La comptabilité d’une entreprise française doit respecter un certain nombre de principes imposés par l’administration fi scale et elle doit déboucher sur la réalisation d’un certain nombre de documents obligatoires. Le créateur n’a pas l’obligation de tenir lui-même ces documents mais s’il confi e la comptabilité à un comptable ou un expert-comptable extérieur il doit clairement préciser à ce dernier ce qu’il attend de lui.
Q
Si vous désiriez tenir vous-même une comptabilité dans les règles de l’art, il conviendra d’ouvrir autant de comptes qu’il existe de rubriques dans votre bilan et dans votre compte de résultat. Si, par exemple, vous achetez un hangar, vous enregistrerez l’opération dans un compte d’actif que vous intitulerez « bâtiments » ou « constructions ». Si vous payez vos ouvriers, vous inscrirez leur paye sous l’une des rubriques qui fi gurent au compte de résultat, la rubrique « salaires » ou « frais de personnel ». Lorsque vous arrêterez la comptabilité en fi n d’exercice, vous n’aurez plus qu’à totaliser les différents comptes et à reporter les chif-fres obtenus dans le bilan ou dans le compte de résultat.
La comptabilité française enregistre les opérations aux dates auxquelles elles sont réali-sées juridiquement (et matériellement) et non aux dates de leur règlement. Une vente est donc comptabilisée à la date d’envoi de la marchandise (ou plutôt de sa facture) et un achat est enregistré à la date de réception de cette marchandise ou de sa facture. Il existe deux exceptions avec le secteur du bâtiment et celui des services où les opérations sont enregis-trées aux dates de règlement et d’encaissement.
Pour suivre les mouvements de valeurs et faciliter la détection des erreurs, la comptabi-lité est tenue « en partie double » dans la mesure où chaque opération réalisée par l’entreprise donne lieu à deux écritures comptables du même montant, l’une portée en débit d’un compte
et l’autre portée en crédit d’un autre compte. Ainsi, une vente de marchandises réglée en liquide donnera-t-elle lieu à l’inscription d’un crédit dans le compte ventes et d’un débit du compte caisse. Si, à la fi n de l’exercice, le total de tous les débits n’est pas identique au total de tous les crédits, c’est que durant l’année une erreur s’est glissée dans la comptabilité.
Pour tenir vous-même les écritures, il conviendrait d’abord de déterminer dans quel compte il faut les porter. Si, par exemple, vous désirez faire peu de publicité, vous inscrirez les dépenses correspondantes dans le compte des autres achats et charges externes. Si, au contraire, vous voulez en faire beaucoup, vous ouvrirez plusieurs comptes que vous intitu-lerez peut-être publicité presse, publicité affi chage, ou publicité radio. Pour certaines opérations vous hésiterez probablement à faire jouer tel compte plutôt que tel autre. Fort heureusement, ces opérations seront peu nombreuses et vos hésitations disparaîtront grâce aux conseils que pourra vous donner un professionnel de la comptabilité.
Il peut être plus délicat pour vous de déterminer s’il faut inscrire une opération en débit ou en crédit car vous aurez tendance à porter toutes les augmentations dans les colonnes « crédit » et toutes les diminutions dans les colonnes « débit ». Or, si les comptes de charges et produits du compte de résultat et ceux fi gurant au passif du bilan fonctionnent comme l’entend le bon sens courant, les comptes d’actif du bilan ne semblent pas obéir à la même logique.
Pour éviter toute erreur, vous devrez donc vous interroger sur la nature des comptes qui vont fonctionner : s’agit-il de comptes de gestion (comptes de produits, de charges) ? S’agit-il au contraire de comptes fi gurant au bilan (comptes d’actif, comptes de passif) ? Se poser cette question c’est aborder l’aspect le plus ingrat de la comptabilité. Fort heureusement, il existe des logiciels peu coûteux de comptabilité qui vous apporteront les réponses à ces ques-tions. Mais si vous préférez tenir manuellement votre comptabilité, vous devrez retenir les quelques règles qui suivent.
Si les comptes concernés sont des comptes de gestion, alors ils fonctionneront de la manière suivante : les augmentations de charges seront portées au débit, et les augmenta-tions de produits viendront s’inscrire au crédit des comptes concernés. Ainsi, le paiement d’un salaire de 2 000 € est une charge à inscrire en débit du compte rémunération du per-sonnel et une vente de 5 000 € est à porter en crédit du compte ventes.
