Émergence d’un concept englobant et neutre : le document technologique

[151] Selon la loi québécoise sur les technologies de l’information, le document technologique est un document dont le support fait appel aux technologies de l’information200_{, peu importe leur nature. En effet, selon l’article premier de la loi, les}

technologies concernées peuvent être autant optiques, magnétiques, électroniques, sans fil ou autres. La loi va même plus loin en prévoyant que le document peut aussi faire appel à une combinaison de différentes technologies. On constate donc que le législateur a opté pour une approche à la fois englobante et neutre afin de définir le document technologique.

[152] Le document technologique reste néanmoins un document au sens de l’article 3 de la loi c’est-à-dire un objet dans lequel l’information est délimitée et structurée de façon à pouvoir être rendue intelligible sous la forme de mots, de sons ou d’images. Cependant, à la différence du « simple document », le document technologique a pour particularité de faire appel aux technologies de l’information.

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[153] De plus, à la différence du document traditionnel, certains documents technologiques ont pour particularité d’avoir un contenu ou une information fragmentés et répartis sur différents supports situés en un ou plusieurs emplacements.

[154] Face cette particularité inhérente à certains documents technologiques, le législateur québécois a envisagé un certain nombre de conditions afin que ces derniers puissent demeurer des documents au sens de la loi et donc disposer d’une valeur juridique. Ainsi, l’article 4 de la loi québécoise dispose qu’: « [u]n document

technologique, dont l’information est fragmentée et répartie sur un ou plusieurs supports situés en un ou plusieurs emplacements, doit être considéré comme formant un tout, lorsque des éléments logiques structurants permettent d’en relier les fragments directement ou par référence, et que ces éléments assurent à la fois l’intégrité de chacun des fragments d’information et l’intégrité de la reconstitution du document antérieur à la fragmentation et à la répartition.

Inversement, plusieurs documents technologiques, même réunis en un seul à des fins de transmission ou de conservation, ne perdent pas leur caractère distinct, lorsque des éléments logiques structurants permettent d’assurer à la fois l’intégrité du document qui les réunit et celle de la reconstitution de chacun des documents qui ont été ainsi réunis ».

[155] L’article 4 de la loi propose deux situations distinctes : d’une part, la situation où l’information d’un document est fragmentée et répartie sur un ou plusieurs supports situés à un ou plusieurs endroits, et d’autre part la situation où plusieurs documents technologiques sont réunies en un seul document. Nous étudierons successivement chacune de ces situations.

1- La fragmentation et la répartition de l’information d’un document

[156] En vertu de l’alinéa premier de l’article 4 de la loi québécoise, un document dont l’information a été fragmentée et répartie sur un ou plusieurs supports eux-mêmes situés dans un ou plusieurs endroits est considéré comme formant un seul et unique

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document à condition que soient respectées deux exigences cumulatives. La première exigence suppose que des éléments logiques structurants permettent de réunir les différents fragments de l’information soit directement soit par référence. Autrement dit, les éléments logiques structurants c’est-à-dire les éléments d’information s’ajoutant à l’information propre d’un document afin de le rendre intelligible201 doivent pouvoir créer un lien entre les différents fragments informationnels soit directement soit en s’y référant. La deuxième exigence suppose que ces éléments logiques structurants assurent l’intégrité de chaque fragment informationnel ainsi que l’intégrité du processus de reconstitution du document tel qu’il était avant la fragmentation et la répartition. Il y a lieu de constater que les éléments logiques structurants jouent un rôle essentiel dans le processus de fragmentation et de répartition puisqu’ils font le lien entre les différentes parcelles d’informations d’un même document en plus d’assurer leur intégrité. Mentionnons que l’exemple le plus significatif de document technologique dont l’information est fragmentée et répartie est la banque de donnée distribuée c’est à dire une banque de données dont l’information se trouve dispersée physiquement sur plusieurs supports (disque dur de différents ordinateurs, serveurs) situés à différents emplacements. Cependant, malgré cette dispersion de l’information, les données ainsi répandues contiennent des éléments structurels capables de reconstituer un document intelligible. La loi québécoise reconnaît d’ailleurs une banque de données comme formant un seul document202_.

201 _{Daniel POULIN et Pierre TRUDEL (dir.), op. cit., note 136.}

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Figure 1 : Schéma de la fragmentation et de la répartition de l’information Légende du schéma :

: Éléments logiques structurants créant un lien entre les différents fragments d’information et assurant l’intégrité de chaque fragment.

: Éléments logiques structurants assurant l’intégrité du document tel qu’il était avant le processus de fragmentation et de répartition.

Support nº 2 + Information fragmentée n° 2 Support nº 3 + Information fragmentée n° 3 Support nº 1 + Information fragmentée n° 1 Document formant un tout

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2- La réunion de plusieurs documents technologiques

[157] Le deuxième alinéa de l’article 4 de la loi québécoise prévoit, quant à lui, le processus inverse à savoir le cas où plusieurs documents technologiques sont réunis en un seul document dans le but d’être transmis ou conservé. Là encore, les éléments logiques structurants jouent un rôle primordial. En effet, les différents documents technologiques, même réunis en un seul document, ne perdent pas leur caractère distinct dès lors que des éléments logiques structurants garantissent l’intégrité du document qui les réunit ainsi que l’intégrité du processus permettant d’obtenir à nouveau les différents documents dans l’état où ils se trouvaient avant leur rassemblement. L’un des exemples qui illustre le mieux ce processus est le document en format ZIP. En effet, le format ZIP est un format qui permet de compresser plusieurs documents et de les regrouper en un seul document afin de faciliter son transfert ou sa conservation203.

[158] Ainsi, en vertu de la loi québécoise, le fait de fragmenter l’information d’un document technologique ou d’en réunir plusieurs afin de le transmettre ou de le conserver ne porte pas atteinte à l’intégrité du ou des documents en question dans la mesure où les conditions prévues par l’article 4 ont été respectées. En d’autres termes, le principe posé par le législateur à l’article 4 est que peu importe la présentation du document (fragmenté ou regroupé avec d’autres) l’essentiel est que son intégrité soit systématiquement préservée. D’ailleurs, en vertu de la loi, l’intégrité du document doit non seulement être maintenue quelle que soit la forme ou l’état de ce dernier, mais bien plus encore elle doit être maintenue durant tout son cycle de vie.

203 _{Pour plus de développements concernant le format ZIP, voir : le site officiel du logiciel Windows}

WinZip permettant la compression, la décompression et l’archivage des documents :

http://www.winzip.com/. Selon ce site Web, le fichier ZIP est défini de la manière suivante : « Zip files

are « archives » used for distributing and storing files. Zip files contain one or more files. Usually the files « archived » in a Zip are compressed to save space. Zip files make it easy to group files and make transporting and copying these files faster » (nos soulignés).

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II- Le concept de « cycle de vie » du document

[159] A l’instar du concept de « document technologique », l’expression « cycle de vie du document » est un concept tout à fait innovateur puisqu’il n’a jamais été employé expressément dans une autre loi québécoise ou canadienne. Ce concept est d’ailleurs issu et largement utilisé dans le domaine de la gestion documentaire (A). Cependant, comme le démontre la loi québécoise sur les technologies de l’information, l’utilisation de ce concept au niveau juridique semble tout à fait pertinente (B).