profiter de cette occasion pour renforcer les contrôles automatiques intégrés au Système. Étant donné l’importance de la conformité aux règles et aux procédures pour le bon fonctionnement et la crédibilité de l’Organisation, l’élaboration de politiques prévoyant des récompenses et des sanctions se poursuit. Le Secrétariat est également résolu à donner suite aux recommandations découlant de l’étude menée récemment sur les coûts de l’administration et de la gestion à l’OMS.2 Notamment, compte tenu de la nécessité de renforcer encore et de respecter
1 Voir également le document EB133/10.
2 Voir également le document EBPBAC18/3.
systématiquement la hiérarchie des résultats dans le budget programme 2014-2015, le contrôle et la surveillance des coûts administratifs et gestionnaires de différentes activités seront plus efficaces.
MESURES PRISES EN APPLICATION DES RECOMMANDATIONS DÉCOULANT DES VÉRIFICATIONS
Vérification intérieure des comptes
8. Globalement, d’importants progrès ont été faits en 2012 dans l’application des recommandations formulées à l’issue des vérifications intérieures des comptes ; d’après les statistiques fournies par le Bureau des services de contrôle interne, 25 procédures de suivi des recommandations encore ouvertes ont été closes au cours de l’année écoulée et une part importante des procédures de suivi des recommandations plus récentes sont en passe d’être closes.1 On trouvera dans les paragraphes qui suivent des exemples des progrès accomplis.
9. « Anciennes » vérifications dans les pays. Sur les 34 recommandations figurant dans le rapport sur la vérification effectuée au bureau de l’OMS au Soudan du Sud (document IOS 09/813),2 26 sont désormais closes. Les évaluations des risques concernant la sécurité dans deux bureaux auxiliaires ont entraîné des retards. Toutefois, l’appui fourni par le Département de la sûreté et de la sécurité de l’ONU a facilité le processus, qui est maintenant achevé à 75 %. Les évaluations et les plans de mise en œuvre encore attendus devraient être bouclés ces prochaines semaines.
L’environnement de travail au bureau du Soudan du Sud pose de multiples problèmes, comme le relève le Secrétariat dans le rapport qu’il a présenté à la dix-septième réunion du Comité.3 De même, s’agissant de la vérification faite au bureau de l’OMS à Téhéran, en République islamique d’Iran (document IOS 10/829),2 d’importants progrès ont été réalisés dans la mise en œuvre des recommandations en suspens, et les procédures de suivi de 11 recommandations ont été closes en novembre 2012. La plupart des recommandations qui n’ont pas encore été suivies d’effets nécessitent une coordination entre les trois niveaux de l’Organisation et sont parfois liées au programme de réforme de l’OMS. De ce fait, leur application a pris plus de temps que prévu.
10. L’application des recommandations formulées à l’issue de la vérification portant sur la gestion et la surveillance du fonds de l’Assurance-maladie du personnel (document IOS 09/808)2 s’est révélée complexe car elle exige des consultations de grande ampleur avec de nombreuses parties prenantes. La nouvelle structure de gouvernance, qui entrera en vigueur le 1er septembre 2013, garantira une surveillance financière et administrative plus étroite du régime de l’Assurance-maladie et fera appel à des conseillers extérieurs, ce qui limitera aussi les risques pour l’Organisation. Des progrès ont également été accomplis dans la mise en place d’une application pour l’Assurance-maladie déjà en usage aux Bureaux régionaux de l’Europe et du Pacifique occidental. L’application devrait être mise en place dans les autres Régions d’ici la fin de 2013.
1 Voir le document A66/35.
2 Voir également le document A66/35, annexe 1.
3 Document EBPBAC17/4.
11. Le rapport de la vérification portant sur les voyages (document IOS 10/846)1 comprenait une évaluation de l’efficacité des contrôles internes s’appliquant aux procédures en matière de voyages ainsi qu’une analyse des principaux contrôles administratifs exercés sur les voyages au Siège.