D Rémunération du personnel C
2 000 €
D Ventes C
5 000 €
Si l’opération réalisée par l’entreprise concerne un compte fi gurant au bilan, il faut appli-quer la « recette » suivante : les augmentations sont portées à gauche du compte (c’est-à-dire en débit) si ce compte fi gure à gauche du bilan (c’est-à-dire à l’actif). Ces mêmes augmenta-tions sont notées à droite du compte (c’est-à-dire en crédit) si ce compte est à droite du bilan (c’est-à-dire au passif).
Pour résumer, rappelez-vous que les comptes de gestion (charges, produits) et les comptes de passif fonctionnent comme l’entend le bon sens courant, alors que les comptes d’actif fonctionnent en sens inverse. Ainsi, une vente de 2 000 € de marchandises réglées en espèces fera-t-elle intervenir le compte de gestion ventes et le compte d’actif caisse. La vente sera portée en crédit du compte ventes, et, pour respecter le principe de la partie double, en débit du compte caisse (quoique les sommes en caisse aient augmenté).
D Ventes C
2 000 €
D Caisse C
2 000 €
On peut ne pas comprendre qu’une augmentation puisse être portée en débit et une dimi-nution en crédit sauf si on utilise une approche de la comptabilité en emplois et ressources.
Fort heureusement, si vous faites quelques erreurs au départ, ces erreurs disparaîtront très vite après quelques exercices pratiques. Et, là aussi, un petit logiciel de comptabilité peut vous éviter ces erreurs.
Mais quels sont les registres que vous devriez tenir ?
Q ?
Si vous créez une entreprise en adoptant le statut d’auto-entrepreneur, vos obligations légales sont limitées à la tenue d’une simple comptabilité de caisse sous la forme de deux registres : un registre dans lequel vous enregistrerez chaque jour les recettes comme suit :
Date Référence pièce
justifi cative Client Nature Montant Mode
encaissement
et, si l’activité est une activité de ventes de marchandises, de denrée, d’objets ou prestations d’hébergement, il conviendra aussi d’effectuer, comme suit, un récapitulatif annuel des achats.
Date Référence pièce
justifi cative Fournisseur Nature Montant Mode
de paiement
Mieux vaut toutefois enregistrer chaque jour vos dépenses afi n de connaître en permanence votre situation de trésorerie.
Ce qui précède ne peut être qualifi é de véritable comptabilité mais le statut d’auto-entre-preneur est réservé aux entreprises réalisant un faible chiffre d’affaires.
Pour les autres entreprises, un seul document a été rendu obligatoire par le code du com-merce : c’est le journal, livre sur lequel l’entreprise enregistre chronologiquement (en principe au jour le jour), toutes ses opérations comptables, en précisant, pour chacune d’elles, le compte débité et le compte crédité1.
Le journal doit être coté (pages numérotées), conservé pendant dix ans, et paraphé par le greffe du tribunal de commerce, un juge d’instance, un maire ou son adjoint. Ce document, que l’on peut trouver en papeterie, est rempli de la manière suivante:
FIGURE 4.8 Le journal
Numéro des comptes
Crédit Débit
Compte à débiter
2 février 2011
12 000 Achat de marchandises
60
12 000 Banque
512
Chèque n° 16208 - Fournisseur Durand
Compte à créditer Description sommaire de l’opération
Le compte à débiter est inscrit à gauche et le compte à créditer à droite. L’opération donnée à titre d’exemple concerne un achat de marchandises de 12 000 € réglé par chèque.
Le compte débité est le compte achats de marchandises (compte de charge), et le compte crédité le compte banque (ce compte banque est diminué de la sortie d’argent et cette dimi-nution est notée en crédit car il s’agit d’un compte d’actif).
Dans la pratique, les comptables utilisent surtout l’un des deux procédés suivants pour tenir leurs écritures : le procédé classique ou le système centralisateur.
Le procédé classique consiste à tenir d’abord le journal comme nous venons de l’indiquer.
Ce journal regroupe toutes les écritures sans les ventiler par comptes. Il ne permet donc pas de connaître le total de chacun de ces comptes en fi n d’exercice, c’est pourquoi on reporte journellement chaque écriture du journal dans un second document, le grand livre, qui contient autant de rubriques que l’on veut tenir de comptes différents. En fi n d’année il suffi t de calculer le solde de chaque compte pour dresser le bilan et le compte de résultat.
