MANUEL SYNDIC. (Ancien décret) LA SOLUTION CRYPTO 5.5.4

MANUEL SYNDIC

(Ancien décret)

LA SOLUTION CRYPTO 5.5.4

La Solution Crypto (LSC)

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4. Exclusion de garantie sur le logiciel LSC. Vous reconnaissez et admettez expressément que l’utilisation du logiciel LSC est à vos risques et périls. Le logiciel LSC est fourni “tel quel” sans garantie d’aucune sorte, et crypto excluent expressément toute garantie et/ou condition, explicite ou implicite, y compris de façon non limitative les garanties et/ou conditions implicites de qualité marchande et d’adéquation à un usage particulier et toute garantie de non-contrefaçon et de respect des droits de tiers. Crypto ne garantit pas que les fonctions contenues dans le logiciel LSC correspondront à vos besoins ni que le fonctionnement du logiciel LSC sera ininterrompu, exempt d’erreur ni que tout défaut du logiciel LSC sera corrigé. De plus, crypto ne garantit pas ni ne fait aucune déclaration concernant l’utilisation ou les résultats de l’utilisation du logiciel LSC ou de la documentation y afférent en ce qui concerne leur exactitude, fiabilité ou autre. Aucune information ni aucun conseil, communiqués verbalement ou par écrit par crypto ou par un de ses représentants autorisés ne pourra constituer une garantie ou augmenter de quelque manière que ce soit l’étendue de la présente garantie. Si le logiciel LSC s’avérait défectueux, vous assumeriez seul (et non crypto ni un représentant agréé de crypto) le coût total de toute révision, réparation ou modification nécessaire. Certaines législations ne permettant pas l’exclusion de garanties implicites, il est possible que l’exclusion mentionnée ci-dessus ne vous concerne pas.

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5. Limitation de responsabilité. En aucun cas, y compris la négligence, Crypto ne sera responsable de quelque dommage indirect, spécial ou accessoire résultant de ou relatif à la présente licence. Certaines juridictions

Sommaire

Sommaire...4

À propos de ce manuel ...5

LE MODULE CRYPTO SYNDIC...6

LE MENU FICHIER DU MODULE CRYPTO SYNDIC...7

Immeuble ...7

Copropriétaire ...14

Lot : Onglet Syndic ...16

Bibliothèque de résolutions ...18

LE CYCLE TRAITEMENTS...19

LES MUTATIONS...20

Nouvelle mutation ...20

Problématique des mutations sur des lots communs en Gérance et en Syndic ...21

Suivi des mutations...22

LES BUDGETS...24

Gestion des budgets ...24

Budgets Travaux et Fonds Travaux...30

LA REPARTITION DES CHARGES...34

Gestion des compteurs ...34

Gestion des répartitions ...36

L’ASSEMBLEE GENERALE...43

Gestion des AG ...43

Gérer une AG en nomade ...57

Les articles de vote gérés par Lsc ...59

AUTRES CAS ...60

« FIN DE GESTION » ...61

Solder une copropriété ...61

Perte d’une copropriété...62

L’ENTRETIEN DE L’IMMEUBLE...63

Carnet d’entretien...63

À propos de ce manuel

Connaissances requises

Les notions standard manipulées dans LSC comme par exemple Couper/Copier/Coller sont considérées comme vous étant familières. La définition de ces notions ne sera donc pas abordée.

Les copies d’écran ont été réalisées sous environnement Windows® ou Macintosh®, mais les explications sont valables quelle que soit la plate- forme.

Navigation hypertexte

Si vous consultez ce manuel sous sa forme électronique (Acrobat), vous pourrez tirer profit des liens hypertextes. Chaque mot ou propos comportant un lien hypertexte apparaît en bleu.

Lorsque vous cliquez sur un lien, vous vous déplacez instantanément sur une page comportant des informations supplémentaires.

Vous pouvez également vous déplacer en cliquant sur les repères dans la table située à gauche de la fenêtre affichant les pages du manuel.

Conventions Tout au long de ce manuel, LSCLa Solution Crypto est nommé LSC.

 Un raccourci clavier est présenté sous la forme [A], il correspond à la séquence de touches Control + A sur Windows et Pomme+A (ou Command+A) sur Macintosh.

 La touche Shift correspond à la touche Majuscule non bloquée.

 La touche Esc correspond à la touche Escape. (touche Echap sur Pc)

 La touche Entrée correspond à la touche située en bas à droite du pavé numérique. Sur certains portables l'accès se fait par la combinaison FonctionRetour à la ligne

 Interruption d'un traitement : lorsqu'il est possible d'interrompre un traitement (une impression ou un calcul), utilisez la combinaison [.] (ou [F14] si vous disposez d'un clavier étendu) pour interrompre ce traitement. La détection de l'interruption est signalée par 2 beep rapides.

Le module Crypto Syndic

Le module Syndic permet l’organisation et le suivi de l’activité de syndic de copropriétés. Il assure la gestion multi-copropriétés en répartition réelle périodique des charges et /ou sur budget prévisionnel et appels de fonds.

LSC étant un logiciel modulaire, le tronc commun est détaillé dans une partie spécifique. Cette partie du manuel s'attache à décrire les fonctionnalités propres du module Syndic.