Le rapport mettait en évidence un certain nombre d’aspects à améliorer, notamment en ce qui concerne la conformité aux politiques et procédures. Dans le but de la normaliser et pour qu’elle soit respectée au niveau mondial, la politique relative aux voyages a été entièrement actualisée dans le Manuel électronique de l’OMS en 2012. Cette politique repose sur des modes opératoires normalisés, que tous les membres du personnel peuvent consulter dans le Manuel. Des changements ont aussi été apportés dans le Système mondial de gestion. Au Siège, afin que les administrateurs puissent mieux gérer et surveiller les voyages, l’approbation des rapports de mission est liée au règlement des demandes de remboursement des frais de voyage. Ce dispositif a également été mis en place au Bureau régional de la Méditerranée orientale. Des cours de formation et d’autres initiatives de communication ont permis de mieux faire comprendre qu’il est important de planifier les voyages à l’avance. Afin que la politique et les modes opératoires normalisés soient mieux respectés, et pour améliorer la planification et la rentabilité, on étudie la possibilité de réserver l’accès aux fonctions de demande d’autorisation de voyage aux utilisateurs dûment formés. Cette solution est conforme à la recommandation formulée dans le rapport de vérification.
12. Il est ressorti d’un examen des registres des congés et des absences pendant la période s’étendant de janvier 2009 à décembre 2011 qu’il fallait renforcer les contrôles dans ce domaine (document IOS 11/878).1 Le Secrétariat a consacré beaucoup d’attention à la question compte tenu des obligations financières qui peuvent en découler. De plus, le remplacement du processus manuel sur papier par une fonction libre-service dans le Système mondial de gestion a mis en lumière un certain nombre d’autres problèmes non résolus. D’une manière générale, d’importants progrès ont été faits depuis la publication du rapport de vérification en ce qui concerne l’enregistrement et l’administration des congés. Des mesures ont été prises pour sensibiliser tous les membres du personnel et instaurer des contrôles plus rigoureux à différents niveaux. Cependant, certaines recommandations découlant de cette vérification ne peuvent être pleinement appliquées sans une optimisation complexe du Système mondial de gestion.
13. Bon nombre des problèmes signalés dans les observations et les recommandations figurant dans le rapport sur les comptes créditeurs et débiteurs des employés (document IOS 10/847)1 étaient liés :
• à des problèmes de qualité des données dans les anciens systèmes relatifs aux ressources humaines et les anciens systèmes comptables ;
• aux difficultés rencontrées entre 2008 et 2010, période pendant laquelle s’est effectué le passage au Système mondial de gestion ;
• à des problèmes d’exécution des opérations lors de la mise en place initiale du Système, surtout en ce qui concerne l’établissement de nouveaux contrats ou le prolongement des contrats, avec pour résultat un volume relativement important de paiements anticipés (exécutés localement).
14. Depuis lors, d’importants efforts ont été déployés pour épurer les données relatives aux ressources humaines et les données comptables. Le contrôle des avances sur traitement est maintenant centralisé au Centre mondial de services et seul le Centre est habilité à faire des paiements anticipés.
Le service de paie respecte scrupuleusement les modes opératoires normalisés afin que les
1 Voir également le document A66/35, annexe 1.
programmes de recouvrement soient enregistrés et consignés sans erreur. De nouveaux rapports ont été établis dans le Système mondial de gestion pour rendre pleinement compte des soldes des membres du personnel.
15. Rapports de vérification récents. Plusieurs missions de vérification ont été effectuées dans la Région africaine en 2012. Pour donner suite à ces vérifications récentes, le Bureau régional a dépêché des membres de son unité chargée de la conformité ou des membres des équipes d’appui interpays, au besoin, pour aider le bureau ayant fait l’objet de la vérification à donner suite aux recommandations et à prendre des mesures correctives. L’objectif est de clore toutes les vérifications de 2012 d’ici la fin de 2013 pour qu’aucune d’entre elles ne reste en souffrance. Depuis le milieu de 2012, des missions de suivi des recommandations ont été organisées dans les bureaux de pays de l’OMS au Burkina Faso, au Libéria, en Ouganda, en République centrafricaine et au Sénégal. Lorsque les résultats de la vérification révèlent d’importantes défaillances, le Directeur régional demande aux bureaux de pays de dresser des plans de mise en œuvre détaillés et assortis de délais. La Région africaine est consciente qu’il faut renforcer les moyens administratifs et améliorer les contrôles dans les bureaux de pays. Pour répondre à cet impératif, elle table notamment sur les processus réguliers de surveillance et de communication d’informations dans le Système mondial de gestion, qui permettent de déceler les problèmes de bonne heure, de cibler les interventions, lesquelles peuvent comprendre des missions d’appui et la formation du personnel, et d’agir en temps voulu.
