Cette option nécessite de posséder le module Organiseur®.
L’article 78 de la loi relative à la solidarité et au renouvellement urbain a introduit dans l’article 18 de la loi du 10 Juillet 1965 une nouvelle obligation pour le syndic : établir et tenir à jour un carnet d’entretien de l’immeuble qu’il gère. Le décret d’application s’applique à partir du 5 Juin 2001, avec un premier bilan au 1er trimestre 2002. Aucune sanction n'est prévue pour le syndic qui ne tient pas le carnet d’entretien, mais on peut imaginer qu’en cas de préjudice, l’absence de carnet d’entretien constituerait une circonstance aggravante, si sa responsabilité venait à être engagée.
Principes du carnet d’entretien : le syndic doit tenir un carnet par immeuble et un chapitre par bâtiment. En cas de syndic secondaire, il est nécessaire de tenir un carnet par syndicat secondaire.
Objectifs : permettre d'établir une mémoire de la copropriété, mais il peut aussi être utilisé comme un outil de diagnostic et de gestion. Le carnet doit être consultable par tous (candidat acquéreur et copropriétaire).
Contenu : le décret détaille différents niveaux
Les mentions obligatoires
- Les informations fondamentales : identification de l’immeuble, du syndic en exercice, mais aussi des contrats d’assurance avec leur date d’échéance (article 3).
- Les informations relatives aux travaux et contrats importants (article 4). Les opérations visées n’ont pas le même caractère fondamental, mais elles ont une influence importante sur la vie de la copropriété. Cette notion est floue, le décret cite : le ravalement de façades, la réfection des toitures, le remplacement de l’ascenseur, de la chaudière ou des canalisations. Le carnet d’entretien doit mentionner les entreprises réalisant les travaux. De la même manière l’article 4 vise
Les concepts dans LSC
L'implantation d'un tel outil dans le LSC pourrait se limiter à présenter une zone tableur avec des lignes et des colonnes.
En effet, les informations obligatoires se limitent aux informations suivantes :
- Type de contrat - Désignation - Echéance
- Eventuellement le montant - Coordonnées du contractant
De plus, aucune formalisation des résultats n’est définie.
Cependant, le module Organiseur® apporte de nouveaux horizons d'organisation et le carnet d’entretien se présente comme un outil intégré à LSC.
Dossier Il permet de créer la partie statique des "contrats". Le dossier ne va pas (ou peu) être modifié en cours de vie. Seule, la possibilité de fermer le dossier doit exister (mais les autres rubriques resteront modifiables).
Evénement Permet de retracer la partie dynamique. En quelque sorte, il s'agit de la vie des dossiers. Le syndic n'est pas obligé de saisir tous les événements afférents à un dossier, mais l'exploitation de tels résultats permet de dégager de la valeur ajoutée à l'obligation du carnet d'entretien. Ainsi, l’événement permet de mémoriser, par exemple : la scannérisation des contrats, les comptes-rendus de visite, les prochaines actions à faire…etc. La gestion des événements va plus loin que l’exigence de la loi, mais apporte un confort complémentaire considérable.
Quels résultats en attendre ?
Pour permettre de mesurer le « rendu », nous présentons quelques résultats de l’utilisation du carnet d’entretien dans LSC. Nous détaillerons l’utilisation dans la partie suivante.
F1 Création simple d’un événement. Dès saisie du code identité, les casquettes vous renseignent sur les contrats en cours.
La rubrique immeuble se valorise automatiquement (puisque le dossier est attaché à l’immeuble) et l’historique de l’immeuble s’enrichit simplement de l’événement courant.
Un [F3] (fonction historique) donne instantanément ….
F9 Accès direct aux dossiers. Chercher/Lister et vous obtenez :
- De lister l'historique des événements des dossiers : outil de suivi et d'analyse pour le syndic.
- De lister et valoriser les contrats en cours : outil de diagnostic et de gestion.
Le carnet d’entretien
Disponible dans le menu traitement du module Syndic
Un dialogue permet d’effectuer la sélection de la copropriété concernée :
Vous obtenez un état programmé, NON MODIFIABLE par l'utilisateur.
L’état est trié par code bâtiment (un saut de page par bâtiment), par type de dossier (un cartouche par type de dossier) et par référence de dossier.
La date de construction : il s’agit de la date d’achèvement des travaux de la fiche immeuble
Mention du dernier budget : reprend les informations principales définies sur la fiche budget « ORD » de la copropriété
Mention de la dernière prochaine AG : recherche les informations de la dernière AG définie.
Présenter les dossiers de facturation : lorsque cette option est active, LSC ajoute au carnet d’entretien les dossiers de facturation associés à l’immeuble. Ces dossiers sont utilisés, notamment, pour le contrat de syndic (facturable périodiquement) qui peut donc être repris automatiquement sur le carnet d’entretien.
Exemple d’impression
Comment le mettre en œuvre
Nous allons détailler comment implanter la gestion du carnet d’entretien dans LSC.
F9 création d’un dossier
Pour chaque élément du carnet d'entretien, le syndic crée une fiche dossier avec les caractéristiques suivantes (accessibles avec l'onglet Carnet d'entretien)
Code entité : référence de l'entité de Syndic (qui valorise la rubrique associée référence de l'immeuble)
Code bâtiment : laissez ce code à vide si le contrat correspond aux parties communes
Type de dossier : le type de dossier doit être préfixé par une lettre pour permettre un tri "structuré" dans l'édition du carnet. Nous proposons la nomenclature suivante, entre parenthèses les différents objets des contrats librement saisissables (donnés pour illustrer) :
- A-CONTRATS ASSURANCE (multirisques, incendies-explosions, dégâts des eaux, bris de glace, tempêtes-ouragans, vols, protection juridique)
- B-TRAVAUX IMPORTANTS (nature)
- C-DOMMAGES OUVRAGES (descriptif manuel)
- D-CONTRATS ENTRETIEN (ascenseur, chauffage, eau chaude, relevé de compteur, VMC, gaz, porte de garage, extincteurs, vide-ordures, ménages, espaces-verts)
- E-TRAVAUX PLURIANNUELS (descriptif manuel) - F-CONTRAT SYNDIC (contrat syndic, contrat de travail)
Pour des raisons de lisibilité, il semble préférable d’utiliser des majuscules pour codifier les types de contrats.
Référence du dossier : doit être unique pour tous les contrats de toutes les copropriétés. Elle peut être préfixée de la référence du type de dossier suivie de la référence du contractant ou alors une référence attribuée par le syndic (avec la flèche orange).
Objet : il s'agit d'une zone de texte libre. L'objet dépend du contrat (voir la nomenclature proposée pour le type de contrat)
Identité du contractant : en valorisant cette rubrique, on affecte une