Le menu fichier du module Crypto Syndic

Immeuble

La fiche immeuble constitue la base de la fiche copropriété. Elle se compose de 8 onglets dont 6 pourront être utilisés pour ce module (Immeuble, Divers, Clés de répartition, Suivi technique, plus..., Documents) Onglet Identité Il se présente sous la forme :

Zone adresse La première ligne permet de saisir le nom de l’immeuble ou tout au moins le code sous lequel cet immeuble est facilement reconnu par tous les utilisateurs. Ensuite, on saisit l’adresse avec le pays si ce n’est pas celui d’origine.

Un Clic sur le mot Adresse (à gauche du triangle bleu) permet de mettre à jour les adresses des lots associés à l'immeuble.

Cette manipulation peut être utile pour rectifier une erreur de saisie.

Un Clic sur le mot Adresse (à gauche du triangle bleu) avec la touche Shift maintenue permet de mettre à jour les codes des lots associés à l'immeuble. Les codes sont générés sont la forme normalisée suivante : Code immeuble/N° RCP et/ou Code immeuble/N° de plan

 Le Code Recette fiscale permet d’indiquer la recette de rattachement de

Zone Répartition des Charges

Mode de répartition (ne concerne que l'activité de syndic). Il existe deux choix possibles qui dépendent de votre organisation : Réelle Périodique et Par Budget.

Réelle périodique permet d'effectuer une répartition des charges trimestrielle. Cette répartition trimestrielle constitue l'appel de fonds.

Par budget : des appels de fonds périodiques sont effectués et une répartition des charges à lieu tous les ans.

Période de répartition (ne concerne que les activités de syndic et gérance).

Important : les prorata-temporis sont toujours calculés par rapport à la période de répartition.

Zone compta

Syndic  La zone Comptabilité syndic : le principe est d’affecter une entité comptable afin de rattacher l’immeuble à une comptabilité. Cette entité est codifiée Sxxx (voir chapitre ‘Entité, module Comptabilité générale).





 La zone Répartition des charges permet de spécifier la méthodologie de fonctionnement de la copropriété.

Ces rubriques sont utilisées au moment de la répartition des charges. La répartition périodique permet de gérer plusieurs périodes de répartition sur un même exercice comptable. En répartition par budget, la période de répartition doit coïncider avec l’exercice comptable.

Zone Divers La case à cocher Assujetti à TVA permet de spécifier si l’immeuble entier est assujetti à la TVA (exemple d'un immeuble constitué uniquement de sociétés). Dans le cas où au moins un lot n'est pas assujetti, la case doit être décochée et le paramétrage ne s'effectuera plus au niveau de l’immeuble mais au niveau des lots.

Date d’achèvement des travaux

Cette date détermine l’assujettissement ou non à la CRL lors du calcul des revenus fonciers.

Rappel : tout immeuble de moins de 15 ans au 1^er janvier de l’année de calcul des revenus fonciers n’est pas assujetti à la CRL

Les autres zones sont informatives et sans conséquence sur les traitements : date de délivrance de certificat de conformité ainsi que le numéro de permis de construire et secteur géographique.

Onglet Divers Il correspond à la page 2 de la fiche immeuble.

 La zone Assemblée générale

- Dernière AG le : saisir la date de la dernière Assemblée générale effectuée.

- Prochaine AG le : renseigner la date et l’heure prévisionnelles de la prochaine Assemblée générale. Ces renseignements seront repris par défaut lors de la création de votre fiche AG.

- Expédition des convocations le : date d’envoi des convocations à la prochaine Assemblée générale. Il s’agit de la date limite d’envoi pour respecter les délais de convocation.

Nous vous conseillons de programmer une alarme manuelle pour déclencher le cycle de convocation ; en effet, cette date ne chaîne pas sur une alarme.

- Note AG et lieu AG : zones de notes libres reprises en création d’Assemblée générale.

 Les zones Notes (Assurance, impôts, Règlements de copropriété, particularités) : zones de notes informelles sur la copropriété pouvant être reprises dans les courriers.

Onglet Clés de répartition

Pour des raisons techniques, cet onglet n'est accessible qu'en modification de fiche immeuble.

Le principe est de saisir les clés de répartition et leurs tantièmes respectifs sur les lots en fonction du règlement de copropriété. Il n’est pas possible de les créer sans avoir au préalable défini les lots. C’est donc après avoir créé les fichiers de base (immeubles, copropriétaires et lots) que vous saisirez vos clés de répartition.

Cette zone n’est accessible qu’aux utilisateurs en possédant l’accès.

 La zone clés de répartition : lorsque aucune clé n’a encore été créée, seul le sigle + est visible. Un Clic sur ce symbole permet de commencer la saisie.

- Libellé permet d'inscrire le libellé de la clé (limité à 31 caractères). Il est mis automatiquement en majuscules.

- Code tri permet de trier les clés de répartitions sur les

défaut, il est possible de modifier pour une résolution donnée ce paramètre lors de lé création de l’ordre du jour.

- Type de répartition permet de définir le comportement de la clé au moment de la répartition des charges en cas de mutations sur les lots. Il s’agit d’un menu pop-up avec 4 choix :

- P (prorata) : le calcul se fait au prorata-temporis sur la durée de l’exercice

- A (acheteur) : c’est le dernier acheteur de l’exercice qui supporte la charge.

- V (vendeur) : c’est le premier vendeur de l’exercice qui supporte la charge.

- S (spécial) : la répartition se fait selon les consommations saisies.