Notons que pour faciliter cette opération les comptables établissent généralement des balances mensuelles qui regroupent les totaux débiteurs ou créditeurs de chaque compte ainsi que les soldes (débiteurs ou créditeurs) de ces mêmes comptes. Dans la balance, on
1 Il existe cependant un autre document obligatoire : le livre des inventaires, livre sur lequel sont inscrits en fi n d’exercice les stocks de marchandises, de produits semi-fi nis et de produits fi nis.
place souvent en tête les comptes d’actifs suivis des comptes de passif, les comptes de charges puis les comptes de produits (voir tableau 4.5).
Le procédé comptable classique se présente donc schématiquement de la manière suivante : FIGURE 4.9 Le système comptable classique
Bilan Opérations
Compte de résultat
En fin d’exercice (ou plus fréquemment Opérations journalières étant réservées à ces soldes initiaux et deux autres aux seuls mouvements de l’exercice. Cela permet par exemple de connaître le montant des acquisitions de terrains ou d’outillages effectuées durant cet exercice sans être obligé de se livrer à des soustractions.
»
Comptes
Le système classique est malheureusement peu adapté aux préoccupations d’un créateur désireux d’éviter des erreurs dans l’identifi cation des comptes à débiter et à créditer. Même si ce créateur assimile rapidement la technique, il doit fournir un effort de réfl exion et la tenue journalière d’une comptabilité constitue pour lui une contrainte diffi cilement conciliable avec un horaire par ailleurs surchargé.
Il est donc préférable d’adopter un autre système, le système centralisateur, qui donne la pos-sibilité de confi er au comptable interne ou externe le soin de remplir le journal et le grand livre.
Le code de commerce accepte en effet qu’un journal légal puisse regrouper mensuelle-ment (et non journellemensuelle-ment) les totaux des différents comptes. Pour obtenir ces totaux, il suffi t de tenir des journaux auxiliaires dont la présentation très simple limite les risques d’er-reurs car elle évite de se poser continuellement la question de savoir si telle ou telle opération doit être portée en débit ou en crédit.
Les totaux de ces journaux sont mensuellement reportés dans le journal légal et dans le grand livre.
FIGURE 4.10 Le système centralisateur
Bilan de les confier à un collaborateur
Balance Report des totaux en fin
de mois dans le journal et le grand livre de mois dans le journal et le grand livre
Balance
La nature et le nombre des journaux auxiliaires à tenir par une entreprise dépendent du mode de règlement de ses dépenses et de ses recettes. Si ces dépenses et recettes sont effectuées au comptant, le dirigeant peut se contenter d ’ouvrir :
un
– journal auxiliaire de caisse ou un journal de caisse recettes et un journal de caisse dépenses ;
un journal auxiliaire de banque
– ou un journal de banque débits et un journal de banque
crédits.
Si certaines dépenses et recettes font l’objet de paiements à terme, il convient d’ouvrir des journaux auxiliaires supplémentaires :
– un journal auxiliaire des achats à crédit ;
– un journal auxiliaire des ventes à crédit ; un journal auxiliaire des effets à recevoir
– (si certaines ventes sont réglées par traites
par les clients) ;
un journal auxiliaire des effets à payer
– (si l’entreprise paie certaines dépenses par traites) ;
un
– journal auxiliaire des opérations diverses, journal réservé aux écritures qui ne trouveraient pas leur place dans les journaux cités précédemment. .
Pour mieux suivre la situation de chacun des clients et fournisseurs qui règlent comptant, ou qui sont payés à terme, les journaux auxiliaires des ventes à crédit et des achats à crédit sont fréquemment complétés par des grands livres auxiliaires, clients et fournisseurs souvent tenus sur des fi ches, chacune d’elles étant affectée à un client ou à un fournisseur différent.
TABLEAU 4.6 Grand livre auxiliaire des clients Client Dupont
Date Réf. Libellé Compte jouant
en contrepartie banque se présentaient généralement sous la forme de registres de format 24 × 31 cm qui comportaient un nombre de colonnes suffi samment important pour que chaque opération de caisse ou de banque puisse être inscrite à la fois dans la colonne caisse ou banque, et dans une colonne réservée à l’un des comptes concernés par cette opération de caisse ou de banque. Chaque opération ne donnait donc lieu qu’à une seule ligne d’écriture et, comme la quasi-totalité des comptes ne fonctionnent qu’en débit (c’est le cas par exemple des comptes de charges), ou qu’en crédit (cas des ventes), il était inutile d’affecter deux colonnes à chaque compte. Ainsi les registres s’en trouvaient-ils allégés. La plupart des journaux auxiliaires vendus dans le commerce comportaient 30 colonnes, on pouvait donc leur affecter par exemple les comptes suivants :
Achats de marchandises
Désormais, les logiciels de comptabilité permettent d’informatiser les registres précédem-ment cités et ils facilitent beaucoup la tâche du dirigeant.
