L’article L712-9 du code de l’éducation, créé par la LRU, prévoit que les comptes des universités qui bénéficient des responsabilités et compétences élargies « font l’objet d’une certification annuelle par un commissaire aux comptes ».
Le code de commerce, à l’article L.823-9, indique le contenu et l’objet de la certification annuelle des comptes : « Les commissaires aux comptes certifient, en justifiant de leurs appréciations, que les comptes annuels sont réguliers et sincères et donnent une image fidèle du résultat des opérations de l'exercice écoulé ainsi que de la situation financière et du patrimoine de la société à la fin de cet exercice. »
Le décret n°2012-1246 du 7 novembre 2012 relatif à la gestion budgétaire et comptable publique (GBCP) fixe le caractère obligatoire du contrôle interne comptable (CIC). La certification des comptes des universités va de pair avec le contrôle interne. En effet, le commissaire aux comptes ne peut examiner une à une et de manière approfondie toutes les opérations comptables de l’entité qu’il audite, il doit donc s’appuyer sur un système de contrôle et d’audit internes à l’université qui lui garantisse que le risque d’erreurs significatives dans les comptes soit acceptable.
Selon la taille et les particularités de l’université, cette certification portera, soit sur les seuls comptes sociaux de l’établissement, soit sur les comptes consolidés de l’établissement et des entités qu’il contrôle, lorsqu’il est tenu de les établir.
Cette fiche a pour objet de présenter l’essentiel de ce que recouvre la certification des comptes ainsi que les implications de cette nouvelle disposition législative pour les EPSCP.
1 — Les commissaires aux comptes et la certification
La certification des comptes est assurée par un commissaire aux comptes. Celui-ci relève d’une profession indépendante, très réglementée (codifiée par un ensemble de normes). Il peut être mis en cause au titre de sa responsabilité civile, pénale et disciplinaire. Il est par ailleurs tenu à une obligation de secret professionnel.
Le commissaire aux comptes produit un rapport annuel sur les comptes de l’établissement ; ce rapport est un constat externe : le commissaire aux comptes n’est pas chargé de gérer l’établissement et il procède à la certification des comptes indépendamment de toute immixtion dans la gestion. Il peut cependant, par ailleurs et moyennant une rémunération complémentaire, se voir confier une mission de conseil par l’établissement dans le respect du code de déontologie de la profession des commissaires aux comptes.
Le commissaire aux comptes dispose de trois options dans son rapport relatif à la certification des comptes de l’établissement :
+ il certifie les comptes ;
+ il certifie les comptes avec des réserves qu’il énonce ; + il refuse de certifier les comptes.
Pour porter son appréciation, le commissaire aux comptes a recours à la notion de « risque significatif » quand l’omission ou l’inexactitude de certaines données sont de nature à fausser le jugement fait à partir des comptes.
Les contrôles (et les observations) s’effectuent sur les éléments significatifs pouvant influer sur les comptes de l’établissement. De plus, ils ne sont jamais exhaustifs et ils peuvent porter sur des éléments différents chaque année, notamment en ce qui concerne l’audit des procédures.
L’intervention du commissaire aux comptes peut être résumée en quatre étapes :
+ la prise de connaissance générale de l'entité à auditer afin d'évaluer les risques. Une évaluation du risque liée au contrôle interne est réalisée lors de cette phase afin de déterminer le risque d'anomalies significatives dans les comptes. En effet, de l’existence et de la pertinence du contrôle interne dépendent l'étendue et l'intensité des investigations ;
+ l'approfondissement de l'évaluation du contrôle interne, étape indispensable de la démarche d'audit, permettant d'apprécier l'organisation et le système d'information qui concourent à la production des comptes ;
LA CERTIFICATION DES COMPTES
LA FONCTION
fiche zoom
VERSION DECEMBRE 2015
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+ l'examen des comptes et des états financiers ;
+ la finalisation de la mission (dont vérification de la qualité des informations de l'annexe au compte financier, examen des événements postérieurs à la clôture de l’exercice, émission du rapport, …).
Deux points doivent également être mis en exergue :
+ D’une part, dans le cadre de la certification des comptes, c'est toute la structure (ou du moins les acteurs essentiels) qui est auditée et pas seulement l'agence comptable. Ceci signifie que les commissaires aux comptes auront à entendre l’ensemble des acteurs de la vie financière de l’établissement.