- Total des tantièmes est une zone non saisissable qui se valorise automatiquement lors de la saisie des tantièmes. La flèche permet de recalculer l’intégrité du total des tantièmes.

Une fois renseignées les zones décrites ci-dessus, il vous suffit de remplir la colonne tantièmes des lots concernés par la clé.



 Les boutons situés au-dessus du tableau de saisie :

- + permet d’ajouter à la clé les lots nouvellement créés.

- - supprime le lot sélectionné.

- - - supprime tous les lots sans tantième.

- Dupliquer permet de dupliquer un lot et de gérer, par exemple, plusieurs compteurs pour ce lot sur une même clé d’eau.

- Recopier les tantièmes est un pop-up qui permet de recopier à l’identique les tantièmes d’une clé existante.

 Les boutons sous le tableau :

- Ouvrir dans Write permet de reproduire sous forme de tableau dans le traitement de texte les clés de l’immeuble courant. En maintenant la touche shift lorsque vous cliquez sur ce bouton, vous aurez le choix des clés à traiter

- Ouvrir dans View permet de reproduire sous forme de tableau dans le tableur les clés de l’immeuble courant. En maintenant la touche shift lorsque vous cliquez sur ce bouton, vous aurez le choix des clés à traiter.

RCP (ou numéro de compteur dans le cas d’une clé spéciale. En revanche les clés seront triées par ordre alphabétique de copropriétaires ; si la touche COMMANDE (CTRL sur PC) est maintenue au moment de cliquer sur « imprimer ».

 Nomenclature des clés : les différentes éditions de charges (décomptes, budget, etc.) présentent les clés triées par N° de tri puis par ordre alphabétique en fonction des libellés.

Nous vous conseillons donc d’utiliser une norme commune à toutes les copropriétés : (dans l’exemple, le numéro représente le code tri)

01 CHARGES COMMUNES GENERALES (libellé de la clé).

02 CHARGES COMMUNES A UN GROUPE D’IMMEUBLES 02A CHARGES COMMUNES GROUPE A

02B CHARGES COMMUNES GROUPE B 03 CHARGES BATIMENT

03A CHARGES BATIMENT A 03B CHARGES BATIMENT B

04 CHARGES CAGE D’ESCALIER OU D’ENTREE 05 CHARGES D’ASCENSEUR

06 CHARGES CHAUFFAGE 07 CHARGES GARAGE

08 CHARGES EMPLACEMENT STATIONNEMENT ---

10 CHARGES REPARTITION PAR COMPTEUR ---

90 PRESTATIONS PARTICULIERES Les plus de

LSC

LSC permet d'importer des copropriétés en masse. Cette option est utile pour créer des copropriétés en saisissant les rubriques (identités et lots) en liste dans un tableur.

Méthodologie pour importer globalement une copropriété :

- Créer une fiche immeuble sans l’associer à une entité, avec un code unique.

- Importer les identités avec une référence.

- Importer des lots avec une référence identité et une référence au code immeuble.

- Prendre ensuite la fiche immeuble en modification et affecter un code entité. Cette action crée toutes les fiches copropriétaires ainsi que leurs comptes respectifs et les casquettes.

Les structures des fichiers d’imports pour les identités et les lots sont disponibles en annexe.

Onglet Suivi technique

Cet onglet ne concerne que les modules Gérance et syndic et n’est accessible que si votre licence vous donne accès à l’organiseur.

Il présente les dossiers liés à l’immeuble et/ou les fichiers qui sont liés à ces derniers.

Nota : un double-clic sur un fichier permet d’ouvrir ce dernier.

Il suffit de procéder de la même façon qu’en Syndic pour la création et la hiérarchisation des dossiers (Voir carnet d’entretien Syndic) pour que cette fenêtre se remplisse automatiquement

Le carnet d’entretien « Gérance » est accessible par cette option. Un clic sur le bouton portant ce nom permet son impression et conduit à la fenêtre suivante :

: permet de réactualiser la liste en tenant compte des dernières informations mises à jour.

Copropriétaire

Onglet Fiche Copropriétaire

Il constitue la première page de la fiche copropriétaire

Zone identité Identité ou tél : saisir le nom du copropriétaire. S’il n’existe pas dans le fichier des identités, LSC propose de le créer et chaîne sur une fenêtre de création d’une identité.

Zone Comptabilité

 Code entité

Saisir l’entité de rattachement pour identifier l'immeuble de la copropriété.

 N° de compte

Après la saisie du code entité, LSC propose le numéro de compte du copropriétaire (numérique ou alphanumérique). Après tabulation, vous arrivez sur la fenêtre de création de compte.

 Fonds de roulement – Fonds travaux (affectés ou non affectés)

Ces rubriques sont automatiquement alimentées par la comptabilité, en particulier lorsque l’on génère des appels de fonds de roulement et des appels sur le budget de Fonds Travaux.



Ces 3 rubriques sont toujours recalculées par l’utilitaire Recalculer les soldes.

 La zone Décompte :

Les boîtes à cocher permettent de définir d’une manière personnalisée (par copropriétaire) le contenu des colonnes des décomptes d’appels de fonds et décomptes de charges.

- Avec ou sans colonne récup/loc : présenter ou non le montant éventuellement récupérable sur les locataires

- Avec ou sans colonne Dont TVA : présenter





 Regrouper les lots par code de regroupement / ne pas regrouper

Permet, au choix, de grouper ou non les lots au niveau de l’impression des décomptes d’appels de fonds ou de charges.