Mais une question reste posée : devez-vous tenir vous-même votre comptabilité ?
F - - ?
De nombreux dirigeants ne voient dans la comptabilité qu’un simple outil destiné à tromper le fi sc. Ils abandonnent donc la tenue de cette comptabilité aux comptables auxquels ils ne demandent qu’une chose : réduire au maximum leurs impôts. Ils oublient que la comp-tabilité est le seul moyen de suivre les dépenses, de connaître les résultats et de mettre en place des tableaux de bord ou des indicateurs qui leur permettront à tout moment de savoir où ils en sont et où ils vont.
Nous savons déjà que le compte de résultat permet au dirigeant d’étudier les charges et produits de son entreprise et de connaître l’origine de ses bénéfi ces ou de ses pertes.
Il permet aussi de calculer des soldes intermédiaires de gestion qui constituent des outils fort utiles pour suivre la rentabilité à condition de connaître les limites de ces outils.
Grâce au compte de résultat il est également possible de calculer le niveau de chiffre d’affaires à partir duquel une entreprise commence à gagner de l’argent. Ce chiffre d’affaires correspond au « point mort » ou seuil de rentabilité.
Si le compte de résultat fournit au dirigeant des indicateurs de rentabilité, le bilan est indispensable à l’analyse de la structure fi nancière de l’entreprise.
Pour conduire cette analyse, le futur patron doit maîtriser quelques principes fondamen-taux de gestion fi nancière.
Il doit également connaître les critères utilisés par les banquiers pour analyser les demandes de prêts qui lui sont présentées.
Par ailleurs, la meilleure manière de ne pas « dépenser sans compter » et de ne pas se réveiller un beau matin en constatant qu’on ne peut plus « joindre les deux bouts », c’est d’être « près de ses sous » et de suivre attentivement l’utilisation de son argent. Bien des chefs d’entreprises ne font pas cet effort parce qu’ils ont peur d’une technique qui leur paraît sophistiquée. Or, le meilleur procédé pour la démystifi er c’est encore de la pratiquer, du moins
pendant la première année d’activité. La tenue des journaux auxiliaires par les créateurs pen-dant quelques mois constituerait pour eux un bon apprentissage des notions comptables développées dans ce chapitre.
Cependant, même s’ils possèdent déjà une formation en comptabilité, ces créateurs ne peuvent pas connaître tous les aspects de cette discipline. D’autre part, ils n’auront pas suf-fi samment de temps pour suivre la législation juridique et suf-fi scale, aussi devront-ils, malgré tout, faire appel tôt ou tard à un spécialiste extérieur, ne serait-ce que pour faire vérifi er leurs écritures et pour établir, en fi n d’exercice, les documents réclamés par le fi sc : le bilan, le compte de résultat et l’annexe qui doit les accompagner.
Q
’ - ?
Le choix d’un comptable ou d’un expert-comptable extérieur est un choix stratégique car il ne servirait à rien qu’un patron s’épuise au travail pour gagner quelques centaines d’euros si, par négligence, ou par méconnaissance de la réglementation, son comptable lui en faisait perdre plusieurs dizaines de milliers.
Pour choisir un spécialiste, il convient donc d’accorder une importance plus grande aux compétences et à la disponibilité de la personne qu’à la notoriété de son cabinet. Certains experts-comptables débordés n’accordent pas suffi samment de temps à leurs clients pour leur commenter leurs bilans et leurs comptes de résultat. Il faut les fuir car ils seront aussi trop occupés lorsqu’on aura besoin d’eux pour obtenir des renseignements juridiques, fi scaux ou fi nanciers. Il peut donc être parfois judicieux de choisir un expert-comptable débutant, mais il faudra lui rappeler chaque année qu’on attend de lui un contrôle rigoureux du dos-sier, ainsi qu’une discussion sérieuse sur l’exercice écoulé.
S’il ne respecte pas ses engagements, mieux vaudra le quitter sans hésiter. Si, par contre, il donne toute satisfaction, il faudra se garder tout de même de trop se reposer sur lui. De nombreux dirigeants ont rencontré des diffi cultés parce que, se sentant libérés par la pré-sence d’un bon spécialiste, ils s’étaient progressivement détachés de leur comptabilité1.