Technique traditionnelle d’archivage

A- Méthodes d’archivage

[265] Les méthodes d’archivage traditionnel constituent la technique la plus ancienne et la moins sophistiquée. Ces techniques dépendent de chaque administration et de la mission qu’elle exerce. Ces méthodes d’archivage supposent différentes opérations de classement pouvant notamment être chronologiques, individuelles, thématiques, alphabétiques. Le choix du type de classement est généralement lié au niveau d’archivage concerné (archives intermédiaires ou courantes) 329. Autrement dit, le passage d’un niveau d’archivage à un autre est susceptible d’entraîner une modification du mode de classement utilisé. Par conséquent, le passage d’un niveau d’archivage à un autre implique nécessairement qu’une parfaite concordance entre les différents systèmes

328 _{J.-F. BLANCHETTE, loc. cit., note 303.}

329 _{S’agissant des différents niveaux d’archivage (archives courantes, intermédiaires et définitives), il y a}

lieu de se référer au paragraphe I concernant « la notion de l’archivage » de la section préliminaire du présent chapitre. Voir également : D. PONSOT, loc. cit., note 43.

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d’indexation ait été prise en considération. En outre, des ajustements peuvent être apportés par le biais d’inventaires ou de modes de classement séquentiel. À des fins de sécurité330 ou pour une meilleure gestion administrative331, il arrive que l’administration décide de générer plusieurs archives (double archivage), ce qui permet certes une amélioration certaine du système mais qui n’est pas sans poser d’autres problèmes tels qu’ un besoin plus important d’espace afin de stocker ces archives et bien évidemment les coûts supplémentaires liés à leur stockage. Certaines administrations ont opté pour la sous-traitance en recourant à un archivage intensif sur un site spécialement aménagé à cet effet. Toutefois, le recours à l’archivage spécialisé ne peut s’appliquer qu’à certains niveaux d’archivage à savoir les archives intermédiaires dans la mesure où celles-ci ne nécessitent pas une consultation fréquente et ne génèrent pas un coût qui absorberait tout ou partie des gains de productivité réalisés grâce au choix d’un site spécialisé éloigné. Le placement de ses archives sur un site spécialisé à l’extérieur des locaux de l’administration peut également constituer une option intéressante dans la mesure où ses sites emploient généralement un personnel qualifié spécialement affecté et formé à cette tâche et qui dispose d’un matériel adapté dont l’administration ne peut pas forcément se prémunir. De plus, d’un point de vue plus juridique, la conservation par un tiers spécialisé dans le domaine (tenu de respecter des exigences procédurales rigoureuses) apportent des garanties supplémentaires relativement à l’intégrité des documents conservés.

B- Avantages et inconvénients de l’archivage traditionnel

[266] S’agissant des avantages que procure l’archivage traditionnel, mentionnons tout d’abord la pérennité de l’information conservée sur support papier. En effet, le papier est largement reconnu comme le support de conservation par excellence à partir du moment où tous les paramètres de conservation ont été respectés332. En outre, l’archivage traditionnel se caractérise par sa relative simplicité, ne nécessitant pas une

330 _{Tel est le cas par exemple pour tous les documents de l’état civil.}

331 _{On entend par meilleure gestion administrative par exemple lorsque les différents services d’une même}

administration sont contraints d’utiliser simultanément les mêmes documents.

332 _{À ce titre, rappelons que les plus anciens documents sont conservés en Europe depuis le VIIIème}

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réelle expertise de la part des employés chargés d’archiver et de classifier les documents. Enfin, force est de constater que l’utilisation et la consultation d’un document archivé sur support papier est plus confortable, plus aisée et plus rapide pour l’utilisateur. Enfin, compte tenu du fait qu’aucun transfert sur un autre support ne peut être réalisable avec ce type d’archives, les documents conservés sur support papier conservent leur qualité d’original.

[267] S’agissant des inconvénients de l’archivage traditionnel, précédemment nous avons souligné que l’information conservée sur le support papier se caractérise par sa durabilité, toutefois, ce commentaire mérite d’être nuancé. En effet, le papier a parfois été d’une piètre qualité notamment à la fin du 19e siècle333. De plus, plusieurs auteurs334 ont fait remarquer que le tracé ou les encres utilisées afin de rédiger le contenu d’un document pouvaient également s’effacer et donc devenir illisibles après quelques années, il en est de même pour les copies réalisées par une imprimantes ou au carbone. À la différence des technologies de stockage numérique, l’archivage traditionnel n’est pas le procédé le plus approprié en terme d’économies d’espace d’autant plus que l’accumulation de dossiers peut atteindre des chiffres astronomiques pour une compagnie ou pour une administration335. De plus, l’archivage traditionnel est largement tributaire de facteurs humains, ce qui n’est pas sans créer d’autres inconvénients majeurs, d’une part parce que les tâches en matière d’archivage et de classement nécessitent des effectifs importants au niveau du personnel et d’autre part parce que des erreurs de classement ou des destructions accidentelles ne doivent pas être écartées. Enfin, à la grande différence des documents conservés sur support informatique, un document conservé traditionnellement ne peut pas être consulté simultanément par différentes personnes.

333 _{D. PONSOT, loc. cit., note 43.}

334 _{D. GOBERT et E. MONTERO, loc. cit., note 14, p.124.}

335 _{À titre d’illustration, il y a lieu de noter qu’un département français d’un million d’habitants produit au}

minimum un kilomètres d’archives par an dont 500 mètres sont conservés plus de 30 ans voire même définitivement.

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