 La zone Divers

Différentes boîtes à cocher permettant d'effectuer des sélections :

Copropriétaire résident : à cocher si le copropriétaire habite dans un de ses lots, cela vous permettra notamment d’éditer une feuille d’émargement pour les résidents au moment de l’Assemblée générale.

Calcul des frais de relance : information servant à LSC pour le module des frais de relance. Permet d’exclure les copropriétaires lors de l’imputation de frais de relance.

Pas de courrier : permet d’exclure le (ou les) copropriétaire(s) du module de courrier.

Conseil syndical président : à cocher si le copropriétaire est le président du conseil syndical.

Conseil syndical : à cocher si le copropriétaire est membre du conseil syndical. Cette case est automatiquement cochée si vous cochez

« Conseil syndical président ».

Suppléant : à cocher si le copropriétaire a été désigné comme suppléant.

 La zone lots attachés

Non saisissable, cette zone affiche les lots du copropriétaire saisis sur l’onglet lots associés.

Un double-clic sur un des lots permet l’accès à la modification.

 Code du Gérant

Permet de saisir le gérant des lots du copropriétaire. S’il ne fait pas partie du fichier des identités, LSC propose de le créer. Les appels de fonds, les

Onglet Lots Un Clic sur + permet de saisir en liste les lots du copropriétaire en renseignant les colonnes N° RCP (numéro de règlement de copropriété), type (pop up), description (zone de texte), surface et n° appartement. La colonne code du lot se calcule automatiquement après la saisie de la colonne N° RCP de la manière suivante : Code de l’immeuble/N° RCP. Elle reste toutefois modifiable.

Chaque lot créé est mis dans le fichier des lots.

Il est possible de supprimer des lots à ce niveau en les sélectionnant puis en cliquant sur -, à condition toutefois qu’ils ne soient liés à aucune fiche contraignant leur suppression.



Les lots d’un immeuble en syndic ne peuvent être créés que par cet onglet.

Lot : Onglet Syndic

Les lots de syndic sont créés à partir de la page 2 de la fiche copropriétaire. Le fichier des lots est accessible en modification à partir du menu fichier. Nous allons examiner dans cette partie les options spécifiques au module Syndic.



 Zone compte syndic associé

Cette zone est non saisissable. Les informations indiquées proviennent de la fiche copropriétaire. Il est possible d’accéder à la modification du compte en cliquant sur N° de compte.

 Classification et regroupement du lot

La classification en lot secondaire ou principal est utilisée dans le bilan d’activité ; la notion de regroupement est utile pour les décomptes de charges et la régularisation des charges locatives. Les lots secondaires ne peuvent être rattachés que par l’intermédiaire du lot principal. Les lots secondaires regroupés sur un lot principal sont accessibles individuellement depuis la liste de gestion des lots, mais ils sont également détaillés sur le lot principal (à partir de l’onglet Lot, déployez la clé et sélectionnez la rubrique Lots secondaires).

 Rattacher les lots secondaires

Cette option vous donne accès à l’écran suivant

A l’aide des boutons Ajouter et Enlever vous indiquez à LSC quels lots doivent faire partie du regroupement courant. Le tableau de gauche présente les lots regroupés et le tableau de droite les lots que vous pouvez regrouper. Les lots à regrouper sur un lot principal doivent appartenir à un même propriétaire, être situés dans le même immeuble et ne posséder aucune casquette à l’exception de celle de Syndic. Ils doivent aussi être classés en lot secondaire. Une fois votre sélection faite, validez cet écran.

Bibliothèque de résolutions

La bibliothèque de résolutions est utilisée dans le traitement des Assemblées générales pour automatiser les ordres du jour.

Contenu Une fiche résolution est composée des rubriques suivantes :

 N° ordre : numéro d’ordre de présentation dans l’ordre du jour.

 Titre : titre de la résolution.

 Contenu : zone de texte permettant de détailler la résolution.

- Article : pour déterminer les règles de vote de la résolution (voir chapitre « AG : articles de vote gérés par Lsc »

Le cycle Traitements

Ce chapitre parcourt le menu « Traitements » du module, tout en vous donnant un grand nombre d’exemples concrets pour vous aider à mieux appréhender ces différentes options.

Les mutations

Nouvelle mutation

Déroulement Le principe d’une mutation est de changer le copropriétaire d’un lot à une date donnée.

 Zone Vendeur

Saisir l’entité comptable et le compte du vendeur.

 Zone Mutation

Saisir la date de la mutation et le compte de l’acheteur (qui doit avoir été préalablement créé).

 Zone Lots vendeurs

Ce tableau liste les lots du copropriétaire vendeur. Le principe est de cliquer sur les lots vendus pour les glisser dans la zone Lots acheteurs.

Un Clic sur le tableau de droite annule la mutation du lot

Conséquences Le(s) lot(s) mutés transitent de la fiche copropriétaire vendeur à la fiche copropriétaire acheteur. LSC créée les fiches mutations. Le nombre de fiches créées est égal au nombre de mutations plus 1. Ainsi, 1 mutation donne lieu à la création de 2 fiches ; 2 mutations sur le même lot, donnent lieu à la création de 3 fiches. Les fiches sont organisées de la manière suivante :

Exemple 1 : A cède un lot à B le jour J

Suite à la saisie de cette mutation, 2 fiches mutations seront créées : - du 0/0/0 au jour J : vendeur A

- de J+1 à infini (symbolisée par la date 31/12/2099) : acheteur B

Exemple 2 : A cède un lot à B le jour J et B revend à C le jour K Suite à la saisie de ces 2 mutations, 3 fiches mutations seront créées :

- du 0/0/0 au jour J : vendeur A - de J+1 à K : vendeur B - de K+1 à infini : acheteur C.