+ D’autre part, la mise en place d’un plan de contrôle interne est une condition préalable à toute certification ou dit autrement, l’absence d’un tel dispositif rend plus aléatoire la certification.
2 — Les conséquences pour les établissements
Il appartient à chaque établissement de mettre en place un dispositif de contrôle interne pour prévenir les risques inhérents à ses activités. Ce travail est à conduire tant pour les aspects propres à la comptabilité générale (trésorerie, technique de comptabilisation, …) que pour l’organisation financière (par exemple, réflexion à conduire quant au circuit de traitement des factures).
Le contrôle interne (cf. fiche zoom 5) peut se définir comme l'ensemble des dispositifs organisés, formalisés et permanents mis en œuvre par les responsables d'un établissement ou d'un service pour : + maîtriser le fonctionnement de leurs activités
+ fournir une « assurance raisonnable » quant à la réalisation de leurs objectifs : - fiabilité des informations comptables et financières ;
- protection des actifs et des ressources financières ; - conformité des opérations aux lois et règlements ; - optimisation des opérations, qualité de gestion.
Ce chantier n’est donc pas celui du seul agent comptable mais concerne l’ensemble de l’établissement. Les travaux à mener en interne recouvrent un champ vaste ayant trait aux cycles principaux de la gestion financière et comptable. Il s’agit par ordre d’importance décroissante : des immobilisations mobilières et immobilières, des amortissements, des provisions, du rattachement des charges et des produits à l’exercice, des stocks, du modèle analytique, de l’annexe.
Tous ces domaines seront examinés par les auditeurs. A titre d’exemple, en matière d’immobilisations, l’ensemble de leur gestion, depuis l’entrée d’un bien dans le patrimoine de l’établissement jusqu’à sa sortie, doit faire l’objet de procédures rédigées traitant notamment des points suivants : + Où rentrent les biens : point de livraison unique ou multiple ?
+ Qui les intègre dans l’inventaire physique : gestion centralisée ou décentralisée ?
+ Comment suit-on les biens : question du marquage, d’une part et, d’autre part, de la mise à jour de l’inventaire physique concernant la localisation du bien ?
+ Qui gère la sortie des biens et dans quelles conditions ?
+ Existe-t-il et selon quelles modalités un pointage régulier de l’inventaire comptable (responsabilité de l’agent comptable, à partir de la prise en charge du mandat permettant l’acquisition du bien) et physique (responsabilité de l’ordonnateur, à partir de la date d’arrivée dans l’établissement : indication du numéro, du responsable du bien et de sa situation) afin de détecter les discordances éventuelles ?
+ Des règles claires et écrites concernant l’imputation sur les comptes d’immobilisations sont-elles disponibles ?
+ Comment sont comptabilisés et suivis les biens situés dans les établissements mais qui ne leur appartiennent pas (associations, EPST) : application de la notion de contrôle développée par l’instruction n°2006-07-M9 du 23 janvier 2006 ?
+ La nouvelle réglementation concernant la comptabilisation par composant (instruction de 2006 susmentionnée) a-t-elle été prise en compte ?
Enfin, en complément, s’agissant des travaux à conduire par les établissements, il convient de préciser que lors de la première année de son mandat, le commissaire aux comptes s’attachera à vérifier que le bilan d’entrée ne contient pas d'anomalies significatives susceptibles d'avoir une incidence sur les comptes de l'exercice . La première année de certification doit donc être préparée afin que le bilan d'entrée puisse être accepté. A cet effet, il paraît indispensable de mettre en place une mission « de préparation » dans l'établissement avant le passage du premier commissaire aux comptes.
Le choix d’un commissaire aux comptes donne lieu à la passation d’un marché de services d’une durée de 6 ans. Le coût annuel de la certification des comptes peut varier de 50 000 à 100 000 euros par an. En conséquence, l’établissement doit lancer un appel d’offres formalisé, avec publication européenne (car en principe le seuil des 125 000 euros H.T. est dépassé). Afin de répondre à ce besoin collectif, l’Amue a mis en place un accord-cadre national auquel ses adhérents peuvent recourir s’ils le souhaitent.
Enfin, il convient de rappeler que la mise en place de la certification des comptes ne retire rien aux attributions du juge des comptes (Cour des comptes, Chambres régionales des comptes), ni à celle des organes de contrôle financier (Inspection générale des finances, trésoriers-payeurs généraux) agissant sous l’autorité hiérarchique du ministre chargé du budget.