16. Suite au rapport de vérification publié dernièrement sur le service de paie au Centre mondial de services (document IOS 12/886), une approche fondée sur les risques a été adoptée pour tous les processus internes d’établissement des états de paie. Cette approche englobe les activités suivantes, actuellement en cours :
• élaboration de modes opératoires normalisés ;
• création d’un registre des risques associés ;
• mise en place d’activités de conformité ;
• adaptation des ressources aux activités de contrôle.
17. Ce projet va se poursuivre en 2013. Parallèlement à cette approche, le service de paie organise des cours de formation pour développer les compétences techniques du personnel et le rendre plus performant. Cette initiative limite les risques, surtout les risques de versement de montants excessifs au personnel.
18. Le Commissaire aux Comptes et le vérificateur intérieur des comptes ont relevé un problème déjà ancien concernant la comptabilité et le contrôle des comptes bancaires au niveau des pays. Grâce à l’appui fourni par le Département Finances au Siège et par les bureaux régionaux, la situation s’est notablement améliorée. Sur 621 comptes au total, seuls 10 n’avaient pas été entièrement apurés au 31 décembre 2012. Le processus d’apurement a depuis lors été achevé.
Vérification extérieure des comptes
19. Le Commissaire aux Comptes a accompli un travail de grande ampleur à tous les niveaux de l’Organisation pour établir son rapport sur les comptes de l’Organisation mondiale de la Santé pour l’année qui s’est achevée le 31 décembre 2012. Pour la période considérée, des notes de gestion ont été établies concernant les domaines suivants : gestion des stocks, élaboration des modes opératoires
normalisés, gestion programmatique, évaluation des programmes, gestion des risques institutionnels, soldes d’ouverture IPSAS et états financiers, Bureau régional du Pacifique occidental, bureau de l’OMS aux Philippines, Centre mondial de services, gestion des ressources humaines, gestion des actifs fixes, Bureau régional de l’Afrique et bureau de l’OMS au Ghana. Les points saillants des notes de gestion figureront dans le rapport que le Commissaire aux Comptes présentera à la Soixante-Sixième Assemblée mondiale de la Santé.1
20. Le Secrétariat est en train de prendre des mesures pour résoudre les problèmes signalés dans les notes de gestion. En ce qui concerne les ajustements du solde d’ouverture IPSAS, les recommandations ont été adoptées dans le cadre des états financiers pour l’année qui s’est achevée le 31 décembre 2012. Ceux-ci ont été finalisés et sont présentés séparément.2 La gestion programmatique, la gestion des ressources humaines et la gestion des risques institutionnels sont des domaines essentiels pour la réforme de l’OMS et une série de mesures ont déjà été appliquées pour remédier aux principaux problèmes.
21. Le maintien d’échanges fructueux entre, d’un côté, le Secrétariat et, de l’autre, le Commissaire aux Comptes et le vérificateur intérieur des comptes est capital pour améliorer les résultats de l’Organisation. Le Secrétariat demeure résolu à collaborer étroitement avec le Commissaire aux Comptes et le vérificateur intérieur des comptes pour développer une culture de conformité aux règles et de responsabilisation au sein de l’Organisation.
MESURES À PRENDRE PAR LE COMITÉ DU PROGRAMME, DU BUDGET ET DE L’ADMINISTRATION
22. Le Comité est invité à prendre note du rapport.
= = =
1 Document A66/34.
2 Voir le document A66/29.