Problématique des mutations sur des lots communs en Gérance et en Syndic

Les fiches lots sont communes à tous les modules. La mutation d’un lot de Syndic sur lequel il existe un mandat de gérance ou de saisonnier nécessite un contrôle préalable du gestionnaire. En effet, le mandat va être annulé et il est indispensable pour le gestionnaire d'effectuer des opérations d'épuration de compte avant son annulation.

- Apurement des comptes locataires, - Calcul des honoraires,

- Edition du relevé de gérance - Paiement du solde,

- Edition de l'état récapitulatif annuel et de l’état préparatoire au Revenus Fonciers.

Afin de ne pas permettre à l'utilisateur Syndic d'enregistrer une mutation sans l'accord du gestionnaire (Gérance ou Saisonnier), lors de la saisie de la mutation, LSC demande un mot de passe. Le mot de passe demandé est spécifique au mandat et n'est valable que pour une journée.

Ce mot de passe est obtenu à partir de l'Afficheur et seuls les gestionnaires autorisés possèdent cet accès.

Pour un complément d’informations, vous pouvez vous reporter à la partie Mutation dans le module Gérance.

Suivi des mutations

Double-clic sur une fiche mutation charge toutes les mutations du lot.

En cliquant sur une ligne du tableau, il est possible de modifier la date de mutation.

La suppression

La suppression est protégée par un mot de passe spécifique défini dans l’administration. L’ordre de suppression des lignes de mutation est d’une très grande importance. Les résultats sont différents selon le sens utilisé.

- suppression du haut vers le bas : le dernier acheteur reste propriétaire du lot (sans date d’achat spécifique).

- suppression du bas vers le haut : le 1er vendeur reste propriétaire du lot.

Par exemple :

Un lot sur lequel 2 mutations ont été passées (A vend à B, B vend à C).

En fonction de l'ordre de suppression, on obtient le résultat suivant :

- Vendeur A, vendeur B et acheteur C : si vous supprimez A, puis B puis C : le copropriétaire reste C

- Si vous supprimez C (le copropriétaire devient B), puis B, le copropriétaire devient A.



Les budgets

Gestion des budgets

Les budgets sont utilisés pour établir des prévisionnels (dans l’optique de la gestion des dépenses courantes ou exceptionnelles), suivre leur avancement, générer et suivre les appels de fonds.

Trois budgets sont importants dans les automatismes de Syndic

- ORD : budget ordinaire. Si vous travaillez en répartition annuelle, ce budget permet de générer les appels de fonds ordinaires.

- FDR : fonds de roulement. Permet d’appeler les fonds nécessaires au démarrage de l’activité de syndic dans l’immeuble.

- TX : travaux. Gère les appels de fonds travaux.



Il est possible de définir autant de budgets que souhaité et seul le budget ORD est obligatoire.

Onglet Définition du budget

Présente le contenu de la fiche budget.

Zone références

 Code entité

Permet d'identifier la copropriété. Cette zone n'est pas modifiable.

 Code budget

Est libre et limité à 10 caractères. Les normes sont les suivantes :

- Commence par ORD : définit le budget ordinaire. Il est utilisé dans la répartition des charges.

- TX : est utilisé pour alimenter le bilan d'activité.

- Journal imputation : définit le journal d'imputation des écritures d'appels. Ce journal doit avoir un compte de centralisation utilisé pour comptabiliser les contreparties. Si ce

paramètres, alors LSC met à jour la rubrique FDR (ou Travaux) de la fiche copropriétaire.

Un journal de type « Appel de fonds » génère une contrepartie globale pour chaque appel et est supprimé lors du transfert en comptabilité de la répartition des charges

Un journal de type répartition spéciale génère une contrepartie ligne à ligne pour chaque appel et n'est pas supprimé lors du transfert en comptabilité de la répartition des charges. De plus le N°

de compte du copropriétaire alimente la rubrique N° de pièce.

 Désignation

Nom du budget (par exemple budget ordinaire 2003).

 Zone de note

Zone complémentaire libre permettant d’expliciter le contenu du budget.

 Période concernée du….au….

Période du budget ; informations utilisées pour les éditions.

Zone Tableau

 Les boutons spéciaux :

Permet d’ajouter en une seule fois tous les comptes de la copropriété associés à des clés de répartition.

Permet de supprimer toutes les lignes.

 Compte

Compte de charge à budgétiser.

 Libellé du compte

Zone non modifiable. Clic sur cette zone permet d’accéder à la consultation du compte.

 Budget A+1

Montant prévisionnel correspondant à l’exercice suivant l’exercice en cours.

 Budget A

Montant prévisionnel correspondant à l’exercice en cours.

 Réalisé A

Montant réalisé sur l’exercice. Le réalisé est mis à jour à chaque calcul de répartition. Il est toujours égal à la somme des dépenses comptabilisées sur l’exercice et non sur la période de répartition.





 Budget A-1

Montant prévisionnel correspondant à l’exercice précédent

 Réalisé A-1

Montant réalisé sur l’exercice précédent.

 Réalisé A-2

Montant réalisé sur l’exercice précédant l’exercice précédent.

Vague



Lors d’un changement d’exercice, permet de définir les nouveaux budgets tout en conservant les anciens. Bascule les montants des colonnes A (Budget et Réalisé) dans les colonnes A-1 correspondantes, passe le réalisé A-1 dans réalisé A-2 et remet à 0 la colonne Réalisé A.





Permet de passer le budget A dans budget A+1 avec une éventuelle augmentation à définir en %.



Permet de faire passer le budget A+1 dans budget A. Comme l’option précédente, il est possible de déterminer un % d’augmentation.



Passe les montants du réalisé A dans la colonne Budget A. Cette action, suivie d’une augmentation permet d’obtenir un budget calé sur les dépenses réelles



Passe le réalisé A-1 dans la colonne budget A. Cette action permet comme la précédente d’obtenir un budget calé sur les dépenses réelles. Elle est surtout utile si vous avez au préalable cliqué sur l’option Passer A dans A- 1.

Si une ligne est sélectionnée, en maintenant la touche Shift maintenue, vous n'augmentez que la ligne sélectionnée.

 Graphes

Permet de réaliser des graphes à partir du budget sous forme de barres ou camembert, sur les colonnes budgétisées et réalisées. Ces graphes sont exploitables dans le traitement de texte.

 Recalcul des totaux

Un bouton invisible est présent sur la ligne de total des colonnes. Il permet de forcer le recalcul des totaux.

 Imprimer détail

Permet d’éditer une proposition de budget.

 Imprimer

Permet d’éditer la fiche budget.

Le bouton Aller à… présent sur la liste de gestion des budgets permet d’afficher une liste de gestion des lignes de budgets, qui permet de créer des états permettant une présentation personnalisée de vos budgets.

Onglet Appels de fonds

Cet écran permet de définir le cadencement des appels de fonds.

 Le bouton « + »

Permet de définir les appels.

Après validation, LSC génère autant de lignes que d’appels définis en préfixant le libellé de chaque appel (1er, 2ème, 3ème….) et en incrémentant la date de chaque appel.

Le bouton -- supprime toutes les lignes.

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 Date d’appel

Date à laquelle seront générées les écritures comptables.

 Période concernée du … au

Période couverte par l’appel. Elle est calculée automatiquement lors de l’utilisation du bouton +. Elle est utilisée lors de la génération de l’appel. Un prorata-temporis pourra être calculé par rapport à cette période (si l’option Prorata sur les appels est cochée dans les paramètres de l’administration).

 Taux d’appel

Pourcentage du budget à appeler

 Basé sur A-1

Par défaut, l’appel est considéré basé sur le Budget A. Il est possible d’indiquer que la base à prendre en compte doit être le Budget A-1.

 Taux correctif

Permet de gérer les décalages de budget, en offrant la possibilité de

Exemple :

Vous aviez un budget de 16000 euros appelé en 4 fois en 2003, soit 4000 euros par appel.

- Nous sommes en janvier 2004 et vous devez faire le 1er appel de fonds du nouvel exercice. Or votre Assemblée générale n’ayant pas eu lieu, votre nouveau budget n’est pas voté.

- Vous allez donc faire votre 1er appel 2004 sur les bases du budget 2003 soit 4000 euros (appel basé sur A-1). Lors de l’Assemblée, le nouveau budget est établi à 17000 euros soit 4 fois 4250 euros. Le 1er appel 2004 aurait dû être de 4250. Il a été appelé à 4000, soit une différence de 250.

- En indiquant 25% comme taux correctif, le 2ème appel (appel basé sur A) permettra de rattraper le retard du 1er appel, soit un appel de 4250 + 250 euros. Donc, si un appel est fait (comme notre exemple) sur la base A-1, le taux correctif du 2ème appel et de 25 %. Si deux appels avaient été faits, le taux correctif serait alors de 50 %, etc….

- Le taux correctif peut être imputé sur le prochain appel ou éclaté sur les appels suivants.

Dans notre exemple, le taux correctif de 25% sur le 2ème appel peut être éclaté en 8% sur le 2ème appel, 8% sur le 3ème et 9% sur le 4ème.

 Date de réalisation

La date de réalisation est valorisée par la procédure de génération des appels de fonds. Elle permet de distinguer les appels faits, des appels non faits.

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Il est possible de définir un appel avec un taux à 0 %. Cette option permet de générer un appel "fictif" mais sans comptabilisation. L’appel ainsi généré permettra l’édition d’un budget individualisé annuel, sans incidence sur la comptabilité.

Budgets Travaux et Fonds Travaux

Nous tenons à attirer votre attention sur la méthode à employer concernant la gestion de vos Travaux et de vos Fonds Travaux :

 Budget Fonds Travaux

Le Fond Travaux est l’équivalent du fond de roulement en ce sens qu’il constitue une provision pour de travaux futurs. Un budget de fonds travaux a un journal d’imputation dont la contrepartie est un compte de capitaux défini dans les paramètres sous le titre numéro de fond travaux. Ce budget sert à alimenter la zone Fonds de travaux de la fiche copropriétaire.

 Budget TRAVAUX

A la différence du budget fonds travaux, le budget travaux n’alimente pas la fiche copropriétaire mais le bilan d’activité. Il sert à gérer les dépenses de travaux pour l’année en cours. La contrepartie du journal d’imputation de ce budget est un compte d’attente.

 Comment payer vos travaux ?

Pour payer vos travaux, il suffit de débiter le compte d’attente, contrepartie de votre journal « travaux » par le crédit de votre fournisseur ou de votre compte de trésorerie. Cette opération permet de solder votre compte d’attente et ainsi de « répartir » vos travaux. Si la provision constituée par vos appels de travaux est insuffisante, il vous faut générer un appel de la différence. De même, si vous avez un excédent sur votre compte d’attente, vous pouvez rembourser vos copropriétaires par un appel négatif.

 Comment utiliser votre fond travaux pour payer des travaux ?

La rubrique Fonds travaux de la fiche copropriétaire est alimentée par le cumul des écritures du compte de fonds travaux (défini dans les paramètres) qui possèdent le numéro de compte copropriétaire dans la rubrique pièce. Il est donc impossible de payer des travaux en débitant le compte de fonds travaux par le crédit d’un fournisseur. Pour compenser des travaux par le fond travaux, vous devez créer un appel de fonds négatif du montant des travaux réalisés. Une fois cet appel effectué, les copropriétaires seront crédités du montant de leur quote- part de travaux. Il vous faut ensuite créer (si ce n’est pas déjà fait) un budget « TRAVAUX » permettant de débiter les copropriétaires par le crédit du compte travaux (compte d’attente). Il vous suffira enfin de procéder comme décrit ci-dessus pour solder ce compte travaux.

Exemple :

Votre copropriété dispose sur le compte 102001 d’un fond de travaux constitué en 1998 et 1999 de 50 000 €. Lors de la dernière assemblée (le 15 mars 2003), les copropriétaires ont voté la réfection de la toiture de l’immeuble par l’entreprise « TOITSERVICE » pour un montant de 30 000 €.

Comment procéder ?

1ère étape : créez le Journal TVX (Travaux en cours) de type répartition spéciale avec comme compte de contrepartie le compte 478001.

2ème étape : créez le budget TX s’imputant sur le journal TVX ; dans la liste des comptes, indiquez un compte de charges rattaché à la clé de répartition des travaux. Imputez le montant des travaux (30 000€) dans le budget A.

3ème étape : créez un appel de fond à 100%.

4ème étape : Faites l’appel (par l’option ‘générations des appels de fonds’ du menu traitements).

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5ème étape : sur votre budget de Fonds Travaux, passez A dans A-1 et indiquez le montant des travaux à effectuer en négatif dans le cadre Budget A (- 30 000 €).

6ème étape : créez un appel à 100% basé sur A.

7ème étape : faites l’appel de fonds.

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8ème étape : il ne reste plus qu’à débiter le compte 478001 du montant de la facture de travaux (30 000€) par le crédit du compte fournisseur

Génération des appels de fonds

Permet de réaliser les appels de fonds en débitant chaque copropriétaire de sa quote-part. La date de comptabilisation est la date de l’appel.

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Fenêtre de validation

Cet écran permet d'effectuer la sélection des appels à effectuer.

 Code entité permet de définir l’entité sur laquelle vous allez lancer l’appel de fonds

 De la date …. À la date : par défaut, LSC affiche de 00/00/00 à la date du jour de manière à présenter les appels non faits à ce jour. Ces dates sont modifiables si vous voulez, par exemple, devancer certains appels.

Si vous effacez l’entité, la sélection est multi-entités.

Si vous imprimez l’appel de fonds détaillé, le traitement de l’impression doit être réalisé Entité par Entité.

Si vous imprimez l’appel de fonds sous forme de courrier, vous pourrez effectuer une sélection multiple.

Après calcul Une fois l’appel généré, LSC chaîne sur la gestion des répartitions.

Lorsque l’on génère les appels de fonds, le type du journal défini sur le budget détermine la méthode de comptabilisation des écritures (centralisation globale ou ligne à ligne)

Les appels de fonds peuvent être imprimés en détail ou son forme d'extrait de comptes en une ligne. L'impression détaillée peut présenter le quote-part locataire. Ce calcul est estimé en fonction du code fiscalité indiqué au niveau du compte de charge au moment du calcul de l’appel de fonds.

Le fonctionnement de l'écran de gestion des répartitions est détaillé dans la

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L’appel est considéré comme fait.

La répartition des charges

Gestion des compteurs

La gestion des compteurs permet de définir directement, sur des clés spéciales (type S), diverses consommations (eau chaude, eau froide, chauffage, etc….).

LSC reprend les clés saisies sur la page 3 de la fiche immeuble. Il n’est pas possible de créer une clé à partir de cette fenêtre. Par défaut, l’écran de recherche ne propose que l’affichage des clés spéciales.

Prix Le prix unitaire et la date du relevé sont utilisés pour l'impression détaillée des consommations.

L'unité de consommation (le M³, le kWh, etc…) est utilisée pour l'impression détaillée des consommations et pour les décomptes individuels.

 Préparer une nouvelle saisie : à la 1ère ouverture, l’écran est vierge.

Cette option permet de rapatrier les lots présents dans la clé de répartition de l’immeuble et initialise les rubriques "ancien index" et

"consommation". Lors de la modification, cette option transfère nouvel indexdans ancien index et met à 0 la consommation.

 La saisie consiste à valoriser la rubrique nouvel index. LSC calcule alors la consommation. La rubrique N° de compteur est modifiable à ce niveau ; elle est utilisée dans l'impression du décompte individuel. Si nécessaire, vous pouvez également modifier la valeur de "ancien index".

lignes de consommation pour le même lot. Cette action est réalisée automatiquement par le bouton préparer une nouvelle saisie et ne devrait servir qu'en cas d'ajout d'un compteur dans la clé de répartition ou de saisie des consommations à chaque mutation.

 Import consommations : permet d’importer un fichier ASCII (issu d’un tableur) dans le tableau de consommations. Le fichier créé à partir du tableur doit avoir les colonnes suivantes :

N° de compteur Ancien index Nouvel index

Imprimer : permet d’imprimer un relevé de compteurs trié par numéro de compteurs avec les consommations et le montant par lot ainsi qu’un total général. Si vous maintenez la touche Pomme (CTRL sur PC) en cliquant sur Imprimer, l’impression sera triée par ordre alphabétique de copropriétaires.

 La flècheTotal : force le recalcul du total des consommations.

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Gestion des répartitions

L'écran présente les différents appels de fonds et répartitions effectuées. Les répartitions sont générées directement à partir de cet écran avec le bouton Nouvelle ou par la procédure de génération des appels de fonds. Les répartitions restent mémorisées dans le tableau jusqu'à leur effacement manuel. Tant qu'une répartition existe, il est possible d'imprimer des décomptes et des tableaux de répartition. Une répartition est ou n'est pas transférée en comptabilité.

Bouton Nouvelle

Il permet de calculer une nouvelle répartition de charges.

 Le code journal est utilisé pour le transfert en comptabilité des écritures. Ce transfert s'effectue avec une validation manuelle après vérification de la conformité de la répartition.

 La période de répartition reprend par défaut la période indiquée au niveau de la fiche immeuble. Elle peut être modifiée à ce niveau. Le libellé est utilisé pour l'impression des états et la génération des écritures comptables.

 La case Afficher les lignes sans quote-part réalisée est affichée lorsque l’immeuble est en répartition par budget. Elle permet, lors de l’impression du décompte, de présenter toutes les lignes budgétisées sans mouvement.

 Exécuter en local /sur le serveur : permet de choisir la machine sur laquelle va se faire le calcul. Si vous choisissez le serveur, il vous faudra garder cette fenêtre au premier plan jusqu’à la fin du traitement.

Bouton Imprimer décomptes

Il permet d’imprimer les décomptes de charges par copropriétaire après le calcul de répartition (et après transfert en comptabilité). Cette option n’est visible que si une ligne de répartition (ou d’appel de fonds) est sélectionnée.

Il présente les dialogues suivants :

 Format vertical/format horizontal

Définit le sens d’impression du décompte. En format horizontal, le décompte est complété d’une partie budget estimée à partir de la fiche budget ORD.

 Impression en grande police

Permet de choisir la taille de la police utilisée pour la présentation du décompte

 Remplacer TVA par déductible fiscal

Permet de remplacer le contenu de la colonne TVA par les sommes déductibles. Le montant du déductible est estimé par rapport au taux de déductibilité fixé sur la fiscalité.

 Relevé de compte

Permet d’avoir à la suite du décompte de charges un relevé de compte personnalisé du copropriétaire.

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Permet d’indiquer à LSC une date limite de prise en compte des écritures pour le décompte personnel. Par défaut LSC saisit le dernier jour de l’exercice, mais il est possible de prolonger cette date.

 Adressé à tous indivisaires

Si vous avez défini des indivisaires sur le compte copropriétaire, cette boîte à cocher permet d’imprimer un décompte pour chacun d’entre eux.

 Adressé au gérant (s’il existe)

Si vous avez défini un gérant sur la fiche copropriétaire, le décompte lui est adressé, sinon il est adressé au copropriétaire. Si vous décochez cette option, le décompte est envoyé systématiquement au copropriétaire.

 Mettre un coupon réponse

Permet d’obtenir un coupon réponse sous le décompte individuel si le copropriétaire est débiteur.

 Avec mode de règlement

Permet d’afficher le mode de règlement défini au niveau du compte. Si ce mode est « prélèvement », LSC affiche « CE MONTANT SERA PRÉLEVÉ », sinon LSC affiche « COUPON A JOINDRE A VOTRE REGLEMENT PAR (mode de règlement) ». Cette option n’est disponible que si la précédente (Mettre un coupon réponse) est cochée.

 Uniquement le total par clé

Par défaut, LSC donne une ligne par compte de charge défini (à condition que le copropriétaire soit présent dans la clé de répartition associée au compte). Comme nous l’avons vu dans le chapitre compte, chaque compte de charge doit être rattaché à une clé de répartition définie sur la fiche immeuble. Une clé peut donc concerner plusieurs comptes. Cette option permet alors de regrouper les dépenses par clé de répartition, afin d’obtenir un décompte plus concis.¨

 Libellé colonne « Récup/Loc »

Vous permet de personnaliser le titre de la colonne « Récup/Loc » du décompte. Limitée à 12 caractères, sur deux lignes au maximum.

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 Présentation du solde précédent

En une ligne, en détail ou sans. L'option sans solde précédent est utilisée pour des appels travaux.

 Titre de l’état